機(jī)關(guān)檔案的整理與歸檔新探

文/膠州市醫(yī)療保障局 王秀葵

按照國家檔案局頒布的《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》文件要求，通過規(guī)范檔案管理，保證機(jī)關(guān)檔案工作科學(xué)開展，為各項業(yè)務(wù)發(fā)展提供指導(dǎo)。但就目前來看，機(jī)關(guān)檔案在整理和歸檔環(huán)節(jié)仍然存在較多問題，存在各種不規(guī)范現(xiàn)象，無法滿足檔案管理要求。因此還要加強(qiáng)機(jī)關(guān)檔案整理與歸檔方法研究，從而推動機(jī)關(guān)檔案工作的現(xiàn)代化發(fā)展。

一、機(jī)關(guān)檔案的整理與歸檔問題

能否做好機(jī)關(guān)檔案的整理與歸檔工作，直接關(guān)系到檔案能否得到科學(xué)管理和高效利用。但結(jié)合實際情況來看，機(jī)關(guān)檔案為部門在辦理業(yè)務(wù)過程中形成的文字、圖表、聲像等具有保存價值的記錄，屬于零散文件，包含多個門類，并且內(nèi)容、形式豐富，給檔案整理和歸檔帶來了一定困難。結(jié)合機(jī)關(guān)工作實踐可知，檔案屬于多載體、多門類集合體，需要滿足不同的管理需求，未能合理進(jìn)行檔案類型劃分，將導(dǎo)致形成的檔案文件構(gòu)成體系差異不明，導(dǎo)致檔案后期管理難度增加。而編號不合理、目錄聯(lián)系難建立等問題的發(fā)生，將給檔案開發(fā)利用帶來阻礙。機(jī)關(guān)檔案中涉及政策性、法規(guī)性資料，要求人員能夠依法將檔案納入管理范疇，及時整理和歸檔。但未能準(zhǔn)確界定歸檔范圍，造成檔案材料不齊全，將給檔案使用帶來問題?，F(xiàn)階段，機(jī)關(guān)檔案管理重心放在前期規(guī)劃和部署方面，未將檔案信息化建設(shè)當(dāng)成是關(guān)鍵任務(wù)，并且出現(xiàn)了重檔案文件辦理、輕檔案辦理的情況，并未提出明確的檔案整理和歸檔操作細(xì)則，不利于檔案管理工作的規(guī)范開展。

二、機(jī)關(guān)檔案的整理與歸檔策略

（一）做好檔案分類。檔案的整理質(zhì)量，在很大程度上取決于分類標(biāo)準(zhǔn)。結(jié)合單位工作實際情況，還應(yīng)完成分類方案的編制。按照國家和行業(yè)檔案標(biāo)準(zhǔn)確立分類原則，結(jié)合單位職能職責(zé)和工作流程對全部檔案進(jìn)行分類，制定不同類目的檔案編號格式及說明。以醫(yī)療保障局全宗為例，需要劃分為醫(yī)保文書、醫(yī)保業(yè)務(wù)、醫(yī)保會計、稽核監(jiān)管、醫(yī)保電子類、醫(yī)保音像、醫(yī)保實物等幾大類。多數(shù)檔案可以參照國家和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)確定檔號格式，無相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的可以參照地方標(biāo)準(zhǔn)和單位實際情況進(jìn)行分類，為后續(xù)檔案整理、保管和利用提供便利。將編制的檔案分類方案報備同級行政管理部門審批，經(jīng)過同意備案后可以進(jìn)行檔案整理。值得注意的是，在分類過程中，除了按國家和主管部門規(guī)定進(jìn)行專業(yè)檔案設(shè)置外，還要對專門領(lǐng)域、具有一定規(guī)模和能保持工作常態(tài)的文件材料進(jìn)行類別設(shè)置，如疫情防控檔案、社會救助檔案等。從檔案整理角度來看，在一級門類下還要完成二級門類的設(shè)定，如醫(yī)保業(yè)務(wù)檔案下屬需設(shè)置綜合業(yè)務(wù)、參保單位人員、基金征繳、醫(yī)保個人賬戶管理、醫(yī)藥定點(diǎn)單位管理、醫(yī)療費(fèi)用審核結(jié)算等多個門類。結(jié)合實際工作需要，可以在二級門類下完成三級類設(shè)定。根據(jù)類別差異進(jìn)行檔案文件資料收集和整理，能夠為單位管理決策制定提供翔實資料依據(jù)，使檔案資料得到高效利用。

（二）加強(qiáng)編號管理。檔案編號相當(dāng)于檔案的“身份證”，在檔案整理和歸檔期間將發(fā)揮重要作用。按照國家規(guī)定檔號應(yīng)反映檔案來源、門類等屬性，具有與固定卷（件）文件相對應(yīng)的唯一性。而各機(jī)關(guān)單位的綜合檔案擁有全宗號，能夠表明來源出處。結(jié)合醫(yī)療保障局檔案文件門類情況可知，包含文書、圖片、會計等多種類型，擁有多種載體形式，還要采取適合的編號方法。如文書通常按照件號形式存儲，圖片則按照冊（組）等形式保存，擁有各自的編號，確保各門類檔案根據(jù)整理方法確定檔號，使屬性得到準(zhǔn)確反映。其中，文書主要產(chǎn)生于行政管理事務(wù)活動，屬于常見檔案類型，可以按照全宗號+WS年度+保管期限+機(jī)構(gòu)代碼+件號順序進(jìn)行檔號編制。其中，WS指的是檔案隸屬文書這一門類，保管期限可以利用字母+數(shù)字方式進(jìn)行編碼，如30年就是D30，如果為永久保存可以直接標(biāo)注為Y。利用數(shù)字對機(jī)構(gòu)進(jìn)行標(biāo)識，可以通過建立代碼對照表確認(rèn)對應(yīng)編號。在圖片檔案整理過程中，可以按照全宗號+ZP年度+保管期限+冊（組）號+張?zhí)柕姆绞竭M(jìn)行檔號編寫。在會計檔案整理時，考慮到檔案形式豐富，還要結(jié)合具體類別進(jìn)行二級門類代碼編寫，如會計賬簿代碼為ZB等。這類檔案通常以卷為單位，可以按照全宗號+KU二級代碼年度-案卷號方式整理。

（三）合理編制目錄。根據(jù)檔案編號可以確認(rèn)檔案來源、創(chuàng)建先后順序等，但是想要進(jìn)一步掌握檔案間的聯(lián)系，還要完成目錄合理編制，從而為后續(xù)檔案查找提供便利。伴隨著機(jī)關(guān)檔案工作的信息化建設(shè)，還要確保編制的目錄能夠同時滿足人工查找和計算機(jī)檢索需要，與著錄、元數(shù)據(jù)等保持對應(yīng)關(guān)系。因此在梳理對各類件、卷資料時，還要結(jié)合歷史聯(lián)系、形成規(guī)律等對相同門類檔案進(jìn)行融合管理，確保對應(yīng)目錄能夠保持相對統(tǒng)一。比如以卷為單位進(jìn)行檔案整理時，還要依次完成案卷目錄和卷內(nèi)目錄的編制，在后者添加案卷屬性，共同構(gòu)成文件目錄。按照序號、聚合層次、文號等項目，可以使案卷文件目錄和歸檔目錄得到結(jié)合，完成目錄數(shù)據(jù)庫的建設(shè)。為保證目錄數(shù)據(jù)庫能夠加強(qiáng)與電子檔案元數(shù)據(jù)庫的聯(lián)系，在機(jī)關(guān)電子檔案管理方面還要采用統(tǒng)一檔號命名和整理檔案資源，完成唯一標(biāo)識符設(shè)定，確保檔案能夠順利轉(zhuǎn)換和共享。在元數(shù)據(jù)庫建立階段，還要根據(jù)實體元數(shù)據(jù)對確認(rèn)檔案結(jié)構(gòu)、數(shù)字簽名等，并采取關(guān)系數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)保持與目錄數(shù)據(jù)庫的實時關(guān)聯(lián)，使檔案文件的真實性和規(guī)范性得到增強(qiáng)。利用目錄對檔案聯(lián)系進(jìn)行揭示，能夠使整理得到的檔案成為有機(jī)體系。

（四）把握歸檔范圍。在檔案歸檔過程中，為保證各類文件材料齊全，還要明確歸檔范圍。從文書材料歸檔角度來看，應(yīng)確保反映機(jī)關(guān)活動材料全部得到整理，包含反映機(jī)關(guān)非主要職能的活動材料，如工會、團(tuán)委等產(chǎn)生的活動資料。針對非“紅頭”文件，同樣應(yīng)及時歸檔，包含調(diào)研報告、重要統(tǒng)計報表等，這可以使機(jī)關(guān)工作得到客觀、真實反映。在機(jī)關(guān)職能發(fā)生變化時，還應(yīng)對文件材料歸檔范圍進(jìn)行及時調(diào)整。在機(jī)構(gòu)改革背景下，針對撤銷、合并的處室，需對歸檔范圍重新界定。整理會計、照片等門類檔案，除了按照國家規(guī)定進(jìn)行歸檔，還要對確認(rèn)電子檔案資料歸檔范圍。結(jié)合機(jī)關(guān)工作實踐可知，有關(guān)部門計劃、預(yù)算等檔案容易被忽視，實際還應(yīng)加強(qiáng)歸檔管理。針對跨部門形成的檔案資料，如醫(yī)保業(yè)務(wù)檔案涉及醫(yī)藥管理、社會保障等多個部門，還要按照專業(yè)檔案對歸檔范圍進(jìn)行統(tǒng)一確認(rèn)，樹立統(tǒng)一管理標(biāo)準(zhǔn)，確保各部門通過相互監(jiān)督和約束保證檔案得到及時收集、流轉(zhuǎn)和接受，繼而達(dá)到歸檔要求。醫(yī)療保障局檔案資料具有一定特殊性，相比較而言，照片、影像等檔案數(shù)據(jù)量較大，在歸檔時還要加強(qiáng)電子文件及元數(shù)據(jù)歸檔管理。在實踐工作中，還要結(jié)合國家有關(guān)規(guī)定完成電子文件元數(shù)據(jù)管理方案的編制，確保相關(guān)數(shù)據(jù)資料得到及時收集和歸檔。

（五）規(guī)范歸檔程序。結(jié)合機(jī)關(guān)檔案管理工作的規(guī)范化發(fā)展要求，還要規(guī)范歸檔程序，樹立明確制度流程使各個環(huán)節(jié)的檔案管理工作得以規(guī)范開展。首先，確認(rèn)歸檔時間，除擁有特殊要求的檔案，均要在第二年6月底前完成歸檔業(yè)務(wù)。而針對采用自動化手段建立的檔案資料，還要做到辦理的同時即刻歸檔。其次，針對不同類別檔案，需要建立明確的歸檔流程，編制說明性文件，提出檔案整理的操作標(biāo)準(zhǔn)。結(jié)合檔案類型和管理要求，需要使建立的流程擁有不同側(cè)重點(diǎn)，從而加強(qiáng)歸檔過程的操作指導(dǎo)，確保人員能夠準(zhǔn)確理解檔案編制要求，為管理標(biāo)準(zhǔn)的落實提供保障。再者，在檔案交接時還應(yīng)按照要求清點(diǎn)核對。根據(jù)程序規(guī)定，應(yīng)參照目錄對檔案進(jìn)行一一核對，并履行登記手續(xù)完成歸檔過程元數(shù)據(jù)記錄。針對電子文件，在歸檔時同樣需要履行上述手續(xù)，同時為加強(qiáng)檔案質(zhì)量管理，在辦理流轉(zhuǎn)時應(yīng)確保歸檔對象為電子形式。結(jié)合檔案管理的規(guī)范化發(fā)展要求，還應(yīng)加強(qiáng)信息技術(shù)的引進(jìn)，通過建設(shè)管理平臺為文件歸檔管理提供便利，以數(shù)字復(fù)制件形式加強(qiáng)檔案保存，避免擁有永久保存價值的檔案資料丟失。對于管理人員來講，還應(yīng)結(jié)合檔案材料的差別熟悉歸檔流程，加強(qiáng)檔案整理分析能力，促使檔案管理效率和質(zhì)量得到進(jìn)一步提高。

三、結(jié)語

機(jī)關(guān)檔案能否得到規(guī)范管理，直接影響機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)水平的發(fā)展，與民眾切身利益密切相關(guān)。為保證機(jī)關(guān)檔案工作得以科學(xué)開展，還要做好檔案類型劃分，通過科學(xué)編號和合理編制目錄提高檔案整理效率，并通過準(zhǔn)確把握歸檔范圍和樹立明確歸檔程序保證檔案歸集的及時性，從而為檔案開發(fā)利用和機(jī)關(guān)工作開展提供有力保障。