文書檔案數(shù)字化外包服務工作流程及注意事項探析

文/成都市城市建設檔案館 張娟

一、紙質檔案數(shù)字化的必要性

在過去機關工作中，文件多以紙質為載體，按照檔案整理規(guī)范后形成文書檔案。文書檔案多是依托檔案目錄以及臺賬開展，因此在提供利用的效率、檔案統(tǒng)計的準確性以及檔案保護方面存在諸多不便。

新時期，在數(shù)字化檔案館建設的浪潮中，要求檔案管理部門根據(jù)社會發(fā)展對檔案管理和利用工作提出新要求，運用現(xiàn)代信息技術對檔案信息進行整理、分類、著錄、檢索、統(tǒng)計、管理和提供利用等操作過程。同時，檔案管理部門也需要對傳統(tǒng)檔案管理模式進行“思變”過程。信息時代的浪潮以及檔案工作的發(fā)展趨勢，都亟待通過數(shù)字化方式對存量紙質檔案進行數(shù)字化保存，以便提供檔案利用，加強對檔案實體的保護。因此，對紙質檔案開展數(shù)字化是順應潮流、適應時代發(fā)展的新舉措、新要求，對提高經(jīng)濟效益、提高辦公效率、增強檔案原件保護都具有積極意義。

本文所討論的檔案數(shù)字化是指對已經(jīng)形成的紙質檔案通過掃描方式形成數(shù)字化的檔案信息，存儲于單機電腦，通過特定軟件進行管理和利用的過程。

二、項目背景及相關情況

在筆者之前的工作經(jīng)歷中，開展了一項采購外包服務，對8年工作期間陸續(xù)形成且已整理完畢、裝盒上架的文書檔案，約30萬頁進行掃描數(shù)字化的工作。在如何高質量、高效率對這部分檔案進行數(shù)字化利用，并對產(chǎn)生的數(shù)字文件掛接入文書檔案管理系統(tǒng)，方便檔案的管理利用以及后期順利移交進綜合檔案館直接進行數(shù)據(jù)掛接等方面，進行了一些實踐。本文旨在結合工作過程中相關流程以及經(jīng)驗，對工作做一個回顧，希望可以給將來開展此類工作的同仁一些參考。

三、工作開展情況

根據(jù)實際情況，可將工作分為前期準備、項目實施、驗收三個階段，具體可分為以下步驟：

（一）數(shù)據(jù)統(tǒng)計。前期我們首先利用檔案管理系統(tǒng)中著錄的檔案目錄信息，對歷年形成的檔案數(shù)量，分形成年度和保管期限按件數(shù)、頁數(shù)進行了詳細統(tǒng)計，匯總形成統(tǒng)計表，作為前期詢價和測算項目經(jīng)費預算、所需工期等的依據(jù)。

（二）進行市場詢價。邀請開展過文書檔案數(shù)字化工作的企業(yè)5-7家實地上門查看檔案情況，重點查看檔案裝訂，紙張新舊、有無破損，紙張大小等情況，同時，還要告知對方此項目要求的工期，方便其根據(jù)檔案實際情況和工期安排人員、配備合適的設備以及做項目實施計劃并測算服務報價。

（三）項目立項。根據(jù)各企業(yè)提供的初次報價，根據(jù)文件形成的紙張規(guī)格測算一頁文件數(shù)字化所需單價（一般文書檔案為A4、A3紙張，特殊的有其他尺寸）及項目總預算，申請項目立項及采購經(jīng)費。

（四）發(fā)出采購文件。項目立項獲批后，按照單位采購程序向供應商發(fā)出采購文件?；诖隧椖繛榉枕椖浚菃渭冐浳锊少?，因此，不建議使用詢價方式。建議采用對供應商資質、報價、項目組織實施方案、人員組織實施、過程中相關管理措施等進行綜合評價的方式來確定供應商。

（五）作業(yè)場地準備。采購文件發(fā)出后，在等待供應商響應期間，可對擬作為本項目作業(yè)場所作準備，主要包括配備必要的辦公桌椅、鐵皮柜等，安裝監(jiān)控設備，布置局域網(wǎng)絡等，做好供應商進場的相關準備。

（六）組織采購和簽訂項目服務合同。根據(jù)供應商提供的響應文件，對照評價條件，綜合選定供應商，依據(jù)競爭性磋商文件，對相關服務條款進行細化后簽訂項目服務合同。

根據(jù)本項目實際，供應商提供的主要服務內容為：檔案前期處理（包括調卷、需拆卷掃描檔案確認、頁面修整、逐份編碼）、圖文掃描、圖像處理（圖像拼接、旋轉及糾偏、裁邊、去污、圖像質量檢查）、檔案著錄并打印卷內目錄、對掃描后的圖像文件與文件級目錄掛接、刻盤備份、還原裝訂、歸庫。

本項目相關技術標準、操作規(guī)程主要應符合：《紙質檔案數(shù)字化規(guī)范》（DA/T31-2017）、《檔案服務外包工作規(guī)范》（DA/T68-2017）《檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范》（檔辦發(fā)〔2014〕7號）、《成都市電子檔案數(shù)據(jù)（數(shù)字化副本）接收要求》（成檔發(fā)〔2018〕3號）的相關要求。

本項目商務要求主要為：項目交付時間，付款方式和付款時間。為督促供應商更好履行合同，保證項目實施進度，付款方式建議采用依項目進度，完成一定工作量經(jīng)驗收合格后，付一定款項的方式，同時，預留一部分款項作為項目質保金，項目質保期滿后用于支付，保證甲方在后期檔案利用過程中有充足的時間對檔案數(shù)字化質量進行檢驗。

本項目安全保密要求為：遵守國家保密法律及相關法規(guī)，實施過程符合《檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范》，遵守《保密協(xié)議》。檔案掃描工作必須在指定場所內開展并確保其正常秩序和安全。對從事本項目的人員進行安全保密教育和必要的上崗培訓確保。從事本項目人員無任何違法犯罪行為。使用通過安全認證的設備和管理軟件開展本項目。各項加工服務工作必須在我單位指定的工作場所內完成，不得將檔案原件、掃描圖片等相關文件以任何方式帶出加工場地，整理后剔除的無保存必要的文件材料由我單位按規(guī)定處理。不得遺失、損毀和篡改檔案。落實確保檔案加工場所安全的相應措施。

除上述要求外，合同還應對數(shù)字化加工成果的驗收標準，驗收方法，保持項目人員穩(wěn)定性等方面做出規(guī)定。本項目主要是按照《紙質檔案數(shù)字化規(guī)范》（DA/T31-2017）、《成都市電子檔案數(shù)據(jù)（數(shù)字化副本）接收要求》的相關要求進行驗收，驗收方法是供應商百分百自檢和我單位抽檢結合方式進行，對圖像質量和數(shù)據(jù)掛接質量的檢查驗收，能夠采用計算機自動檢驗的項目（如分辨率、色彩模式、尺寸、存儲格式和容量等）進行100%自驗，合格率應達到100%。對無法自動檢驗的項目，采用人工檢驗方式抽檢，抽檢率不低于10%，對于數(shù)據(jù)掛接質量指標抽檢合格率應為100%，其他項目合格率不低于95%。此外，還應保證確保接收數(shù)據(jù)接口規(guī)范，自動生成移交載體數(shù)據(jù)包（機讀目錄+全文），以便后期能順利移交進入綜合檔案館。

此外，還應約定項目結束后的數(shù)據(jù)免費維護周期，維護內容包括：目錄數(shù)據(jù)錯誤修改、漏掃描文件的補掃、不規(guī)范圖像文件的處理、數(shù)據(jù)光盤重新刻錄、索引維護等，以便在后期利用過程中發(fā)現(xiàn)前期抽檢過程中暫未發(fā)現(xiàn)的錯誤后，能安排供應商及時更正。

（七）項目組織實施。項目實施過程中，均需比照項目合同中商務要求、技術要求、保密要求等嚴格落實。項目組織實施過程中，安排專人負責與供應商對接，主要涉及檔案借還時的清點，項目進度監(jiān)督實施，項目成果的檢查等。在本項目實施過程中，采用對各年度形成檔案依次數(shù)字化方式，方便檔案的借還和檢查。同時，為保證項目進度，需要特別留意供應商進度是否按雙方約定進度執(zhí)行，如進度遲緩，則應要求供應商增配人手，以保證項目進度。

（八）項目驗收。本項目采用每年度檔案掃描完成后，即開展檔案驗收，方便及時發(fā)現(xiàn)問題，及時整改，驗收完一年的檔案后，再對檔案進行歸庫。

通過嚴格執(zhí)行上述流程，我單位在3個月時間內，圓滿完成了項目的組織實施并順利通過驗收，為后期檔案高效率利用打下了良好基礎。

四、項目推進過程中的關鍵環(huán)節(jié)

（一）詢價供應商的選取。詢價供應商的選取要選擇具備資質的且開展過文書檔案掃描相關工作的專業(yè)供應商。具備資質的供應商，在項目負責人經(jīng)驗、人員穩(wěn)定性、設備及技術等方面能保證項目的順利實施。

（二）工期的測算一定要仔細。對項目的工期測算關系到項目預算能否按期支付，因此測算項目周期時，一定要就檔案情況與詢價供應商進行充分溝通，包括檔案裝訂情況、紙張好壞等，以免實際推進過程中由于檔案情況不理想影響項目推進的情況。

（三）項目實施過程中的細節(jié)一定要把控。在檔案借出、歸還、檔案安全措施、工期進度管理等方面，做好細節(jié)把控，以保證項目按計劃實施。

（四）按工作標準做好后續(xù)新增紙質檔案的數(shù)字化。此次工作主要針對存量檔案開展數(shù)字化，對后續(xù)新增的檔案，也需要按照此次工作的標準進行數(shù)字化，以保證檔案資源能夠統(tǒng)一管理以及提供利用。

五、結語

隨著檔案工作和信息技術的發(fā)展，數(shù)字化技術的應用，對紙質檔案開展數(shù)字化工作乃至直接接收原生電子檔案進行管理，已成為檔案管理工作中很重要、很迫切的工作。我們必須以高度的責任心和對檔案負責的態(tài)度開展此項工作，在用好文書檔案的同時保護好檔案，發(fā)揮其最大效用。