事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與改革分析

文/天津市和平區(qū)教育綜合服務(wù)中心 董小溪

事業(yè)單位檔案管理的主要工作包括對(duì)檔案信息的核實(shí)、儲(chǔ)存并實(shí)現(xiàn)信息的實(shí)時(shí)更新。傳統(tǒng)的事業(yè)單位管理模式耗費(fèi)大量的人力物力，由于信息化的普及程度較低導(dǎo)致檔案的完整性和實(shí)時(shí)性難以實(shí)現(xiàn)，由此可見實(shí)行數(shù)據(jù)化的檔案管理是社會(huì)形勢(shì)所趨。研究本文在對(duì)目前事業(yè)單位檔案管理中存在的問題的基礎(chǔ)上，針對(duì)性地提出事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新和改革的策略，希望能給相關(guān)工作者提供一定的參考。

一、了解事業(yè)單位檔案管理與模式創(chuàng)新的必要性

（一）新時(shí)代社會(huì)對(duì)人才資源的利用需求增強(qiáng)。事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展離不開對(duì)人才資源的不斷挖掘、管理和利用。在如今社會(huì)人才需求度不斷增加的背景下，事業(yè)單位對(duì)人才資源的利用和管理能力也需要不斷提高。但是由于人力資源管理方面的信息含量高、數(shù)量基礎(chǔ)較大，傳統(tǒng)的檔案管理模式具有很大的提升空間，創(chuàng)新檔案管理模式能在一定程度上降低檔案工作者的管理量，從而優(yōu)化事業(yè)單位內(nèi)部的組織架構(gòu)。檔案在員工入職、在職以及離職等不同工作時(shí)間范圍內(nèi)都發(fā)揮著記錄過(guò)程、實(shí)時(shí)更新信息的作用，這也是人力資源部門考核、管理的主要參考內(nèi)容。基于此，事業(yè)單位內(nèi)部檔案的處理是滿足人才需求和管理的體現(xiàn)。

（二）傳統(tǒng)的事業(yè)單位檔案管理制度與模式不符合發(fā)展趨勢(shì)。在對(duì)不同事業(yè)單位檔案管理模式和管理現(xiàn)狀進(jìn)行調(diào)查和分析的基礎(chǔ)上，可以總結(jié)出傳統(tǒng)的紙質(zhì)化為主的檔案管理模式限制了檔案管理效率的提高，其中存在弊端要求事業(yè)單位相關(guān)工作人員不斷創(chuàng)新檔案管理模式，提高事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化和智能化。同時(shí)管理人員整體綜合素質(zhì)水平和能力不足，欠缺在專業(yè)知識(shí)上。因此很多事業(yè)單位不夠重視檔案管理方式，缺乏成熟的管理經(jīng)驗(yàn)，工作質(zhì)量要求不高。檔案管理人員缺乏專業(yè)培養(yǎng)，導(dǎo)致不能正常使用和發(fā)揮資源價(jià)值。除此之外，管理模式由于封鎖性強(qiáng)，在事業(yè)單位工作過(guò)程中過(guò)于死板，缺乏變通、過(guò)于封閉，不利于人才的自由發(fā)展，同時(shí)不利于優(yōu)化人力資源配置，某種程度上是資源的浪費(fèi)。

二、目前事業(yè)單位檔案管理中存在的問題

（一）信息軟件不適用、信息化管理不規(guī)范。雖然目前已經(jīng)大力支持先進(jìn)的管理技術(shù)應(yīng)用在事業(yè)單位檔案管理工作當(dāng)中，并且已經(jīng)推動(dòng)檔案管理工作實(shí)現(xiàn)電子化的發(fā)展趨勢(shì)，但是針對(duì)目前的實(shí)際應(yīng)用情況來(lái)看，還是存在一些比較突出的問題，主要表現(xiàn)為辦公和政務(wù)系統(tǒng)難以實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一的自動(dòng)化模式。各個(gè)部門和組織之間會(huì)存在信息化建設(shè)水平的差異，在具體應(yīng)用的過(guò)程當(dāng)中，整體性效率不夠高，使得信息軟件并不適用于所有組織和部門。從目前我國(guó)信息化管理制度體系的建設(shè)情況來(lái)看，還是不夠完善，并且缺乏統(tǒng)一性，在制定檔案管理工作的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和制度的過(guò)程當(dāng)中，還是缺乏嚴(yán)格的規(guī)范，不能確保開展檔案管理工作是符合嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)和制度的，在一定程度上可能會(huì)導(dǎo)致服務(wù)質(zhì)量不合格。會(huì)給用戶造成不太理想的服務(wù)體驗(yàn)，同時(shí)也是對(duì)社會(huì)資源的浪費(fèi)。

（二）管理模式不利于人才流動(dòng)。人才流動(dòng)需要檔案的調(diào)動(dòng)，并及時(shí)更新對(duì)檔案中相應(yīng)的信息。一些事業(yè)單位將員工的學(xué)歷信息和求職信息用紙質(zhì)的方式進(jìn)行記錄，員工流動(dòng)時(shí)需要在原有檔案的基礎(chǔ)上不斷修改，不僅浪費(fèi)了大量的工作時(shí)間，還容易出現(xiàn)檔案信息的遺漏和失誤等問題。還有一些事業(yè)單位用開放式較強(qiáng)的電子設(shè)備記錄和儲(chǔ)存員工的信息，但是容易造成信息泄露和真實(shí)性較低的現(xiàn)象。傳統(tǒng)的事業(yè)單位人事資源管理，資源封閉性較強(qiáng)、極其注意隱私保護(hù)工作。員工個(gè)人檔案和隱私是非常重要的，需要受到相應(yīng)保護(hù)。但是事業(yè)單位過(guò)于隱蔽就會(huì)產(chǎn)生相反的效果，不利于人才的調(diào)動(dòng)。

（三）檔案管理建設(shè)缺乏安全性。目前，檔案管理主要依靠一些可靠的平臺(tái)來(lái)進(jìn)行資料的保存和備份，但是我國(guó)信息管理平臺(tái)在各個(gè)方面還不夠成熟，安全性能還不夠高，因此容易遭到黑客和病毒的破壞和入侵，毀壞和盜取其中檔案資料，這對(duì)于保護(hù)和管理檔案信息是非常不利的，由于這種信息存儲(chǔ)方式可能會(huì)對(duì)信息安全造成一定的網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險(xiǎn)和隱患，因此需要相關(guān)部門加強(qiáng)安全監(jiān)管。

（四）管理人員職業(yè)素質(zhì)不夠高。雖然現(xiàn)在檔案管理工作已經(jīng)逐步實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化、智能化，但是主要的管理工作還是依靠相關(guān)管理人員，因此對(duì)管理人員的專業(yè)素質(zhì)和技能的要求比較高。但是目前來(lái)看，公共資源檔案的管理人員還沒有很好地適應(yīng)新時(shí)代下形成的信息管理的方式，在運(yùn)行和操作方面沒有完全掌握正確的流程，影響管理的水平和效率，因此相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)對(duì)管理人員加強(qiáng)培訓(xùn)，進(jìn)一步提高他們的知識(shí)儲(chǔ)備和管理技能水平。

三、新時(shí)代創(chuàng)新和改革事業(yè)單位檔案管理的對(duì)策

針對(duì)上述目前我國(guó)事業(yè)單位檔案管理工作當(dāng)中存在一些問題，事業(yè)單位有關(guān)部門應(yīng)當(dāng)積極開展創(chuàng)新和改革管理工作方式，針對(duì)一些比較突出的問題，應(yīng)當(dāng)立即采取有效的解決對(duì)策，下文主要對(duì)此進(jìn)行探討。

（一）推行檔案管理的信息化建設(shè)。首先事業(yè)單位需要正視目前檔案管理的實(shí)際情況，進(jìn)一步推進(jìn)檔案管理實(shí)現(xiàn)良好的信息化建設(shè)，不能將眼光局限于目前的建設(shè)規(guī)模，而是應(yīng)該加大對(duì)檔案管理工作的資金投入。根據(jù)實(shí)際需求引入一些先進(jìn)的設(shè)備，并加強(qiáng)相關(guān)管理人員專業(yè)技能和技術(shù)的培訓(xùn)，確保事業(yè)單位檔案管理建設(shè)工作能夠穩(wěn)步進(jìn)行。同時(shí)，還應(yīng)該注重根據(jù)時(shí)代的發(fā)展趨勢(shì)來(lái)創(chuàng)新和調(diào)整對(duì)策，在人才管理方面以及工作實(shí)施方面都需要通過(guò)創(chuàng)新來(lái)進(jìn)一步完善相關(guān)管理制度，這樣才能夠使得目前檔案管理工作更加符合時(shí)代的需求，更好地發(fā)揮公共資源本身的價(jià)值，推動(dòng)檔案管理工作得到有效的實(shí)施。

（二）擴(kuò)大檔案管理團(tuán)隊(duì)。檔案管理團(tuán)隊(duì)的綜合素質(zhì)水平直接影響著檔案管理工作開展的質(zhì)量。及時(shí)為事業(yè)單位檔案管理團(tuán)隊(duì)注入新的活力、不斷創(chuàng)新團(tuán)隊(duì)管理理念都是保證檔案管理工作運(yùn)轉(zhuǎn)順利的主要途徑。在檔案管理團(tuán)隊(duì)的日常工作和考核中，可以通過(guò)成立專門監(jiān)督小組和制定相應(yīng)制度來(lái)約束員工的行為。而且對(duì)員工要加強(qiáng)思想上的引導(dǎo)，及時(shí)召開思想交流會(huì)議，同時(shí)也可以通過(guò)后期的培訓(xùn)等方式來(lái)提升員工的整體專業(yè)素養(yǎng)，從而加強(qiáng)對(duì)事業(yè)單位整體的人力資源管理。同時(shí)作為優(yōu)秀的管理人員，自身也要嚴(yán)格要求自己，需要具備專業(yè)的素養(yǎng)和良好的道德品質(zhì)，堅(jiān)決杜絕徇私舞弊現(xiàn)象發(fā)生，保證人事檔案的安全。針對(duì)上文分析來(lái)看，管理人員還是占據(jù)檔案管理工作當(dāng)中的主導(dǎo)地位，無(wú)論是各行各業(yè)，都需要重視人才培養(yǎng)，著重發(fā)展人才戰(zhàn)略。這需要進(jìn)一步擴(kuò)大檔案管理團(tuán)隊(duì)的規(guī)模，同時(shí)還需要加強(qiáng)對(duì)管理人員專業(yè)技能的培訓(xùn)工作，需要定期對(duì)管理人員開展知識(shí)和技能的培訓(xùn)工作，幫助他們提高業(yè)務(wù)能力，使得他們的個(gè)人素質(zhì)以及知識(shí)儲(chǔ)備都能夠得到有效的提升。同時(shí)還應(yīng)該在日常工作當(dāng)中，加強(qiáng)對(duì)管理人員技能水平的考核，適當(dāng)開展一些專業(yè)競(jìng)賽，為管理人員制定合理的獎(jiǎng)懲制度，從而有效激發(fā)他們積極工作的態(tài)度，在日常管理工作當(dāng)中，還應(yīng)該加大宣傳責(zé)任意識(shí)，幫助管理人員培養(yǎng)良好的素質(zhì)。

（三）加大硬件設(shè)施建設(shè)。硬件設(shè)施建設(shè)工作在現(xiàn)代化技術(shù)發(fā)展過(guò)程當(dāng)中占據(jù)著重要的地位，同時(shí)也影響著公共資源檔案管理工作開展的效率，因此，相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)硬件設(shè)施的補(bǔ)充和配備，為檔案管理工作提供更多現(xiàn)代化辦公設(shè)備，從而為管理人員開展工作提供便利，更好地提高管理人員參與工作的積極態(tài)度，使得硬件設(shè)施本身的優(yōu)勢(shì)得到有效的發(fā)揮。除此之外，在應(yīng)用軟件的同時(shí)，還應(yīng)該要求各個(gè)部門加強(qiáng)統(tǒng)一和聯(lián)合，以便實(shí)現(xiàn)公共資源的共享，使得公共資源得到更好的利用。

（四）不斷創(chuàng)新管理方式。管理模式的發(fā)展隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展和產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)模式的轉(zhuǎn)型不斷改變，即管理模式的創(chuàng)新和發(fā)展是日新月異的。如果相關(guān)管理人員沒有創(chuàng)新意識(shí)，傳統(tǒng)管理模式在新時(shí)代中的弊端和落后之處就會(huì)不斷顯現(xiàn)。對(duì)于創(chuàng)新管理制度和模式，還需要管理人員在發(fā)展的過(guò)程中，不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)并進(jìn)行探索，尋找新的突破口。

四、結(jié)語(yǔ)

隨著社會(huì)的進(jìn)步和發(fā)展，針對(duì)目前事業(yè)單位檔案管理工作的管理方式需要不斷創(chuàng)新和完善。這不僅需要進(jìn)一步提高管理體系的可行性來(lái)為整個(gè)信息管理工作提供良好的指導(dǎo)作用，還需要在日常工作中加強(qiáng)各個(gè)組織團(tuán)隊(duì)之間的交流和互動(dòng)，使用統(tǒng)一的軟件來(lái)更好地發(fā)揮公共資源的價(jià)值，實(shí)現(xiàn)資源共享化。在平時(shí)管理工作當(dāng)中，還應(yīng)該積極發(fā)現(xiàn)其中存在的問題并加以彌補(bǔ)和改進(jìn)，這樣才能夠更好地適應(yīng)社會(huì)的需求。