新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理工作創(chuàng)新思考

文/菏澤市廣播電視臺(tái) 萬洪波

檔案管理是推動(dòng)事業(yè)單位持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展的關(guān)鍵，同時(shí)也是回顧事業(yè)單位發(fā)展路徑中缺陷與不足的重要途徑。在新時(shí)期環(huán)境之下，事業(yè)單位的檔案管理工作可以更好地融入各種新興技術(shù)，尤其是大數(shù)據(jù)、云計(jì)算以及互聯(lián)網(wǎng)等，其可以直接應(yīng)用到事業(yè)單位經(jīng)營決策、管理等工作中，并實(shí)現(xiàn)管理工作綜合效益的持續(xù)提升。對(duì)此，探討新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理工作創(chuàng)新，具有重要意義。

一、事業(yè)單位檔案管理工作現(xiàn)狀

在檔案管理過程中，檔案管理中信息化屬于一種全新的理念，在不同時(shí)期所體現(xiàn)出來的價(jià)值與內(nèi)涵不同。當(dāng)前我國的檔案管理信息化特征主要體現(xiàn)在三個(gè)方面：1.管理組織形式化。在檔案管理工作中，我們可以通過先進(jìn)的管理學(xué)經(jīng)驗(yàn)，構(gòu)建檔案科學(xué)化管理理念并落實(shí)到實(shí)際工作中，指導(dǎo)檔案工作的管理方式保持高水平發(fā)展。2.科學(xué)化管理。針對(duì)檔案管理人員而言，應(yīng)當(dāng)有意識(shí)地落實(shí)信息化管理工作，充分展現(xiàn)管理知識(shí)的儲(chǔ)備，構(gòu)建一支不僅擁有豐富科學(xué)知識(shí)，還具備較強(qiáng)業(yè)務(wù)技術(shù)水平的工作團(tuán)隊(duì)。3.技術(shù)化。在檔案管理工作不斷發(fā)展的環(huán)境之下，檔案管理的技術(shù)方式也會(huì)不斷發(fā)展創(chuàng)新，其中信息化技術(shù)屬于當(dāng)代社會(huì)檔案管理技術(shù)的主要表現(xiàn)，在檔案管理技術(shù)不斷發(fā)展的同時(shí)，可以進(jìn)一步強(qiáng)化管理工作技術(shù)的信息化，從而推動(dòng)檔案管理工作持續(xù)發(fā)展。但是，從當(dāng)前的檔案管理工作現(xiàn)狀來看，仍然存在一些問題，其主要集中在兩點(diǎn)：1.意識(shí)不強(qiáng)。在檔案管理發(fā)展過程中，檔案管理的意識(shí)仍然存在薄弱與陳舊的特征，許多管理人員以及專業(yè)人員的管理理念都停留在基礎(chǔ)層面上，部分領(lǐng)導(dǎo)在思想層面上并不重視。而管理人員的管理意識(shí)也存在陳舊特征，對(duì)于信息化管理的重視度不足，認(rèn)為傳統(tǒng)管理模式便可，導(dǎo)致管理工作水平相對(duì)較差。2.管理設(shè)備陳舊。因?yàn)闄n案管理工作依賴于財(cái)政的支持，再加上管理意識(shí)的欠缺，導(dǎo)致資源投入檔案管理不多，管理設(shè)備陳舊，管理資源較少，導(dǎo)致管理工作的整體水平較差。

二、新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理工作創(chuàng)新

（一）建立信息化檔案管理理念。在當(dāng)代社會(huì)數(shù)據(jù)發(fā)展環(huán)境之下，檔案管理模式已經(jīng)成為社會(huì)的必然發(fā)展趨勢(shì)，為了更好地適應(yīng)環(huán)境的變化，需要提高對(duì)于檔案管理工作的重視度，基于檔案管理工作的現(xiàn)狀做好信息化創(chuàng)新。另外，基于檔案管理合理性需要進(jìn)行適當(dāng)改進(jìn)，積極構(gòu)建檔案管理工作制度體系，促使檔案管理工作有相應(yīng)的規(guī)范與依據(jù)可以執(zhí)行，在出現(xiàn)差錯(cuò)時(shí)可以及時(shí)追究責(zé)任人并實(shí)施懲處。檔案管理工作的制度必須從分層責(zé)任制度角度進(jìn)行著手，將工作方式細(xì)化，并將責(zé)任落實(shí)到每一個(gè)崗位，制度體系的內(nèi)容應(yīng)當(dāng)涉及檔案的查閱、收納以及傳遞，避免檔案在管理與使用期間出現(xiàn)混亂及信息泄露等風(fēng)險(xiǎn)問題。另外，還需要定期做好人員的培訓(xùn)教育，強(qiáng)化人員素質(zhì)培訓(xùn)，持續(xù)提高管理人員的綜合素質(zhì)水平。針對(duì)檔案管理人員而言，人員培訓(xùn)屬于檔案事業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵。針對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)，主要是以信息化檔案管理技術(shù)以及服務(wù)理念為主，強(qiáng)化檔案管理的綜合工作水平。

（二）完善事業(yè)單位網(wǎng)絡(luò)建設(shè)。在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)越發(fā)激烈的背景下，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用顯得非常重要，基于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的支持可以及時(shí)構(gòu)建一個(gè)理想的事業(yè)單位檔案管理體系，并為管理人員提供一個(gè)便捷化的檔案管理支持。事業(yè)單位檔案管理工作的信息化落實(shí)重點(diǎn)在于基礎(chǔ)設(shè)施的完善，特別是強(qiáng)化事業(yè)單位信息網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)工作。以網(wǎng)絡(luò)工作作為基礎(chǔ)，進(jìn)一步強(qiáng)化事業(yè)單位檔案管理的流程化特征。對(duì)此，在今后需要管理人員進(jìn)一步強(qiáng)化基礎(chǔ)設(shè)施以及條件方面的建設(shè)，相關(guān)部門需要做好相應(yīng)設(shè)備的引入以及人才的重視，及時(shí)完善網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)并強(qiáng)化對(duì)于系統(tǒng)維護(hù)管理的重視度，規(guī)避內(nèi)部出現(xiàn)信息的丟失以及泄漏等問題，強(qiáng)化檔案的信息化管理綜合水平，保障大數(shù)據(jù)背景之下事業(yè)單位檔案管理工作持續(xù)循環(huán)性發(fā)展。在信息化時(shí)代，檔案資料的管理工作必然會(huì)向著信息化方向發(fā)展，此時(shí)也會(huì)衍生出大量的信息化檔案資料。一方面，今后需要加大檔案管理的資源投入，增加技術(shù)與設(shè)備的投入，并保持與社會(huì)環(huán)境同步發(fā)展。每一年都需要做好資金方面的投入，做好設(shè)備與系統(tǒng)的更新維護(hù)；另一方面，需要進(jìn)一步強(qiáng)化信息化管理工作的資源投入，借助不同部門之間的相互配合，持續(xù)提升檔案管理方面的信息化水平。檔案管理工作不僅在于信息的管理與儲(chǔ)存，更多的是在于信息的加工與價(jià)值挖掘，強(qiáng)化服務(wù)終端的信息化建設(shè)水平，提高檔案資料的信息化總匯與分析能力，可以引入大數(shù)據(jù)技術(shù)實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案數(shù)據(jù)的價(jià)值挖掘，強(qiáng)化檔案建設(shè)的綜合信息化水平。

（三）細(xì)化檔案管理措施，提高管理效益。在檔案管理工作中，必須保持工作質(zhì)量持續(xù)提升。在工作中，首先需要確保細(xì)化性歸檔工作，在工作中及時(shí)制定完善的檔案歸檔范圍，這一范圍必須保持細(xì)致性與明確性，在工作職能調(diào)整以及業(yè)務(wù)發(fā)展期間，可以保持持續(xù)性發(fā)展。在制定具體的范圍時(shí)，需要充分考慮檔案的儲(chǔ)存完整性以及資料的全面性，確保內(nèi)部控制體系的建設(shè)綜合水平。同時(shí)還需要做好文件檔案的環(huán)節(jié)性管理工作，不僅需要及時(shí)落實(shí)檔案工作機(jī)制，還需要及時(shí)制定歸檔計(jì)劃，基于歸檔工作的突出問題，在年末做好重點(diǎn)排查工作，及時(shí)落實(shí)集中化與全面性的歸檔管理，保障歸檔工作的細(xì)致與全面性。對(duì)于事業(yè)單位而言，需要將文件檔案資料的交接當(dāng)作是第一任務(wù)，以規(guī)范化措施作為基礎(chǔ)，保障資料信息的清晰性。另外，還需要持續(xù)強(qiáng)化人員方面的培訓(xùn)教育工作，借助現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)、視頻教育以及手冊(cè)宣傳等多種途徑實(shí)現(xiàn)對(duì)人員的專業(yè)性技術(shù)水平的培養(yǎng)，重修提升檔案管理工作的針對(duì)性水平，提高檔案管理工作人員的自覺意識(shí)，確保檔案管理團(tuán)隊(duì)保持較高的綜合性水平。另外，隨著信息化技術(shù)的持續(xù)發(fā)展，檔案管理工作的信息化也會(huì)不斷增加，今后需要持續(xù)強(qiáng)化檔案管理人員的信息化技術(shù)水平，確保人員層面上可以推動(dòng)檔案管理工作持續(xù)發(fā)展。

（四）強(qiáng)化協(xié)調(diào)工作水平。在市場(chǎng)發(fā)展背景之下，事業(yè)單位檔案管理工作可以借助計(jì)算機(jī)方式實(shí)現(xiàn)對(duì)文字、文檔、音頻以及視頻等多種信息的儲(chǔ)存，并借助計(jì)算機(jī)、信息化技術(shù)的支持實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的高效率傳輸與共享，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)化的檔案管理。對(duì)于管理人員而言，需要進(jìn)一步提升信息的更新重視度，同時(shí)需要注重科室之間的相互協(xié)調(diào)工作，掌握管理領(lǐng)域和計(jì)算機(jī)軟件的相關(guān)前瞻性技術(shù)，及時(shí)更新事業(yè)單位檔案管理工作整體水平，構(gòu)建完善的管理機(jī)制，為后續(xù)管控措施的落實(shí)奠定基礎(chǔ)。事業(yè)單位各科室與職能部門之間需要堅(jiān)持管理需求的融合性發(fā)展，更好地實(shí)現(xiàn)信息的共享，真正落實(shí)檔案內(nèi)部信息的及時(shí)傳播以及高效率傳遞，保障軟硬件設(shè)備正常運(yùn)行的情況下，推動(dòng)事業(yè)單位檔案管理工作持續(xù)發(fā)展。

（五）豐富檔案管理的實(shí)際價(jià)值。在新時(shí)期，事業(yè)單位檔案管理工作的具體應(yīng)用價(jià)值必須持續(xù)性提高，并基于檔案內(nèi)容做好針對(duì)性的工作優(yōu)化。例如，對(duì)于事業(yè)單位的人事檔案而言，不僅需要記錄員工的基礎(chǔ)信息，還需要涉及部分人員的隱性內(nèi)容，例如職業(yè)素養(yǎng)、職業(yè)技能以及道德水平等，充分展現(xiàn)檔案本身的實(shí)用性價(jià)值，挖掘檔案中的可能潛力。深度挖掘信息的同時(shí)，做好人員的定期考核，并基于考核的內(nèi)容將職業(yè)技能以及工作狀況、職業(yè)道德等內(nèi)容納入其中，將審核的結(jié)果反饋給所有的對(duì)應(yīng)主體。事業(yè)單位的檔案管理工作必須從信息獲取的角度進(jìn)行優(yōu)化，管理人員在決策時(shí)可以充分參考檔案中的內(nèi)容，促使事業(yè)單位的運(yùn)行機(jī)制保持良性循環(huán)。為了在新時(shí)期更好地發(fā)揮事業(yè)單位的檔案管理價(jià)值，需要從不同層面提高檔案管理工作思路。一方面，是強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，真正認(rèn)識(shí)到檔案管理的工作重視度，從工作層面上提高服務(wù)意識(shí)。從以往檔案單純記錄資料轉(zhuǎn)變?yōu)橛涗?、供?yīng)、決策支持的服務(wù)模式，強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，在事業(yè)單位決策任何事情或出現(xiàn)任何問題時(shí)，都可以在檔案中尋找到相關(guān)的資料，從而確保單位運(yùn)行的合理性；另一方面，需要保持競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)，在工作中需要強(qiáng)化與其他部門的合作交流，管理人員可以借助競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)，將事業(yè)單位檔案管理工作價(jià)值進(jìn)行拓展；借助競(jìng)爭(zhēng)方式強(qiáng)化檔案管理的目標(biāo)，提高檔案管理工作的自主性。

三、結(jié)語

綜上所述，隨著時(shí)代的持續(xù)發(fā)展，檔案管理工作的重要性隨之提升。在長(zhǎng)期的社會(huì)發(fā)展過程中，云計(jì)算、云儲(chǔ)存等新興服務(wù)模式逐漸成熟，在檔案管理工作中的應(yīng)用越發(fā)普及。檔案管理工作必然需要不斷創(chuàng)新，同時(shí)在管理工作中突出信息化元素，并且在新形勢(shì)環(huán)境下，需要持續(xù)創(chuàng)新與完善檔案管理的工作理念，持續(xù)探索并在以往檔案管理模式之下進(jìn)行改革，從而推動(dòng)檔案管理工作持續(xù)發(fā)展。