探討檔案信息化建設(shè)與檔案管理存在的問題

田野

通榆縣婦幼保健計(jì)劃生育服務(wù)中心財務(wù)科 吉林白城 137200

檔案管理信息化可充分利用檔案資源并確保其完整性，將檔案價值發(fā)揮出來。為此，相關(guān)企業(yè)落實(shí)檔案管理工作期間應(yīng)深入了解檔案信息化建設(shè)的作用，高度重視信息化管理的重要性，并在制度與設(shè)備等多個角度推進(jìn)信息化建設(shè)，在多種方式的作用下優(yōu)化檔案信息化建設(shè)質(zhì)量和效率，以此推進(jìn)檔案管理工作的進(jìn)行。由此可見，深入研究并分析檔案信息化建設(shè)與檔案管理存在的問題十分有必要，以全面推進(jìn)檔案管理工作的全面可持續(xù)發(fā)展。

1 檔案信息化建設(shè)概述

以廣義角度分析，檔案信息化即有效融合澀會、經(jīng)濟(jì)和政治多方面信息，在信息技術(shù)的作用下共享檔案資源[1]。以狹義角度分析，檔案信息化即實(shí)現(xiàn)相關(guān)檔案資料的數(shù)據(jù)化，以電子版檔案資料形式呈現(xiàn)出來，使得使用者在查閱方面相對方便。而檔案信息化建設(shè)有效轉(zhuǎn)變了傳統(tǒng)的檔案管理方法，將紙質(zhì)檔案以數(shù)字化形式保存，在信息化平臺的輔助作用下可共享檔案信息資料，以促進(jìn)檔案管理工作效率的提高，確保檔案管理的科學(xué)性，而且信息化檔案管理模式也更便于檔案管理工作的開展。

檔案信息化建設(shè)在各階段也會表現(xiàn)出相應(yīng)的特征。在實(shí)驗(yàn)階段，檔案信息化建設(shè)有效突破了既有檔案管理模式，其多元化特點(diǎn)逐漸凸顯出來[2]。而在普及階段，檔案管理合理運(yùn)用檢索手段可切實(shí)凸顯信息技術(shù)應(yīng)用于檔案管理中的價值。在建設(shè)檔案信息化中，為編目普及和計(jì)算機(jī)輔助立卷提供了極大幫助。而在網(wǎng)絡(luò)階段，通過對多媒體技術(shù)與光盤存儲能力的運(yùn)用，可更好地彰顯計(jì)算機(jī)主體作用，強(qiáng)調(diào)其在檔案管理中的重要性。在數(shù)字化檔案階段，通過創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫和電子文件管理網(wǎng)站，使得數(shù)字化檔案應(yīng)用于檔案管理中的作用更加明顯，以增強(qiáng)檔案信息化建設(shè)受重視的程度。

2 檔案信息化建設(shè)優(yōu)勢闡釋

2.1 存儲主體改變、容量大且小巧

檔案信息化建設(shè)改變了檔案管理模式，對檔案信息資料的存儲載體由檔案盒轉(zhuǎn)變成光盤、硬盤和云存儲載體，利于實(shí)現(xiàn)數(shù)字化存儲檔案資料目的的實(shí)現(xiàn)。較之于檔案盒載體，信息化存儲設(shè)備的攜帶更加方便，在查詢方面也更便捷[3]。另外，信息化存儲載體可對更多檔案資料進(jìn)行存儲，所占空間不大，僅一張內(nèi)存卡即可保存海量檔案信息資料，因而優(yōu)勢顯著。

2.2 存儲內(nèi)容更安全

檔案管理的信息化建設(shè)可及時歸檔所需存儲的檔案信息資料。其中，房屋信息登記和變動可充分利用互聯(lián)網(wǎng)向檔案管理部門傳輸，而檔案工作者僅上線接受即可。而數(shù)據(jù)化檔案資料存儲系統(tǒng)則可借助較高安全系數(shù)的電子鎖，使得內(nèi)部各電子檔案能夠分號存儲。這樣一來，不管是查閱檔案或是管理檔案，優(yōu)勢均明顯優(yōu)于紙質(zhì)檔案。借助在線存儲、歸檔和提取手段管理檔案信息資料，也可規(guī)避檔案資料丟失，進(jìn)而低于網(wǎng)絡(luò)病毒攻擊，一定程度上提高了檔案信息資料安全性，以免信息資料受損，使檔案信息資料更完整[4]。

2.3 檔案信息資料可多備份

檔案管理信息化建設(shè)最主要的優(yōu)勢就是可多次備份數(shù)據(jù)化檔案資料，而且在存儲期間，可利用信息技術(shù)復(fù)制檔案資料內(nèi)容或是借助其他形式存儲，像是脫機(jī)存儲和云端存儲。這樣一來，如果某一檔案資料受人為或者是客觀因素影響損壞，即可對備份進(jìn)行使用，盡可能減少檔案資料受損所帶來的負(fù)面影響。

3 常見檔案管理問題分析

3.1 信息化建設(shè)意識缺失

在信息化建設(shè)工作中有效創(chuàng)新了傳統(tǒng)的檔案管理模式，更有利于檔案管理服務(wù)理念的轉(zhuǎn)變。將信息技術(shù)合理應(yīng)用于檔案管理中，不僅能夠使工作效率提升，同樣也有利于服務(wù)水平的提高，用戶也更便于查閱檔案資料，進(jìn)而共享檔案信息資源，確保相關(guān)組織效率的優(yōu)化[5]。以上均為檔案信息化建設(shè)優(yōu)勢所在，然而部分檔案管理工作者并未系統(tǒng)認(rèn)知信息化建設(shè)重要性，因而重視度不足。同時，也有部分檔案管理工作者的思想相對保守，很難在短時間內(nèi)接受檔案信息化建設(shè)，嚴(yán)重制約檔案信息化建設(shè)進(jìn)程，不利于檔案管理的創(chuàng)新性發(fā)展，直接影響檔案管理質(zhì)量。

3.2 檔案管理方式有待改進(jìn)

目前，國內(nèi)檔案管理體系存在一定不足，特別是管理方式方面。很多檔案管理部門始終采用紙質(zhì)檔案管理模式，未融入信息技術(shù)，因而檔案管理方式較為落后，直接影響了檔案信息資料完整度和安全性。與此同時，相關(guān)檔案管理部門內(nèi)部管理工作者的專業(yè)能力與素質(zhì)差異明顯，特別是專業(yè)水平不高且管理能力較差的工作者，很容易在檔案管理中出現(xiàn)失誤，對檔案管理工作開展效果產(chǎn)生不利影響。而且，此類管理工作者很難對信息技術(shù)和信息設(shè)備進(jìn)行熟練操作，因而對檔案管理的信息化建設(shè)帶來了嚴(yán)重制約[6]。

3.3 檔案管理思想先進(jìn)性不強(qiáng)

大部分檔案管理工作者在認(rèn)知檔案資源管理方面的思想存在誤區(qū)，錯誤地認(rèn)為只要有效整理并保存檔案資源即可，而在實(shí)際使用中根據(jù)規(guī)律查閱即可，無需借助信息技術(shù)等方式管理檔案資料。此錯誤思想嚴(yán)重阻礙了檔案信息化建設(shè)進(jìn)程。而信息化檔案管理的核心為資源的共享，和傳統(tǒng)檔案管理理念相違背。部分檔案管理思想落后的工作者將重點(diǎn)放在存放和保管檔案資料方面，因而忽略了檔案資料利用率，難以發(fā)揮檔案資料的作用，對檔案管理水平產(chǎn)生不利影響。

3.4 各檔案管理部門差異明顯

各區(qū)域經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平有所不同且發(fā)展速度不一，對檔案管理信息化程度的影響十分不利，同樣也制約了檔案管理信息化的程度[7]。尤其是經(jīng)濟(jì)因素影響，不同區(qū)域在檔案信息化建設(shè)方面的投入力度有所差異，均使得檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)度不同。部分地區(qū)檔案管理部門引入計(jì)算機(jī)管理檔案資料，一定程度上優(yōu)化了檔案管理效率和質(zhì)量。然而，仍存在部分檔案管理部門在檔案管理期間選擇單機(jī)工作，直接影響了管理水平的提升，無法確保資源共享有效性，同樣也影響了檔案管理后續(xù)發(fā)展。

4 檔案管理信息化建設(shè)路徑

以上針對檔案信息化建設(shè)及其優(yōu)勢展開了探究，并分析了當(dāng)前檔案管理現(xiàn)狀，為更好地促進(jìn)檔案管理工作的信息化建設(shè)，有必要結(jié)合實(shí)際情況，科學(xué)合理地采取信息化建設(shè)的路徑，以下將通過多個角度展開探討，以供參考。

4.1 健全安全檔案管理網(wǎng)絡(luò)

為增強(qiáng)檔案信息化建設(shè)有效性并優(yōu)化檔案管理質(zhì)量和效率，相關(guān)企業(yè)應(yīng)適當(dāng)增加投入力度，采購信息化建設(shè)期間需要的軟件與硬件，使得檔案信息化建設(shè)獲得所需物質(zhì)資源。同時，相關(guān)企業(yè)要創(chuàng)建安全性較高的檔案管理網(wǎng)站，并細(xì)化成面向內(nèi)部和公眾的不同網(wǎng)站平臺，使得檔案管理服務(wù)功能得到改進(jìn)[8]。通過對此網(wǎng)站的運(yùn)用可使用戶獲得相應(yīng)的檔案信息資源服務(wù)，更好地共享檔案信息資源，提高檔案資源利用率。在此基礎(chǔ)上，相關(guān)企業(yè)還需要在資金方面予以必要投入，采購掃描儀器與計(jì)算機(jī)等信息化設(shè)備，確保信息化設(shè)備質(zhì)量，以全面促進(jìn)檔案信息化建設(shè)。

4.2 重視檔案信息化建設(shè)作用

相關(guān)企業(yè)在檔案管理信息化建設(shè)期間，應(yīng)積極轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)思想，系統(tǒng)認(rèn)知檔案管理工作中信息化建設(shè)的作用，切實(shí)了解信息化建設(shè)價值，進(jìn)而轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理思想，形成現(xiàn)代檔案管理思想，也使得相關(guān)企業(yè)與內(nèi)部檔案管理人員更加重視檔案信息化建設(shè)的必要性。與此同時，相關(guān)企業(yè)要不斷完善既有檔案管理工作制度，進(jìn)而更加科學(xué)化地指導(dǎo)信息化檔案管理工作的開展，也使信息化檔案管理更加有序規(guī)范，加快檔案信息化建設(shè)速度。在此基礎(chǔ)上，作為檔案管理部門，應(yīng)當(dāng)以信息化建設(shè)狀況和信息化檔案管理工作內(nèi)容為參考依據(jù)，合理制定管理機(jī)制，并結(jié)合信息化管理環(huán)節(jié)對工作的流程予以規(guī)范，保證所制定的規(guī)范條例更合理。而管理工作者則需要根據(jù)規(guī)范條例要求落實(shí)信息化管理工作。同樣應(yīng)以數(shù)據(jù)化形式錄入檔案信息，對標(biāo)準(zhǔn)要求予以統(tǒng)一設(shè)置，使得電子版的檔案信息資料更加規(guī)范，便于查詢工作的開展。在此基礎(chǔ)上，相關(guān)企業(yè)要對責(zé)任管理制度、獎懲制度和考核制度等進(jìn)行制定，保證檔案管理工作者勝任相應(yīng)檔案管理工作，進(jìn)一步提高檔案管理的信息化水平。

4.3 數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)的創(chuàng)建

在檔案信息化建設(shè)工作中，數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)發(fā)揮著重要作用，數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)安全可確保內(nèi)部信息資料更完整，為后期檔案利用提供必要保障。所以，相關(guān)企業(yè)應(yīng)對信息技術(shù)予以充分利用，全面建設(shè)數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，并以檔案資料類型為依據(jù)合理劃分管理系統(tǒng)，為檔案查詢及錄入奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。對數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)建立期間，要具備效率較高的搜索引擎，以保證檔案查詢效率不斷提高。與此同時，針對重復(fù)檔案資源需創(chuàng)建專門化瀏覽模塊，確保檔案管理工作者及時處理重復(fù)檔案信息，以免影響檔案信息查詢管理工作的開展。在此基礎(chǔ)上，對數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)創(chuàng)建期間，技術(shù)工作者需強(qiáng)調(diào)系統(tǒng)安全性的作用，以此管理系統(tǒng)為對象創(chuàng)建防火墻，或是將安全管理軟件與殺毒軟件安裝在計(jì)算機(jī)內(nèi)，進(jìn)而抵御網(wǎng)絡(luò)病毒與黑客的入侵，以確保數(shù)據(jù)化檔案信息資源安全，以免引起受損的問題而對檔案信息應(yīng)用效果產(chǎn)生不利影響。

4.4 增強(qiáng)檔案管理工作者專業(yè)能力

檔案信息化建設(shè)期間，檔案管理工作者的作用不容小覷，因而其檔案管理能力和素養(yǎng)也將直接影響檔案信息化建設(shè)工作效果。所以，相關(guān)企業(yè)在建設(shè)檔案管理信息化期間，有必要注重檔案管理工作者自身工作能力提高的作用，一般可組織培訓(xùn)、講座與研討會等多種活動，使檔案管理工作者業(yè)務(wù)能力與專業(yè)水平不斷提高，為檔案信息化建設(shè)提供必要幫助。此外，相關(guān)企業(yè)要定期組織專業(yè)培訓(xùn)，并將現(xiàn)代化檔案管理思想與技術(shù)手段融入其中，合理運(yùn)用信息知識和技術(shù)，確保檔案管理工作者積極參與培訓(xùn)，進(jìn)而累積大量專業(yè)知識，不斷提高自身工作技能與信息化意識，進(jìn)而對信息設(shè)備進(jìn)行熟練操作，以推動檔案的信息化建設(shè)工作的落實(shí)。

5 結(jié)語

綜上所述，在以上研究中，檔案管理信息化建設(shè)可使檔案管理服務(wù)水平明顯提高，且使用者與管理者能夠獲得極大便利，以充分利用檔案資源，進(jìn)一步提高檔案管理實(shí)效性。為此，相關(guān)企業(yè)應(yīng)高度重視檔案管理工作的作用，正確認(rèn)知傳統(tǒng)檔案管理的缺陷，進(jìn)而合理制定更具可行性的信息化建設(shè)方案，對檔案管理不足加以彌補(bǔ)，確保檔案管理有效性的提高。