高職院校學(xué)籍檔案信息化管理研究

文/楊凌職業(yè)技術(shù)學(xué)院教務(wù)處 李敏

一、高職院校學(xué)生學(xué)籍檔案管理的價值及意義

高職院校的學(xué)籍檔案是學(xué)生入校后學(xué)校對在校期間學(xué)生個人信息、學(xué)習(xí)狀況、獎懲情況等歷史軌跡的記載和保存。通過學(xué)籍檔案管理來記錄學(xué)生在校的基本情況，以此來協(xié)助其他需要相關(guān)數(shù)據(jù)的部門，做好學(xué)生管理工作，更是學(xué)生步入社會后，各個領(lǐng)域用來錄用及培養(yǎng)人才重要的參考依據(jù)。

隨著高職院校招生規(guī)模的逐步擴(kuò)大，近幾年學(xué)生人數(shù)逐年遞增，在此情況下，高職院校學(xué)籍檔案管理工作更為復(fù)雜繁重。此外，學(xué)生的學(xué)籍檔案涉及學(xué)生的身份證、家庭住址、學(xué)生在校期間的行為軌跡等個人信息，類屬于機(jī)密類的文件，學(xué)校需要對其安全性和利用方式予以高度重視，必須嚴(yán)格根據(jù)規(guī)定的程序進(jìn)行保存與利用。

根據(jù)國家對“十三五”時期電子文件管理工作作出的部署，學(xué)籍檔案信息化管理已被列入《國家電子文件管理“十三五”規(guī)劃》。因此，全面實(shí)行學(xué)籍檔案信息化管理，對提高學(xué)校綜合管理水平的提升具有重要的意義。

二、高職院校學(xué)籍檔案信息化管理的必要性

（一）有利于提高工作效率。隨著教育的不斷深化改革，大眾化的高等教育得到了普及，如國家在高職院校中實(shí)施的“百萬擴(kuò)招”計劃，極大滿足了渴求接受高等教育的群眾，越來越多的人群都有機(jī)會接受高等教育。高職院校所錄取的學(xué)生不再是單一的高中畢業(yè)生，還包括退伍軍人、各類社會人士等等，招生資源的復(fù)雜化使得學(xué)籍檔案管理的信息量增加，以往的工作模式已遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足現(xiàn)代的工作要求，借助相應(yīng)的信息化手段輔助學(xué)籍管理工作的開展，是新時代科學(xué)化管理的必然趨勢與要求。

（二）有利于實(shí)現(xiàn)資源共享。網(wǎng)絡(luò)數(shù)字化管理后，依托學(xué)籍信息管理平臺，通過必要的安全認(rèn)證，實(shí)現(xiàn)信息的快速交流與資源共享，使得學(xué)籍檔案信息共享即時化。與此同時，用戶無論在什么地方都可以登錄系統(tǒng)對查閱自己的學(xué)籍檔案，打破傳統(tǒng)的學(xué)籍檔案查詢模式，不在受限于本人必須帶有效證件在學(xué)校檔案館進(jìn)行查閱的情況，極大提高了學(xué)校工作效率和管理水平，對學(xué)?！耙陨鸀楸尽钡霓k學(xué)理念具有重要的意義。

（三）有利于學(xué)籍檔案的正確與完整。學(xué)籍檔案所包含的信息量大，學(xué)籍信息隨著學(xué)生的學(xué)習(xí)軌跡變化而變化，檔案管理的過程中出現(xiàn)復(fù)雜性高、難度大等特點(diǎn)。借助現(xiàn)代化信息技術(shù)，相關(guān)工作人員可以對相應(yīng)的信息進(jìn)行科學(xué)化管理和分類，避免了傳統(tǒng)管理中出現(xiàn)的檔案內(nèi)容不清晰、缺頁、損毀等現(xiàn)象，為學(xué)籍檔案的正確與完整提供了必要的保障。

三、高職院校學(xué)籍檔案管理的現(xiàn)狀

（一）學(xué)籍檔案管理制度尚未完善。以前原有的學(xué)籍管理制度僅僅制定了學(xué)籍管理工作人員的職責(zé)范圍、工作流程、注意事項等，但是由于招生規(guī)模、招生類型的不斷擴(kuò)大，工作當(dāng)中新的問題逐漸凸顯出來，原有的管理制度已無法跟進(jìn)，傳統(tǒng)的工作方式與現(xiàn)代信息化工作模式不協(xié)調(diào)，使得學(xué)籍檔案管理工作受到一定的阻礙。

（二）學(xué)籍檔案信息化管理方式落后。1.檔案管理不受重視，檔案管理經(jīng)費(fèi)投入少?，F(xiàn)階段，各個領(lǐng)域都開始充分利用互聯(lián)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)信息化管理。但由于大部分院校對學(xué)生學(xué)籍檔案的重視程度不高，學(xué)籍檔案管理方面的信息化程度太低，相應(yīng)的檔案管理類設(shè)備購置較少，以致檔案資料的編目、查閱、提取方式還停留在手動復(fù)印查閱的傳統(tǒng)手工模式，如學(xué)籍檔案通常都是以錄取的年份、專業(yè)、班級進(jìn)行存檔成冊，而不是以學(xué)生的年級、班級裝訂存檔。傳統(tǒng)的管理模式導(dǎo)致檔案管理人員工作難度和工作量大幅增加，學(xué)生查閱準(zhǔn)確率低。檔案管理投入經(jīng)費(fèi)少，對一些檔案資料保護(hù)措施不足，一些留存時間較長的檔案已經(jīng)損壞，很難作為憑證。如補(bǔ)辦中專畢業(yè)證書，中專都是在1960～1999年的時間段畢業(yè)，學(xué)籍檔案（如學(xué)生錄檢表、在校期間成績單、畢業(yè)驗印冊、學(xué)籍卡等）都是紙質(zhì)版材料裝訂成冊存檔，長時間的保存使得紙張變得薄脆易破，加之經(jīng)常性的查閱復(fù)印，造成了檔案部分缺失。2.檔案管理信息化落后，管理維護(hù)不足。現(xiàn)階段，檔案信息化建設(shè)需要依賴大量的人力、物力和技術(shù)，需要足夠的經(jīng)費(fèi)作為支持，檔案管理工作普遍不受重視，檔案管理過度依賴人工來完成。檔案信息化建設(shè)的資金投入不足，不能滿足檔案信息化建設(shè)的實(shí)際需求。檔案信息化的基礎(chǔ)建設(shè)失去了基本的硬件保障，有的院校購置了相關(guān)的信息化設(shè)備，但由于經(jīng)費(fèi)有限，對系統(tǒng)后期的管理和維護(hù)力度不足，信息安全得不到有效保障，必然影響檔案資料的管理效果。

（三）學(xué)籍檔案信息化歸檔工作尚未啟動。以某學(xué)院為例，目前所使用的正方教務(wù)管理系統(tǒng)，自使用至今已經(jīng)形成了大量的電子學(xué)籍信息，但由于各方因素學(xué)籍卡的生成和學(xué)籍信息歸檔管理的模塊為空白，信息化歸檔工作一直都未實(shí)施。檔案部門依舊按照傳統(tǒng)的范圍和方式收集、整理歸集檔案，學(xué)校也沒有制定制度性文件要求實(shí)現(xiàn)電子學(xué)籍歸檔，導(dǎo)致難以在數(shù)字校園環(huán)境下實(shí)施學(xué)籍信息的電子化歸檔，造成大量的、歷史形成的電子信息滯留在業(yè)務(wù)系統(tǒng)中，未能發(fā)揮其應(yīng)有的作用。

（四）管理人員數(shù)量不足，業(yè)務(wù)水平缺乏?，F(xiàn)階段，檔案建設(shè)需要專業(yè)的人才作為支持，由于學(xué)校對檔案部門的認(rèn)識與重視程度不夠，學(xué)校檔案部門通常人員配備不足，學(xué)籍檔案管理員很多是辦公室人員兼任，很少有檔案管理專業(yè)畢業(yè)的，沒有接受過檔案管理的專業(yè)教育，很多時候基層單位檔案管理人員都是經(jīng)過簡單培訓(xùn)就上崗，甚至有些工作人員在此之前從未接觸過檔案管理工作，也沒有接受過相關(guān)的檔案管理培訓(xùn)，對學(xué)籍檔案管理重要性認(rèn)識不足，不具備專業(yè)的檔案管理水平及能力，導(dǎo)致在學(xué)籍檔案管理工作中，由于業(yè)務(wù)不熟練常常出現(xiàn)失誤，造成學(xué)籍檔案的遺失或損壞現(xiàn)象?；A(chǔ)數(shù)據(jù)的缺失，使得高職院校檔案管理工作受到了一定程度上的阻礙。

四、高職院校學(xué)籍檔案管理信息化建設(shè)策略

（一）完善學(xué)籍檔案管理工作制度。高職院校應(yīng)結(jié)合自身的實(shí)際情況，針對現(xiàn)階段學(xué)籍檔案管理的現(xiàn)狀和所存在的不足，積極加強(qiáng)制度的制定力度，為檔案工作的推進(jìn)提供有力的基礎(chǔ)保障，使傳統(tǒng)的管理方式順利向信息化方向轉(zhuǎn)變。同時，制定各基層學(xué)籍檔案管理工作人員的具體操作流程規(guī)定，定期檢查信息平臺的學(xué)生信息，以此來確保學(xué)籍檔案的準(zhǔn)確性與安全性，對基層檔案管理人員進(jìn)行實(shí)踐性的指導(dǎo)，強(qiáng)化工作技能，保證基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的完整。

（二）增加檔案管理經(jīng)費(fèi)支持，提高信息化管理水平。安全、高效、穩(wěn)定的硬件設(shè)施是學(xué)籍檔案管理工作正常進(jìn)行的基礎(chǔ)，高職院校應(yīng)當(dāng)加大經(jīng)費(fèi)的投入力度，購買配備檔案管理所必需的硬件設(shè)施，從而積極推進(jìn)學(xué)籍檔案信息化管理工作。如，增加掃描儀、學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)等相關(guān)設(shè)備，將以前紙質(zhì)版的學(xué)籍檔案掃描后形成電子版的材料導(dǎo)入系統(tǒng)進(jìn)行存儲，與學(xué)校的網(wǎng)絡(luò)中心部門合力建立和完善有關(guān)學(xué)籍管理的統(tǒng)一共享、穩(wěn)定安全的信息數(shù)據(jù)庫。為學(xué)籍檔案的保存、查詢、利用提供有力的保障。

（三）積極推進(jìn)信息化歸檔工作。高職院校在信息化管理設(shè)備配備到位后，應(yīng)盡快啟動學(xué)籍檔案電子化利用與歸檔，高職院校應(yīng)積極與學(xué)籍管理軟件的公司溝通，開發(fā)適合自己學(xué)校情況的學(xué)生學(xué)籍卡與學(xué)籍檔案管理模塊。此外，還應(yīng)聯(lián)系教務(wù)處、學(xué)生處、招就處等相關(guān)部門，建立信息完善電子學(xué)籍檔案。信息化數(shù)據(jù)準(zhǔn)備齊全后，根據(jù)學(xué)籍歸檔所需信息，導(dǎo)入數(shù)據(jù)，按照歸檔要求生成電子學(xué)籍檔案，最終將數(shù)據(jù)推送到學(xué)校的檔案管理系統(tǒng)，檔案管理系統(tǒng)自動編制檔案號、電子歸檔章等，由系統(tǒng)自動完成學(xué)籍檔案的預(yù)立卷工作，形成電子學(xué)籍檔案，最大程度上提高了工作效率。

（四）配備專業(yè)的檔案人員。學(xué)籍檔案要實(shí)行信息化信息管理，要有專業(yè)的技術(shù)性檔案管理人員。在日常的學(xué)籍檔案管理工作當(dāng)中，高職院校應(yīng)當(dāng)完善學(xué)籍檔案管理隊伍，招聘專業(yè)檔案管理人員，并積極定期在學(xué)校對學(xué)籍檔案管理人員開展學(xué)籍檔案信息化培訓(xùn)，幫助他們熟悉檔案的分類、編排、類目設(shè)置等操作流程，經(jīng)常性指導(dǎo)學(xué)籍檔案管理人員開展信息化檔案工作。此外，學(xué)校應(yīng)為學(xué)籍檔案管理人員拓展更多的學(xué)習(xí)機(jī)會，加強(qiáng)與其他高職院校相關(guān)人員交流，學(xué)習(xí)其檔案管理經(jīng)驗，不斷提升自身的綜合能力，積極推進(jìn)高職院校的教育教學(xué)工作。

五、結(jié)語

學(xué)籍檔案管理工作是高職院校教育教學(xué)管理范圍中極其重要的一項工作，提高教學(xué)質(zhì)量管理水平的重要依據(jù)，對畢業(yè)生的分配及用人單位的錄用具有參考價值。在“互聯(lián)網(wǎng)+”的大背景下，高職院校學(xué)籍檔案信息化管理以電子檔案取代傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，已成為必然趨勢。學(xué)籍檔案的信息化管理不僅可以節(jié)約各類成本、提高工作效率，更能夠發(fā)揮其應(yīng)有的服務(wù)價值，提高學(xué)校的綜合管理水平。