守正與創(chuàng)新：新時(shí)期高校機(jī)要工作探析

文/沈陽(yáng)大學(xué) 張笑楠

高校的機(jī)要工作，簡(jiǎn)單來說就是文件的收發(fā)、登記、擬辦、分辦、督辦、保管、歸檔、保密等相關(guān)工作。一般來說，可能會(huì)涉及普通文件和涉密文件的管理。高校的機(jī)要工作通常都有一整套較為嚴(yán)格的流程和步驟，并且針對(duì)每個(gè)流程和步驟都有相應(yīng)的規(guī)定。高校的機(jī)要工作，看似簡(jiǎn)單，但實(shí)際上也包含著機(jī)要工作制度的設(shè)計(jì)、修改和保管、歸檔等工作技術(shù)，以及保密工作等工作技巧。高校機(jī)要工作是否出色，可能直接影響到高校的公文流轉(zhuǎn)和行政運(yùn)轉(zhuǎn)等工作，其重要性不言而喻。

一、新時(shí)期高校機(jī)要工作的內(nèi)容及特點(diǎn)

在新時(shí)期，我國(guó)的教育狀況已經(jīng)發(fā)生了較大的變化，大學(xué)教育正在由精英教育變成較為普及的教育，但隨著高校數(shù)量的擴(kuò)張，高校的機(jī)要工作變得越來越重要、越來越復(fù)雜，因此，首先我們應(yīng)當(dāng)對(duì)新時(shí)期的高校機(jī)要工作的內(nèi)容和特點(diǎn)有大致的了解和較為全面的掌握，以便我們更好地熟悉高校機(jī)要工作。

（一）高校機(jī)要工作的基本內(nèi)容。新時(shí)期，高校機(jī)要工作主要包括三個(gè)方面的內(nèi)容：

一是文件資料的全周期管理。高校接收的文件主要來自四個(gè)方面：各級(jí)黨委傳送的涉及黨務(wù)方面的文件；各級(jí)政府傳送的涉及高校行政及管理方面的文件；上級(jí)教育主管部門傳送的涉及高校行政及管理的文件；其他單位傳送的涉及高校管理及協(xié)辦事項(xiàng)的文件。高校機(jī)要要求工作人員對(duì)這些文件的接收、管理、存檔、保密、銷毀等進(jìn)行全生命周期的管理。應(yīng)該說，這些是高校機(jī)要工作的主要內(nèi)容，也是需要花費(fèi)大量時(shí)間和精力從事的傳統(tǒng)意義上的機(jī)要工作。

二是文件的跟蹤辦理。高校機(jī)要工作人員一般在接收到文件之后，需要根據(jù)文件的性質(zhì)進(jìn)行分類辦理。需要按照一定級(jí)別進(jìn)行傳閱的，則需要進(jìn)行文件的整理，然后通過紙質(zhì)文件或者內(nèi)網(wǎng)發(fā)送給相關(guān)人員進(jìn)行傳閱。而需要進(jìn)行辦理的，則需要將相關(guān)文件分送到相關(guān)的職能部門，由職能部門根據(jù)文件內(nèi)容進(jìn)行辦理。同時(shí)，還需要根據(jù)文件是否涉密進(jìn)行分類處理，如果是涉密文件，則需要按照保密規(guī)定進(jìn)行相應(yīng)的處理，例如不能復(fù)印、不能上網(wǎng)傳閱等等；而如果是公開文件，一般會(huì)按照電子辦公的要求，放到內(nèi)網(wǎng)上進(jìn)行傳閱或者通過電子文檔等方式發(fā)送到相關(guān)部門辦理。

三是其他類型文件的管理。其他類型文件的管理，是高校機(jī)要工作的派生工作內(nèi)容，但是一般的高校也將相關(guān)的工作放在機(jī)要工作當(dāng)中來，例如，在安排相關(guān)的會(huì)議中，要求根據(jù)會(huì)議內(nèi)容整理會(huì)議紀(jì)要，或者是根據(jù)會(huì)議整理講話材料等。這部分工作雖然不是機(jī)要工作的核心內(nèi)容，但往往也會(huì)成為機(jī)要工作的一部分。

（二）高校機(jī)要工作的主要特點(diǎn)。高校機(jī)要工作雖然程序較為簡(jiǎn)單，但公文的接收、處理、督辦、存檔、保密等工作，都往往是高校行政工作的重要內(nèi)容，因此，在新時(shí)期高校機(jī)要工作有自己的顯著特點(diǎn)，主要表現(xiàn)為：一是具有較高的保密性。時(shí)代的發(fā)展，對(duì)高校機(jī)要工作的保密性提出了更高的要求，這要求高校機(jī)要工作的保密重要性在快速提升。由于高校具有一定的行政級(jí)別，因此，往往會(huì)收到不同類型的涉密文件。而隨著高校行政辦公系統(tǒng)中計(jì)算機(jī)的普及，又往往會(huì)要求進(jìn)行電子辦公，這就對(duì)高校機(jī)要工作的保密性提出了挑戰(zhàn)。二是具有一定的程式化。程式化是指高校的機(jī)要工作具備相對(duì)較為固定的流程，例如在處理涉密或者可以公開的文件時(shí)，高校一般有較為成型的規(guī)定，即針對(duì)這些文件如何進(jìn)行公文處理。在收到文件之后，如何進(jìn)行辦理，也往往會(huì)形成一套相對(duì)較為固定的流程。這和其他的高校行政有著較為明顯的區(qū)別。三是具有相對(duì)較高的時(shí)效性。由于高校機(jī)要工作主要是公文的接收和處理，而公文具有較高的時(shí)效性，這也就要求高校機(jī)要工作具備相應(yīng)的時(shí)效性。這種時(shí)效性體現(xiàn)在接收公文時(shí)要及時(shí)處置公文，對(duì)是否需要進(jìn)行傳閱、是否需要發(fā)送其他高校行政部門處理等作出正確判斷，或者是請(qǐng)示領(lǐng)導(dǎo)后及時(shí)處理。

二、守正：新時(shí)期高校機(jī)要工作的強(qiáng)化途徑

在新形勢(shì)下，我們應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)高校機(jī)要工作的管理，繼續(xù)做好傳統(tǒng)機(jī)要工作。

（一）重點(diǎn)強(qiáng)化黨管機(jī)要的原則。在新形勢(shì)下，我們要重點(diǎn)堅(jiān)持和強(qiáng)化黨管機(jī)要的原則，將黨的制度和治黨原則貫穿于機(jī)要工作的始終：在機(jī)要工作的思想意識(shí)形態(tài)上要堅(jiān)持黨的原則，在機(jī)要工作的具體落實(shí)上也要體現(xiàn)黨的工作方法。將黨管機(jī)要的原則始終落實(shí)在高校機(jī)要工作中，無論是高校機(jī)關(guān)管理的機(jī)要工作，還是各學(xué)院的機(jī)要工作，都要落實(shí)好黨管機(jī)要的原則和方式方法。

（二）加強(qiáng)高校機(jī)要工作的制度建設(shè)。制度是治理好高校機(jī)要工作的關(guān)鍵措施，只有加強(qiáng)制度的設(shè)計(jì)和安排，才能將高校機(jī)要工作維持在正常和嚴(yán)格管理的范圍內(nèi)，強(qiáng)化高校機(jī)要工作的管理，要不斷提高高校機(jī)要工作的治理水平和治理能力。一方面，應(yīng)當(dāng)建立高校機(jī)要工作的文件處理制度，設(shè)計(jì)好并維護(hù)好文件的收發(fā)、分辦、督辦、保管、歸檔等一系列的制度安排，對(duì)每一個(gè)步驟都作出詳細(xì)的規(guī)定，讓高校機(jī)要工作人員能夠有章可循、照章辦事，從而不斷提高文件管理水平；另一方面，是要建立高校機(jī)要文件的保密制度。在保密要求不斷提高的新形勢(shì)下，只有建立嚴(yán)格的保密制度，才能讓工作人員從意識(shí)和工作上重視保密工作，并按照保密制度嚴(yán)格執(zhí)行文件的保密工作。

（三）嚴(yán)格執(zhí)行細(xì)致保密的高校機(jī)要工作流程。在建立了高校機(jī)要工作的各項(xiàng)規(guī)章制度之后，重要的任務(wù)是機(jī)要文件的落實(shí)問題。在收到之后文件，需要嚴(yán)格執(zhí)行細(xì)致且保密的工作流程。對(duì)于需要流轉(zhuǎn)傳閱的文件，要及時(shí)登記，并匯編成冊(cè)，及時(shí)將文件送達(dá)需要傳閱的高校管理層或者中層干部手中，并提示他們及時(shí)簽名并及時(shí)送回機(jī)要工作部門，或者流轉(zhuǎn)給下一位傳閱者。對(duì)于需要轉(zhuǎn)發(fā)職能部門辦理的文件，則需要及時(shí)轉(zhuǎn)發(fā)給相關(guān)部門，并通過電話、見面等方式提醒對(duì)方接收并及時(shí)辦理相關(guān)業(yè)務(wù)，機(jī)要工作人員還需要及時(shí)監(jiān)督文件辦理過程和結(jié)果反饋，對(duì)于未能及時(shí)反饋結(jié)果的，還應(yīng)當(dāng)及時(shí)提醒。

（四）嚴(yán)格做好文件的清退、歸檔及銷毀工作。這三項(xiàng)工作是高校機(jī)要工作的重要組成部分，也是文件整理的三個(gè)主要途徑。對(duì)于部分文件，需要在一定的期限內(nèi)，清退文件，即按照規(guī)定將文件退回發(fā)文單位。這就要求機(jī)要工作人員對(duì)于這類文件有集中的登記管理，并注意在一定時(shí)間內(nèi)清退所需文件。對(duì)于大部分文件，可能需要做好文件的歸檔，及時(shí)將文件按照不同的發(fā)文來源渠道進(jìn)行整理，做好歸檔工作。對(duì)于部分已經(jīng)超過時(shí)限的文件，需要按照要求進(jìn)行登記造冊(cè)，及時(shí)銷毀，從而做到有據(jù)可查。

三、創(chuàng)新：新時(shí)期高校機(jī)要工作的創(chuàng)新途徑

在新形勢(shì)下，高校機(jī)要工作除了需要做好傳統(tǒng)機(jī)要工作之外，還需要適度創(chuàng)新，創(chuàng)新機(jī)要工作的路徑和方法，從而滿足對(duì)高校機(jī)要工作不斷提高的要求。一是提高政治素質(zhì)。高校機(jī)要工作人員要不斷提高政治素質(zhì)和政治修養(yǎng)，加強(qiáng)對(duì)黨的政策方針的學(xué)習(xí)，提高對(duì)機(jī)要工作的法律規(guī)定和學(xué)校規(guī)章制度的學(xué)習(xí)，從而全方位提升個(gè)人政治素質(zhì)。二是提高保密意識(shí)。在新媒體時(shí)代下，各類思潮呈現(xiàn)在網(wǎng)上，作為高校機(jī)要工作人員要始終保持保密意識(shí)，通過不斷學(xué)習(xí)提高保密意識(shí)。對(duì)于有保密要求的文件，絕不能上網(wǎng)、復(fù)制、復(fù)印等，要妥善保管和傳輸具有保密要求的文件。三是加強(qiáng)信息化辦公、計(jì)算機(jī)等業(yè)務(wù)培訓(xùn)。隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的普及，高校機(jī)要工作也基本普及了計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)。除了具有保密要求的文件，其他文件應(yīng)盡量做到無紙化辦公，及時(shí)依托網(wǎng)絡(luò)渠道做好文件的宣傳和傳送。因此，要加強(qiáng)對(duì)信息化辦公的業(yè)務(wù)知識(shí)培新。高校也應(yīng)在計(jì)算機(jī)等方面加強(qiáng)對(duì)機(jī)要工作人員的知識(shí)培訓(xùn)，使機(jī)要工作人員的綜合素質(zhì)達(dá)到并符合網(wǎng)絡(luò)時(shí)代要求。高校管理層應(yīng)支持相關(guān)業(yè)務(wù)人員積極參加各類培訓(xùn)，例如可以采取在職進(jìn)修或者是提升學(xué)歷教育的方式，也可以邀請(qǐng)專業(yè)人士來高校開展相關(guān)的講座和專業(yè)培訓(xùn)等等。四是加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)。專業(yè)人才的引進(jìn)是建立現(xiàn)代化機(jī)要業(yè)務(wù)工作的重點(diǎn)，只有人才工作到位了，才能促進(jìn)高校機(jī)要業(yè)務(wù)的開展，增強(qiáng)高校機(jī)要工作的適應(yīng)性。通過招聘、遴選等方式，積極加強(qiáng)高校機(jī)要工作人員的隊(duì)伍建設(shè)，可以通過公開招考、校內(nèi)遴選等方式，建立年輕化、專業(yè)化（尤其是需要計(jì)算機(jī)專業(yè)方面）的人才隊(duì)伍，為高校的機(jī)要工作建設(shè)提供較為合適的人才保障。