新醫(yī)改背景下醫(yī)院檔案管理改進(jìn)及優(yōu)化

文/汕頭市中心醫(yī)院 林寫意

檔案不只是簡(jiǎn)單的文件記錄，更是重要的參考資料，包含著重要的信息，比如病人就診的門診處方和住院病歷、檢查報(bào)告、醫(yī)護(hù)工作記錄、醫(yī)院內(nèi)部的協(xié)議決策、會(huì)議記錄以及醫(yī)療事業(yè)發(fā)展的文獻(xiàn)記載等，這關(guān)系到患者的就診信息以及醫(yī)院的管理和發(fā)展，所以，如何更好地對(duì)醫(yī)院檔案進(jìn)行管理意義重大。

一、醫(yī)院檔案管理工作現(xiàn)狀

醫(yī)院不僅擔(dān)負(fù)著醫(yī)療救護(hù)工作，還要履行教學(xué)研究的使命。在黨和國(guó)家的大力支持下，大部分醫(yī)院積極落實(shí)國(guó)家各項(xiàng)醫(yī)療政策，依靠醫(yī)院全體工作人員的努力不斷發(fā)展壯大，醫(yī)院想要更好地發(fā)展，就需要秉承科學(xué)發(fā)展的理念，建立更加成熟的醫(yī)療體系，向政府和人民提交一份滿意的答卷。但是很多醫(yī)院在發(fā)展過程中，出現(xiàn)了各種各樣的問題。

醫(yī)院在提供醫(yī)療救治服務(wù)的同時(shí)，也產(chǎn)生了各種相關(guān)的檔案文書，其中包括醫(yī)院的會(huì)議記錄、學(xué)術(shù)報(bào)告、影音資料和患者的病歷文書等，在傳統(tǒng)的檔案管理中，出現(xiàn)了工作人員被動(dòng)管理以及檔案利用率不高的現(xiàn)象。

在新醫(yī)改前，很多醫(yī)院對(duì)于檔案管理工作沒有做到實(shí)處，沒有充分展示檔案管理工作的重要性，沒有體現(xiàn)檔案管理的價(jià)值意義，因此對(duì)于醫(yī)院檔案管理方面的工作，工作人員應(yīng)該積極克服各種困難，端正態(tài)度，改變方式方法，更好地去管理并完善管理機(jī)制，竭盡全力解決出現(xiàn)的問題，前提是更好地領(lǐng)會(huì)新醫(yī)改機(jī)制的核心精神和內(nèi)容，更好地進(jìn)行相關(guān)的工作。

二、新醫(yī)改背景下醫(yī)院檔案管理工作的指導(dǎo)方針

（一）切實(shí)認(rèn)識(shí)到新醫(yī)改背景下醫(yī)院檔案管理工作的重要性和緊迫性。醫(yī)院檔案管理工作是醫(yī)院管理中的重要組成部分，是對(duì)醫(yī)院工作中產(chǎn)生的資料文件和數(shù)據(jù)報(bào)告等方面的管理，是醫(yī)院管理工作的考核依據(jù)，主要涉及院內(nèi)文件、黨委發(fā)文，決策性文件、合同協(xié)議以及會(huì)議記錄和醫(yī)護(hù)工作記錄等文書檔案，這些資料信息份量一般比較大，處理起來比較繁瑣，但是這些資料對(duì)于醫(yī)院和患者而言是相當(dāng)重要的，關(guān)系到醫(yī)患關(guān)系和醫(yī)療質(zhì)量的評(píng)判，所以要以正確的態(tài)度去處理這個(gè)工作。在新醫(yī)改政策下，醫(yī)院人員要切實(shí)認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性。新醫(yī)改的理念是“以人為本”處理醫(yī)院工作，要以科學(xué)的態(tài)度去處理醫(yī)療工作中產(chǎn)生的檔案，而且在醫(yī)療事業(yè)越來越快發(fā)展過程中，這項(xiàng)工作會(huì)顯得更加迫切。

（二）領(lǐng)會(huì)新醫(yī)改體制下對(duì)于檔案管理的指導(dǎo)思想。新醫(yī)改要求，處理醫(yī)院檔案工作要以正確的思路，以醫(yī)療事業(yè)從業(yè)者的高尚品質(zhì)，保持科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度，還要用客觀的態(tài)度去處理檔案資料，尊重真實(shí)情況，不篡改、不涂抹、不破壞，尊重知識(shí)技術(shù)。

（三）新醫(yī)改對(duì)于檔案管理的要求。對(duì)于檔案管理工作，要做到全面詳細(xì)地規(guī)整檔案信息，全力保證檔案信息的完整性以及真實(shí)性，既能詳細(xì)體現(xiàn)專業(yè)的書寫記錄，又能展示出醫(yī)院的形象，更為了給查詢或取證等相關(guān)方面的工作提供真實(shí)的資料依據(jù)。

（四）進(jìn)行檔案管理工作時(shí)的基本準(zhǔn)則。從業(yè)者應(yīng)以較高的思想覺悟、高度的責(zé)任心、高質(zhì)量的工作效率，以及對(duì)檔案管理工作的高度重視，用相關(guān)的法律條例和醫(yī)院的管理制度規(guī)范和約束自己。對(duì)于患者資料信息要進(jìn)行高度保密，而且不得泄露醫(yī)院內(nèi)部檔案資料，更不能假公濟(jì)私，販賣資料信息，要維護(hù)原作者的權(quán)益和保護(hù)患者的隱私。

三、新醫(yī)改背景下醫(yī)院檔案管理的優(yōu)化措施

（一）重新建立檔案管理機(jī)制。為了提高檔案管理的效率以及工作質(zhì)量，需要重新建立管理機(jī)制。要重視檔案的重要價(jià)值，要領(lǐng)會(huì)檔案管理工作的作用和意義，務(wù)必以新醫(yī)改機(jī)制為主要指導(dǎo)方針，從醫(yī)院管理的全局出發(fā)，重新審視工作的流程，從源頭找到工作效率低、質(zhì)量低的原因，循序漸進(jìn)，按照醫(yī)院管理規(guī)范和制度合理規(guī)劃工作進(jìn)度，把管理工作放到第一位，在此基礎(chǔ)上建立一套成熟的檔案管理機(jī)制，通過機(jī)制的運(yùn)作實(shí)施去進(jìn)行檔案管理工作，這樣就能客觀有效地評(píng)價(jià)工作的效率和質(zhì)量，才能衡量管理工作是否到位。

（二）保證監(jiān)管檔案的完整性。作為檔案管理人員，應(yīng)該從檔案專業(yè)的知識(shí)理論出發(fā)，把專業(yè)技能落實(shí)到實(shí)踐工作中去，在專業(yè)理論的支持下，要力求保證檔案文件的完整性，包括內(nèi)容的完整性和資料的完整性，保證內(nèi)容不缺失、不增加以及內(nèi)容的真實(shí)可靠性，還要保證資料無缺損、無腐爛、無損壞等，這就需要工作人員定期檢查檔案的完整程度，保證存放區(qū)域的安全可靠，主動(dòng)排查可能出現(xiàn)的隱患，以防止因?yàn)榇中拇笠夂褪毝斐刹槐匾膿p失。

（三）引進(jìn)新的管理技術(shù)和方式。在新醫(yī)改機(jī)制下，應(yīng)保持不斷學(xué)習(xí)的態(tài)度應(yīng)對(duì)檔案管理工作。新醫(yī)改要求，在檔案管理工作中，樹立新的管理觀念，結(jié)合現(xiàn)代化技術(shù)，比如網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)、圖書管理技術(shù)，實(shí)行電子化處理檔案管理工作，把紙質(zhì)檔案管理模式轉(zhuǎn)化成電子化管理，第一是降低因翻閱檔案帶來的損壞，第二是提高了查閱檔案的效率，使工作模式逐步向無紙化辦公的方向轉(zhuǎn)變。首先，要認(rèn)清檔案管理現(xiàn)代化技術(shù)實(shí)施的重要價(jià)值和意義，檔案管理是醫(yī)院管理工作中重要的組成部分，是醫(yī)院的“大腦”，保管著醫(yī)院工作的資料文件，更是提取信息的“備忘錄”，所以對(duì)于工作要做到實(shí)處，要提高自身的政治覺悟和法律意識(shí)，要不斷充實(shí)自身的專業(yè)知識(shí)和醫(yī)學(xué)常識(shí)。在此基礎(chǔ)上，還要加強(qiáng)自身專業(yè)的能力，這樣在具體的工作中就能提高工作效率和質(zhì)量。其次，最主要的是把新的管理技術(shù)和方式嫁接到檔案管理工作中來。可以借鑒圖書管理模式，把各種檔案按照一定規(guī)則進(jìn)行整理分類，合理排列擺放，把檔案信息輸入電腦方便查詢和使用。在查閱信息時(shí)，不但耗費(fèi)時(shí)間，查看的效率也會(huì)大打折扣，這就需要管理人員合理整理歸類，同類文件歸類到特定區(qū)域，以方便查找的編碼表示序號(hào)，這樣就可以在需要時(shí)，快速有效地找到檔案，既提高了查閱效率，又健全了查找模式，對(duì)資料的了解更加形象和直觀。

（四）確保信息的安全。在存放檔案時(shí)，要保證信息的安全性。要求工作人員在工作中，嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，對(duì)于資料的隱私要加大保護(hù)力度，不向沒有查閱權(quán)限的人公開資料，不對(duì)外倒賣醫(yī)院內(nèi)部資料以及患者信息，以最高的思想覺悟要求自己，用法律條例約束自己的行為。

四、做好檔案管理工作的重要意義

在新醫(yī)改背景下，檔案管理工作者做好檔案工作，既是工作的職責(zé)要求，又是對(duì)新的醫(yī)改機(jī)制的落實(shí)。對(duì)醫(yī)院管理方面來說，是保護(hù)患者重要信息和醫(yī)院財(cái)產(chǎn)的體現(xiàn)，對(duì)國(guó)家醫(yī)療事業(yè)發(fā)展來說，是助力醫(yī)院管理工作的動(dòng)力，是體現(xiàn)管理工作的價(jià)值，是完善新的醫(yī)療體制改革的重要組成部分。在新醫(yī)改背景下，為了支持醫(yī)療保障體系的建立，醫(yī)療檔案工作在不斷與時(shí)俱進(jìn)，改革力度也在逐漸加大。對(duì)于衛(wèi)生系統(tǒng)的卷宗文件，以及醫(yī)院的處方病歷，對(duì)于檔案的保護(hù)、保存力度也逐步提高，這些都要求檔案管理工作不斷成熟和完善。

我國(guó)的醫(yī)改政策已經(jīng)實(shí)行12年了，在衛(wèi)生系統(tǒng)中尚存在諸多問題，尤其是在管理觀念方面存在認(rèn)識(shí)不足，傳統(tǒng)的管理觀念依然主導(dǎo)著從業(yè)人員的工作思想，導(dǎo)致無法與新醫(yī)改的機(jī)制同步，導(dǎo)致工作質(zhì)量下降，所以醫(yī)院內(nèi)的管理層應(yīng)該傳達(dá)上級(jí)的工作精神，在工作中監(jiān)督檔案管理人員的工作職責(zé)，敦促其認(rèn)真學(xué)習(xí)新的管理模式、新的管理方式，領(lǐng)會(huì)新的管理理念。

五、結(jié)語(yǔ)

在新醫(yī)改機(jī)制下，醫(yī)院需要認(rèn)真學(xué)習(xí)并領(lǐng)會(huì)醫(yī)改精神，要保持高度認(rèn)真的工作態(tài)度，在全院會(huì)議上要強(qiáng)調(diào)檔案管理工作的重要性。尤其在檔案管理工作中，專業(yè)人員應(yīng)有學(xué)習(xí)的主動(dòng)性和高度的責(zé)任感，部署實(shí)施的措施，要從改變管理方式、落實(shí)管理工作、建立管理機(jī)制方面進(jìn)行工作安排，積極融入新的管理理念和技術(shù)，做好創(chuàng)新工作，做強(qiáng)管理工作，這樣才能以最積極的狀態(tài)將新醫(yī)改機(jī)制政策落實(shí)到位。