新時期如何建立健全干部人事檔案管理制度
——以農(nóng)業(yè)科研單位為例

文/云南省農(nóng)業(yè)科學院茶葉研究所 寧功偉

制度是開展工作的前提和保障，農(nóng)業(yè)科研單位人事檔案管理亦是如此。檔案制度建設就是通過一系列措施，使檔案管理工作制度化、規(guī)范化和科學化，以保證檔案管理工作的質(zhì)量和效率。隨著國家治理現(xiàn)代化的推進及干部人事制度改革的不斷深入，人事檔案發(fā)揮作用的空間越來越大，與干部職工的關系越來越密切，同時對人事檔案管理工作也提出了新的標準與要求。人事檔案管理作為農(nóng)業(yè)科研單位日常管理工作的一部分，必須樹立新的觀念，建立健全人事檔案管理工作規(guī)章制度，才能實現(xiàn)單位人事檔案管理規(guī)范、運行有序、服務高效的目標，而這一目標又必須依賴一個兼具全面性和科學性的規(guī)章制度體系。

一、農(nóng)業(yè)科研單位人事檔案管理制度建設的重要性

（一）有利于增強干部職工的檔案管理意識。人事檔案從材料生成、收集、整理到歸檔和提供利用，手續(xù)多，要經(jīng)過多人的操作，涉及面較廣，通過建立并積極有效地貫徹執(zhí)行檔案管理制度，有助于提高檔案管理工作人員的檔案意識；人事檔案管理工作流程科學化、明晰化、規(guī)范化，能夠促使干部職工更樂于配合檔案管理部門完成個人學歷學位、入黨（團）、考核（鑒定）和科研成果等人事檔案材料的歸檔，提高全體干部職工的檔案管理意識。

（二）有利于提高人事檔案的管理質(zhì)量。農(nóng)業(yè)科研單位構(gòu)建完善的人事檔案管理制度，有兩方面優(yōu)勢：一方面，有助于規(guī)范或完善人事檔案各項工作，人性化、科學化管理人事檔案，確保檔案的安全性和保密性；另一方面，還可以為單位科研、人事等部門提供強有力的依據(jù)，比如，業(yè)績評價、工資調(diào)整、干部考察、職務晉升等，最大限度地發(fā)揮人事檔案管理的作用和價值。

（三）有利于人事檔案管理法制化和規(guī)范化。法制化是做好人事檔案管理工作的基礎，做好人事檔案管理工作應以依法治檔為根本，實現(xiàn)檔案管理制度化。人事檔案是個人生平履歷的憑證、依據(jù)和參考材料，具有法律效應，來不得半點馬虎。人事檔案管理的法制化，就是要依據(jù)《中華人民共和國檔案法》和《中華人民共和國保守國家秘密法》等法律法規(guī)來管理檔案，農(nóng)業(yè)科研單位人事檔案管理工作的規(guī)范和完善需要有一套完整的制度體系作保障，這樣才能推動人事檔案管理的法制化和規(guī)范化。總之，農(nóng)業(yè)科研單位只有不斷建立健全人事檔案管理制度，依法治檔、依法管檔，向制度要管理，向制度要效率，才能實現(xiàn)人事檔案管理的法制化、科學化和規(guī)范化。

二、農(nóng)業(yè)科研單位人事檔案制度建設存在的問題

（一）檔案管理制度不全面。人事檔案是農(nóng)業(yè)科研單位檔案的重要組成部分，不僅關系到單位職工的信息記錄，而且關系到人事主管部門相關工作的統(tǒng)籌安排。但是，當前大部分農(nóng)業(yè)科研單位并沒有建立健全人事檔案管理制度，沒能實現(xiàn)全面綜合的有效管理。首先，事業(yè)單位現(xiàn)行管理制度主要集中于檔案存儲方面的管理，沒能圍繞人事檔案全過程制定系統(tǒng)完善的人事檔案管理制度，嚴重影響了檔案材料收集的全面性和數(shù)據(jù)存儲的準確性。其次，人事檔案在接收、鑒別、整理、轉(zhuǎn)遞和查借閱等方面的管理制度缺失嚴重，檔案的安全及保密工作存在很大風險，這嚴重影響了檔案管理工作的效率和質(zhì)量。

（二）檔案管理制度陳舊落后。就目前而言，大部分農(nóng)業(yè)科研單位人事檔案管理制度雖已參照《干部人事檔案工作條例》和《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》等管理規(guī)定做了修改和完善，這些管理制度都是在20世紀末期形成的，對我國檔案管理制度的建立、檔案機構(gòu)的完善和檔案事業(yè)體系的形成曾經(jīng)發(fā)揮過巨大的作用。隨著干部人事制度改革的不斷深入，檔案信息形態(tài)、檔案的整理、存儲及業(yè)務范圍都在發(fā)生變化，這種產(chǎn)生于計劃經(jīng)濟時代的檔案管理制度雖有過一些調(diào)整：如2009年中組部重新頒布的《干部人事檔案收集歸檔規(guī)定》等制度，但農(nóng)業(yè)科研單位的人事檔案管理仍處于相對落后封閉的狀態(tài)，沒有順應時代發(fā)展，更沒有適應事業(yè)單位人事制度的變化，對檔案管理現(xiàn)代化及信息化方面的管理規(guī)定很少涉及。另外，農(nóng)業(yè)科研單位聘用人員是按照專業(yè)技術、行政管理和工勤技能崗位實行聘任，人事檔案管理制度對專業(yè)技術人員和行政管理人員人事檔案均有相應的管理規(guī)定，但對工勤技能人員人事檔案的管理卻沒有明確。

（三）檔案管理工作與單位實際銜接不暢。農(nóng)業(yè)科研單位檔案管理工作人員并非專職人員，大部分身兼數(shù)職，有時還頻繁換人。由于檔案管理人員事務繁多，在檔案材料的收集、整理及歸檔方面往往力不從心，人事檔案管理只是平時的機械式收集堆放，沒有按時進行整理歸檔，部分單位甚至多年不對檔案進行歸檔。由此造成人事檔案手續(xù)不完備或遺失，如干部履歷表、干部履職考核表等雖有表但未簽字蓋章，有的職工甚至沒有把材料交給人事檔案管理部門，如此惡性循環(huán)，最終導致人事檔案管理工作無法正常開展。

三、農(nóng)業(yè)科研單位人事檔案制度建設的意見建議

（一）正確認識農(nóng)業(yè)科研單位人事檔案管理的重要性。人事檔案記錄著干部職工學習和工作中的不同經(jīng)歷和德才表現(xiàn)，是教育培養(yǎng)、選拔聘用、監(jiān)督管理干部和評鑒人才的重要基礎，是維護干部職工合法權(quán)益的重要依據(jù)，是社會信用體系的重要組成部分，同時也是人力資源管理與開發(fā)的重要依據(jù)。農(nóng)業(yè)科研單位領導不能輕視干部人事檔案管理，要切實提高思想認識，加強組織領導，嚴格責任落實，將人事檔案管理工作與其他工作開展相結(jié)合，將檔案管理納入考核，實行科學合理的激勵獎懲機制。同時，要及時組織協(xié)調(diào)解決好干部人事檔案管理工作中出現(xiàn)的難題，增加檔案管理工作的資金投入，不斷更新和完善檔案管理工作基礎設施和電子設備，選拔配備一批專業(yè)素質(zhì)過硬、工作責任心較強的人員從事檔案管理工作，著實提高單位檔案管理的水平和效率，以推進檔案管理工作順利進行。

（二）制定符合本系統(tǒng)本單位的檔案管理制度?？茖W合理的檔案管理制度是科研單位人事檔案管理有序開展的重要保障，各級各類農(nóng)業(yè)科研單位都應建立一個符合本單位的完善的檔案管理制度。首先，要明確人事檔案管理工作細節(jié)，包括檔案收集范圍、整理規(guī)范、查借閱等相關事項。從細節(jié)入手，建立一個完整的檔案管理行為細則。在一個完善的檔案管理制度中，應對檔案管理過程中可能發(fā)生的情況作出說明。例如，檔案出現(xiàn)破損時，工作人員應當怎么處理，這些都應該在管理細則中體現(xiàn)出來，從而為檔案管理工作提供一個正確的依據(jù)。其次，應堅持“責任到人”原則。人事檔案管理，應當以條文形式明確管檔工作人員具體的工作職責，避免人浮于事，同時也有利于提高檔案管理的工作效率。人事檔案管理工作并不是一件一蹴而就的工作，而是一項循序漸進、不斷更新和完善的工作。因此，建立一個科學合理的干部人事檔案管理制度是非常必要的，這樣才能保證管檔工作人員有用武之地。最后，人事檔案管理制度相關條文的制定要與時俱進，尤其是近年來干部人事制度改革的不斷深入，科研事業(yè)單位用人情況也在不斷發(fā)生變化，這就要求人事檔案管理制度隨干部人事制度的改革而變化，應結(jié)合單位實際不斷修改和完善人事檔案鑒別歸檔、檢查核對及檔案數(shù)字化等制度。同時，應根據(jù)事業(yè)單位干部人事制度改革、人員流動等新情況、新問題，制定一些新的規(guī)章制度，通過不斷更新和完善檔案管理制度，從而提高檔案管理質(zhì)量和效率。

（三）加強干部人事檔案信息化建設。農(nóng)業(yè)科研單位應樹立信息化管理思想意識，加強檔案管理工作信息化建設。首先，領導及檔案管理工作人員應該樹立起電子化信息化思想意識，勇于挑戰(zhàn)新事物，在檔案管理工作中要拋棄落后的管理理念，在檔案管理中使用先進信息化手段解決問題。其次，農(nóng)業(yè)科研單位要建立健全檔案信息化管理設施系統(tǒng)，同時還要強化信息化軟件和硬件的實施，從整體上促使電子設備和網(wǎng)絡在農(nóng)業(yè)科研單位檔案管理中的使用率，促使檔案管理工作效率和質(zhì)量不斷提升。最后，農(nóng)業(yè)科研單位要構(gòu)建人事檔案信息化管理制度，通過科學有效的制度，確保檔案信息化管理工作的有序開展。確保電子檔案管理的安全、科學、合理、有效。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案存在很多弊端，比如：易丟失、難保存、不便捷等。電子檔案方便人們隨時查閱信息，全面避免了人事檔案人為涂改、調(diào)換等現(xiàn)象，實現(xiàn)人事檔案管理工作的高效運行，達到提高人才資源合理配置的目標。

四、結(jié)語

農(nóng)業(yè)科研單位人事檔案管理是一項非常重要的工作，所以，這就要求農(nóng)業(yè)科研單位從思想意識上認識到人事檔案管理工作的重要性，立足于實際，投入人力、物力、財力，構(gòu)建完善的人事檔案管理制度，不斷強化檔案管理工作信息化建設力度，從整體上促使檔案管理工作信息化水平提升，從而真正意義上助推人事檔案管理工作穩(wěn)健可持續(xù)發(fā)展。