新時期高校檔案的保管和利用

文/湖北國土資源職業(yè)學院 許冬凌

在當前社會經濟穩(wěn)定發(fā)展的背景下，各大高校的規(guī)模在不斷擴大。高校是大量信息的聚集地，所以開展檔案管理工作是必要的，這是一種能夠將大量信息進行系統(tǒng)化管理與歸納的重要方式，檔案管理對高校的發(fā)展，有著重要的作用。計算機高科技的問世，為檔案管理工作帶來更多便捷，使得檔案管理發(fā)生了大轉折，為適應新時代發(fā)展，需要有效轉變傳統(tǒng)檔案管理模式，并合理應用先進信息技術，提高管理的效率。

一、新時期高校檔案管理與利用面臨的問題

（一）檔案管理作用相對較小。檔案管理工作能夠發(fā)揮一定的作用與價值，在經過整理與歸納完成后，可以在需要時及時抽調，而且其價值相對穩(wěn)定。但當前部分高校管理人員沒有認識到這一點，導致檔案管理工作管理水平相對較低，甚至還會出現被忽視的現象，同時檔案管理經費不夠充足，難以提高檔案管理的效率，導致資料較為散亂，在后期應用的過程中需要花費一定的時間與精力。

（二）檔案管理人員能力欠缺。由于部分高校對檔案管理工作不夠重視，因而沒有聘請專業(yè)的檔案管理人員，導致現有的檔案管理人員無法適應其工作模式，而且面對大量的數據無法有效對其歸納與整理。除此之外，還會受檔案管理人員自身的影響，其對檔案管理工作、理論知識與實踐知識掌握不夠充分，沒有積極參與各項培訓，從而導致難以提高工作的效率，限制檔案管理工作的穩(wěn)定開展。

（三）檔案管理結構較為單一，各項制度有待完善。據實際調查分析，部分高校檔案管理沿用傳統(tǒng)檔案管理模式，很多方面相對單一，沒有遵循新時代檔案管理要求，無法真正發(fā)揮檔案管理的作用，限制檔案利用效率的提升。再加上部分高校檔案沒有遵循并使用新時期產物，從而導致受傳統(tǒng)檔案管理模式的影響，沒有積極將電子檔案應用到高校檔案管理當中。除此之外，檔案管理制度不夠完善，沒有對每一環(huán)節(jié)檔案管理提出要求，導致檔案管理過程中極其容易出現信息丟失與泄露的現象，嚴重影響高校的穩(wěn)定發(fā)展。

（四）服務意識較低。由于當前高校檔案管理存在多樣化問題，進而導致高校師生在對相關資料查找的過程中難以第一時間尋找，而且無法提高檔案查詢的效率，這樣不僅會影響高校教學與資料的整合工作，甚至還會受不完整檔案的影響而導致檔案利用效率難以提升。

二、新時期高校檔案管理與開發(fā)利用要點分析

（一）建立規(guī)章制度。高校要想穩(wěn)定發(fā)展，不僅需要優(yōu)化師資力量以及教學資源，同時還需要注重檔案管理工作的開展，并保障其具備科學性與合理性。完善并建立相應的規(guī)章制度，確保每一環(huán)節(jié)都能夠遵守，保證檔案管理工作具備一定的高效性，從而發(fā)揮檔案的價值。

（二）培養(yǎng)檔案管理人員的創(chuàng)新意識。在信息技術穩(wěn)定發(fā)展的背景下，高校正在不斷實施擴建工作，各環(huán)節(jié)信息數據量不斷提升，傳統(tǒng)的紙質檔案管理已經無法適應新時期發(fā)展。因此，為了適應電子環(huán)境的發(fā)展，需要掌握文件與檔案工作的要點，確保能夠注重創(chuàng)新并合理運用先進的檔案管理技術。高校有關領導需要不斷向檔案管理人員滲透創(chuàng)新思想，并為其創(chuàng)設優(yōu)質的環(huán)境，引導其積極參與創(chuàng)新實踐，注重多樣化激勵手段的運用，同時可以施加一些壓力，促使每個檔案管理人員都具備創(chuàng)新意識，挖掘其潛力，適應高校檔案管理工作的改革與創(chuàng)新。

（三）培養(yǎng)信息處理能力和開發(fā)能力。在新時期穩(wěn)定發(fā)展的背景下，無論哪一個行業(yè)都需要得到信息技術的支撐，其中在高校實際開展檔案管理工作的過程中，為了能夠順應信息時代的發(fā)展，需要注重分析計算機網絡和多媒體技術的優(yōu)勢，將其合理融入高校檔案管理工作當中，并挖掘探索其優(yōu)勢。還應該注重規(guī)范化系統(tǒng)的開發(fā)與維護，全面發(fā)揮其作用，完善檔案管理工作功能的需求。因此，高校檔案管理工作人員，需要具備較高的處理能力與開發(fā)能力，確保掌握各項新技術的應用模式，并不斷開發(fā)與創(chuàng)新，順應時代發(fā)展的同時，提高檔案管理的效率。

（四）轉變傳統(tǒng)思想，強化服務意識。從事高校檔案管理的工作人員需要對這份工作有著充足的認識，同時需要具備一定的積極性，確保能夠有效服務于人們。因此，高校需要注重檔案管理部門的優(yōu)化，并有效彌補傳統(tǒng)檔案管理存在的問題，不僅需要提供政治服務，同時還需要將檔案資源服務于學校的經濟建設。而且，高校檔案管理部門要適當向社會提供服務，這樣能夠全面發(fā)揮資源的利用效率，并實現資源共享。除此之外，高校檔案管理人員在實際參與工作的過程中，還需要建立相對完善的檢索系統(tǒng)，從而滿足客戶的各項要求。例如，可以事先分析學生檔案當前教學模式，并評價教學質量，從而制定針對性方案，合理運用信息技術強化檔案信息網站建設，優(yōu)化檔案查詢界面，為用戶提供簡單便捷的操作流程，全面提高檔案管理的效率。

（五）建立信息反饋檔案。目前高校學生就業(yè)實行用人單位與畢業(yè)學生雙向選擇體制，學生在畢業(yè)時會面臨一定的就業(yè)壓力。因此，高校在管理檔案的過程中，需要分析檔案管理存在的問題，并合理進行檔案反饋，促使畢業(yè)生為在校學生提供相關就業(yè)信息，這樣能夠為高校的穩(wěn)定發(fā)展提供有力幫助，同時能夠解決高校學生就業(yè)困難問題。

（六）推進檔案信息數字化建設。所謂檔案信息化數字，并不是簡單地將紙質檔案編輯并儲存到計算機當中，而是將檔案信息進行分類與歸納，并且從多個角度明確檔案所涉及的內容，確保在使用關鍵詞檢索的過程中能夠查詢到準確的答案。而且，在此環(huán)節(jié)中，還需要對檔案進行合理排序，分析檔案當中是否涉及圖片聲音等其他形式，并運用對應設備提高檔案信息數字化管理的效率。再加上數字化檔案信息管理，工作量相對較大，一些關鍵性的檔案數據或較為緊急的數據，則需要進行數字化處理，并優(yōu)化檔案信息數據庫，確保能夠有效為全校師生提供優(yōu)質的服務，保障每一環(huán)節(jié)檔案管理的準確性。

（七）注重宣傳，提高檔案的利用效率。高校在新時期開展檔案管理工作的過程中，需要通過對檔案法以及學生檔案的管理制度開展宣傳工作，進一步強化全校師生的檔案意識，尤其是針對學生工作和就業(yè)方面，必須要強化檔案管理工作人員的責任心，有效解決學生檔案材料的質量問題。與此同時，為了全面提高檔案利用效率，需要合理運用計算機對檔案進行管理，必要推行統(tǒng)一并且具備個性化的學生檔案管理系統(tǒng)，完善學生檔案信息以及學籍管理數據庫等，確保在日常查詢與使用的過程中，能夠更加便捷，保障每一環(huán)節(jié)數據的準確性。

三、結語

總而言之，新時期的高校檔案信息管理與利用，需要分析當前檔案管理存在的問題，并將新科技與新型管理模式融入檔案管理工作中，符合時代特色的同時，能夠全面提高檔案信息的利用效率。因此，在高校實際開展檔案管理工作的過程中，必須要全面分析檔案管理的要點，并分析傳統(tǒng)管理模式存在的問題，從而制定針對性檔案管理方案，提高檔案管理的效率，確保能夠實現資源共享，最大限度優(yōu)化資源利用。