高校檔案信息化建設(shè)的誤區(qū)及對策

文/仙桃職業(yè)學(xué)院 張華容

在高校的教學(xué)過程中所形成的基礎(chǔ)性教育教學(xué)資料被稱為檔案。隨著高校的發(fā)展，以及不斷擴大的辦學(xué)規(guī)模，促使檔案成為高校發(fā)展過程中極其重要的信息資源。在高校工作中，檔案工作屬于基礎(chǔ)性工作，強化對高校檔案信息化建設(shè)的力度，能夠使高校工作逐漸向信息化方向發(fā)展。高校建設(shè)檔案信息化，能夠通過信息技術(shù)處理和存檔高校的檔案，不斷提升高校的檔案管理效率，以及降低檔案管理的成本，在高校管理工作中，檔案信息化管理具有極其重要的作用。因此，高校需要根據(jù)自身的發(fā)展情況，以及檔案管理工作的開展情況，采取合適的對策建設(shè)檔案信息化，從而使高校檔案的管理水平得到大幅提升。

一、高校檔案信息化建設(shè)的重要性

高校在教學(xué)過程中所形成的材料都屬于高校的檔案，而檔案作為高校教育教學(xué)的成果總結(jié)，主要的形式為文字、影音與圖像等。高校建設(shè)檔案信息化，不僅僅是在檔案管理方面體現(xiàn)信息化建設(shè)水平，在其他管理方面也能夠顯示，促使高校檔案的辦學(xué)水平、經(jīng)濟效益與社會效益得到大幅提升。隨著我國高校不斷對學(xué)科分類進行完善，以及擴大自身的辦校規(guī)模，使高校的檔案內(nèi)容越來越多，導(dǎo)致高校檔案管理對檔案管理提出越來越高的要求，為確保推動高校的發(fā)展，高校必須強化檔案信息化建設(shè)的力度。

傳統(tǒng)的高校檔案管理工作，會被單機或者局域網(wǎng)環(huán)境所限制，使檔案工作管理與信息共享都被局限于檔案館內(nèi)，而且都是由人工操作完成其中大部分的內(nèi)容，例如收集、歸檔、編目、信息錄入等，導(dǎo)致檔案管理工作人員需要面臨較大的工作量。在信息化發(fā)展背景下，如果高校仍然使用傳統(tǒng)的管理工作模式管理檔案，不僅會降低檔案管理工作效率，也無法達到共享檔案信息的目的，促使檔案處于“重藏輕用”的閑置狀態(tài)，大幅降低檔案的利用率。因此，基于信息化時代的發(fā)展背景，高校通過使用互聯(lián)網(wǎng)、計算機等信息技術(shù)管理模式，不管是紙質(zhì)還是電子檔案都能夠得到高效的管理，不斷縮短檔案形成與利用的周期，能夠有效減輕檔案管理工作人員的壓力，促使高校檔案得到充分的利用。

二、高校檔案信息化建設(shè)存在的誤區(qū)

（一）高校對信息化建設(shè)存在誤區(qū)。隨著我國不斷快速發(fā)展的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，我國大部分高校檔案信息化建設(shè)取得良好的效果，而且高校管理工作人員也充分了解檔案信息化的重要性，并在高校發(fā)展過程中積極的建設(shè)檔案信息化，但是工作人員在工作過程中仍然存在不夠了解高校檔案工作作用的情況，大部分工作人員都認為高校檔案只是進行一些簡單的記錄與總結(jié)，并沒有將高校檔案信息化建設(shè)作為主要工作內(nèi)容，嚴重影響了高校檔案信息化建設(shè)的開展。在高校建設(shè)檔案信息化時，需要投入一定的人力資源與經(jīng)費，以及購買信息化設(shè)備。隨著高校辦學(xué)規(guī)模不斷擴大，人力資源與經(jīng)費都不夠充足，導(dǎo)致高校領(lǐng)導(dǎo)認為檔案管理信息化建設(shè)只是浪費人力資源與經(jīng)費，以及認為檔案管理無法為高校帶來直接經(jīng)濟效益，這極其不利于高校檔案信息化建設(shè)的開展。

（二）基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備不夠完善。高校檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)工作就是配備相關(guān)設(shè)備與投入完善的基礎(chǔ)設(shè)施，軟件主要為影音處理軟件、圖片處理軟件、文字處理軟件與儲存信息相關(guān)等軟件；硬件則是打印機、服務(wù)器、電腦與高速掃描儀等相關(guān)設(shè)備。根據(jù)我國大部分高校檔案信息化建設(shè)的配備分析情況，高校普遍認為硬件設(shè)備就是配備一定數(shù)量的電腦，通過電腦就可以完成數(shù)字化工作，并沒有配備其他硬件設(shè)備。另外，雖然我國大部分高校已經(jīng)配備足夠的硬件設(shè)備，但是并沒有按照實際需求對相應(yīng)的軟件進行配備，這不僅會嚴重的浪費相關(guān)的資源，也會使高校無法科學(xué)合理的開展檔案信息化建設(shè)。

（三）檔案管理工作人員專業(yè)程度較低。高校檔案的種類多樣，例如高校具有學(xué)生檔案、教學(xué)檔案與科研檔案等。高校在開展檔案信息化建設(shè)時，首先需要利用數(shù)字化方式處理這些綜合資料，確保通過掃描等方式將文字資料、圖片資料與影音資料等轉(zhuǎn)化為數(shù)字形式，然后再歸類管理保存檔案。因此，檔案管理工作人員不僅需要具備專業(yè)知識與綜合素質(zhì)，也需要對計算機技術(shù)進行掌握，還需要對檔案管理進行了解。但是我國大部分高校教師過于重視教學(xué)與科研成果，使高校嚴重缺少檔案管理人才，從而導(dǎo)致高校檔案信息化建設(shè)的開展效果較差。

三、開展高校檔案信息化建設(shè)的對策

（一）強化檔案信息化建設(shè)的認知水平。高校開展檔案信息化建設(shè)時，高校領(lǐng)導(dǎo)與相關(guān)管理工作人員需要對傳統(tǒng)的思想進行改變，不斷對檔案工作的重要性與檔案信息化建設(shè)的必要性進行了解，確保在高校發(fā)展規(guī)劃中納入檔案信息化建設(shè)。因此，高校領(lǐng)導(dǎo)需要對檔案信息化建設(shè)的意義進行正確與客觀的認識，而且檔案管理工作人員需要積極對自身的綜合素質(zhì)進行提升，確保通過對現(xiàn)代化的檔案管理意識進行樹立，不斷對自己的工作水平與工作效率進行強化，促使自己的工作能力與綜合素質(zhì)可以與高校檔案的信息化發(fā)展相適應(yīng)。

（二）對硬件、軟件的設(shè)施建設(shè)進行強化。在高校建設(shè)檔案信息化的過程中，高校相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)首先需要了解本校的實際情況與需求，然后再配備與完善檔案信息化建設(shè)所需要的設(shè)施設(shè)備，確保高校可以更加順利地開展檔案信息化的建設(shè)。高校建設(shè)檔案信息化需要對自己的局域網(wǎng)進行構(gòu)建，能夠更加利于學(xué)校各個部門之間進行信息傳遞，以及使相關(guān)文檔的收集更加方便。高校在硬件設(shè)施的配備上，首先需要對獨立的服務(wù)器進行配備，然后為管理工作人員對相應(yīng)的硬件設(shè)備進行配備，例如刻錄設(shè)備、掃描儀與打印機等。其次，高校在軟件方面需要自己對專業(yè)的檔案管理軟件與各種類型的數(shù)據(jù)處理軟件進行開發(fā)或者購買，促使檔案管理工作人員具有完整的軟件、硬件設(shè)施設(shè)備，從而奠定高校檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)。

（三）提高管理工作人員的素質(zhì)。高校檔案管理工作人員的素質(zhì)會影響高校檔案信息化建設(shè)的開展，只有檔案管理工作人員不斷提升自身的綜合素質(zhì)，才能夠確保將高校檔案信息化建設(shè)的目的落實到高校發(fā)展過程中。首先，高校需要強化檔案管理人才的培養(yǎng)，不僅需要對檔案管理工作人員的工作積極性與熱情進行激發(fā)，也應(yīng)該要求檔案管理工作人員掌握相應(yīng)的檔案管理知識、計算機技術(shù)與數(shù)據(jù)文件的處理技術(shù)，促使檔案管理工作人員具備影音文件處理、數(shù)據(jù)庫使用與圖像軟件應(yīng)用的能力。其次，高校需要定期培養(yǎng)檔案管理工作人員，確保檔案管理工作人員通過相應(yīng)的訓(xùn)練，自身的業(yè)務(wù)能力與業(yè)務(wù)水平得到提升，進而與高校檔案信息化建設(shè)的要求相適應(yīng)。

（四）制訂信息化發(fā)展規(guī)劃。高校檔案信息化建設(shè)屬于一項復(fù)雜而時間較長的系統(tǒng)工程，必須對其進行統(tǒng)籌規(guī)劃，以及分步實施，才能夠確保高校順利地開展檔案信息化建設(shè)。高校根據(jù)實際的檔案信息化建設(shè)情況，需要對一個全面的信息化建設(shè)方案進行建設(shè)，主要是以檔案信息資源開發(fā)與利用為核心，推進檔案資源數(shù)字化、信息管理規(guī)范化等進程，不僅能夠使檔案管理工作效率的提升，也能夠?qū)n案工作的服務(wù)領(lǐng)域進行拓展。高校需要購置檔案網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，確保將檔案室的檔案文件級與案卷的目錄都錄入系統(tǒng)中，然后逐步對部門立卷信息化管理進行深入，以及掃描紙質(zhì)檔案數(shù)字化，建設(shè)全文數(shù)據(jù)庫，從而達到紙質(zhì)文件與電子文件“雙套制”歸檔的目的。

四、結(jié)語

隨著我國社會逐漸進入信息化時代，高校也逐漸向信息化方向進行發(fā)展，而檔案管理工作作為高校管理工作的基礎(chǔ)工作，建設(shè)檔案信息化能夠大力推動高校向信息化方向發(fā)展。因此，高校在建設(shè)檔案信息化時，不僅需要對檔案信息化建設(shè)的認知水平進行強化，也需要對硬件、軟件的設(shè)施建設(shè)進行強化，還需要對管理工作人員的素質(zhì)進行提高，確保高校檔案信息化建設(shè)可以更加順利地開展，不斷強化高校檔案的工作水平與效率，進而為高校的教育教學(xué)、科學(xué)研究等方面提供大力支持。