煤炭企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀及對策分析

文/寧夏銀星煤業(yè)有限公司 吳晶晶

檔案管理是指儲(chǔ)存、管理檔案實(shí)體、檔案信息，并加以利用，為其他業(yè)務(wù)服務(wù)，多由企業(yè)檔案部門負(fù)責(zé)，企業(yè)檔案是企業(yè)改革和快速發(fā)展中不容忽視的工作內(nèi)容之一。檔案管理是集管理與服務(wù)為一體的工作，對企業(yè)而言，檔案管理與其經(jīng)營生產(chǎn)直接掛鉤，而檔案管理質(zhì)量不高或者泄露，則會(huì)嚴(yán)重影響企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。我國經(jīng)濟(jì)體制發(fā)生變化，信息技術(shù)在各行各業(yè)的應(yīng)用，給企業(yè)發(fā)展帶來了新的發(fā)展機(jī)遇，也帶來了許多嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，企業(yè)在變革過程中，不僅要重視體制改革，更加應(yīng)該提升檔案管理能力，從整體上優(yōu)化內(nèi)部結(jié)構(gòu)，提升服務(wù)生產(chǎn)經(jīng)營的水平。

一、提高企業(yè)檔案管理質(zhì)量的意義

（一）檔案管理的基本意義。首先，檔案管理是企業(yè)科學(xué)管理的必要環(huán)節(jié)。當(dāng)下，許多企業(yè)管理科學(xué)化進(jìn)程十分緊迫。檔案管理是企業(yè)管理中的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，是將復(fù)雜、零散的檔案材料進(jìn)行整理和保存。若不能對檔案材料進(jìn)行及時(shí)、合理、規(guī)范歸檔管理，則檔案有可能被盜、被復(fù)制等，其中一些重要檔案對企業(yè)發(fā)展十分關(guān)鍵，若給不良用心的人可乘之機(jī)，則會(huì)造成管理的被動(dòng)，導(dǎo)致企業(yè)內(nèi)部管理出現(xiàn)混亂，影響企業(yè)當(dāng)下及未來的經(jīng)濟(jì)發(fā)展。企業(yè)人員流動(dòng)較為頻繁，檔案不及時(shí)保存，或管理缺乏專業(yè)性、獨(dú)立性，由其他職能部門進(jìn)行保管，無法有效監(jiān)督檔案管理工作。關(guān)鍵人員跳槽等現(xiàn)象，會(huì)使管理出現(xiàn)斷裂甚至使企業(yè)機(jī)密、自主知識(shí)產(chǎn)權(quán)等重要信息流失，其后果是無法預(yù)知且十分嚴(yán)重的。因此，只有高質(zhì)量的檔案管理，才能為企業(yè)的正常生存發(fā)展提供堅(jiān)實(shí)保障。其次，檔案關(guān)系企業(yè)管理的基本信用，社會(huì)公認(rèn)的檔案是企業(yè)信用信息的重要資源和評判標(biāo)準(zhǔn)。因此，只有完善、高質(zhì)量的檔案管理才可以體現(xiàn)出企業(yè)擁有較高的信息誠信，從側(cè)面反映企業(yè)在信息建設(shè)、綜合管理等方面的水平。而信息化時(shí)代，信息泄露等實(shí)例不斷暴露在公眾面前，因此檔案管理備受現(xiàn)代人的關(guān)注，在企業(yè)合作及人員擇業(yè)時(shí)，也會(huì)考慮企業(yè)的檔案管理水平。最后，檔案是企業(yè)文化建設(shè)中的重要信息來源。企業(yè)的文化建設(shè)無疑要考慮企業(yè)發(fā)展歷史等重要因素，企業(yè)核心文化也是從企業(yè)歷史中精煉出來的，需要較完整地反映企業(yè)發(fā)展的歷程。而檔案存儲(chǔ)著企業(yè)發(fā)展過程中的所有真實(shí)信息，因此企業(yè)在進(jìn)行文化建設(shè)時(shí)，無疑會(huì)立足于企業(yè)發(fā)展歷史和發(fā)展現(xiàn)狀，建設(shè)擁有自身特色且傳承企業(yè)優(yōu)勢的文化。

（二）檔案管理在經(jīng)濟(jì)效益方面的重要意義。檔案管理是專業(yè)性和技術(shù)性要求都很高的工作。對檔案信息進(jìn)行經(jīng)濟(jì)效益分析，能為企業(yè)經(jīng)營發(fā)展提供有效的途徑或預(yù)測自身管理、經(jīng)驗(yàn)的發(fā)展方向，因此專業(yè)高質(zhì)量的檔案管理能為企業(yè)提供可觀的現(xiàn)實(shí)經(jīng)濟(jì)效益。企業(yè)檔案管理產(chǎn)生的工作效益，與檔案管理的投資建設(shè)、檔案部門對檔案信息的實(shí)際需要存在有效滿足的正相關(guān)，即投資建設(shè)力度越大、實(shí)際需求與信息匹配程度越高，企業(yè)檔案能創(chuàng)造更多更好的效益，反之亦然。隨著經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展和我國經(jīng)濟(jì)人才的不斷積累，經(jīng)濟(jì)學(xué)與檔案效益學(xué)成為與檔案管理有關(guān)的一項(xiàng)重要的學(xué)術(shù)研究內(nèi)容。檔案管理為后續(xù)工作提供信息，幫助企業(yè)順利、高質(zhì)量發(fā)展。反觀當(dāng)下許多企業(yè)的檔案管理，缺乏對這一實(shí)際意義與問題的研究和考慮，或過分強(qiáng)調(diào)檔案的經(jīng)濟(jì)、社會(huì)效益，忽略其對企業(yè)有長遠(yuǎn)發(fā)展意義的潛在價(jià)值。

二、煤炭企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀及問題

（一）檔案管理的方式落后。就目前的多數(shù)煤炭企業(yè)而言，其信息化建設(shè)過程較為復(fù)雜，需要考慮的因素十分多，而煤炭企業(yè)在管理中，多將資源管理、人員管理、設(shè)備管理等放在首位，忽視檔案的重要性，因此許多煤炭企業(yè)依然側(cè)重于傳統(tǒng)的檔案管理方式，以紙質(zhì)的檔案為主，由檔案部門進(jìn)行專業(yè)的分類、存儲(chǔ)，因此在儲(chǔ)存之處會(huì)消耗較多的人力和時(shí)間，且需要特定場所進(jìn)行檔案存儲(chǔ)，而在檔案利用階段，需要人工查閱，因此也費(fèi)時(shí)耗力。在信息爆炸、工作內(nèi)容多的當(dāng)下，傳統(tǒng)的工作方式已無法滿足工作需求。甚至部分煤炭企業(yè)沒有專門的檔案管理部門，檔案管理歸屬行政附屬工作，導(dǎo)致工作無人管，或者無專人管理。

（二）管理人員缺乏科學(xué)認(rèn)識(shí)?，F(xiàn)階段，很多煤炭企業(yè)更加注重經(jīng)濟(jì)效益，很少注重檔案管理工作，認(rèn)為檔案管理工作無足輕重，對于檔案管理不夠重視。煤炭企業(yè)在創(chuàng)新、變革的過程中，在激烈的市場競爭環(huán)境中，以生產(chǎn)為主，以效益優(yōu)先，注重追求自身發(fā)展和經(jīng)濟(jì)效益，對有形資產(chǎn)和財(cái)富的管理非常重視，對無形資產(chǎn)管理卻存在明顯的認(rèn)識(shí)不足現(xiàn)象。檔案管理作為企業(yè)無形資產(chǎn)管理中的重要內(nèi)容，煤炭企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)中只有很少能看到檔案管理的作用和價(jià)值，對于檔案管理缺乏認(rèn)知，導(dǎo)致煤炭企業(yè)檔案管理得不到重視。

（三）檔案管理員的專業(yè)性不足?，F(xiàn)代煤炭企業(yè)檔案管理工作需要極強(qiáng)的專業(yè)性，以提高該項(xiàng)工作的質(zhì)量，因此人員的技術(shù)能力和綜合素質(zhì)會(huì)影響檔案管理的效果。目前許多學(xué)者提出檔案管理應(yīng)實(shí)現(xiàn)更高水平的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，因此對工作者的能力、素質(zhì)、道德等提出了更高要求。而現(xiàn)實(shí)中，煤炭企業(yè)檔案管理無專人、專員負(fù)責(zé)，缺乏專業(yè)科班出身的管理人員，或缺乏專業(yè)培訓(xùn)，綜合素質(zhì)不高，再加上領(lǐng)導(dǎo)不重視等因素，使得部分人員的工作態(tài)度更加消極、缺乏責(zé)任感。

（四）檔案管理的水平不足。信息技術(shù)在企業(yè)檔案管理中的運(yùn)用，能大幅提高管理效率及質(zhì)量。但檔案信息化管理系統(tǒng)的建設(shè)涵蓋許多方面，因此許多煤炭企業(yè)尚未構(gòu)建一體化電子檔案系統(tǒng)。具體而言，辦公系統(tǒng)信息化較為完善，但在檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)、加密、信息安全等方面的建設(shè)尚不成熟，如電子檔案存在較高的被入侵風(fēng)險(xiǎn)，會(huì)影響煤炭企業(yè)管理的穩(wěn)定性和信息的安全性。且在檔案管理流程、標(biāo)準(zhǔn)等方面，不夠科學(xué)和規(guī)范。

（五）管理設(shè)備建設(shè)復(fù)雜、檢索效率低。信息化建設(shè)不僅需要采購相關(guān)的信息設(shè)備，還需要選擇合適的軟件、采購相關(guān)的防護(hù)設(shè)備，如需要做好電腦設(shè)備的防潮防火措施，但實(shí)際建設(shè)中，因?yàn)橘Y金投入不足等原因，信息化建設(shè)并不完整。反觀市面上常見的檔案管理軟件，也存在文本檢索方法老舊等問題，二次開發(fā)的內(nèi)容很少，隨著自身和科技的發(fā)展，需要不斷更新、適應(yīng)軟硬件。檔案管理和利用，需要通過檢索功能快速查閱，這也是數(shù)字化管理較傳統(tǒng)管理最大的優(yōu)勢，提升了檔案管理的整體效率。但由于諸多因素，煤炭企業(yè)自身為了降低管理成本，一些煤炭企業(yè)在記錄等環(huán)節(jié)依然采用紙質(zhì)管理，信息化建設(shè)未完全，信息依然存在較高的損毀、篡改風(fēng)險(xiǎn)，一定程度上降低了信息檢索效率和檔案管理的有效性。

三、煤炭企業(yè)檔案管理問題的應(yīng)對對策

（一）加強(qiáng)對檔案管理員工的培訓(xùn)。首先，檔案管理中人員的能力、素質(zhì)影響著檔案的效力。針對員工能力等方面的問題，應(yīng)通過專業(yè)培訓(xùn)強(qiáng)化其專業(yè)能力和綜合素養(yǎng)，具體而言，需要強(qiáng)化員工信息收集、分類整理、分析等方面的操作能力；針對煤炭開采合同、合作協(xié)議、煤炭人力資源檔案等，要做好檔案管理分類。重視檔案管理、關(guān)心員工、培訓(xùn)等方式，強(qiáng)化其工作態(tài)度、責(zé)任意識(shí)，使其充分了解檔案管理的重要性，強(qiáng)化其防火防盜意識(shí)、重視信息安全管理。其次，人員離職、調(diào)動(dòng)等現(xiàn)象在每個(gè)部門都很常見，基于檔案管理的重要性和其管理復(fù)雜等特性，需要重視相關(guān)人員的工作交接，嚴(yán)防信息泄露、工作交接紕漏等問題。部門領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)參與復(fù)雜工作的對接，并做好人員電話等信息的記錄。

（二）提升數(shù)字化檔案管理水平。設(shè)備的性能是檔案管理效率提升的保障。首先，應(yīng)選擇穩(wěn)定、安全性高的設(shè)備，數(shù)據(jù)存儲(chǔ)選擇騰訊云等可靠的云存儲(chǔ)，并進(jìn)行備份。采購軟硬件時(shí)需考慮其擴(kuò)容可能性、性能穩(wěn)定性。其次，應(yīng)設(shè)計(jì)出合理嚴(yán)格的操作流程和標(biāo)準(zhǔn)。為了保障信息的安全，需要設(shè)置防火墻等，按檔案不同的機(jī)密度設(shè)置層次化的訪問權(quán)限。機(jī)房、硬件應(yīng)做好防火等保護(hù)措施。

（三）制定嚴(yán)格的數(shù)字化檔案管理安全保密制度。煤炭企業(yè)檔案中一些檔案具有較高的機(jī)密性，管理中務(wù)必要做好信息安全、保密等工作，企業(yè)檔案儲(chǔ)存的個(gè)人、企業(yè)自身的信息，都對自身工作發(fā)展有著重要意義。根據(jù)信息的內(nèi)容及重要程度，會(huì)要求員工遵守不同程度、不同時(shí)限的保密制度。如果員工泄露信息，有可能被不法分子利用，造成無法估量、預(yù)料的損失。首先，需要依據(jù)檔案特點(diǎn)、檔案內(nèi)容、重要性等性質(zhì)，在信息系統(tǒng)中設(shè)置不同級(jí)別的訪問權(quán)限。其次，強(qiáng)化員工的保密意識(shí)和相關(guān)法律意識(shí)，杜絕拷貝等行為。最后，定期對信息系統(tǒng)的安全性、信息加密情況及軟硬件設(shè)施進(jìn)行檢查，排除安全隱患。

四、結(jié)語

綜上所述，煤炭企業(yè)檔案管理對于企業(yè)正常工作發(fā)展而言十分重要，信息技術(shù)在檔案部門中的應(yīng)用使其更能適應(yīng)現(xiàn)代化的管理工作，但也帶來了不少問題和挑戰(zhàn)。數(shù)字化建設(shè)是檔案管理工作的必經(jīng)之路，因此需要各煤炭企業(yè)積極轉(zhuǎn)變態(tài)度，認(rèn)識(shí)到檔案管理和信息化建設(shè)的重要性，分析自身存在的問題，采取針對性的措施，提高檔案管理的質(zhì)量、效率和實(shí)際效益。