高校后勤財(cái)務(wù)預(yù)算管理優(yōu)化研究

張文杰 燕山大學(xué)

引言

后勤是學(xué)校的重要部分，對(duì)高校的未來運(yùn)行有著直接影響，近些年在高校擴(kuò)大招生的背景下，高校傳統(tǒng)后勤工作中的弊端逐漸凸顯，嚴(yán)重影響了高校日常工作的開展。預(yù)算是財(cái)務(wù)管理工作的重要一環(huán)，通過對(duì)各類財(cái)政資金的合理配置，能夠?yàn)楦咝：笄诠ぷ魈峁┍匾馁Y金支持，解決當(dāng)前高校后勤工作中存在的收支不平衡等問題，對(duì)于提高資金管理效率的意義重大，值得關(guān)注。

一、高校后勤工作研究

近些年受到高校擴(kuò)大招生規(guī)模等因素影響，高校后勤服務(wù)的工作量快速增加，但是相比之下，高校在后勤工作中的投入不斷減少，后勤部門所獲得的資金僅僅能夠維持日常運(yùn)營要求，很多關(guān)鍵性問題得不到解決，例如高校內(nèi)老舊設(shè)備的更新?lián)Q代速度慢等問題，已經(jīng)成為高校內(nèi)部管理中不容忽視的問題。

同時(shí)結(jié)合高校后勤財(cái)務(wù)預(yù)算工作的開展情況來看，在工作實(shí)施階段抑制存在“重核算、輕管理”的情況，工作人員因?yàn)槌杀竟芾硪庾R(shí)的匱乏，導(dǎo)致后勤工作難以得到實(shí)質(zhì)性的突破。

二、高校后勤財(cái)務(wù)預(yù)算管理工作中存在的問題

（一）財(cái)務(wù)預(yù)算編制方面的問題

預(yù)算編制被認(rèn)為是預(yù)算管理工作的基礎(chǔ)，其編制質(zhì)量對(duì)后期后勤工作的開展產(chǎn)生直接影響。但是從工作現(xiàn)狀來看，高校財(cái)務(wù)預(yù)算編制中還存在一定的問題主要表現(xiàn)為以下兩方面：① 預(yù)算編制范圍狹小。預(yù)算管理本身具有復(fù)雜性，體現(xiàn)了未來一段時(shí)間內(nèi)高校后勤部門的各種資金開銷情況。但是在實(shí)施階段，高校財(cái)務(wù)預(yù)算編制方案往往會(huì)受到其他因素的影響，造成部分收支未體現(xiàn)在預(yù)算中，最終影響了預(yù)算工作的實(shí)施效果。以財(cái)務(wù)支出為例，高校后勤部門的業(yè)務(wù)本身具有復(fù)雜性，日常工作中可能會(huì)受到諸多不確定性因素的影響，這也是造成后勤預(yù)算工作無法正確評(píng)估的重要原因。有研究認(rèn)為，目前高校后勤估算大體可以分為兩種類型，其中一種為相對(duì)準(zhǔn)確的估算，例如工作人員的薪資待遇等，這些支出情況不會(huì)在短時(shí)間內(nèi)發(fā)生明顯變化，因此，此類資金預(yù)算的精準(zhǔn)度較高；而也有部分資金的預(yù)算難度高，例如高校內(nèi)某些儀器設(shè)備的維修、采購等，這些數(shù)額本身存在不確定性，所以容易出現(xiàn)誤差[1]。② 預(yù)算編制方法不科學(xué)?，F(xiàn)階段高校后勤預(yù)算工作中主要采用了增量預(yù)算法，該方法的優(yōu)勢(shì)為計(jì)算過程簡單，通過對(duì)上一年的數(shù)據(jù)進(jìn)行簡單的計(jì)算就能預(yù)測(cè)未來一年的預(yù)算情況。但是相應(yīng)的，該方法也存在一定的弊端，例如預(yù)算結(jié)果過于依賴上一年的數(shù)據(jù)，在預(yù)算分析中只能關(guān)注眼前因素的影響，對(duì)于可變因素所造成的風(fēng)險(xiǎn)缺乏正確認(rèn)知，尤其是預(yù)算方案無法與高校未來的發(fā)展計(jì)劃相對(duì)應(yīng)。由此可見，在當(dāng)前財(cái)務(wù)工作中，預(yù)算方法的不科學(xué)已經(jīng)成為不容忽視的問題。

（二）預(yù)算執(zhí)行方面的問題

在高校后勤預(yù)算執(zhí)行中還存在較多的問題，主要表現(xiàn)為以下兩方面。

1.缺乏對(duì)預(yù)算執(zhí)行的控制

當(dāng)預(yù)算方案制定之后高校后勤部門的全體工作人員必須要嚴(yán)格執(zhí)行預(yù)算方案，這是保證預(yù)算工作質(zhì)量的關(guān)鍵。但是在實(shí)際上，高校后勤部門經(jīng)常在預(yù)算執(zhí)行方面出現(xiàn)問題，執(zhí)行控制效果差。造成這一現(xiàn)象的原因?yàn)椋焊咝：笄谒?fù)責(zé)的業(yè)務(wù)內(nèi)容復(fù)雜，包括綠化保潔、能源保障、樓寓管理等，這些業(yè)務(wù)科室的工作方向存在明顯不同，工作內(nèi)容的復(fù)雜性導(dǎo)致在日常工作中經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)預(yù)算超支的問題，除此之外，在預(yù)算方案執(zhí)行過程中也會(huì)因?yàn)槿狈Ρ匾谋O(jiān)督，在預(yù)算編制上工作人員僅能通過票據(jù)等判斷有無超出預(yù)算的情況，而對(duì)于超出的原因、超出后的解決措施等缺乏預(yù)見性等。正如有學(xué)者認(rèn)為，當(dāng)前高校在預(yù)算工作中缺乏必要的事前、事中以及事后監(jiān)督，導(dǎo)致預(yù)算中的相關(guān)風(fēng)險(xiǎn)難以得到有效的糾正與預(yù)防，影響了實(shí)施效果[2]。

2.預(yù)算執(zhí)行過程的不規(guī)范性

現(xiàn)階段雖然高校針對(duì)預(yù)算工作作出了詳細(xì)的規(guī)定，但是在后勤工作執(zhí)行預(yù)算中卻沒有按照規(guī)定作出調(diào)整，一般是將預(yù)算部門在財(cái)務(wù)部進(jìn)行內(nèi)部調(diào)整之后，經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)簽字即可。在這種情況下，財(cái)務(wù)人員無法從后勤部門處獲得詳細(xì)的數(shù)據(jù)支持，財(cái)務(wù)管理難度增加，影響了下一階段預(yù)算工作的開展情況。

（三）預(yù)算控制方面存在問題

預(yù)算控制成為預(yù)算管理的重要組成部分，但是部分高校在預(yù)算中抑制面臨著預(yù)算控制之后以及控制力度不足等問題。① 預(yù)算控制方案的滯后性。例如高校在每年的預(yù)算審批的下發(fā)時(shí)間集中在每年的3月份左右，在寒假期間后勤部門針對(duì)內(nèi)部維修、采購等工作，在上述工作中主要采用了“先采購記賬”的方法，在預(yù)算審批后再報(bào)銷。而這種問題所引發(fā)的一個(gè)直接效果，是在預(yù)算審批經(jīng)費(fèi)下發(fā)之后，部分部門已經(jīng)使用了預(yù)算資金。但是在實(shí)際上因?yàn)楦咝ｎA(yù)算方案的不足（尤其是沒有進(jìn)行短期的預(yù)算管理），導(dǎo)致后勤部門的預(yù)算資金嚴(yán)重不足，而未來滿足下一階段的運(yùn)行要求，則后勤部門需要給未預(yù)算的部門進(jìn)行調(diào)整，最終造成預(yù)算方案失去控制[3]。② 預(yù)算的控制力度明顯不足。高校后勤部門若能確保預(yù)算控制方案合理性，則需要嚴(yán)格執(zhí)行預(yù)算控制過程，最終造成預(yù)算方案的不合理。例如在預(yù)算控制中，財(cái)務(wù)部在預(yù)算管理中需要認(rèn)真審查票據(jù)的真實(shí)性，在確定票據(jù)合格并且得到領(lǐng)導(dǎo)簽字之后就可以報(bào)銷，而并沒有關(guān)注預(yù)算方案的合理性。這種問題會(huì)引發(fā)一個(gè)問題，就是后勤資金出現(xiàn)嚴(yán)重的浪費(fèi)問題，資金的利用效率得不到保障。

三、高校后勤財(cái)務(wù)預(yù)算管理優(yōu)化對(duì)策

（一）優(yōu)化預(yù)算編制方案

在高校后勤財(cái)務(wù)預(yù)算管理中，通過優(yōu)化預(yù)算編制方案可以顯著提升工作能力，本文認(rèn)為工作人員必須要在工作方式與方法上進(jìn)行創(chuàng)新，其中的工作要點(diǎn)包括：① 將成本核算納入預(yù)算管理中。成本核算是預(yù)算管理的重要組成部分，并且為了能夠最大限度上的保障預(yù)算方案的可行性，需要不斷拓展預(yù)算的覆蓋面。例如在食堂等服務(wù)部門的預(yù)算中，需要將經(jīng)營收入、成本以及費(fèi)用等納入預(yù)算管理中，并由此來預(yù)測(cè)本年度食堂的經(jīng)營利潤情況，將其中數(shù)據(jù)的精準(zhǔn)性作為評(píng)估后勤預(yù)算工作質(zhì)量的重要依據(jù)。②將收繳費(fèi)用納入預(yù)算管理中。從崗位職能上來看，后勤部門在收繳水電等費(fèi)用后需要上繳至學(xué)校，學(xué)校將收繳的此部分費(fèi)用全額沖減實(shí)際繳納的水電費(fèi)用上，若期間出現(xiàn)了斷檔則會(huì)對(duì)學(xué)校的效益產(chǎn)生影響。所以在預(yù)算管理中，后勤部門需要將水電等費(fèi)用納入全年預(yù)算管理中，確保應(yīng)收取的費(fèi)用全額收繳。

（二）完善預(yù)算編制方案

結(jié)合前文所介紹的內(nèi)容可知，現(xiàn)階段高校后勤預(yù)算管理中還存在預(yù)算方法不科學(xué)的問題，單純的對(duì)去年的數(shù)據(jù)做簡單的計(jì)算已經(jīng)無法適應(yīng)未來預(yù)算管理要求，所以為了避免此類問題的發(fā)生，本文認(rèn)為高校應(yīng)該優(yōu)化預(yù)算編制方案，其中的要點(diǎn)包括：① 重視零基預(yù)算編制方法。針對(duì)每年的后勤部門預(yù)算中不確定性較大的份額，在日常工作中應(yīng)重視零基預(yù)算方法。以后勤部門的設(shè)備采購以及服務(wù)保障等項(xiàng)目為例，在使用零基預(yù)算編制方法期間，可以考慮采用外推法將傳統(tǒng)的支出趨勢(shì)延伸到下一年度，并根據(jù)市場變化酌情增加數(shù)額，保證后勤部門預(yù)算方案對(duì)設(shè)備采購以及服務(wù)保障成本變化的適應(yīng)能力；最后再次提高預(yù)算標(biāo)準(zhǔn)，以滿足修正之后的預(yù)算支出方案。通過這種方法，能更好地掌握高校設(shè)備采購以及服務(wù)保障等業(yè)務(wù)中所出現(xiàn)的成本變化，具有可行性。② 采用動(dòng)態(tài)滾動(dòng)預(yù)算的方法。在使用該方法期間需要結(jié)合后勤部門的具體業(yè)務(wù)工作開展調(diào)整，例如針對(duì)服務(wù)保障部門中的辦公經(jīng)費(fèi)、基本項(xiàng)目支出等，對(duì)于此類常規(guī)項(xiàng)目需要按照后勤部門預(yù)算工作的實(shí)際情況作出調(diào)整，并根據(jù)日常工作中的實(shí)際情況作出持續(xù)的編制與修改，確保此類項(xiàng)目的資金變化能夠體現(xiàn)在動(dòng)態(tài)預(yù)算方案中，方便進(jìn)行有效的內(nèi)部調(diào)整。③ 重視各部門的參與力度。預(yù)算管理本身具有復(fù)雜性，高校后勤部門與其他部門之間的工作有著緊密的聯(lián)系，并且很多后勤預(yù)算數(shù)據(jù)都依賴于相關(guān)部門的支持。在這種情況下，高校后勤部門應(yīng)該明確其他部門在預(yù)算管理中的責(zé)任，使全體部門認(rèn)識(shí)到參與預(yù)算管理工作的重要意義，在劃分責(zé)任之后，利用特定的時(shí)間節(jié)點(diǎn)對(duì)預(yù)算工作的開展情況作出評(píng)估，并將考評(píng)結(jié)果與本部門年終績效考核掛鉤進(jìn)行綜合考評(píng)，提高各部門參與預(yù)算編制的積極性。

（三）預(yù)算執(zhí)行的優(yōu)化方案

目前高校在預(yù)算執(zhí)行過程中普遍存在缺乏控制的問題，而造成這一結(jié)果的原因，是各部門并不了解預(yù)算執(zhí)行情況，針對(duì)預(yù)算執(zhí)行中存在的問題也缺乏必要的相應(yīng)能力，導(dǎo)致預(yù)算執(zhí)行中存在不足。為了避免此類問題發(fā)生，則需要進(jìn)一步優(yōu)化預(yù)算執(zhí)行方案，其中的工作要點(diǎn)包括：① 為強(qiáng)化預(yù)算執(zhí)行能力，后勤部門可以與財(cái)務(wù)部門相互預(yù)算結(jié)果相對(duì)比，通過公示預(yù)算方案之后，在高校內(nèi)部形成良好的預(yù)算管理氛圍，在將執(zhí)行結(jié)果的質(zhì)量向各部門反饋后，及時(shí)做好追責(zé)，改變現(xiàn)有的預(yù)算管理方案。② 考慮到后勤各部門的預(yù)算執(zhí)行具有承上啟下的功能，所以后勤部門在預(yù)算管理中也應(yīng)該提升各類數(shù)據(jù)的透明度，在定期跟蹤財(cái)務(wù)預(yù)算結(jié)果之后，確保各部門能夠掌握預(yù)算執(zhí)行中存在的問題；在實(shí)施階段，還需要在每年設(shè)計(jì)兩個(gè)以上的會(huì)計(jì)銜接期，在銜接期對(duì)各類預(yù)算的執(zhí)行情況作出分析，進(jìn)而形成有助于預(yù)算以及數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)的新方向。③ 采用橫向或者縱向比較的方法評(píng)估預(yù)算工作的開展情況。其中在縱向?qū)Ρ戎?，則需要針對(duì)每個(gè)部門的年度數(shù)據(jù)進(jìn)行比較，根據(jù)其中的數(shù)據(jù)比較結(jié)果總結(jié)預(yù)算實(shí)施方案。而在橫向比較中，高校則需要對(duì)后勤各個(gè)部門之間的數(shù)據(jù)對(duì)比，確定每個(gè)部門之間預(yù)算借鑒的執(zhí)行方案，實(shí)現(xiàn)相互監(jiān)督，并有針對(duì)性地解決預(yù)算方案中的缺陷。

（四）預(yù)算控制優(yōu)化方案

為了能夠有效解決當(dāng)前工作中的問題，則需要后勤預(yù)算中積極完善預(yù)算管理制度，分別從事前、事中以及事后三個(gè)環(huán)節(jié)入手完善工作管理。

1.做好后勤預(yù)算的事前控制

為強(qiáng)化預(yù)算管理的功能，工作人員應(yīng)該從事前控制入手，針對(duì)后勤工作中存在的內(nèi)容隨意以及預(yù)算編制時(shí)間短等情況，在事前控制基礎(chǔ)上嚴(yán)格審批流程。例如高校后勤部門可以通過調(diào)整預(yù)算編制時(shí)間，延長預(yù)算編制的計(jì)算周期，使工作人員有充足的時(shí)間完成預(yù)算編制與審批，并對(duì)預(yù)算編制內(nèi)容進(jìn)行討論，確保工作人員有充足的時(shí)間完成各部門預(yù)算。在調(diào)整高校預(yù)算時(shí)間范疇的基礎(chǔ)上，重視每個(gè)月的預(yù)算控制方案，在正確評(píng)估預(yù)算方案的執(zhí)行情況后，堅(jiān)持按照月度的預(yù)算評(píng)估結(jié)果確定控制基線，針對(duì)可能出現(xiàn)超出預(yù)算的情況對(duì)各類經(jīng)費(fèi)進(jìn)行控制。

2.后勤預(yù)算的事中控制

在事中控制中，應(yīng)細(xì)化高校后勤預(yù)算工作的細(xì)節(jié)，在與預(yù)算執(zhí)行中進(jìn)行監(jiān)督管理后，工作人員需要對(duì)每筆費(fèi)用的支出情況做把關(guān)，確保每一筆經(jīng)費(fèi)都能做到有據(jù)可查。所以工作人員在事中控制階段，不僅要關(guān)注各類票據(jù)的精準(zhǔn)性，也需要盡可能地提升各部門費(fèi)用報(bào)銷的邏輯性，例如針對(duì)分部門提出的不合理預(yù)算方案則需要進(jìn)行評(píng)估，避免出現(xiàn)月末與年末集中報(bào)賬的情況，使各類費(fèi)用科學(xué)合理。同時(shí)，要做好各部門辦公經(jīng)費(fèi)支出報(bào)銷的審核，所有辦公設(shè)備的采購應(yīng)該經(jīng)過學(xué)校管理部門的審批，差旅費(fèi)用的報(bào)銷等也應(yīng)該符合高校后勤預(yù)算管理的規(guī)定。

3.完善后勤預(yù)算的事后控制

高校審計(jì)部門會(huì)對(duì)后勤的記賬憑證以及各類經(jīng)費(fèi)的使用情況進(jìn)行審計(jì)，但是因?yàn)楹笄诓块T的票據(jù)數(shù)量更多、內(nèi)容更加復(fù)雜，導(dǎo)致最終預(yù)算結(jié)果出現(xiàn)了差異。所以在未來工作中，事后預(yù)算需要充分發(fā)揮工作的優(yōu)勢(shì)，以“周”或者“月”為單位對(duì)后勤部門的預(yù)算經(jīng)費(fèi)使用情況作出評(píng)價(jià)，并及時(shí)發(fā)現(xiàn)其中不合理之處，保證事后控制方案的嚴(yán)肅性。

四、高校后勤預(yù)算管理方案的支持保障策略

（一）重視人員參與

在后勤預(yù)算管理中，實(shí)現(xiàn)“全員參與”成為提升預(yù)算管理水平的關(guān)鍵，再加之后勤工作與每位師生存在密切關(guān)系，所以實(shí)現(xiàn)全體人員在認(rèn)知以及行為上的配合，這就要求相關(guān)人員能夠轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的思想觀念，并能夠從權(quán)責(zé)分配、組織結(jié)構(gòu)等方面進(jìn)行轉(zhuǎn)變，在詳細(xì)闡述預(yù)算管理工作重要性的基礎(chǔ)上，加深全體人員對(duì)預(yù)算管理工作正確認(rèn)知的基礎(chǔ)上，強(qiáng)化全體人員的整體管理理念，將預(yù)算管理思想灌輸給全體后勤工作人。

同時(shí)，采用預(yù)算管理與績效工資相結(jié)合的方法，提高全體人員參與的積極性，并在強(qiáng)化財(cái)務(wù)預(yù)算導(dǎo)向功能的基礎(chǔ)上，結(jié)合托預(yù)算編制、預(yù)算執(zhí)行、預(yù)算控制及預(yù)算評(píng)價(jià)等各方面的審計(jì)結(jié)果，確定業(yè)務(wù)部門的成分核算方法，落實(shí)前瞻性管理方案。

（二）重視信息化建設(shè)

內(nèi)部控制過程中應(yīng)該運(yùn)用信息化技術(shù)來進(jìn)一步提高后勤部門的預(yù)算管理水平，對(duì)于高校而言，運(yùn)用信息化技術(shù)可以充分解決原有工作模式的不足，可以保證后勤預(yù)算財(cái)務(wù)信息的真實(shí)性。

所以在后勤預(yù)算中，可以利用大數(shù)據(jù)技術(shù)完善后勤預(yù)算管理方案，例如工作人員可以將過去幾年時(shí)間中的后勤部門財(cái)務(wù)信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，根據(jù)其中的海量數(shù)據(jù)變化預(yù)測(cè)未來一段時(shí)間內(nèi)的財(cái)務(wù)信息變化，并將市場因素、設(shè)備使用年限等因素作為變量進(jìn)行集中統(tǒng)計(jì)，這樣在預(yù)算中所獲得的后勤保障資料才具有科學(xué)性，能夠?yàn)橄乱浑A段的數(shù)據(jù)處理奠定基礎(chǔ)。

結(jié)語

現(xiàn)階段在高校后勤財(cái)務(wù)預(yù)算管理優(yōu)化已經(jīng)成為高校內(nèi)部管理中不可缺少的一部分，為了能夠適應(yīng)未來發(fā)展需求，相關(guān)人員在后勤財(cái)務(wù)預(yù)算管理中應(yīng)該主動(dòng)轉(zhuǎn)變思想觀念，堅(jiān)持用發(fā)展的眼光看待問題，這樣才能在管理理念上實(shí)現(xiàn)突破，最終全面提升內(nèi)部控制水平，加快后勤管理工作的變革，使后勤成為支持高校發(fā)展的原動(dòng)力，能夠進(jìn)行全面的后勤管理動(dòng)態(tài)優(yōu)化，最終全面提升后勤預(yù)算管理水平。