提高基層單位檔案管理效能的路徑研究

文/云南省紅河州屏邊縣檔案館 童娜

眾所周知，基層單位的檔案管理是整個(gè)檔案工作的基礎(chǔ)，同時(shí)也是國(guó)家檔案中不可或缺的一部分，基層單位檔案收集、整理水平的高低直接關(guān)系到有關(guān)部門是否高效利用檔案，最大限度地發(fā)揮檔案信息的價(jià)值，助推社會(huì)的穩(wěn)健長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。因此，基層單位一定要認(rèn)識(shí)到做好基層檔案管理工作的重要性，并立足于實(shí)際，不斷加強(qiáng)基層單位檔案管理，從整體上促使基層單位檔案管理效能提升。

一、提高基層單位檔案管理效能的重要性

第一，當(dāng)前我們正處在“雙創(chuàng)”的社會(huì)宏觀背景下，如何超越或突破傳統(tǒng)檔案管理模式是擺在基層單位檔案工作面前亟待解決的問題。在新時(shí)期，要想提高基層單位管理效能，就要堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，構(gòu)建科學(xué)、現(xiàn)代的檔案管理架構(gòu)，擺脫傳統(tǒng)檔案管理理念或是檔案管理系統(tǒng)的制約，通過科學(xué)的收集、保管檔案信息，以便最大化地發(fā)揮檔案的價(jià)值，從整體上促使檔案管理工作水平和效率提升，為相關(guān)單位的穩(wěn)健長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展提供強(qiáng)有力的保障。第二，有助于提高檔案資源的利用效率。當(dāng)前部分基層單位在具體的檔案管理中，由于單位管理者沒有從思想上認(rèn)識(shí)到做好檔案管理工作的必要性，加之檔案管理人員對(duì)傳統(tǒng)人工管理模式的延續(xù)操作，因此，在檔案資料的編制和保存方面比較隨意。在新時(shí)期，想要提高檔案管理效能，相關(guān)單位要投入人力物力，引入先進(jìn)技術(shù)和管理方式。與此同時(shí)，檔案管理人員要與時(shí)俱進(jìn)，加強(qiáng)學(xué)習(xí)，強(qiáng)化專業(yè)知識(shí)，充分利用信息技術(shù)，科學(xué)有序地對(duì)檔案資料進(jìn)行收集、整理、編制、存儲(chǔ)。便于在使用檔案的時(shí)候，快速及時(shí)找到檔案信息資料，提高相關(guān)工作人員查找檔案的主動(dòng)性，從整體上促使檔案利用效率提高。

二、提高基層單位檔案管理效能的路徑

（一）積極轉(zhuǎn)變管理觀念，深化檔案管理意識(shí)。在新時(shí)期，要想提高基層單位管理效能，需做到如下幾點(diǎn)：一是基層單位要堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，不斷轉(zhuǎn)變觀念，深化檔案管理意識(shí)。對(duì)此基層單位領(lǐng)導(dǎo)要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)思想觀念，要認(rèn)識(shí)到做好檔案工作的重要性，堅(jiān)持將檔案管理工作有效納入單位的日常議事過程中，在內(nèi)部營(yíng)造良好的檔案管理氛圍?；鶎訂挝贿€要立足于實(shí)際，給辦理檔案的群眾或是相關(guān)部門提供溫馨的服務(wù)環(huán)境和查閱服務(wù)。二是利用多種渠道或途徑讓檔案管理工作走向社會(huì)，讓社會(huì)大眾知曉檔案，進(jìn)一步了解基層單位檔案管理工作，通過這樣的舉措，縮短社會(huì)大眾與檔案之間的距離，便于他們查閱檔案，還可以深化其意識(shí)，認(rèn)識(shí)到個(gè)人檔案與社會(huì)大眾的生活息息相關(guān)。第三，基層單位檔案管理人員要積極轉(zhuǎn)變檔案管理觀念，同時(shí)將檔案管理意義上升到法律層面，系統(tǒng)化認(rèn)知這項(xiàng)工作，樹立整體觀念，高度整合檔案資源，真正讓檔案管理工作朝著縱深發(fā)展。

（二）嚴(yán)把檔案形成環(huán)節(jié)，規(guī)范檔案管理工作。眾所周知，檔案的形成會(huì)經(jīng)歷幾個(gè)環(huán)節(jié)，這些環(huán)節(jié)能否高效地完善在很大程度上關(guān)系到檔案的價(jià)值和質(zhì)量?；诖?，要求基層單位嚴(yán)格每個(gè)環(huán)節(jié)，科學(xué)、規(guī)范地管理檔案，促使檔案質(zhì)量提升?；鶎訂挝恍枳龊靡韵聨c(diǎn)：一是嚴(yán)格把好檔案收集關(guān)。在檔案管理中檔案收集是關(guān)鍵，倘若檔案管理人員檔案收集材料不齊全、質(zhì)量低，自然無(wú)法做好后續(xù)的檔案管理工作。對(duì)此，檔案管理人員需嚴(yán)格根據(jù)我國(guó)的法律法規(guī)，定期收集檔案，針對(duì)部分不符合相關(guān)要求或是標(biāo)準(zhǔn)的檔案，一定要嚴(yán)格根據(jù)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)或要求來處理。一般來說，基層檔案主要包含了音頻、視頻、業(yè)務(wù)等諸多類型的檔案，所以我們必須要明確每一個(gè)環(huán)節(jié)檔案管理人員的工作職責(zé)，將責(zé)任落到實(shí)處。二是基層單位需嚴(yán)把檔案整理關(guān)，將一些雜亂無(wú)章的檔案進(jìn)行整理，檔案管理人員在這個(gè)過程中需要將收集來的檔案進(jìn)行分類、排列、組合、存儲(chǔ)、編號(hào)，形成卷宗。上述這個(gè)過程是檔案形成的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，所以檔案管理人員要正確把握檔案特征，根據(jù)特征進(jìn)行分類整理。與此同時(shí)，還必須要了解不同檔案之間的區(qū)別和聯(lián)系，此外還要了解檔案的價(jià)值，存儲(chǔ)方式，以便為后期的檔案利用或是保管奠定良好基礎(chǔ)。三是基層單位立足于實(shí)際構(gòu)建檔案整理具體標(biāo)準(zhǔn)，在這過程中，檔案管理人員一定要認(rèn)真整理檔案，注意檔案的完整性和“去偽”性，通過這樣的舉措，最大限度確保檔案的完整性，便于在之后的利用中最大限度地發(fā)揮檔案的價(jià)值意義。四是嚴(yán)把檔案存放關(guān)，儲(chǔ)存檔案主要是基于前期檔案收集、整理上分類存儲(chǔ)檔案，通常情況下，基層單位檔案都存放在檔案庫(kù)房中，為了防止或是規(guī)避檔案損壞，基層檔案要根據(jù)相關(guān)規(guī)定或標(biāo)準(zhǔn)使用指定檔案盒，同時(shí)制定好目錄、做好標(biāo)簽。針對(duì)一些重要且特殊的檔案，檔案管理人員還要在檔案盒的側(cè)面做好標(biāo)記，通過這樣的方式，在檔案盒上面清晰反映檔案資料，便于檔案管理人員查找。

（三）健全檔案管理制度，做好檔案管理工作。基層單位要認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，并立足于實(shí)際，采取措施，建立健全檔案管理制度，在以上過程中，要做好兩方面工作：一方面，需嚴(yán)格根據(jù)檔案法律法規(guī)，針對(duì)性地制定檔案收集、檔案文件存儲(chǔ)范圍、檔案保管期限等；另一方面，還要構(gòu)建檔案資料鑒定、分類、收集、保管、統(tǒng)計(jì)、檢索、調(diào)閱、利用以及銷毀制度。除此之外，還要構(gòu)建突發(fā)事件應(yīng)急管理、檔案管理設(shè)備維護(hù)、信息安全保密等制度，基層單位通過這些制度，進(jìn)一步明確檔案管理人員的工作范圍、工作紀(jì)律、崗位職責(zé)。為最大限度調(diào)動(dòng)檔案管理人員工作的積極性和主動(dòng)性，還要定期檢查檔案管理工作，從而更好地確保檔案管理人員完整有效地收集檔案，高效有序地做好檔案科學(xué)分類，合理組卷、規(guī)范整理，充分利用，通過這些舉措，切實(shí)做好檔案管理工作，最大限度發(fā)揮檔案的價(jià)值作用。

（四）投入人力、物力、財(cái)力，切實(shí)加強(qiáng)硬件建設(shè)。我們正處在新時(shí)期，為進(jìn)一步完善檔案管理工作方式，全面促使基層單位檔案管理事業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。一是基層單位需要根據(jù)自身實(shí)際情況，加強(qiáng)檔案管理硬件建設(shè)，這就要求基層單位從財(cái)力、物力、人力方面進(jìn)行合理規(guī)劃，引入先進(jìn)設(shè)備設(shè)施，以實(shí)現(xiàn)檔案資料管理的網(wǎng)絡(luò)化和資料存儲(chǔ)的數(shù)字化。二是事業(yè)單位應(yīng)該將這項(xiàng)工作有效納入年度預(yù)算中，進(jìn)一步落實(shí)經(jīng)費(fèi)，根據(jù)單位的實(shí)際情況，購(gòu)買或引入檔案軟件設(shè)備和管理硬件。根據(jù)需要，建設(shè)合格的現(xiàn)代化檔案庫(kù)房，在這個(gè)庫(kù)房中，需嚴(yán)格根據(jù)防污染、防塵、防高溫、防火、防盜、防鼠等相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，在庫(kù)房?jī)?nèi)配置消防、防盜、監(jiān)控、溫度濕度控制的設(shè)備。三是基層單位需構(gòu)建數(shù)字檔案管理制度，同時(shí)還要根據(jù)實(shí)際情況，構(gòu)建檔案信息安全防護(hù)體系，通過科學(xué)合理的檔案管理體系，防止重要檔案信息外泄、丟失，有效利用或是保存電子檔案。

（五）改進(jìn)檔案管理方式，實(shí)現(xiàn)信息網(wǎng)絡(luò)共享。新形勢(shì)下，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的鑒定、分類、利用已經(jīng)無(wú)法滿足當(dāng)前社會(huì)發(fā)展的需求，為此，需做好以下幾點(diǎn)：一是基層事業(yè)單位需從傳統(tǒng)檔案管理模式，有效轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化檔案信息管理模式，利用這種模式進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)絡(luò)共享。二是基層單位要堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，以創(chuàng)新和發(fā)展思維，采用新理念、新方法以及新技術(shù)積極開展檔案數(shù)字化工作、在基層單位構(gòu)建檔案信息網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，以方便檔案管理人員充分利各種先進(jìn)的電子設(shè)備，將紙質(zhì)檔案變成數(shù)字化檔案，通過掃描、圖片、視頻等電子格式，將基層檔案錄入計(jì)算機(jī)中，以便真正意義上構(gòu)建數(shù)字化檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，讓檔案管理人員充分利用互聯(lián)網(wǎng)開展檔案收集、傳遞、管理等工作。

（六）加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)，提高人員綜合素養(yǎng)。新時(shí)期要做好基層單位管理工作，高素質(zhì)的人才隊(duì)伍是基礎(chǔ)、是前提，檔案管理人員綜合素養(yǎng)的高低直接關(guān)系到基層單位檔案管理工作開展的質(zhì)量。一是基層單位要通過各種途徑積極引入高素質(zhì)的檔案管理人員，加強(qiáng)專業(yè)人才隊(duì)伍的建設(shè)力度，從整體上促使檔案管理人員綜合素養(yǎng)的提升。二是基層單位要通過“走出去、引進(jìn)來”，定期開展檔案管理專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)教育，同時(shí)還要定期開展現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用比拼工作，通過這樣的舉措，提升檔案管理人員的專業(yè)技能，為提高基層檔案管理效率奠定良好的基礎(chǔ)。三是為提高檔案管理人員工作的積極性?；鶎訂挝贿€要制定激勵(lì)制度，定期通過成果比拼，知識(shí)競(jìng)賽等，促使其積極性提升，從而更好地培養(yǎng)檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)，真正意義上構(gòu)建一支高素質(zhì)復(fù)合型的檔案管理人才隊(duì)伍，助推基層單位穩(wěn)健長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

三、結(jié)語(yǔ)

總之，在基層單位管理中，檔案管理非常重要，隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)檔案管理模式已經(jīng)無(wú)法滿足當(dāng)前檔案管理工作的需求。因此，基層單位一定要認(rèn)識(shí)到這項(xiàng)工作的重要性，從而積極轉(zhuǎn)變管理觀念，深化檔案管理意識(shí)、嚴(yán)把檔案形成環(huán)節(jié)，規(guī)范檔案管理工作、健全檔案管理制度，做好檔案管理工作、投入人力、物力、財(cái)力，切實(shí)加強(qiáng)硬件建設(shè)，改進(jìn)檔案管理方式，實(shí)現(xiàn)信息網(wǎng)絡(luò)共享，加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)，提高人員綜合素養(yǎng)，做好基層單位檔案管理工作，從整體上提高基層單位檔案管理效能，助推基層單位穩(wěn)健長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。