高校辦公室檔案管理的不足及應(yīng)對(duì)策略

文/海南政法職業(yè)學(xué)院 陳曼

隨著我國(guó)社會(huì)和經(jīng)濟(jì)的不斷進(jìn)步和發(fā)展，眾多高校也在不斷擴(kuò)大規(guī)模，院系和學(xué)科的增設(shè)使得相關(guān)資料越來越多，因此學(xué)校的資料檔案隨著時(shí)間的推移而不斷累積，在一定程度上增加了高校辦公室檔案管理的難度。高校辦公室檔案大致包括了辦公、教學(xué)、學(xué)生三方面，有序的辦公室檔案管理可提升高校的管理水平、提高高校的工作效率，因此各高校需針對(duì)辦公室檔案管理目前存在的不足采取有效的應(yīng)對(duì)策略，提高高校辦公室檔案管理的效率，從而促進(jìn)高校管理工作有效開展。

一、高校辦公室檔案管理的重要性

辦公、教學(xué)、學(xué)生三方面的資料是高校辦公室檔案的主要內(nèi)容：學(xué)生檔案包括了學(xué)生的學(xué)籍信息、成績(jī)信息以及畢業(yè)信息等；教學(xué)檔案主要是一直以來積累的教學(xué)資料、教材等；辦公檔案主要涉及崗位人員的調(diào)動(dòng)、教師及工作人員的聘用合同等。這些資料的作用在平時(shí)可能不會(huì)凸顯，但對(duì)于高校的發(fā)展建設(shè)，教師學(xué)生的信息建設(shè)都十分重要，因此對(duì)其進(jìn)行統(tǒng)一、系統(tǒng)的管理十分必要，有效的高校辦公室檔案管理可較好地減輕管理工作的復(fù)雜度，利于高校管理效率和水平的提升。

二、高校辦公室檔案管理存在的不足

就我國(guó)高校目前的管理工作而言，在檔案管理方面仍然存在著許多不足之處，例如管理人員工作水平不高、高校的重視度不足、管理方法滯后以及管理設(shè)施條件較差等，具體如下。

（一）檔案管理人員工作水平較差。高校對(duì)于辦公室檔案管理工作的重視度不足：首先，在檔案管理人員的任用方面沒有經(jīng)過嚴(yán)格的篩選，對(duì)于檔案管理人員的工作水平要求不高，導(dǎo)致了辦公室檔案管理人員本身就不具備較高的管理能力。其次，高校在確定檔案管理人員后，沒有對(duì)其開展專業(yè)的入職培訓(xùn)，導(dǎo)致檔案管理人員對(duì)于自身的工作缺乏科學(xué)的認(rèn)識(shí)，不知道如何才能更好地開展管理工作，從而無法保證檔案管理工作的質(zhì)量。最后，檔案管理人員入職后，高校很少對(duì)辦公室檔案管理人員有嚴(yán)格的考核，這就容易導(dǎo)致相關(guān)人員工作水平一直得不到提升，甚至其工作水平還有可能逐漸下降，非常不利于檔案的管理。此外，辦公室檔案管理人員一旦確定后很少變動(dòng)，辦公室檔案管理人員可能會(huì)連續(xù)任職數(shù)年，這就意味著其管理方法可能是很多年前的了，不利于高校辦公室檔案管理與時(shí)俱進(jìn)。

（二）高校對(duì)檔案管理的重視度不足。在高校的管理工作中，辦公室檔案管理往往是不引人注目的一項(xiàng)管理工作，但其實(shí)際上是高校管理工作中最重要的組成部分之一。許多高校認(rèn)為，既然不會(huì)對(duì)學(xué)校的檔案管理工作進(jìn)行考核，那就將更多的精力投入其他工作中。久而久之，檔案管理工作越來越不受重視。高校對(duì)此工作的不重視，會(huì)影響到辦公室檔案管理人員的工作態(tài)度，容易造成檔案管理人員工作積極性不高、責(zé)任意識(shí)不強(qiáng)等，導(dǎo)致其在工作中操作不規(guī)范、不標(biāo)準(zhǔn)，使得檔案管理工作的質(zhì)量不高，在一定程度上阻礙了高校辦公室檔案管理的有效開展。

（三）檔案管理設(shè)施條件較差。就目前的高校管理工作而言，大多數(shù)高校將資金投入學(xué)術(shù)研究和科研成果的管理上，往往在辦公室檔案管理方面較少甚至不投入資金，這就導(dǎo)致出現(xiàn)檔案管理設(shè)施不達(dá)標(biāo)的現(xiàn)狀。一方面，舊的檔案管理設(shè)施使用期限過久卻始終得不到更換，從而出現(xiàn)老舊、破損的情況，不利于檔案的保存，而傳統(tǒng)的檔案一般都是紙質(zhì)的，這就容易導(dǎo)致檔案被一些非人為的因素破壞，例如蟲蛀、潮濕等；另一方面，許多高校的檔案管理室沒有齊全的管理設(shè)施，存在室內(nèi)環(huán)境不符合標(biāo)準(zhǔn)、消防設(shè)備不齊全等諸多問題，例如檔案室內(nèi)的溫濕度是否異常、內(nèi)部是否干凈整潔等，不僅不利于檔案的保存，而且，如果發(fā)生一些意外事件，則很難保證檔案的安全；還有一些高校的網(wǎng)絡(luò)檔案管理系統(tǒng)很少得到維護(hù)，存在著較大的安全隱患。

（四）檔案管理方法滯后。目前，許多高校依然使用紙質(zhì)的材料進(jìn)行檔案的管理，沒有隨著科技的發(fā)展去改變傳統(tǒng)的檔案管理方式，沒有充分利用好現(xiàn)有的科技手段。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案不僅需要耗費(fèi)大量的紙質(zhì)資源，而且所占的空間也會(huì)隨著檔案量的增加而不斷擴(kuò)大，在一定程度上加大了管理的難度和工作量。并且，在尋找紙質(zhì)檔案時(shí)需要耗費(fèi)較長(zhǎng)的時(shí)間，使得檔案管理的工作效率大打折扣。而相對(duì)的，我們可以更加明顯地看到利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檔案管理的眾多優(yōu)勢(shì)，存儲(chǔ)占用的空間少、搜索快而準(zhǔn)等。總之，檔案管理方法的滯后在較大程度上阻礙了檔案管理工作效率的提升。

三、高校辦公室檔案管理的優(yōu)化策略

針對(duì)我國(guó)高校辦公室檔案管理的現(xiàn)存問題，為提高檔案管理工作的效率，筆者提供了以下幾點(diǎn)相應(yīng)的優(yōu)化策略以供參考。

（一）提高檔案管理人員工作水平。要想提高檔案管理人員的工作水平，就要從任職人員的篩選、職前和職中培訓(xùn)、相應(yīng)的考核等多方面加大管理力度，從而有效提高管理人員的工作水平。首先，要在管理人員的選用方面嚴(yán)格把關(guān)，選擇具有較高專業(yè)素質(zhì)的、有較強(qiáng)責(zé)任心的、細(xì)心且踏實(shí)的人員作為檔案的管理人員，把控好管理人員的入口，要求管理人員在任職前就具備一定的管理基礎(chǔ)能力。其次，要在管理人員正式入職后開展專門的入職培訓(xùn)，使其對(duì)于崗位的工作內(nèi)容及方法等都深入了解，便于今后工作的有效進(jìn)行。對(duì)已經(jīng)在崗的檔案管理人員進(jìn)行定期的培訓(xùn)和嚴(yán)格的考核，使其在培訓(xùn)中不斷提高自身的專業(yè)知識(shí)與素養(yǎng)，嚴(yán)格的制度考核可在一定程度上保障管理工作的有效性，并且還可能促進(jìn)管理人員工作水平不斷提高，保障高校檔案管理工作效果和質(zhì)量也得到較大的提升。例如，某高校開展了檔案規(guī)范化管理知識(shí)講座，請(qǐng)相關(guān)的專家對(duì)相關(guān)知識(shí)及政策進(jìn)行了全面解讀，組織相關(guān)的檔案管理人員參加講座學(xué)習(xí)，并且要求其做好相關(guān)的記錄，事后還要寫出自己的心得體會(huì)和完善工作的具體措施，以此推動(dòng)檔案管理人員的管理水平不斷提高。

（二）高校加大對(duì)檔案管理的重視。作為高校管理工作中的重要組成部分之一，檔案管理工作應(yīng)該得到各大高校的重視。高校應(yīng)將檔案管理工作質(zhì)量的提高列入學(xué)校的發(fā)展規(guī)劃中，合理分配對(duì)于學(xué)校各類管理工作的關(guān)注度、重視度，加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的規(guī)范化管理。一方面，要重視相關(guān)制度的建立和完善，構(gòu)建科學(xué)合理的管理制度，使檔案管理人員的工作能夠有章可循，從而使此項(xiàng)工作更加規(guī)范化。建立相應(yīng)的考核制度，為檔案管理工作的質(zhì)量、效率以及相關(guān)管理人員工作水平的提高提供有效的制度保障；另一方面，要加大對(duì)檔案管理的資金投入，充足的資金是有效開展檔案管理工作的基礎(chǔ)前提和保證，只有投入的資金足夠了，檔案管理的設(shè)施、手段等才能得到更新和維護(hù)，才能保證檔案管理工作有效開展。

（三）完善檔案管理設(shè)施。針對(duì)眾多高校目前存在的檔案管理設(shè)施條件較差的問題，各高?？杉哟笙嚓P(guān)方面的重視和投入力度，對(duì)現(xiàn)有的檔案管理設(shè)施進(jìn)行全面排查，對(duì)于出現(xiàn)小問題的設(shè)施可做相應(yīng)的檢修，而對(duì)于過于破舊、無法修補(bǔ)或者檢修后仍不能發(fā)揮較好作用的設(shè)施，則可將其淘汰，去購置一批新的、有較高質(zhì)量的檔案管理設(shè)施。另外，高校還需要針對(duì)目前缺少的檔案管理設(shè)施進(jìn)行合理的添加，根據(jù)檔案管理工作的實(shí)際需求合理增置相關(guān)設(shè)施。在傳統(tǒng)的檔案管理設(shè)施方面，需要注意其防護(hù)性等，排除蟲蛀、潮濕等可能，并且還要做好相關(guān)的消防必要措施，避免當(dāng)火災(zāi)發(fā)生時(shí)檔案全部被燒毀的嚴(yán)重事件出現(xiàn)。而在信息化管理設(shè)施設(shè)備方面，高校應(yīng)在硬件和軟件兩方面都加大管理力度，建立安全的信息保護(hù)機(jī)制，防止信息泄露。

（四）更新檔案管理方法。為解決高校目前普遍存在的檔案管理方法的滯后問題，各高校應(yīng)采取合理的策略更新檔案管理方法，使檔案管理的方法手段隨著時(shí)代科技的進(jìn)步不斷完善。其一，可加大資金投入，建立學(xué)校專屬的、系統(tǒng)化的檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，改變傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式，這樣不僅提高了檔案管理的效率，也節(jié)省了購買檔案袋等方面的開支，而且還不會(huì)占用較大的實(shí)際空間，在需要了解某項(xiàng)檔案信息時(shí)，能夠快速而精準(zhǔn)地查找到，利于檔案管理工作效率的提升，同樣也利于檔案的規(guī)范化管理。其二，還可根據(jù)高校的自身特點(diǎn)構(gòu)建具有獨(dú)特性的檔案管理方法，在提高檔案管理效率的同時(shí)，也能夠彰顯學(xué)校自身特色，可在一定程度上提高學(xué)校的綜合管理水平。例如，某一理工類高校開展了檔案管理編程大賽，將檔案管理的具體項(xiàng)目等經(jīng)一定的修改后給參賽者，鼓勵(lì)其創(chuàng)造出高效的、系統(tǒng)化的檔案管理程序或網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，并且融入學(xué)校的特色元素，最后評(píng)選出最佳的參賽作品，給予其相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)。

四、結(jié)語

總而言之，在社會(huì)經(jīng)濟(jì)與科技都迅速發(fā)展的當(dāng)今時(shí)代，各高校應(yīng)主動(dòng)提升自身的競(jìng)爭(zhēng)力，提高學(xué)校的管理水平，加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視，加大相關(guān)方面的資金投入，不斷完善檔案管理的設(shè)施與方法，確保檔案管理的工作效率和質(zhì)量，從而利于學(xué)校工作的有效開展，推動(dòng)學(xué)校工作水平不斷提升。