新形勢(shì)下行政事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理工作探析

文/柘榮縣水利局 林美

行政事業(yè)單位工作繁多，而其中檔案管理工作占據(jù)重要地位，直接關(guān)系到行政事業(yè)單位是否可以高效、協(xié)調(diào)運(yùn)轉(zhuǎn)，而傳統(tǒng)檔案管理在此形勢(shì)下不能滿足單位發(fā)展需要。對(duì)此，行政事業(yè)單位要積極探索新形勢(shì)下高效管理方法，緊跟時(shí)代步伐?；ヂ?lián)網(wǎng)信息技術(shù)的普及使得信息化管理、數(shù)字化管理成為主流趨勢(shì)，逐步應(yīng)用于各行業(yè)之中，行政事業(yè)單位也越來(lái)越多地探索數(shù)字化檔案管理措施，但是其中尚存一些問題，需要有關(guān)人員對(duì)其分析和解決，提出針對(duì)性優(yōu)化策略，推動(dòng)數(shù)字化檔案管理快速、平穩(wěn)發(fā)展。

一、行政事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理的意義

（一）有利于提高辦公效率。檔案管理工作繁雜且機(jī)械，檔案涉及對(duì)象流動(dòng)性較強(qiáng)，只有充分、全面了解情況才可能實(shí)現(xiàn)精準(zhǔn)、快速統(tǒng)計(jì)，傳統(tǒng)檔案管理模式顯然難以做到，效率的低下導(dǎo)致效益也受到影響。數(shù)字化檔案管理的實(shí)現(xiàn)能夠幫助行政檔案快速歸檔，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案的有效利用，數(shù)字化歸檔可以實(shí)時(shí)反映各類變動(dòng)的精準(zhǔn)數(shù)據(jù)，人員可更加便捷地對(duì)已儲(chǔ)存數(shù)字資料進(jìn)行查詢和統(tǒng)計(jì)。檔案庫(kù)由實(shí)體檔案保管基地轉(zhuǎn)至信息管理中心，場(chǎng)所的轉(zhuǎn)換意味著工作的快捷高效，對(duì)于提升辦公效率、幫助行政單位精簡(jiǎn)人員、推動(dòng)單位現(xiàn)代化快速發(fā)展都有重要意義。

（二）有利于提高檔案利用率。傳統(tǒng)檔案管理是人力對(duì)于紙質(zhì)檔案的管理，內(nèi)容繁雜、工作量大且較易出現(xiàn)差錯(cuò)，不僅如此，查找和查詢的困難也在很大程度上降低了檔案資源利用的有效性。數(shù)字化檔案管理可以幫助使用者在最短時(shí)間內(nèi)精準(zhǔn)查找所需文檔，與此同時(shí)，將紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理還可以使得檔案的管理和使用擺脫時(shí)間和地域的束縛，在減少誤差的同時(shí)，極大提升整體檔案利用效率。

（三）有利于提高經(jīng)濟(jì)效益。市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力的加劇為行政事業(yè)單位帶來(lái)了一定挑戰(zhàn)，單位的快速發(fā)展使得檔案信息量呈現(xiàn)爆發(fā)式增長(zhǎng)，而滯后的檔案管理方式使得檔案作用無(wú)法得到有效發(fā)揮，信息量與工作方式間存在巨大矛盾。粗放式的、以人工為主的檔案管理方法不僅嚴(yán)重降低了工作效率，且會(huì)在很大程度上提升管理成本，給企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的獲得帶來(lái)阻礙。另外，檔案數(shù)字化改變了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案形式，不僅可以有效減少儲(chǔ)存空間，也能夠在很大程度上減少對(duì)于紙質(zhì)檔案的保管費(fèi)用，檔案查閱更加準(zhǔn)確、高效、便捷。此外，還能夠減少影印原檔案造成的紙張及人力浪費(fèi)，避免原檔案因反復(fù)查閱出現(xiàn)損壞，也在一定程度上提升了行政事業(yè)單位的經(jīng)濟(jì)效益。

二、事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理存在的問題

（一）人員整體素質(zhì)不高。行政事業(yè)單位檔案管理人員知識(shí)以及理念更新的速度滯后于信息化推進(jìn)的速度，個(gè)人專業(yè)素質(zhì)無(wú)法滿足現(xiàn)代檔案管理需求。數(shù)字化檔案管理與人工管理相比有較大差異，但是行政事業(yè)單位檔案管理人員對(duì)工作內(nèi)容的認(rèn)識(shí)缺乏，在信息化背景下仍沿用傳統(tǒng)工作模式實(shí)施管理，致使工作質(zhì)量以及工作效率遲遲得不到有效提升。不僅如此，社會(huì)發(fā)展趨勢(shì)使得行政事業(yè)單位檔案信息猛增，人員對(duì)于檔案信息的使用頻率也越來(lái)越高，但是部分相關(guān)工作人員服務(wù)意識(shí)缺乏，不主動(dòng)詢問辦事群眾的需求，甚至不時(shí)出現(xiàn)沖突、誤會(huì)等，嚴(yán)重影響了工作質(zhì)量。另外，事業(yè)單位內(nèi)部擁有計(jì)算機(jī)能力的專業(yè)技術(shù)性人才嚴(yán)重缺乏，在很大程度上阻礙了檔案管理向數(shù)字化發(fā)展。

（二）現(xiàn)代化設(shè)備不足。當(dāng)前，部分行政事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理受限的主要原因是現(xiàn)代化設(shè)備不足，部分單位只將計(jì)算機(jī)用于日常工作，未將其在紙質(zhì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換中充分利用?？h級(jí)、鎮(zhèn)級(jí)行政事業(yè)單位設(shè)備相較而言更為滯后，部分單位只有幾臺(tái)老舊的計(jì)算機(jī)設(shè)備，相關(guān)硬件以及系統(tǒng)并未得到及時(shí)有效更新，無(wú)法推動(dòng)檔案管理向數(shù)字化轉(zhuǎn)變。除此之外，部分單位尚不存在規(guī)范的檔案管理制度，對(duì)于檔案的歸檔保管缺乏行之有效的制度和標(biāo)準(zhǔn)，檔案隨意擺放，不定時(shí)進(jìn)行整理和清潔，且不重視防霉、防火工作，極易造成檔案的損毀和丟失，造成檔案資源浪費(fèi)。不僅如此，一些行政事業(yè)單位僅將檔案管理工作理解為檔案的保管，而對(duì)于其開發(fā)和利用則重視度不高，進(jìn)而致使檔案積極意義無(wú)法得到充分發(fā)揮，遑論推動(dòng)其向數(shù)字化發(fā)展。

（三）信息共享缺乏。目前各事業(yè)單位“信息孤島”特點(diǎn)明顯，無(wú)論是行政事業(yè)單位內(nèi)部還是與其他機(jī)構(gòu)間都缺乏信息的實(shí)時(shí)有效溝通，未構(gòu)建起系統(tǒng)化的資源共享平臺(tái)，檔案信息或者分散或重復(fù)保存，不僅可能在儲(chǔ)存過程中出現(xiàn)誤差，且重復(fù)性工作會(huì)加大人員工作負(fù)擔(dān)，阻礙工作質(zhì)量的提升，而在檔案信息的查詢和利用中，也會(huì)存在諸多不便，這與現(xiàn)代化社會(huì)要求準(zhǔn)確性強(qiáng)、時(shí)效性高的檔案管理需求不符。

三、新形勢(shì)下行政事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理策略

（一）樹立檔案數(shù)字化管理意識(shí)。行政事業(yè)單位若想實(shí)現(xiàn)檔案管理向數(shù)字化邁進(jìn)，首先需要做的是轉(zhuǎn)變檔案管理人員工作觀念，樹立數(shù)字化管理意識(shí)，進(jìn)而使其自主學(xué)習(xí)相關(guān)新知識(shí)，提升數(shù)字化管理技能。觀念是指導(dǎo)行為的重要因素，只有切實(shí)轉(zhuǎn)變管理觀念，才可能最終實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理。另外，事業(yè)單位還要制定出與之相適的、符合自身發(fā)展需求的、系統(tǒng)化的數(shù)字檔案管理模式，同時(shí)也要將檔案利用機(jī)制、檔案工作機(jī)制、檔案安全機(jī)制以及檔案保密機(jī)制的制定和實(shí)施納入規(guī)劃。

（二）完善現(xiàn)代化設(shè)備。現(xiàn)代化設(shè)備是實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化、數(shù)字化發(fā)展的必要條件，所以行政事業(yè)單位要在自身發(fā)展實(shí)際需求的基礎(chǔ)上開展調(diào)查研究，廣泛聽取相關(guān)工作人員以及專家學(xué)者的建議，加大該方面的資金投入，引進(jìn)先進(jìn)且合適的辦公設(shè)備，合理使用經(jīng)費(fèi)，在做出合理預(yù)算的條件下發(fā)揮資金的最大作用，引進(jìn)高質(zhì)量現(xiàn)代化設(shè)備，為檔案管理數(shù)字化發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

（三）構(gòu)建完善檔案管理體系。在信息化發(fā)展背景下，檔案信息數(shù)字化管理是必然方向，對(duì)于行政事業(yè)單位來(lái)說，構(gòu)建系統(tǒng)完善的檔案管理體系極為關(guān)鍵，是實(shí)現(xiàn)資源共享、打破“信息孤島”、提升檔案信息利用有效性的重要一環(huán)，同時(shí)也可以幫助單位實(shí)現(xiàn)工作效率的提升，更好地為群眾提供高質(zhì)量服務(wù)。

（四）保障數(shù)字化環(huán)境的安全。信息技術(shù)的發(fā)展應(yīng)用對(duì)于提升檔案管理有效性、緩解人員工作壓力、減少管理成本等有積極的意義，但是與此同時(shí)，互聯(lián)網(wǎng)大范圍使用帶來(lái)的檔案信息安全風(fēng)險(xiǎn)也不容忽視，檔案存在信息泄露風(fēng)險(xiǎn)。行政事業(yè)單位在應(yīng)用數(shù)字化管理模式的同時(shí)，必須將信息安全的維護(hù)作為重要工作內(nèi)容，避免信息泄露以及信息丟失、損壞等情況出現(xiàn)。信息技術(shù)的發(fā)展使得網(wǎng)絡(luò)病毒更新速度加快，為應(yīng)對(duì)這一問題，行政事業(yè)單位應(yīng)加強(qiáng)自身信息化水平，及時(shí)更新病毒查殺技術(shù)，為檔案信息安全提供保證。為避免出現(xiàn)因系統(tǒng)故障或網(wǎng)絡(luò)漏洞造成的信息遺失，檔案管理人員要提前做好數(shù)據(jù)備份工作，最大限度地減少因網(wǎng)絡(luò)問題帶來(lái)的損失。除此之外，檔案管理部門可以設(shè)立專門信息小組，或者同單位信息管理部門合作，實(shí)時(shí)更新防護(hù)系統(tǒng)、操作系統(tǒng)等，使單位檔案管理保持時(shí)效性和先進(jìn)性。

（五）加強(qiáng)檔案管理人員培訓(xùn)。數(shù)字化管理的趨勢(shì)使得行政事業(yè)單位內(nèi)部對(duì)于專業(yè)數(shù)字化管理人才的需求加大，只有專業(yè)人員才可能實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)管理模式的更新和轉(zhuǎn)換。而當(dāng)前形勢(shì)下，各級(jí)行政事業(yè)單位專業(yè)人才匱乏，因此加強(qiáng)對(duì)于檔案管理人員培訓(xùn)極為關(guān)鍵。定期培訓(xùn)的開展可以幫助人員轉(zhuǎn)變檔案管理意識(shí)，認(rèn)識(shí)到數(shù)字化管理對(duì)于整個(gè)單位工作順利開展的重要意義，熟練應(yīng)用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代設(shè)備進(jìn)行檔案的數(shù)字化管理，快速?gòu)姆彪s的信息中對(duì)有價(jià)值信息進(jìn)行提取，進(jìn)而在很大程度上提升管理的有效性。

四、結(jié)語(yǔ)

行政事業(yè)單位的檔案信息發(fā)揮著重要作用，直接影響單位發(fā)展質(zhì)量，而傳統(tǒng)檔案管理模式在信息化快速發(fā)展新形勢(shì)下，已經(jīng)逐漸不能滿足單位發(fā)展需求，數(shù)字化管理成為最主要趨勢(shì)。數(shù)字化管理的實(shí)現(xiàn)將推動(dòng)行政事業(yè)單位整體向智能化、信息化、現(xiàn)代化方向發(fā)展，因此單位應(yīng)重視數(shù)字化建設(shè)，探究在建設(shè)過程中存在的問題并予以針對(duì)性解決，幫助提升檔案管理的效率，推動(dòng)單位實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)足發(fā)展，更好地為民眾服務(wù)。