信息化視角下創(chuàng)新檔案管理工作的路徑

文/陜西省榆林市米脂縣環(huán)境衛(wèi)生所 常茸茸

依托互聯(lián)網(wǎng)載體，可整合檔案資源，驅(qū)動檔案管理模式向現(xiàn)代化方式轉(zhuǎn)變，進(jìn)一步增強(qiáng)檔案服務(wù)功能。因此，某衛(wèi)生所高度重視創(chuàng)新性的檔案管理方式應(yīng)用，確保緊跟信息化時代發(fā)展步伐，不斷優(yōu)化檔案管理模式，驅(qū)動檔案管理工作高質(zhì)量開展，提升檔案管理工作效率和質(zhì)量。

一、信息化視角下加快推進(jìn)檔案信息化建設(shè)的必要性

（一）社會發(fā)展的內(nèi)在需求。信息化建設(shè)步伐愈來愈快，衛(wèi)生所檔案管理工作逐漸提上日程，應(yīng)加強(qiáng)對傳統(tǒng)檔案管理方式的創(chuàng)新。在社會發(fā)展推動下，傳統(tǒng)的檔案管理模式難以適應(yīng)衛(wèi)生工作需求，亟需推進(jìn)電子化檔案建設(shè)進(jìn)程。

（二）發(fā)揮檔案服務(wù)功能。信息化檔案建設(shè)，是時代發(fā)展的必然趨勢，也是相關(guān)衛(wèi)生所創(chuàng)新檔案管理工作的內(nèi)在動力，在信息化檔案工作推進(jìn)下，可進(jìn)一步強(qiáng)化檔案服務(wù)功能，滿足實(shí)際工作需求。在信息化檔案管理系統(tǒng)搭建基礎(chǔ)上，優(yōu)化檔案文件的存儲方式，便于檔案修改和查閱，為檔案后期存檔提供了便利條件，大大提升了檔案管理工作效率，便于各項工作的開展，提高了檔案管理人員參與檔案管理的積極性，保證檔案的管理成效。同時，在信息化檔案建設(shè)背景下，減少檔案管理人員的工作量，實(shí)現(xiàn)檔案自動歸檔，并在互聯(lián)網(wǎng)信息平臺支撐下，實(shí)現(xiàn)檔案共享，優(yōu)化檔案資源配置，提高了檔案資源的利用率，為檔案管理工作高效開展夯實(shí)了基礎(chǔ)。

（三）信息化檔案管理系統(tǒng)優(yōu)勢顯著。在信息化技術(shù)支持下，相關(guān)衛(wèi)生所逐漸建立了檔案信息化管理系統(tǒng)，優(yōu)化了檔案存儲方式和存儲路徑，實(shí)現(xiàn)了紙質(zhì)化檔案向數(shù)字化檔案轉(zhuǎn)化目標(biāo)，解決了紙質(zhì)化檔案保存難、易丟失、易損壞等問題，保證了檔案信息的完整性，提高了檔案管理的安全性，降低了檔案丟失概率。同時，在網(wǎng)絡(luò)邊界安全保護(hù)下，有效規(guī)避了黑客等非法入侵者的攻擊，減少檔案受損，發(fā)揮了信息化檔案管理優(yōu)勢。另外，信息化檔案管理系統(tǒng)，提供檔案信息備份功能，并支持多次備份，如脫機(jī)存儲、云端存儲等方式，均支持檔案文件復(fù)制和存儲，防止檔案資料受損后帶來的負(fù)面影響。

二、檔案管理信息化建設(shè)現(xiàn)狀

（一）忽視了檔案信息化管理的重要性。部分衛(wèi)生所在檔案管理工作方面，存在認(rèn)知上的偏差，忽略了檔案信息化建設(shè)的必要性，仍繼續(xù)沿用傳統(tǒng)的檔案管理方式，降低了檔案管理工作成效，尤其在檔案信息查閱和補(bǔ)錄過程中，程序繁瑣，查找難度大，甚至出現(xiàn)檔案文件資料丟失的現(xiàn)象，帶來諸多負(fù)面影響。實(shí)踐調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，部分單位甚至未設(shè)立專門的檔案室，相關(guān)檔案管理人員，存在身兼數(shù)職的現(xiàn)象，自身的信息化素養(yǎng)不高，對信息化檔案建設(shè)相關(guān)技術(shù)設(shè)備較為陌生，難以保證檔案管理工作高質(zhì)量開展，因此，制約了信息化檔案管理工作高效開展。

（二）檔案信息化建設(shè)基礎(chǔ)設(shè)施匱乏。信息化檔案建設(shè)需要依托現(xiàn)代化信息技術(shù)、需要信息化系統(tǒng)設(shè)備的支撐，然而就部分單位檔案管理信息化建設(shè)現(xiàn)狀看：信息化設(shè)施匱乏、相關(guān)設(shè)備不完備，進(jìn)而降低了檔案管理效率，難以保證信息檔案存儲的完整性。部分紙質(zhì)化檔案紙張受損、字跡模糊，制約了檔案管理工作的有效開展，無法提供高質(zhì)量的檔案服務(wù)。

（三）檔案管理專業(yè)素質(zhì)有待提升。檔案管理人員自身的專業(yè)素質(zhì)直接關(guān)系到檔案創(chuàng)新管理成效，就檔案創(chuàng)新管理現(xiàn)狀看，檔案管理人員自身的專業(yè)技能匱乏，業(yè)務(wù)能力有待進(jìn)一步強(qiáng)化，尤其在檔案信息化建設(shè)過程中，信息素養(yǎng)不高，存在認(rèn)知上的偏差，因此，制約了相關(guān)單位檔案信息化建設(shè)進(jìn)程，導(dǎo)致檔案管理工作創(chuàng)新程度不夠。

三、創(chuàng)新檔案信息化管理工作的路徑

（一）依托互聯(lián)網(wǎng)載體建立健全完善的檔案信息資源體系。創(chuàng)新檔案管理工作過程中，加快推進(jìn)數(shù)字化檔案建設(shè)顯得尤為重要，互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境本身較為開放，在實(shí)際進(jìn)行檔案信息收集過程中，可充分利用互聯(lián)網(wǎng)渠道，加強(qiáng)檔案資源開發(fā)，整合檔案資源，實(shí)現(xiàn)檔案資源優(yōu)化配置，最大程度上提高檔案資源的利用率。因此，相關(guān)單位推進(jìn)檔案信息化建設(shè)進(jìn)程，可創(chuàng)新檔案管理模式，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享，提高工作效率。通過建立健全完善的檔案信息資源體系，實(shí)現(xiàn)了電子文件歸檔目標(biāo)，優(yōu)化了工作環(huán)境，便于檔案文件存儲和管理，進(jìn)一步強(qiáng)化了檔案信息數(shù)據(jù)管理方式。尤其在縣級衛(wèi)生所建立檔案資源庫，可全面收集、分析和存儲病人的基本信息資料，實(shí)現(xiàn)對病人就醫(yī)診治的科學(xué)規(guī)劃，更加清晰地進(jìn)行分類，有效辨別病情發(fā)展情況，便于隨訪和觀察，大大提高了衛(wèi)生服務(wù)質(zhì)量，為衛(wèi)生所各項工作高效開展夯實(shí)基礎(chǔ)。

（二）搭建檔案信息管理平臺。信息化視角下，創(chuàng)新檔案管理工作，是時代發(fā)展的必然要求。加強(qiáng)現(xiàn)代化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，加大軟硬件設(shè)備的投入，增設(shè)數(shù)字化檔案掃描儀以及打印機(jī)等，搭建專項網(wǎng)絡(luò)，是優(yōu)化相關(guān)單位檔案管理工作模式的重要前提，進(jìn)而可創(chuàng)新檔案管理方式。確保在完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的前提下，進(jìn)一步加強(qiáng)軟件開發(fā)和使用，保證衛(wèi)生所與疾控中心實(shí)現(xiàn)互聯(lián)互通目標(biāo)，便于檔案信息共享，進(jìn)一步優(yōu)化數(shù)字化檔案的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，提高檔案創(chuàng)新管理水平。

相關(guān)衛(wèi)生服務(wù)機(jī)構(gòu)通過搭建檔案信息管理平臺和系統(tǒng)，一方面收集了單位內(nèi)部的檔案信息，另一方面整合了疾控中心醫(yī)療信息，進(jìn)一步提升了檔案信息的完整性，為各項衛(wèi)生工作開展提供科學(xué)依據(jù)，最大程度上提高了檔案資源的使用率。為進(jìn)一步創(chuàng)新檔案管理工作方式，建立了相配套的應(yīng)用系統(tǒng)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案自動化辦公目標(biāo)，確保各項檔案信息高效對接，優(yōu)化了衛(wèi)生服務(wù)機(jī)構(gòu)服務(wù)方式，樹立本單位自身的正面形象，便于開展檔案宣傳工作，在改變傳統(tǒng)檔案管理方式基礎(chǔ)上，發(fā)揮了現(xiàn)代化檔案管理優(yōu)勢和價值，尤其在檔案管理數(shù)據(jù)建立下，應(yīng)用了大數(shù)據(jù)技術(shù)，提高了數(shù)據(jù)信息的收集、處理、挖掘能力，達(dá)到了檔案資料快速檢索目的，促使檔案管理水平不斷提升。同時，相關(guān)單位在信息化檔案建設(shè)過程中，加強(qiáng)對檔案網(wǎng)站服務(wù)功能的優(yōu)化，提高了查詢服務(wù)質(zhì)量，并在網(wǎng)站支持下，發(fā)揮了檔案宣傳功能，優(yōu)化了檔案宣傳路徑，進(jìn)一步擴(kuò)大了相關(guān)單位檔案宣傳的影響力，增強(qiáng)了社會功能，加強(qiáng)社會與檔案網(wǎng)站之間的聯(lián)系，創(chuàng)新了檔案管理路徑。

（三）提升檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)，加強(qiáng)檔案管理人員隊伍建設(shè)。信息化視角下的檔案信息化建設(shè)工作，對相關(guān)檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)要求較高，要具備較高的信息化素養(yǎng)，擁有豐富的檔案管理經(jīng)驗，能夠熟練操作數(shù)字化檔案系統(tǒng)及相關(guān)設(shè)備，切實(shí)提高相關(guān)檔案管理人員參與檔案信息化建設(shè)的積極性。相關(guān)衛(wèi)生機(jī)構(gòu)定期組織檔案管理人員開展教育培訓(xùn)工作，滲透信息化檔案建設(shè)相關(guān)內(nèi)容，強(qiáng)化信息化檔案建設(shè)的重要性認(rèn)識，鼓勵相關(guān)檔案管理人員相互交流經(jīng)驗，學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案管理辦法。單位內(nèi)部建立專門檔案室，提升檔案管理人員的聘用門檻，杜絕一人身兼數(shù)職的現(xiàn)象，切實(shí)將檔案信息化建設(shè)工作落到實(shí)處，優(yōu)化檔案管理方式。在培訓(xùn)中，灌輸理論知識的同時，不斷提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力和綜合素養(yǎng)，為檔案信息化建設(shè)提供源源不斷的原創(chuàng)動力。

（四）優(yōu)化檔案信息化安全保障體系建設(shè)。在互聯(lián)網(wǎng)開放的大環(huán)境下，海量的信息通過互聯(lián)網(wǎng)平臺進(jìn)行傳播，為保證檔案文件資料的完整性和安全性，建立檔案信息化安全保障體系顯得尤為重要。相關(guān)衛(wèi)生機(jī)構(gòu)需要優(yōu)化內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，做好內(nèi)外部網(wǎng)絡(luò)邊界防御工作，建立防火墻，在計算機(jī)系統(tǒng)中安裝殺毒軟件等，加強(qiáng)對黑客、網(wǎng)絡(luò)病毒的防御，避免檔案被篡改、竊取和惡意損壞，提升檔案信息管理系統(tǒng)抵御能力，保證檔案信息的完整性，防止受損。同時，在檔案信息化安全保障體系建設(shè)基礎(chǔ)上，為進(jìn)一步強(qiáng)化檔案信息安全，相關(guān)單位建立了檔案管理制度，科學(xué)劃分檔案框架，制定新型的管理布局，將具體的責(zé)任意識落實(shí)到個人，要求相關(guān)檔案管理人員嚴(yán)格按照各項管理制度，執(zhí)行檔案管理工作，進(jìn)而提升檔案管理工作整體效率。另外，強(qiáng)化檔案跟蹤和監(jiān)控水平，對應(yīng)用系統(tǒng)進(jìn)行處理，定期更新和升級檔案管理系統(tǒng)，增強(qiáng)對潛在風(fēng)險隱患的預(yù)見性，促使相關(guān)單位不斷提升檔案信息管理水平。

四、結(jié)語

綜上所述，信息化時代背景下，信息化檔案建設(shè)勢在必行，相關(guān)單位要提升對檔案信息化、數(shù)字化建設(shè)的重要性認(rèn)識，加大現(xiàn)代化信息技術(shù)的投入，加快推進(jìn)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)進(jìn)程，積極引進(jìn)檔案掃描設(shè)備和檔案打印設(shè)備，強(qiáng)化軟硬件設(shè)備的使用。同時，要做好檔案管理人員培訓(xùn)工作，不斷提升檔案管理人員的信息化素養(yǎng)，切實(shí)為檔案管理工作創(chuàng)新發(fā)展提供保障。另外，要搭建檔案信息化安全保障體系，不斷提升檔案信息化管理水平。