就業(yè)視角下高校學(xué)生檔案管理工作創(chuàng)新與實(shí)踐

文/遼寧大學(xué) 王薌馨

近年來(lái)，由于我國(guó)教育領(lǐng)域工作水平不斷提高，使得高校不斷增加自身的學(xué)生招收數(shù)量，以高校的教育工作提高我國(guó)的國(guó)民素質(zhì)。高校管理人員應(yīng)明確就業(yè)視角下對(duì)學(xué)生檔案管理的要求，全面掌握其地位、作用及重點(diǎn)內(nèi)容，并且對(duì)自身的管理工作進(jìn)行全面分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)相關(guān)工作中的問(wèn)題，以此提高就業(yè)視角下檔案管理工作創(chuàng)新的科學(xué)性及有效性，使得檔案管理工作可以促進(jìn)學(xué)生健康成長(zhǎng)。

一、就業(yè)視角下高校學(xué)生檔案管理的地位與作用

（一）記錄就業(yè)前的個(gè)人經(jīng)歷，提高大學(xué)生的綜合素質(zhì)。在就業(yè)視角下提高檔案管理工作質(zhì)量過(guò)程中，管理人員應(yīng)明確檔案管理工作的地位及作用，進(jìn)而不斷提高其對(duì)檔案管理工作的重視，為學(xué)生就業(yè)提供一定的條件，保障學(xué)生健康成長(zhǎng)。學(xué)生檔案管理工作可以全面記錄學(xué)生的在校情況，記錄學(xué)生就業(yè)前情況，全面完善學(xué)生的個(gè)人資料。另外，學(xué)生的檔案管理工作是教師對(duì)學(xué)生進(jìn)行個(gè)性化教學(xué)工作的依據(jù)，以記錄學(xué)習(xí)與生活的方式激勵(lì)學(xué)生提高自身的學(xué)習(xí)能力，促使其在學(xué)習(xí)工作中提高自身綜合素質(zhì)，為健康成長(zhǎng)打下良好的基礎(chǔ)。

（二）在就業(yè)中加大被選用的機(jī)會(huì)。隨著社會(huì)的發(fā)展，就業(yè)選擇方式也在不斷發(fā)生變化，需要企業(yè)與學(xué)生進(jìn)行雙方互相選擇，以此保證學(xué)生科學(xué)就業(yè)。檔案管理工作詳細(xì)記錄了學(xué)生的學(xué)習(xí)情況、活動(dòng)參與情況，明確學(xué)生的能力，檔案可以為企業(yè)提供詳細(xì)了解學(xué)生的途徑，提高學(xué)生被企業(yè)選用的幾率，幫助學(xué)生擴(kuò)大自身的社會(huì)競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)，保證學(xué)生可以被理想的企業(yè)選用，為學(xué)生的日后發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。

（三）保障學(xué)生就業(yè)后的合法權(quán)益。在以往的就業(yè)機(jī)制中，部分企業(yè)并未加強(qiáng)對(duì)學(xué)生戶(hù)口及檔案的落實(shí)，出現(xiàn)檔案管理工作不合理的現(xiàn)象，使得學(xué)生對(duì)檔案管理工作的重視程度較低。但是隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的不斷完善，各個(gè)行業(yè)內(nèi)的企業(yè)不斷完善自身的檔案管理制度，提高對(duì)檔案管理工作的重視，根據(jù)學(xué)生的檔案情況為學(xué)生落實(shí)戶(hù)口及社保等問(wèn)題，以此保障學(xué)生就業(yè)后的合法權(quán)益，確保檔案管理工作可以在學(xué)生發(fā)展中發(fā)揮其效用，以此促進(jìn)學(xué)生健康成長(zhǎng)。

二、就業(yè)視角下學(xué)生檔案管理工作重點(diǎn)

（一）學(xué)生檔案資料收集。學(xué)生檔案信息搜集是檔案管理工作的重點(diǎn)，可以在一定程度上完善學(xué)生的信息，為用人單位選取合適的人才提供一定的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)，因此，在實(shí)際工作中，管理人員應(yīng)提高學(xué)生檔案資料收集工作的質(zhì)量，確保為學(xué)生的成長(zhǎng)作出貢獻(xiàn)。首先，管理人員要根據(jù)學(xué)生在學(xué)校中的思想狀況收集相關(guān)資料，保證用人單位加強(qiáng)對(duì)學(xué)生思想的了解。其次，管理人員應(yīng)對(duì)學(xué)生的學(xué)習(xí)信息進(jìn)行全面收集，明確學(xué)生的工作能力。最后，管理人員要加強(qiáng)對(duì)學(xué)生身體素質(zhì)方面資料的收集，保證學(xué)生的身體素質(zhì)可以滿(mǎn)足用人企業(yè)的要求。

（二）學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞。在檔案管理工作中，管理人員要明確檔案隨著學(xué)生的變動(dòng)而變動(dòng)，因此，在學(xué)生就業(yè)后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行學(xué)生檔案的傳遞。管理人員在學(xué)生進(jìn)入企業(yè)后，快速完善通知單，保證學(xué)生檔案可以及時(shí)轉(zhuǎn)遞。在轉(zhuǎn)遞過(guò)程中，管理人員應(yīng)要求學(xué)生加強(qiáng)對(duì)自身檔案數(shù)量的檢查，保證檔案的完整性。并且要保證郵寄地址的準(zhǔn)確性，防止在傳遞的過(guò)程中出現(xiàn)檔案丟失的現(xiàn)象。另外，檔案管理人員應(yīng)及時(shí)完善轉(zhuǎn)遞手續(xù)，保證學(xué)生檔案進(jìn)入用人單位。

（三）遺留檔案管理。學(xué)生在畢業(yè)的過(guò)程中，由于多種因素的影響，部分學(xué)生及用人單位不能很好地處理檔案轉(zhuǎn)遞工作，導(dǎo)致高校檔案管理工作中出現(xiàn)遺留檔案的問(wèn)題，針對(duì)這種現(xiàn)象，高校應(yīng)加強(qiáng)對(duì)遺留檔案的管理，管理人員應(yīng)對(duì)轉(zhuǎn)遞工作進(jìn)行全面整合，及時(shí)發(fā)現(xiàn)遺留檔案，并對(duì)相關(guān)檔案進(jìn)行整理、錄入，對(duì)其進(jìn)行統(tǒng)一管理，以此為學(xué)生的后續(xù)發(fā)展提供一定的保障，促進(jìn)學(xué)生健康成長(zhǎng)。

三、當(dāng)今高校學(xué)生檔案管理存在的主要問(wèn)題

（一）高校學(xué)生檔案中部分資料不夠規(guī)范完整。高校檔案管理人員在實(shí)際工作中想要提高自身工作，就必須對(duì)自身工作進(jìn)行全面分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案管理工作中存在的問(wèn)題，根據(jù)相關(guān)問(wèn)題完善自身工作，進(jìn)而為學(xué)生就業(yè)提供一定的基礎(chǔ)。檔案管理工作中存在著學(xué)生檔案部分資料不夠規(guī)范、完整的現(xiàn)象，對(duì)學(xué)生就業(yè)造成負(fù)面的影響，使得用人單位無(wú)法全面了解學(xué)生的學(xué)習(xí)情況及能力。高校檔案管理工作往往較為重視學(xué)生的學(xué)習(xí)成績(jī)及思想的記錄，忽視對(duì)學(xué)生實(shí)踐能力、交際能力等方面的培養(yǎng)，導(dǎo)致企業(yè)無(wú)法全面了解學(xué)生，使得學(xué)生失去一定的就業(yè)機(jī)會(huì)。另外，管理人員不能根據(jù)檔案查閱的需求，合理設(shè)置檔案目錄，使得相關(guān)人員無(wú)法快速完成學(xué)生檔案的查閱。

（二）高校學(xué)生檔案管理方式落后。近年來(lái)，我國(guó)高校學(xué)生招收數(shù)量正在快速上升，因此，檔案庫(kù)中需要管理的檔案逐漸增加，使得檔案管理工作壓力增加，因此，部分高校要求下屬院校進(jìn)行檔案管理工作，并且在畢業(yè)時(shí)，要求學(xué)生統(tǒng)一填寫(xiě)相關(guān)資料，導(dǎo)致檔案工作真實(shí)性喪失。另外，檔案管理工作中并未提高對(duì)電子檔案建設(shè)的重視，使得高校檔案管理工作中出現(xiàn)管理方式落后的現(xiàn)象，限制著管理工作質(zhì)量的提高。

（三）高校學(xué)生檔案管理工作人員缺乏專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)。在高校提高學(xué)生檔案創(chuàng)新工作中，存在著檔案管理人員缺乏專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)的現(xiàn)象，導(dǎo)致管理人員無(wú)法提高檔案管理工作的質(zhì)量，限制著學(xué)生的發(fā)展。首先，檔案管理人員在檔案管理工作中并未及時(shí)更新自身的管理理念，不能加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視，限制其提高自身工作水平，并且在實(shí)際工作中不能積極參與培訓(xùn)工作，使得管理人員無(wú)法提高自身的專(zhuān)業(yè)性，不能在高校的要求下加強(qiáng)對(duì)專(zhuān)業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)，限制著企業(yè)的快速發(fā)展。其次，部分管理人員在管理工作中未認(rèn)識(shí)到信息技術(shù)的重要性，未提高檔案信息化建設(shè)的質(zhì)量。最后，部分管理人員不僅不具備堅(jiān)實(shí)的管理知識(shí)，更加不具備信息化專(zhuān)業(yè)知識(shí)，導(dǎo)致信息化水平降低，不能提高信息查閱速度，導(dǎo)致高校無(wú)法提高檔案信息管理水平。

四、就業(yè)視角下高校檔案管理的創(chuàng)新策略

（一）提高高校學(xué)生檔案的質(zhì)量。針對(duì)相關(guān)問(wèn)題，檔案管理工作人員應(yīng)采取一定創(chuàng)新策略，以此提高檔案管理工作質(zhì)量。管理人員應(yīng)根據(jù)檔案的分類(lèi)對(duì)學(xué)生的信息及資料進(jìn)行完善，保證檔案管理工作可以為學(xué)生的就業(yè)提供支撐。在檔案管理工作中，高校應(yīng)加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)的利用，提高檔案信息檢索效率，保證用人單位快速掌握學(xué)生的相關(guān)信息。另外，在檔案管理工作中，相關(guān)人員要提高檔案涵蓋內(nèi)容的全面性，保證用人單位可以全面了解學(xué)生。

（二）強(qiáng)化高校學(xué)生檔案管理的方式。高校在檔案管理工作中，管理人員應(yīng)強(qiáng)化學(xué)生檔案管理方式，進(jìn)而提高檔案管理工作質(zhì)量。高校要通過(guò)完善相關(guān)管理制度明確檔案管理人員在管理工作中的作用，確保管理人員在工作中進(jìn)行協(xié)同合作。在檔案管理工作中，高校應(yīng)通過(guò)信息化技術(shù)的利用建立檔案管理平臺(tái)，保證檔案管理人員在平臺(tái)中進(jìn)行交流，保證管理人員協(xié)調(diào)完成相關(guān)工作，以此提高檔案管理工作水平，為高校其他工作的開(kāi)展打下良好的基礎(chǔ)。

（三）提升高校學(xué)生檔案管理工作者的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)。高校在檔案管理工作中要想為學(xué)生的就業(yè)奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，就要不斷提高工作人員的專(zhuān)業(yè)水平，以此提高高校檔案管理工作的水平，促進(jìn)學(xué)生健康成長(zhǎng)。學(xué)校要保證管理人員是優(yōu)秀員工，保證他們遵守學(xué)校對(duì)管理人員的管理。并且相關(guān)人員要始終從事同一工作，進(jìn)而提高管理人員工作的專(zhuān)業(yè)性，促使其利用自身優(yōu)勢(shì)加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的創(chuàng)新。

（四）加強(qiáng)高校學(xué)生檔案管理工作信息化服務(wù)。在對(duì)高校學(xué)生檔案信息管理創(chuàng)新工作中，高校應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作信息化技術(shù)的利用，不斷提高高校檔案信息管理工作的效率，確保管理人員錄入工作的準(zhǔn)確性，提高管理人員的查找效率。另外，管理人員可以使用信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)資源共享，保證用人單位可以通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)查閱學(xué)生的詳細(xì)信息，增加學(xué)生在社會(huì)發(fā)展中的就業(yè)機(jī)會(huì)。

五、結(jié)語(yǔ)

就業(yè)視角下的檔案管理工作可以有效記錄學(xué)生就業(yè)前的個(gè)人經(jīng)歷，加大學(xué)生被企業(yè)選用的機(jī)會(huì)，保障學(xué)生就業(yè)后的合法權(quán)益，保證學(xué)生提高在社會(huì)中的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。管理人員應(yīng)明確學(xué)生檔案資料收集、學(xué)生檔案?jìng)鬟f及遺留檔案保存等重點(diǎn)工作，應(yīng)對(duì)相關(guān)工作進(jìn)行定期分析，正視高校檔案管理工作中存在的部分資料不夠規(guī)范、管理方式落后、管理人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)有待提高、信息化技術(shù)應(yīng)用程度較低等問(wèn)題，明確這些問(wèn)題對(duì)高校檔案管理工作的影響。針對(duì)相關(guān)問(wèn)題，管理人員應(yīng)采用提高學(xué)生檔案管理質(zhì)量、強(qiáng)化學(xué)生檔案管理方式、提高學(xué)生檔案管理工作專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)等措施，有效提高高校檔案管理工作的質(zhì)量，為其他工作的開(kāi)展打下良好的基礎(chǔ)。