論新時期住房公積金檔案管理的特點與措施

文/昆明市住房公積金管理中心 聶緒敏

對于住房公積金來講，檔案管理的作用十分關鍵，因此需要對其予以重視。住房公積金檔案是職工住房公積金賬戶相關的注銷、變更、使用、提取、繳存、設立等行為，是擁有一定參考價值的原始記錄。新時期住房公積金檔案的數(shù)量越來越多，所以怎樣完善住房公積金檔案管理顯得十分重要。筆者按照自身的工作經(jīng)驗，對新時期住房公積金檔案管理的特點進行分析，思考其存在的問題，針對性提出解決的辦法。

一、住房公積金檔案管理的特點

住房公積金的對應部門在辦理不同業(yè)務時，都會查閱檔案中客戶的相關資料，檔案中明確記錄客戶最開始的業(yè)務辦理情況與之后涉及的多種信息。所以在住房公積金的業(yè)務辦理過程中，檔案是客戶的歷史記錄，對于業(yè)務的辦理有著十分關鍵的作用。住房公積金的檔案管理有以下四個特點：

（一）檔案使用、查閱的針對性。對于住房公積金檔案查閱十分嚴格，一般來說只有客戶自己、公安機關、公積金監(jiān)督機構等擁有對應的查閱權利，而其余個人或者組織沒有權利對檔案信息展開查閱。

（二）檔案整理有時效性?？蛻粼谵k理住房公積金的對應業(yè)務時，需要立即把自己的相關信息、資料予以歸檔。因此，住房公積金的管理擁有較強的時效性，如果客戶在相應的時間中沒有立即進行歸檔，那么就會大大提升將來的工作難度。例如，客戶如需辦理住房貸款，若辦理完對應的業(yè)務后，辦理者沒有馬上對信息進行歸檔，則在系統(tǒng)內無法顯示客戶已經(jīng)辦理了該業(yè)務，客戶在之后進行公積金項目辦理時，需要再次填寫相關信息，辦理該業(yè)務，從而對客戶的業(yè)務辦理產生了負面的影響。所以需要辦理人員在客戶住房公積金辦理中注重業(yè)務辦理的時效性，能夠現(xiàn)辦現(xiàn)存。

（三）留存材料相同，保存時間較長。一般來說，在辦理住房公積金多項業(yè)務時留存的資料大致相同。按照我國當前的管理模式，在保留客戶的對應資料時通常都要持續(xù)較長的時間。由于很多相同種類的資料長時間堆積在一起，不管是紙質檔案還是數(shù)字檔案，都占用了較多的檔案管理資源，同時也沒有對應的保存意義，使得檔案管理的工作難度大大提升。

（四）檔案構成復雜，種類豐富。住房公積金的經(jīng)辦部門、繳存單位、對應管理部門的繳存員工都是住房公積金檔案構成內容。同時以上部門一般還含有其他的公證機構、經(jīng)辦單位、銀行等，所以構成較為復雜。我國當前的住房公積金檔案一般分為三種類型：提取、貸款、歸集，多種業(yè)務檔案還擁有其他不同層次的劃分，所以住房公積金的檔案管理內容十分豐富。

二、住房公積金檔案管理中存在的問題

（一）檔案管理機制缺失，缺乏約束力。現(xiàn)在我國的住房公積金檔案管理缺乏較為健全的管理規(guī)范標準與管理機制，不同地區(qū)沒有對住房公積金內容予以統(tǒng)一，很多地區(qū)的住房公積金管理沒有積極參考其他地區(qū)的制度，因此在跨地區(qū)的管理中操作性不強。住房公積金檔案管理作為一種較新的內容，可以學習的經(jīng)驗不多，所以構建出的檔案制度缺乏系統(tǒng)性、統(tǒng)一性與全面性，不能對公積金的管理形成較強的約束。

（二）管理設施欠缺，無法滿足要求。因為大部分住房公積金管理部門的建立時間較短，因此在管理中沒有專門的場所來對檔案進行處理，同時檔案庫的設計也具有不科學、不合理的問題，例如在很多縣級部門，由于辦公環(huán)境較差，缺乏保存檔案的場所，使得很多預防措施無法使用，進而導致檔案的保密性、安全性受到影響。

（三）檔案資源不足，管理隊伍不專業(yè)。在展開檔案歸檔時，很多文件資料從多個機構部門而來，不同部門之間負責自身的內容，使得業(yè)務難以有效對接，使得相關檔案不能進行共享。由于公積金檔案不能得到有效的使用，從而使得資源大量浪費。同時，因為負責住房公積金檔案管理的工作人員大部分是臨時安排的，很多工作者缺乏檔案管理的經(jīng)驗、專業(yè)知識與技能，特別是他們的計算機操作能力不足，且缺少住房公積金貸款相關的知識。經(jīng)檔案管理機構簡單培訓后匆匆上崗，全憑自身學習、經(jīng)驗總結來裝訂、整理檔案。這導致檔案存在設置不科學、資料收集不完善的問題，嚴重的甚至可能導致檔案的損毀。

（四）檔案收集不完整，缺乏統(tǒng)一的規(guī)劃。在業(yè)務辦理與辦理模式中，住房公積金的管理機構缺乏統(tǒng)一的規(guī)劃，很多地區(qū)的住房公積金管理機構存在著較大的差異，同時因為管理的內容多樣化，負責管理的工作人員較少，檔案機構不但需要獲取客戶的檔案資料，同時還需要負責其他檔案業(yè)務的辦理。但很多業(yè)務分散在檔案管理部門的多個科室中，這導致檔案資料在整理、收集的過程中不能統(tǒng)一協(xié)同開展，使得檔案資料出現(xiàn)不完整的問題。

三、住房公積金檔案管理的措施

（一）增強對檔案管理的認識，構建明確的獎罰機制。住房公積金管理工作者需要改變原有的檔案管理思想，充分認識到自身工作的重要作用，深刻理解檔案管理對住房公積金業(yè)務辦理的影響。檔案管理不但是住房公積金管理中的根本內容，同時更是確保住房公積金有效開展的保障，是化解公積金貸款風險、構建和諧社會的關鍵內容之一。重視對住房公積金的檔案管理，既可以增強民眾對住房公積金檔案管理的了解，同時也可以確保相關業(yè)務的開展。同時，對應的公積金管理人員也需要檔案管理有全面的了解，能夠認識到檔案管理的重要性，并在平時的工作中強化對檔案管理的監(jiān)督、考核，利用較為完善的獎懲機制與考核內容，對一些管理高效的優(yōu)秀員工予以鼓勵與獎勵，并對考核較差的員工展開專業(yè)性的培訓，提升員工的檔案管理專業(yè)水平。只有這樣，才能夠切實提升住房公積金檔案管理工作者的工作熱情，讓員工主動投身管理工作中，正確、高效地完成自身的本職工作。

（二）構建完善的檔案管理機制。公積金對應管理機構一定要根據(jù)自身的現(xiàn)實狀況，對住房公積金檔案管理的機制予以完善，了解公積金檔案管理過程中相關的保管、歸檔、整理、收集等業(yè)務，確保檔案管理人員能夠正確、有效地對客戶的檔案予以操作，從而確保住房公積金資料的準確性與有效性，讓住房公積金檔案標準且規(guī)范，符合檔案管理的內容要求。由此可見，住房公積金檔案管理是構建和諧社會、化解公積金貸款風險、健全住房保障系統(tǒng)的基礎，它不僅僅是對企業(yè)科學管理的內容。相關的住房公積金管理機構需要有效完成對應的任務與責任，把其納入公積金考核機制內，從而有效化解檔案管理中存在的問題，形成信用貸款對應的責任機制，嚴格根據(jù)要求展開考核、檢查，有效促進住房公積金檔案管理工作人員的自主性。

（三）增強檔案管理工作者的專業(yè)水平。檔案管理需要對相應工作者予以專業(yè)的培訓，并從各大高校檔案管理專業(yè)中挑選對應的人才，從而切實強化檔案管理的實效性，逐步增強檔案管理相關的技術隊伍。對目前的住房公積金檔案管理來說，需要通過邀請專家、學者展開相關技能與對應理論知識的培訓及公開課講解等，從而有效增強檔案管理工作者的專業(yè)知識水平。同時，開展住房公積金檔案管理的溝通、交流，讓不同部門之間進行經(jīng)驗、知識的分享，切實增強檔案管理者的知識技能與水平，從而確保住房公積金檔案管理能夠有效開展。

（四）重視資金投入，強化檔案管理設施的建設。對應的檔案管理工作者需要根據(jù)檔案管理中的“九防”原則，加快對檔案信息庫的構建，通過逐步添置相應的檔案管理現(xiàn)代化設備，從而確保住房公積金檔案管理有效開展。同時，住房公積金檔案管理還需要緊跟時代的腳步，注重檔案信息資源建設，相應的管理部門需要加大對檔案管理資金的投入，購買多種先進的軟硬件設備，例如計算機、服務器、網(wǎng)絡等，從而確保住房公積金檔案管理能夠向著新時期網(wǎng)絡化發(fā)展。除此之外，檔案管理還需要注重對軟件設備的投入與構建，例如，能夠使用、構建公積金檔案檢測系統(tǒng)、檢索系統(tǒng)、管理平臺等。想讓住房公積金檔案管理符合時代的發(fā)展方向，一定要加快檔案管理的數(shù)字化腳步，確保住房公積金檔案管理向著無紙化的方向發(fā)展，并對一些特別重要的數(shù)據(jù)，予以數(shù)字化與紙質化雙重保障，確保住房公積金檔案管理萬無一失。

四、結語

綜上所述，住房公積金檔案管理工作者一定要及時了解檔案管理的最新發(fā)展情況，通過增強對檔案管理的認識，構建明確的獎罰機制、構建完善的檔案管理機制、增強檔案管理工作者的專業(yè)水平、重視資金投入，從強化檔案管理設施建設等多個內容入手，切實保障相關客戶的應有權益，確保相關部門的業(yè)務順利開展，從而促進我國住房公積金相關業(yè)務順利、持續(xù)發(fā)展。