檔案開放鑒定工作的挑戰(zhàn)與對(duì)策研究

文/山東省廣饒縣檔案館 趙慧娟

客觀地說，檔案開放鑒定工作對(duì)提高檔案管理工作水平有著十分重要的意義，然而在具體執(zhí)行期間，依然衍生出了五花八門的問題，例如鑒定技術(shù)不完善、鑒定意識(shí)薄弱等?，F(xiàn)結(jié)合檔案開放鑒定工作的必要性，對(duì)檔案開放鑒定工作所面臨的挑戰(zhàn)進(jìn)行探討，并在此基礎(chǔ)上提出切實(shí)可行的解決對(duì)策。

一、檔案開放鑒定工作的必要性

（一）減少檔案占用空間。在存儲(chǔ)檔案期間，紙質(zhì)檔案以及數(shù)字檔案均會(huì)占據(jù)大部分空間。而在眾多檔案當(dāng)中，不具備使用價(jià)值的檔案又占據(jù)了一定的比例?？上攵?，在存儲(chǔ)期間并沒有開展相應(yīng)的檔案鑒定工作，久而久之，存儲(chǔ)空間必然會(huì)持續(xù)下降?？陀^地說，數(shù)據(jù)冗雜的檔案倘若沒有被鑒定，那么不單單會(huì)對(duì)檔案存儲(chǔ)水平產(chǎn)生不利影響，而且還會(huì)加劇工作人員的工作壓力。所以，做好檔案開放鑒定工作勢在必行。

（二）需對(duì)檔案價(jià)值進(jìn)行綜合評(píng)估。在存儲(chǔ)檔案的過程中，各種各樣的檔案均具備與之相匹配的編號(hào)編碼，這些編碼的目的是區(qū)分檔案的類型，而不同類型的檔案存在不同的價(jià)值。從客觀的角度出發(fā)，普通檔案中的指示、條例等一系列內(nèi)容，其價(jià)值要比來往信函等檔案的價(jià)值高出一些；針對(duì)學(xué)校教學(xué)檔案中的教學(xué)大綱來說，其要比課程表的檔案價(jià)值高出一些。除此之外，有些特殊的檔案文件內(nèi)容雖然比較常見，然而其文件的材質(zhì)、制作方法等相關(guān)特征可能會(huì)蘊(yùn)含著豐富的價(jià)值。然而某些檔案盡管當(dāng)時(shí)有較高的價(jià)值，然而隨著時(shí)間的流逝出現(xiàn)了破損的情況，其價(jià)值大打折扣。顯而易見的是，將檔案開放鑒定工作落到實(shí)處是十分有必要的。針對(duì)需要不同價(jià)值的檔案做好鑒定與評(píng)估工作，這樣就可以將各種各樣的檔案分門別類，在第一時(shí)間將那些不具備價(jià)值的檔案剔除掉，繼而促進(jìn)其工作水平的全面提升。

二、檔案開放鑒定工作所面臨的挑戰(zhàn)

（一）檔案室資源配置不合理。在檔案管理工作期間，某些檔案室所凸顯出來的資源配置不規(guī)范現(xiàn)象就是現(xiàn)階段檔案開放鑒定工作所面臨的挑戰(zhàn)之一。比方說，一些檔案館所需存儲(chǔ)的永久性檔案數(shù)量較大，致使空間越來越小，導(dǎo)致新近的檔案不能得到科學(xué)的保存。致使檔案館永久性檔案數(shù)量較大的主要原因通常與以下幾點(diǎn)有關(guān)：一是檔案館缺少對(duì)檔案資源的科學(xué)分配；二是受到政策影響。然而，永久性檔案的使用率不一定比新進(jìn)檔案的使用率高，所以這就導(dǎo)致資源管理水平低下。

（二）檔案管理人員鑒定意識(shí)薄弱。在我國現(xiàn)階段的檔案管理工作當(dāng)中，不少管理者還沒有對(duì)檔案管理形成全面的認(rèn)識(shí)，提到檔案，在腦海里浮現(xiàn)出的是一個(gè)冗雜的文字文件，同時(shí)認(rèn)為檔案無論重要與否均需要進(jìn)行永久的存儲(chǔ)。從檔案管理者的角度出發(fā)，其沒有深刻意識(shí)到檔案價(jià)值與檔案鑒定工作的重要性，導(dǎo)致檔案管理工作壓力變大?？陀^地說，檔案管理工作和我們每個(gè)人均有著千絲萬縷的關(guān)系，開展此項(xiàng)工作可以科學(xué)判斷檔案是否存在價(jià)值，并結(jié)合實(shí)際情況做好分文別類工作，繼而促進(jìn)檔案管理水平的全面提升。

（三）注重保存忽略鑒定。眾所周知，檔案存儲(chǔ)的時(shí)間越長則表示該檔案越具價(jià)值，然而無法將其作為永久性經(jīng)驗(yàn)來鑒定全部時(shí)間久遠(yuǎn)的檔案。從客觀的角度出發(fā)，某些檔案可能在當(dāng)時(shí)的年代具有較高的價(jià)值，然而隨著時(shí)間的流逝其價(jià)值會(huì)持續(xù)下降，此時(shí)就不需要對(duì)其進(jìn)行長久存儲(chǔ)了。倘若只將目光放在檔案的存儲(chǔ)上而沒有對(duì)檔案的鑒定工作引予以必要的重視，這樣不但會(huì)增加檔案存儲(chǔ)數(shù)量，還會(huì)阻礙到新檔案的科學(xué)保存，長此以往下去必然會(huì)對(duì)此項(xiàng)工作的順利開展產(chǎn)生阻礙。

（四）鑒定工作水平不理想，增加工作難度。通常情況下，在進(jìn)行此項(xiàng)工作期間，大量的工作均是采用人工方式進(jìn)行。檔案種類多、工作煩瑣，這必然會(huì)增加管理難度，同時(shí)也會(huì)對(duì)工作水平帶來不利影響。除此之外，給相關(guān)工作者增添工作壓力，會(huì)導(dǎo)致他們情緒低落，甚至?xí)霈F(xiàn)厭煩心理，久而久之，嚴(yán)重影響到工作水平的提高。倘若相關(guān)工作者發(fā)生鑒定失誤，那么容易發(fā)生關(guān)鍵檔案無法檢索甚至丟失等比較嚴(yán)重的情況。

三、針對(duì)檔案開放鑒定工作挑戰(zhàn)的有效對(duì)策

對(duì)檔案開放鑒定工作所面臨的挑戰(zhàn)進(jìn)行分析后，筆者結(jié)合自身經(jīng)驗(yàn)提出以下幾點(diǎn)對(duì)策：一是將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)為電子檔案；二是強(qiáng)化檔案管理人員檔案鑒定意識(shí)；三是檔案鑒定工作要一步一個(gè)腳印地進(jìn)行；四是充分利用各種高新技術(shù)手段，具體內(nèi)容如下：

（一）將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)為電子檔案。就那些年代久遠(yuǎn)但還要存儲(chǔ)的檔案而言，為了進(jìn)一步節(jié)約檔案存儲(chǔ)所需空間，檔案館可借助于電子掃描傳輸?shù)雀鞣N技術(shù)手段，把一些不需要存儲(chǔ)原件的紙質(zhì)文字檔案演變成相應(yīng)的電子檔案，并在以下設(shè)備中做好分類存儲(chǔ)工作：一是電腦；二是存儲(chǔ)器等。從客觀的角度出發(fā)，把紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變成電子檔案，不但可以實(shí)現(xiàn)節(jié)約空間的目的，還能提高檔案利用率，可謂是一舉兩得。

（二）強(qiáng)化檔案管理人員檔案鑒定意識(shí)。結(jié)合相關(guān)實(shí)踐調(diào)查可知，我國的檔案管理工作者所具備的檔案管理意識(shí)較為薄弱，對(duì)檔案鑒定工作以及檔案價(jià)值沒有一個(gè)全面的了解。要想提高檔案開放鑒定工作水平，就要在指定的時(shí)間內(nèi)對(duì)這些檔案管理者做好系統(tǒng)性的培訓(xùn)工作，旨在進(jìn)一步強(qiáng)化他們的鑒定意識(shí)，促使他們以最飽滿的熱情投入此項(xiàng)工作中。我們都知道，此項(xiàng)工作自身就存在一定的乏味性，在明確檔案價(jià)值高低的過程中，相關(guān)工作者一定要端正自身的工作態(tài)度，切不可產(chǎn)生不耐煩的情緒。除此之外，檔案館還需要對(duì)各種各樣的檔案進(jìn)行詳細(xì)的鑒定，這個(gè)環(huán)節(jié)中要求相關(guān)工作者要具備與之相匹配的綜合能力，假如人員的綜合能力不高，那么必然會(huì)對(duì)工作水平帶來不利影響。檔案工作人員應(yīng)當(dāng)構(gòu)建起終身學(xué)習(xí)的理念，持續(xù)學(xué)習(xí)新的鑒定知識(shí)與技能，令蘊(yùn)藏價(jià)值的東西變成檔案，將那些不具備價(jià)值的檔案剔除掉，以減少檔案庫存負(fù)擔(dān)。

（三）檔案鑒定工作要一步一個(gè)腳印地進(jìn)行。從廣饒縣檔案館的角度出發(fā)，檔案鑒定工作存在著較大的復(fù)雜性?；诖?，該檔案館在開展此項(xiàng)工作期間第一件事就是要結(jié)合自身發(fā)展情況制定出科學(xué)合理的檔案鑒定計(jì)劃，并結(jié)合各單位檔案數(shù)量以及檔案性質(zhì)，科學(xué)規(guī)劃此項(xiàng)工作的時(shí)間進(jìn)度，旨在從整體上令相關(guān)工作者的工作量得到有效緩解。不只是這樣，檔案應(yīng)當(dāng)做好定期鑒定工作，不允許因需鑒定的檔案沉積而增加鑒定難度。除此之外，該檔案館還應(yīng)當(dāng)對(duì)不同價(jià)值的檔案處理措施加大安排力度，無論是針對(duì)哪種檔案，均要有與之相匹配的去處。這里值得一提的是，就新的檔案而言，相關(guān)工作者在首次整理期間應(yīng)當(dāng)借助相關(guān)的鑒定知識(shí)科學(xué)鑒定這些檔案，并在此基礎(chǔ)上將鑒定結(jié)果當(dāng)作參考標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)其做好以下幾項(xiàng)工作：一是對(duì)檔案做好分類整理工作；二是對(duì)檔案做好保管工作，旨在有效緩解自身的工作壓力。

（四）對(duì)各種高新技術(shù)手段進(jìn)行充分利用。我們都知道此項(xiàng)工作對(duì)存儲(chǔ)檔案起到了不容小覷的作用，同時(shí)還與以下幾點(diǎn)密不可分：一是檔案質(zhì)量；二是檔案管理水平。基于我國經(jīng)濟(jì)水平不斷提高，檔案資源的地位也得到了進(jìn)一步的提升，檔案管理質(zhì)量會(huì)在無形當(dāng)中對(duì)檔案服務(wù)的有效性帶來一定的影響。尤其是在最近幾年里，互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)技術(shù)等各種高新技術(shù)手段如雨后春筍一般涌現(xiàn)出來，這些技術(shù)均能夠滲透到此項(xiàng)工作中，以強(qiáng)化檔案鑒定的可靠性與真實(shí)性，繼而從源頭上降低相關(guān)工作者的工作壓力。

四、結(jié)語

檔案鑒定工作沒有得到相關(guān)工作者的高度重視，長此以往，就會(huì)出現(xiàn)檔案存儲(chǔ)空間變小、工作水平不理想等一系列問題，繼而對(duì)我國檔案的利用率帶來不利影響。想要促使檔案發(fā)揮出應(yīng)用的價(jià)值，那么就要求檔案館在全面了解自身發(fā)展趨勢的基礎(chǔ)上，積極尋找自身的薄弱之處，并采取有效措施加以完善，旨在確保檔案鑒定工作可以有條不紊地進(jìn)行下去，繼而加快我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展的腳步。