對于檔案數(shù)字化生存路徑的創(chuàng)新思考

文/菏澤家政職業(yè)學院 周向東

就我國社會當前實際發(fā)展狀況來看，數(shù)字化已經(jīng)成為一個必然的發(fā)展趨勢，對于職業(yè)院校的檔案來說，會對學校發(fā)展進行記錄，并且為未來的教學和管理提供一定的依據(jù)。檔案在建立之后，是要應(yīng)用的，而檔案數(shù)字化形式在進行應(yīng)用的時候，也會相應(yīng)更加便利。傳統(tǒng)的學校檔案是以紙質(zhì)實體的形式存在的，這不僅會增加檔案管理的難度，同時也不利于檔案的使用。如今在科技支持下，學校檔案有了數(shù)字化這種新的呈現(xiàn)形式，這種新型的檔案信息形態(tài)，對各種檔案信息以數(shù)字化的形式進行存儲，有助于及時進行檔案利用，同時也為職業(yè)院校當中的檔案信息共享創(chuàng)造了條件。檔案數(shù)字化為數(shù)字檔案體系的建立奠定了基礎(chǔ)，并且在進行檔案管理的時候也具備突出優(yōu)勢，為檔案信息綜合利用創(chuàng)造了條件，在未來發(fā)展過程當中，需要對檔案數(shù)字化的生存路徑進行創(chuàng)新探究。

一、關(guān)于檔案數(shù)字化的生存條件

只有在信息技術(shù)水平發(fā)展到一定程度，才能夠?qū)崿F(xiàn)檔案數(shù)字化發(fā)展，其生存條件是有自身發(fā)展優(yōu)越性的，利用這種方式來呈現(xiàn)檔案信息，能夠在很大程度上促進檔案管理和利用的便捷性。當需要利用檔案信息的時候，傳輸移動具備快捷性、可復(fù)制性、及時性等突出優(yōu)勢，和傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案比較，檔案數(shù)字化對于人們的使用是有積極作用的，在當前“互聯(lián)網(wǎng)+”發(fā)展背景下，這是一個必然的發(fā)展趨勢。然而，一項新事物的發(fā)展必定要有適合其發(fā)展的土壤，在進行檔案數(shù)字化建設(shè)的時候，也需要積極進行理念創(chuàng)新。學校的檔案管理人員需要對自身的觀念加以創(chuàng)新，對數(shù)字化進行更加深入的探究，然后結(jié)合當前檔案內(nèi)容和檔案管理現(xiàn)狀，積極進行檔案數(shù)字化建設(shè)探究。目前正處于信息化高速發(fā)展時期，各個行業(yè)的發(fā)展都趨向數(shù)字化形式，國家對此大力支持，如今很多數(shù)字化檔案館的建設(shè)和檔案資源共享平臺的建設(shè)，在一定程度上對檔案數(shù)字化發(fā)展起到了推動作用。檔案數(shù)字化信息管理科學性的提高，相應(yīng)增強了人們對于檔案呈現(xiàn)方式創(chuàng)新的熱情和動力，如今信息時代的發(fā)展為檔案數(shù)字化建設(shè)和發(fā)展提供了一定的動力，為其建設(shè)發(fā)展創(chuàng)造了一個適合發(fā)展的大環(huán)境，而這些都為檔案數(shù)字化生存創(chuàng)造了有利條件。然而不可否認的是，當前還有一些人在思想觀念上沒有進行革新，沒有意識到檔案數(shù)字化建設(shè)的積極意義，也不愿意突破既有的檔案呈現(xiàn)形式，對于檔案數(shù)字化形式一直沒有加以認可。為了進一步推進檔案數(shù)字化發(fā)展進程，職業(yè)院校應(yīng)結(jié)合自身檔案發(fā)展現(xiàn)狀，積極進行管理體系的健全，并且相應(yīng)建立起更為完善的檔案數(shù)字化管理制度，對檔案信息數(shù)字化進行更加綜合性的管理，建立起檔案信息采集、管理、利用等一體化的平臺，在更大程度上發(fā)揮檔案信息的價值和作用。

二、檔案數(shù)字化的發(fā)展機遇

在未來的發(fā)展過程當中，科技發(fā)展水平一定會進一步得到提高，而這就相應(yīng)地為檔案數(shù)字化發(fā)展提供了更新的發(fā)展機遇，檔案數(shù)字化的普及程度將會越來越高，其自身發(fā)展優(yōu)勢會進一步得以凸顯。因此在未來的發(fā)展過程當中，相關(guān)的檔案管理人員需要積極把控發(fā)展的機遇，使檔案發(fā)展建設(shè)與時俱進。在職業(yè)院校當中，檔案數(shù)字化的建設(shè)發(fā)展離不開領(lǐng)導(dǎo)的認可和支持，如果學校領(lǐng)導(dǎo)自身的思想與時俱進，并且對于檔案工作有所重視，那么就會采取相應(yīng)措施來加以推動，這樣檔案工作人員在開展工作的時候，會有更加明確的遵循，使檔案數(shù)字化發(fā)展得到大的發(fā)展。對于學校來說，教師、學生、教學、管理等方面，都需要相應(yīng)建立檔案，檔案當中的內(nèi)容會為未來的教學管理工作起到一定的參考性和依據(jù)性作用，而檔案數(shù)字化利用的便捷性是顯而易見的，這在一定程度上促進了檔案管理手段的創(chuàng)新，學校在發(fā)展的過程當中，也可以相應(yīng)建立起檔案館，并且同步推動檔案數(shù)字化發(fā)展，從而在更大程度上促進檔案信息更加廣泛地應(yīng)用。

三、檔案數(shù)字化的安全防范

學校檔案在一定程度上是對學校發(fā)展歷史的記錄，從檔案中可以看到一個學校的發(fā)展歷程，但是檔案數(shù)字化和傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案形式進行比較的話，一個發(fā)展劣勢是其會受到比較大的風險威脅。大數(shù)據(jù)時代，可以對學校教學管理的相關(guān)信息進行更加準確的分析，在檔案當中所能夠記載的教學管理信息也會越來越多，由此檔案自身所承載的責任也越來越大。如今在科技發(fā)展的背景下，無紙化辦公為檔案數(shù)字化建設(shè)發(fā)展起到了很大的推動作用，雖然這種形式能夠有效節(jié)約資源，減少消耗，但是其自身發(fā)展過程當中的安全隱患問題也是不容忽視的，而這可以說是檔案數(shù)字化生存的一個巨大挑戰(zhàn)。檔案數(shù)字化基于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)得以發(fā)展，而一旦數(shù)據(jù)發(fā)生丟失或者物理性損壞，那么將會直接導(dǎo)致檔案的損壞。目前在檔案數(shù)字化建設(shè)過程當中，一個突出問題就是對檔案數(shù)據(jù)信息安全備份轉(zhuǎn)換不夠及時，并且對于存檔的數(shù)碼載體的存儲介質(zhì)等也不能進行定期判讀識別，在信息采集方面存在一定的滯后性，并且歸檔數(shù)據(jù)會存在不能進行同步傳輸?shù)膯栴}，這些方面所存在的問題和不足，也相應(yīng)地為檔案數(shù)字化建設(shè)造成了一定的問題和安全隱患，使得數(shù)字檔案信息出現(xiàn)丟失或者無法讀取的問題，一旦出現(xiàn)無法兼容的狀況，會相應(yīng)導(dǎo)致亂碼問題的出現(xiàn)，一些檔案信息也會因此而丟失。如果不能對這些問題加以重視，及時探究恰當?shù)慕鉀Q措施的話，那么將會對檔案數(shù)字化建設(shè)起到很大的阻力，雖然實現(xiàn)了檔案數(shù)字化，但是檔案自身的價值卻難以凸顯出來，需要使用的時候出現(xiàn)無法打開的問題，這樣檔案自身的價值也就相應(yīng)消失了。

如今檔案數(shù)字化安全管理方面的工作存在一定的不足之處，比如說界限不夠清晰、安全措施沒有做到位、制度方面不夠健全，這些安全管理方面的問題，對于檔案數(shù)字化建設(shè)的可持續(xù)發(fā)展起到消極影響，因此在未來的發(fā)展過程當中，學校的檔案管理人員需要結(jié)合當前的發(fā)展問題，逐漸完善安全管理措施，并且對安全管理責任加以強化，針對發(fā)展需求完善安全管理制度，使檔案數(shù)字化信息更加靈活地進行存儲，提升相關(guān)數(shù)據(jù)信息安全管理工作的可靠性和持續(xù)性。在檔案信息化建設(shè)管理的過程當中，一個必須要考慮的問題是，日后應(yīng)用是否便捷？數(shù)據(jù)安全是否可以得到保障？科技發(fā)展水平的提升，并不代表檔案數(shù)字化建設(shè)是絕對安全的，所以必須要對信息安全保管的周期性問題加以重視，及時對信息管理發(fā)展現(xiàn)狀進行校驗更新和備份轉(zhuǎn)換工作，確保檔案當中的相關(guān)信息能夠得到安全保管，適時對存儲數(shù)據(jù)進行轉(zhuǎn)換升級，對檔案信息內(nèi)容也需要進行雙向備份，定期做存儲更新工作，進而切實保障檔案數(shù)字化信息內(nèi)容的安全，使檔案的價值和作用都充分發(fā)揮出來。

四、檔案數(shù)字化的人文體現(xiàn)

檔案是進行信息記錄的，所謂的人文關(guān)懷指的是以人為對象，通過檔案可以對人的生存狀況加以呈現(xiàn)，對于職業(yè)院校來說，人文方面的問題主要體現(xiàn)在學校的師生，從檔案自身的功能來看，其記憶功能可以很好地體現(xiàn)出特有的人文關(guān)懷，借助于檔案當中所記錄的內(nèi)容，個人可以加強自我認同，對于群體歸屬感的加強也會相應(yīng)起到積極作用，在進行檔案數(shù)字化建設(shè)的時候，也需要結(jié)合學校師生的發(fā)展需要，為他們建立完善的檔案內(nèi)容，這既可以豐富當前學校當中的檔案類型和檔案內(nèi)容，也可以在一定程度上滿足人文需求，為檔案數(shù)字化生存進行創(chuàng)新探究，使檔案自身的價值和功能可以在更大程度上得以凸顯。

五、結(jié)語

綜上，在當前大數(shù)據(jù)發(fā)展背景下，檔案數(shù)字化形式成為可能，這為職業(yè)學院檔案的呈現(xiàn)形式提供了一個新的發(fā)展視角，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的生產(chǎn)和流轉(zhuǎn)有所減少，一方面來看，這是社會發(fā)展進步的一個標志，但是由于信息技術(shù)應(yīng)用和數(shù)字化進程之間存在著嚴重的不同步問題，所以說這直接導(dǎo)致了檔案數(shù)字化生存面臨一定挑戰(zhàn)。在未來的發(fā)展過程當中，必須要進行生存路徑的創(chuàng)新思考，對于檔案數(shù)字化管理的相關(guān)體制需要加以健全，使數(shù)字化的檔案呈現(xiàn)形式，可以相應(yīng)成為學校教學管理工作開展的相關(guān)依據(jù)，使檔案建設(shè)工作能夠進一步得到發(fā)展提高，以檔案內(nèi)容為當前的教學活動提供依據(jù)，促進當前教學質(zhì)量不斷提高。