城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)的有效措施

文/丹東市自然資源事務(wù)服務(wù)中心 赫曉琳

城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)對(duì)于城市發(fā)展有著重要的意義，城建檔案管理數(shù)字化能夠有效促進(jìn)一個(gè)城市進(jìn)行合理規(guī)劃。在實(shí)際工作中，管理工作會(huì)遇到各種難題，工作難度逐漸加大，不斷完善城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)，能夠提高工作效率，提高城建檔案管理工作水平。

一、城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)的意義

隨著社會(huì)化進(jìn)程的腳步不斷加快，城市建設(shè)的發(fā)展對(duì)于城建檔案管理工作提出了更高的要求。相對(duì)于傳統(tǒng)的科室分類管理來說，數(shù)字化管理方式能夠不斷規(guī)范工作流程，同時(shí)可以加強(qiáng)檔案的實(shí)效性，保證快速查閱相關(guān)資料，降低分散管理帶來的管理難度。另外，相對(duì)于傳統(tǒng)的檔案管理來說，城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)更加科學(xué)，有利于長(zhǎng)期管理工作的實(shí)施，還能夠有效促進(jìn)城建檔案統(tǒng)一管理，不斷規(guī)范，能夠?yàn)槌鞘薪ㄔO(shè)以及規(guī)劃提供較好的服務(wù)。對(duì)于傳統(tǒng)的檔案儲(chǔ)存方式來說，需要較多的空間，同時(shí)查閱起來不方便，維護(hù)成本較高，面對(duì)目前信息技術(shù)快速發(fā)展的今天，已經(jīng)不能夠適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展。因此做好城建檔案數(shù)字化建設(shè)是至關(guān)重要的，城建檔案直接涉及一個(gè)城市的實(shí)際規(guī)劃以及建設(shè)發(fā)展過程的重要信息，涉及很多專業(yè)的部門，同時(shí)載體形式豐富，例如主要涉及圖紙、照片、錄像、文字、光盤、磁盤等具體內(nèi)容。在城建檔案中，其原始檔案是非常重要的部分，對(duì)于這種類型檔案來說，有效保存以及利用是值得我們重視的問題。如果將錄音錄像轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的文件，那么就能夠有效延長(zhǎng)其壽命，同時(shí)還需要對(duì)檔案進(jìn)行不斷優(yōu)化整合，這樣才能夠保證城建檔案最大化利用以及開發(fā)。

二、城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)的有效措施

（一）進(jìn)行全面規(guī)劃。能夠有效地保證城建檔案數(shù)字化建設(shè)更加科學(xué)、完善，一定要做好全面的規(guī)劃工作，嚴(yán)格按照批次制定、數(shù)字化處理、檔案掃描具體的流程開展相關(guān)工作，同時(shí)還要保證檔案管理具有較為健全的體系，建設(shè)城鎮(zhèn)檔案管理數(shù)字化，需要長(zhǎng)期努力，需要我們對(duì)所有的檔案進(jìn)行恰當(dāng)?shù)姆诸?。之后再結(jié)合檔案的內(nèi)容制定，科學(xué)化的管理方案，要從實(shí)際出發(fā)，解決檔案管理存在的一些問題，進(jìn)行不斷優(yōu)化，要保證對(duì)以前的檔案進(jìn)行數(shù)字化的掃描以及相應(yīng)的處理，要確保館內(nèi)所藏的檔案都實(shí)現(xiàn)電子化，所有檔案原件都進(jìn)行掃描，一定要確保掃描出來的文件與原件相吻合，這是非常重要的工作。除此之外，要對(duì)相關(guān)的技術(shù)進(jìn)行嚴(yán)格的考察，要細(xì)化各方面的內(nèi)容，具體來說，可以細(xì)化文件的頁(yè)碼掃描，要做好數(shù)據(jù)信息的對(duì)接工作，這些前期規(guī)劃內(nèi)容是非常重要的，必須要保證大部分檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的轉(zhuǎn)化，不斷豐富管理體系，充實(shí)管理體系。

（二）實(shí)物檔案規(guī)范化管理。在城建檔案管理工作中，大多數(shù)檔案為紙質(zhì)檔案，同時(shí)還有一些檔案為圖片或者是影像，在傳統(tǒng)的檔案管理中也存在著一些不足之處，例如信息資料不完善、檔案分類有待提高，對(duì)于紙質(zhì)檔案來說，我們查閱起來比較困難，同時(shí)保管需要較多空間，檔案的利用率較低，這些問題會(huì)直接影響城建的發(fā)展。因此我們?cè)诮ㄔO(shè)城建檔案數(shù)字化管理時(shí)，要不斷規(guī)范實(shí)物檔案的管理，這樣才能夠保證相關(guān)的檔案管理數(shù)據(jù)更加完善，要做好管理工作的每個(gè)環(huán)節(jié)，同時(shí)要對(duì)各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行監(jiān)督考察，只有合理規(guī)范實(shí)物檔案管理，才能夠使之與電子化檔案進(jìn)行對(duì)應(yīng)，因?yàn)閷?shí)物檔案是數(shù)字化檔案管理的基礎(chǔ)，只有確保實(shí)物檔案的完整以及科學(xué)，才能夠保證數(shù)字化檔案建設(shè)更加具有開發(fā)價(jià)值。

（三）基礎(chǔ)設(shè)施與檔案信息資源建設(shè)。對(duì)于城建檔案數(shù)字化建設(shè)來說，其相關(guān)的基礎(chǔ)設(shè)施是非常重要的物質(zhì)保證，能夠直接體現(xiàn)城建檔案數(shù)字化建設(shè)的程度，因此必須注意開發(fā)以及利用城建檔案基礎(chǔ)設(shè)施。具體來說，必須注意檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，信息網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)能夠有效保證檔案信息、數(shù)據(jù)、計(jì)算機(jī)以及通信三者有效結(jié)合。城建檔案涉及的信息內(nèi)容直接關(guān)系城市的發(fā)展，因此檔案信息資源的建設(shè)也至關(guān)重要，首先我們必須充分利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，不斷充實(shí)以及完善原來的檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，使其能夠與網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)相互聯(lián)通，保證可以進(jìn)行資源共享，另外還應(yīng)該著重注意檔案的數(shù)字化管理以及處理工作，要結(jié)合信息技術(shù)，使檔案數(shù)據(jù)及時(shí)轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息，方便管理以及資源的利用。

（四）應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)。應(yīng)用系統(tǒng)能夠有效對(duì)城建檔案中所涉及的信息數(shù)據(jù)進(jìn)行采集，結(jié)合需求進(jìn)行處理加工，同時(shí)還能夠?qū)嵤┕芾硪约皟?chǔ)存?zhèn)鬟f等各種功能，不斷提高檔案數(shù)字化建設(shè)的速度以及質(zhì)量。因此，要不斷完善應(yīng)用系統(tǒng)的建設(shè)，要使其能夠與局域網(wǎng)建設(shè)以及各單位辦公自動(dòng)化建設(shè)共同發(fā)展。另外還應(yīng)該提高數(shù)字化管理體系以及相關(guān)技術(shù)的融合，可以利用掃描技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、數(shù)字?jǐn)z影等各種技術(shù)，不斷完善多元化的檔案信息管理形態(tài)，使應(yīng)用系統(tǒng)更加豐富，加強(qiáng)城建檔案內(nèi)部管理以及外部服務(wù)的有效結(jié)合，提高城建檔案的利用率，充分發(fā)揮城建檔案的價(jià)值。

（五）培養(yǎng)專業(yè)人才，完善管理標(biāo)準(zhǔn)。城建檔案管理數(shù)字化在實(shí)際建設(shè)過程中也存在著一些不完善的地方：首先相關(guān)的專業(yè)人才比較稀少。檔案數(shù)字化管理工作其實(shí)是比較復(fù)雜的，需要一批專業(yè)的技術(shù)人才投入工作中。其次，存在資金投入不足的問題。面對(duì)這些問題，政府部門一定要加強(qiáng)重視以及投入。缺乏統(tǒng)一的規(guī)范以及標(biāo)準(zhǔn)，很難促進(jìn)檔案管理的科學(xué)化以及規(guī)范化，在實(shí)際工作中，不能夠?qū)τ?jì)算機(jī)軟件開發(fā)進(jìn)行合理規(guī)范，使相關(guān)軟件缺乏實(shí)用性。再加上沒有統(tǒng)一的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，使信息共享、信息交流受到限制，進(jìn)而影響城鄉(xiāng)檔案數(shù)字化建設(shè)的進(jìn)程。為了能夠有效促進(jìn)城建檔案數(shù)字化建設(shè)，必須要有專業(yè)的人才隊(duì)伍支撐，相關(guān)部門在選用管理工作人員時(shí)，一定要按照公平公開的原則選擇擁有專業(yè)技能的工作人員，要不斷完善人力資源結(jié)構(gòu)，保證能夠切實(shí)滿足檔案管理在實(shí)際工作中的需求。相關(guān)單位還需要對(duì)人才的類型進(jìn)行細(xì)化，具體包括檔案采集人員、數(shù)據(jù)庫(kù)加工人員、檔案系統(tǒng)設(shè)計(jì)以及開發(fā)人員等。還應(yīng)該對(duì)管理人員進(jìn)行不斷培訓(xùn)，使他們不斷更新自己的知識(shí)，不斷提高自己的專業(yè)技能，尤其在引進(jìn)新的現(xiàn)代化設(shè)備時(shí)，要著重注意對(duì)在職的檔案工作人員進(jìn)行相關(guān)的培訓(xùn)以及教育，使他們更好地認(rèn)識(shí)以及學(xué)習(xí)專業(yè)知識(shí)以及技術(shù)，這樣才能夠適應(yīng)數(shù)字化管理工作，保證在城建檔案管理工作中不斷提高工作質(zhì)量以及工作效率。在城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)過程中，還必須不斷規(guī)范相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)，要保證檔案的收集、檔案的整理、檔案的檢索以及檔案保存等各方面的工作都可以按照具體的標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施。為了不斷推進(jìn)城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)工作，還需要構(gòu)建安全的網(wǎng)絡(luò)體系，具體來說，可以不斷更新安全技術(shù)，保證電子檔案具備可靠性以及安全性。除此之外。還需要安裝一些防病毒軟件，要選擇安全系數(shù)較高的技術(shù)產(chǎn)品，避免信息數(shù)據(jù)被一些不法分子攻擊盜取，從而引發(fā)嚴(yán)重的后果。

三、城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)需政府支持

城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)離不開政府的大力支持，只有政府做好相應(yīng)的引導(dǎo)，才能夠保證樹立城建檔案信息建設(shè)的實(shí)際目標(biāo)，提高相關(guān)單位的意識(shí)，使他們能夠具備一定的責(zé)任感，有利于在城建檔案數(shù)字化建設(shè)管理工作中進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃，提高科技創(chuàng)新能力，不斷進(jìn)行發(fā)展。在城建檔案數(shù)字化管理工作中，還應(yīng)該著重注意按照標(biāo)準(zhǔn)化以及規(guī)范化的原則實(shí)施相應(yīng)工作。政府要結(jié)合實(shí)踐操作推出符合實(shí)際的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)過程中，也應(yīng)該積極學(xué)習(xí)一些優(yōu)秀的建設(shè)經(jīng)驗(yàn)，不斷提高對(duì)全國(guó)信息化建設(shè)的認(rèn)識(shí)，保證帶動(dòng)我國(guó)城建檔案數(shù)字化建設(shè)的進(jìn)程。

四、結(jié)語(yǔ)

我國(guó)城建檔案數(shù)字化建設(shè)相對(duì)于其他先進(jìn)的國(guó)家來說，起步較晚，但是我國(guó)城建檔案在數(shù)字化建設(shè)方面的發(fā)展速度卻比較快，是科學(xué)技術(shù)發(fā)展的產(chǎn)物，同時(shí)也是城市不斷建設(shè)以及發(fā)展的重要產(chǎn)物。在城建檔案管理工作中，加強(qiáng)數(shù)字化建設(shè)可以保證城市可持續(xù)發(fā)展，能夠有效利用各種資源，同時(shí)可以提高城市的品位。對(duì)于城市來說，城建檔案管理工作是非常重要的工作內(nèi)容，城建檔案涉及的內(nèi)容較多，是起著基礎(chǔ)性地位的工作內(nèi)容。但實(shí)際的城建檔案管理工作存在一些不足之處，例如相關(guān)專業(yè)人才缺乏，資金投入不足，缺乏統(tǒng)一的規(guī)范以及標(biāo)準(zhǔn)等。這就要求相關(guān)部門結(jié)合實(shí)際，不斷注重對(duì)于專業(yè)人才的培養(yǎng)，要提高對(duì)于數(shù)字化建設(shè)的認(rèn)識(shí)，要明確其重要性，要加大資金的投入，要不斷完善城建檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，要保證不斷構(gòu)建科學(xué)安全的網(wǎng)絡(luò)體系等，這樣才能夠有效促進(jìn)城建檔案管理數(shù)字化的發(fā)展。