從實(shí)際業(yè)務(wù)視角看新型檔案管理系統(tǒng)建設(shè)

文/山東省交通科學(xué)研究院 魯志恒

檔案管理是企事業(yè)單位一項(xiàng)至關(guān)重要的基礎(chǔ)性工作，對單位運(yùn)營發(fā)展至關(guān)重要。隨著時代的發(fā)展和社會的進(jìn)步，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無法跟上現(xiàn)代化管理機(jī)構(gòu)的需求，建設(shè)新型檔案管理系統(tǒng)已逐漸成為企事業(yè)單位關(guān)注的一項(xiàng)重點(diǎn)工作，并以此為手段，不斷優(yōu)化升級管理質(zhì)量和服務(wù)效率，進(jìn)一步全面提升單位綜合能力。

本文提出的新型檔案管理系統(tǒng)是指將智能化檔案管理、數(shù)字化檔案信息化管理、檔案資料大數(shù)據(jù)分析管理等進(jìn)行有效整合之后形成的檔案管理系統(tǒng)。一線業(yè)務(wù)人員能夠通過該系統(tǒng)便捷、高效地查詢紙質(zhì)檔案、電子化檔案，并快速提取檔案中與業(yè)務(wù)工作相關(guān)的各類參數(shù)、指標(biāo)等數(shù)據(jù)信息，將經(jīng)檔案系統(tǒng)收集、分析后的數(shù)據(jù)結(jié)果應(yīng)用到自身開展的業(yè)務(wù)項(xiàng)目中，以快速對業(yè)務(wù)市場和上下游服務(wù)對象的實(shí)際需求做出正確分析和判斷，進(jìn)而為單位發(fā)展提供更好的數(shù)據(jù)支持。

一、傳統(tǒng)檔案管理工作中存在的問題

傳統(tǒng)的檔案管理方式需耗費(fèi)大量的人力物力，檔案整理、管理、查詢耗時長，且人工登記易出現(xiàn)錄入不精準(zhǔn)甚至錯誤的情況，一旦出現(xiàn)錯誤很難追根溯源找到責(zé)任人，發(fā)生檔案毀損滅失的幾率較大。具體來說，傳統(tǒng)檔案管理方式有以下三個突出問題亟須解決：

（一）檔案管理費(fèi)時費(fèi)力。傳統(tǒng)檔案管理模式從檔案收集到整理、價(jià)值鑒定、保管、編目檢索、統(tǒng)計(jì)，每個環(huán)節(jié)都需要大量重復(fù)性工作，且需人工登記錄入，過程容易出錯。一旦發(fā)生檔案錄入錯誤的情況，則需要對大量檔案資料進(jìn)行反復(fù)核查，找出并修改錯誤內(nèi)容，花費(fèi)檔案管理人員和相關(guān)業(yè)務(wù)人員的大量時間和精力，這不僅降低了單位檔案管理工作的整體效率，還影響檔案利用者相關(guān)業(yè)務(wù)工作的開展。

（二）檔案查找效率低下。在傳統(tǒng)檔案管理模式中，檔案管理人員須人工翻閱檔案登記簿找出檔案存放地點(diǎn)，再前往指定檔案柜取出檔案交予借閱檔案的相關(guān)業(yè)務(wù)人員，整個過程時間長、效率低。此外，一旦檔案存放位置與檔案簿中登記位置不一致，很難在浩如煙海的檔案中找到一份指定檔案資料。

（三）與相關(guān)一線業(yè)務(wù)工作易脫節(jié)。傳統(tǒng)檔案整理工作僅僅是對相關(guān)資料進(jìn)行紙質(zhì)與掃描件的留檔，無法做到靈活運(yùn)用及提取處理其中的參數(shù)、指標(biāo)等關(guān)鍵數(shù)據(jù)，更不能通過大數(shù)據(jù)手段將處理分析后的結(jié)果直接供一線業(yè)務(wù)人員使用，難以為相關(guān)業(yè)務(wù)項(xiàng)目提供數(shù)據(jù)分析參考與支持。當(dāng)業(yè)務(wù)人員需要進(jìn)行數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析時，還需在冗長的檔案資料中查找與業(yè)務(wù)項(xiàng)目相關(guān)的重點(diǎn)數(shù)據(jù)后再加以利用，且一旦資料內(nèi)容出現(xiàn)缺損，便很難從中提取出關(guān)鍵數(shù)據(jù)信息，這樣極大降低了單位業(yè)務(wù)工作的開展效率。

二、新型檔案管理系統(tǒng)建設(shè)方案

在目前物聯(lián)網(wǎng)、5G、大數(shù)據(jù)廣泛應(yīng)用的時代，僅依靠傳統(tǒng)檔案管理不僅耗時、耗力、增加管理成本，還無法運(yùn)用大數(shù)據(jù)手段對一線業(yè)務(wù)項(xiàng)目所需要的參數(shù)、指標(biāo)等多方面數(shù)據(jù)信息進(jìn)行統(tǒng)籌運(yùn)用并深入挖掘分析。一個單位自身業(yè)務(wù)所產(chǎn)生的入檔大數(shù)據(jù)是其內(nèi)部的寶貴財(cái)富，通過對其充分挖掘分析能夠幫助其更加了解服務(wù)對象需求以及相關(guān)市場行情，進(jìn)而加快提升業(yè)務(wù)工作開展效率，不斷優(yōu)化改善自身業(yè)務(wù)發(fā)展方向與策略。若想真正利用好大數(shù)據(jù)引導(dǎo)單位來實(shí)現(xiàn)良好發(fā)展，需要將傳統(tǒng)檔案管理結(jié)合智能化檔案管理、數(shù)字檔案信息化管理以及大數(shù)據(jù)收集、分析管理進(jìn)行綜合運(yùn)用。

（一）智能化檔案管理。建立智能化檔案管理系統(tǒng)，通過自動化檢索功能，為每一份檔案進(jìn)行電子編號，并生成電子化標(biāo)簽，這樣既大大降低了人工登記檔案的失誤率，又最大限度提高了檔案的整理效率和質(zhì)量。該系統(tǒng)還能通過特定的識別系統(tǒng)，在歸檔時對檔案存放位置進(jìn)行電子化記錄，方便檔案利用者在檔案查閱時通過系統(tǒng)進(jìn)行快速定位查找，全面提升存檔和調(diào)用效率。智能化檔案管理系統(tǒng)對于檔案數(shù)量多、存放量大的單位和機(jī)構(gòu)有著極大的實(shí)用性和吸引力，只要合理運(yùn)用就能節(jié)省大量的管理成本和時間成本。

（二）數(shù)字檔案信息化管理。在對傳統(tǒng)檔案進(jìn)行智能化檔案管理的基礎(chǔ)上，通過數(shù)字檔案的信息化管理，實(shí)現(xiàn)檔案管理部門對檔案的信息化和智能化整理，切實(shí)提升檔案管理部門對外提供信息服務(wù)的能力。當(dāng)一線業(yè)務(wù)人員存儲業(yè)務(wù)類檔案時，由檔案管理人員在其配合下將檔案資料中涉及一線業(yè)務(wù)的參數(shù)、指標(biāo)等關(guān)鍵數(shù)據(jù)進(jìn)行分門別類的條目化錄入，全面提升業(yè)務(wù)人員查找檔案中關(guān)鍵數(shù)據(jù)的效率。主要運(yùn)用包括數(shù)字檔案館管理系統(tǒng)、檔案服務(wù)系統(tǒng)、虛擬庫房管理系統(tǒng)、電子閱覽室系統(tǒng)、多媒體檔案管理系統(tǒng)、實(shí)物檔案管理系統(tǒng)等管理模塊。該系統(tǒng)已經(jīng)在國內(nèi)得到成功應(yīng)用，結(jié)合其他管理系統(tǒng)，單位檔案管理效率將得到大幅提高。

（三）大數(shù)據(jù)收集、分析系統(tǒng)管理。無論是智能化檔案管理還是數(shù)字檔案信息化管理，其最終目的都是為了更好地幫助檔案利用者對檔案中的相關(guān)信息加以分析運(yùn)用。因此，單位的檔案管理系統(tǒng)和業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)不應(yīng)該是分隔開的兩個獨(dú)立體系，而是通過建立大數(shù)據(jù)收集、分析系統(tǒng)，將數(shù)字化檔案轉(zhuǎn)化為可用的信息材料，配合單位的業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)進(jìn)一步提取檔案信息，真正做到查閱檔案和分析數(shù)據(jù)的有效結(jié)合。

檔案管理工作的最終目的，是讓單位在業(yè)務(wù)開展過程中，既能夠快速查閱歷史檔案信息，又能綜合提取運(yùn)用檔案中的相關(guān)數(shù)據(jù)信息，雙管齊下，以對市場和服務(wù)對象實(shí)際需求做出正確的分析和判斷，使單位走上高效、快捷的發(fā)展運(yùn)營道路。具有大格局、超前眼光的單位能夠清楚地認(rèn)識到，建立新型檔案管理系統(tǒng)為自身發(fā)展所帶來的價(jià)值收益將遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過前期開發(fā)智能化、數(shù)字檔案信息化、大數(shù)據(jù)分析化檔案管理系統(tǒng)所需要的投入資金。

三、建立新型檔案管理系統(tǒng)需要注意的問題

（一）科學(xué)做好多個管理系統(tǒng)的對接聯(lián)動。對于大多數(shù)企事業(yè)單位來說，在開發(fā)建設(shè)新型檔案管理系統(tǒng)前，內(nèi)部已經(jīng)存在多個前期已開發(fā)完成的信息化管理系統(tǒng)，如財(cái)務(wù)系統(tǒng)、業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)、風(fēng)險(xiǎn)評估系統(tǒng)等，如果在設(shè)計(jì)檔案管理系統(tǒng)建設(shè)方案時忽略了數(shù)據(jù)壁壘等問題，各系統(tǒng)間很容易出現(xiàn)數(shù)據(jù)阻隔、數(shù)據(jù)孤島等情況。因此，一定要通過技術(shù)手段開發(fā)新型檔案管理系統(tǒng)，做好該系統(tǒng)與其他各系統(tǒng)模塊接口的對接及優(yōu)化處理，避免在多系統(tǒng)使用過程中產(chǎn)生程序沖突，或出現(xiàn)各信息系統(tǒng)不互通、不相容等問題，真正實(shí)現(xiàn)高速互聯(lián)、數(shù)據(jù)共享，切實(shí)提升系統(tǒng)平臺的實(shí)用性和服務(wù)單位管理的能力。

（二）堅(jiān)持需求導(dǎo)向開發(fā)系統(tǒng)。在系統(tǒng)開發(fā)前期，檔案管理人員要對新型檔案管理系統(tǒng)的基本功能和用途做好充分調(diào)研，并向系統(tǒng)設(shè)計(jì)人員提出具體的需求和要求。一方面，要從本單位檔案管理工作的目標(biāo)和需要出發(fā)，結(jié)合自身工作實(shí)際，從檔案系統(tǒng)管理者的角度提出功能需求。另一方面，要充分調(diào)研一線業(yè)務(wù)部門人員對于新型檔案管理系統(tǒng)所提出的需求、意見與看法，明確其在開展業(yè)務(wù)工作中需要提取利用檔案資料中相關(guān)數(shù)據(jù)信息的種類、項(xiàng)目和內(nèi)容，以實(shí)現(xiàn)檔案管理工作與業(yè)務(wù)工作的緊密銜接、充分聯(lián)動，二者缺一不可。僅以檔案管理部門視角開發(fā)的系統(tǒng)，很有可能無法滿足業(yè)務(wù)人員數(shù)據(jù)提取分析功能的需要，無法真正實(shí)現(xiàn)智能化、數(shù)據(jù)化。

（三）耐心做好檔案管理人員的引導(dǎo)和培訓(xùn)工作。不少企事業(yè)單位的檔案管理人員，已從事了多年的檔案管理工作，早已習(xí)慣了傳統(tǒng)的檔案管理模式，無論在行為還是心理層面都需要一定的時間來適應(yīng)新型檔案管理系統(tǒng)，否則無論是出現(xiàn)因檔案管理人員操作系統(tǒng)不熟練導(dǎo)致錄入數(shù)據(jù)有誤的情況，還是出現(xiàn)產(chǎn)生抵觸情緒造成出工不出力、敷衍應(yīng)付的情況，這些都不利于單位檔案管理工作的開展，甚至可能會造成單位損失。因此，企事業(yè)單位一方面要高度重視對檔案管理人員的培訓(xùn)工作，讓系統(tǒng)開發(fā)人員用心教授他們新型檔案管理系統(tǒng)的操作方式和使用規(guī)則，使檔案管理人員能夠更快、更熟練地使用該系統(tǒng)，以進(jìn)一步提升單位檔案管理工作的質(zhì)量和效率；另一方面，要注重對檔案管理人員情緒上的引導(dǎo)，通過精神激勵和物質(zhì)激勵等多種手段，讓其消除為難情緒，并通過自身實(shí)踐充分感受和理解新型檔案管理系統(tǒng)的特點(diǎn)和優(yōu)勢，加快其對現(xiàn)代信息化系統(tǒng)的接受程度和適應(yīng)速度，使其更方便、更輕松、更富效率地開展檔案管理工作。

（四）細(xì)致做好新型檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)錄入工作。在新型檔案管理系統(tǒng)開發(fā)完畢后，單位要認(rèn)真、細(xì)致、全面地做好歷史檔案資料和檔案中相關(guān)數(shù)據(jù)的錄入工作，尤其要做好與開展業(yè)務(wù)項(xiàng)目高度相關(guān)的各類參數(shù)、指標(biāo)類信息數(shù)據(jù)的錄入工作。這些參數(shù)、指標(biāo)通過新型檔案管理系統(tǒng)和業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)的充分對接，經(jīng)過大數(shù)據(jù)分析處理后，其結(jié)果能被業(yè)務(wù)人員直接運(yùn)用到具體的工作項(xiàng)目中。如果錄入數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤，將極大程度提高業(yè)務(wù)人員項(xiàng)目開展工作效率，并將節(jié)省下來的時間用于拓展業(yè)務(wù)工作，對單位發(fā)展運(yùn)營百利而無一害。因此，在數(shù)據(jù)錄入后，增加檢查校對環(huán)節(jié)，確保檔案和相關(guān)數(shù)據(jù)的錄入準(zhǔn)確。

四、結(jié)語

綜合來看，建立新型檔案管理系統(tǒng)能夠解決傳統(tǒng)檔案管理的弊端，也是企事業(yè)單位提高管理和運(yùn)營效率的重要手段。為此，企事業(yè)單位務(wù)必要高度重視新型檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)工作，并在開發(fā)建設(shè)過程中切實(shí)加強(qiáng)檔案管理部門與一線業(yè)務(wù)部門的高效對接，不斷優(yōu)化提升單位檔案管理能力，更好為單位創(chuàng)造長期效益和價(jià)值。