軍工科研院所數(shù)字化檔案保密管理探討

文/中國北方車輛研究所 楊淑梅 滕達(dá) 劉云麗

一、數(shù)字化檔案含義

所謂數(shù)字化檔案，就是將不同形式和載體上的檔案信息，通過計算機(jī)技術(shù)將其轉(zhuǎn)化為可以被計算機(jī)識別的數(shù)字信息（二進(jìn)制），形成各種數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)計算機(jī)對檔案信息的保管、加工、傳輸、利用等。顯著特點(diǎn)是：1.檔案信息以數(shù)字化形式存在。2.檔案信息傳遞方式靠計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)來完成。3.通過計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)來實(shí)現(xiàn)檔案信息共享。4.數(shù)字化檔案信息標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范統(tǒng)一，結(jié)構(gòu)一致，利于交流應(yīng)用。5.檔案信息服務(wù)在線化，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上查詢和利用。

軍工科研院所大力推進(jìn)檔案信息數(shù)字化的好處是顯而易見的，能夠促進(jìn)國防科技檔案資源的開發(fā)和利用，促進(jìn)研發(fā)效率的提升。同時我們也要看到，數(shù)字化后的電子文檔極易泄密、篡改、丟失，迫切需要改進(jìn)檔案管理流程，加強(qiáng)檔案信息安全保密管理。

二、軍工科研院所數(shù)字化檔案特點(diǎn)

（一）保密性強(qiáng)，管理難度大。在軍工科研院所中，科研檔案全面客觀地記錄科研生產(chǎn)過程中的信息，包括科研程序、生產(chǎn)過程、管理實(shí)踐等環(huán)節(jié)，由于軍工科研院所的特殊性，有非常多的國家秘密和知識專利，詳細(xì)記載我國大量高端軍工技術(shù)、武器裝備的研制過程、各種技術(shù)方案與技術(shù)指標(biāo)，無論內(nèi)容還是形式上，都涉及國家秘密和武器裝備使用等安全措施。因?yàn)榭萍紮n案從產(chǎn)生到歸檔、提供利用，其中環(huán)節(jié)復(fù)雜，涉及面廣，參與部門包括單位決策、研發(fā)、生產(chǎn)、使用、檔案管理等部門，參與人員包括單位領(lǐng)導(dǎo)、研發(fā)人員、生產(chǎn)人員、檔案管理人員等，所以控制好檔案管理涉及的各個環(huán)節(jié)，是保密工作的重點(diǎn)。當(dāng)前，大多數(shù)軍工科研單位存在紙介質(zhì)和電子介質(zhì)檔案并存的現(xiàn)象，出現(xiàn)傳統(tǒng)管理方式與現(xiàn)代管理方式并存的現(xiàn)象，導(dǎo)致檔案在產(chǎn)生、使用、復(fù)制、銷毀等各環(huán)節(jié)都可能存在失泄密漏洞，加之長期和平環(huán)境，檔案管理和使用人員保密意識不強(qiáng)，給檔案保密管理帶來很大挑戰(zhàn)。尤其是檔案數(shù)字化后，許多網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和高科技被用于竊密，如木馬、電磁反譯等技術(shù)，失泄密途徑大大增加，加上敵特分子的專業(yè)攻擊，導(dǎo)致檔案保密工作面臨的形勢越來越復(fù)雜嚴(yán)峻。

（二）種類繁多，數(shù)字化工作量大。軍工科研項(xiàng)目大多是復(fù)雜的系統(tǒng)工程，涉及多種學(xué)科與專業(yè)的交叉融合，在研制生產(chǎn)過程中會產(chǎn)生不同角度、不同層次且技術(shù)含量高的研究信息，這些信息為裝備產(chǎn)品的研究、設(shè)計、試制、試驗(yàn)、生產(chǎn)、升級改進(jìn)提供十分重要的信息來源。所以，軍工科技檔案是研發(fā)經(jīng)驗(yàn)、技術(shù)價值和管理訣竅等方面的集中體現(xiàn)，將全過程反映裝備研制、生產(chǎn)、質(zhì)量管理等信息，內(nèi)容包括研究論證、方案設(shè)計、試驗(yàn)驗(yàn)證、定型、生產(chǎn)、出廠、報廢，形成內(nèi)容豐富、種類繁多的檔案。同時，大多數(shù)軍工科研院所成立時間較早，傳統(tǒng)管理的紙質(zhì)資料數(shù)量龐大，需要轉(zhuǎn)化為電子檔文件，全面實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理，工作量也十分巨大。

（三）項(xiàng)目更新快，利用需求大。在項(xiàng)目立項(xiàng)、研究論證、試制試驗(yàn)等各個環(huán)節(jié)，研發(fā)人員都需要大量查閱檔案資料，借鑒前人經(jīng)驗(yàn)，開闊思路，同時避免重復(fù)勞動，對提高技術(shù)水平，縮短研制周期，起到很好的促進(jìn)作用。據(jù)不完全統(tǒng)計，研發(fā)人員查閱檔案時間約占項(xiàng)目課題1/3以上的研制時間，對老版本圖紙的利用率超過了50%。軍工科技檔案是國家資金投入、幾代研發(fā)人員辛勞的歷史積累，充分利用好這筆歷史財富，對新產(chǎn)品研發(fā)有著莫大助推作用。當(dāng)前科學(xué)技術(shù)飛速發(fā)展，產(chǎn)品迭代更新周期愈來愈快，對館藏資料的利用需要更加迫切，這就要求加快數(shù)字化檔案館建設(shè)，提高檔案信息查閱效率。

三、軍工科研院所數(shù)字化檔案保密管理措施

（一）正確認(rèn)識檔案利用與保密的關(guān)系。軍工科研院所檔案是國家投入和幾代科研人員辛勞付出的成果體現(xiàn)，涉及國家秘密和國防安全，其重要程度不言而喻。一些單位管理不到位，造成涉密人員對檔案利用與保密的關(guān)系認(rèn)識不清，所以，要加強(qiáng)人員的保密教育，提高認(rèn)識，依規(guī)管理，杜絕泄密行為。要讓檔案相關(guān)人員認(rèn)識到，既要發(fā)揮好檔案的價值作用，提高其利用功能，同時也要保守國家秘密，建立嚴(yán)格的安全保密措施。處理好檔案利用與保密辯證關(guān)系，單獨(dú)強(qiáng)調(diào)任何一方而不顧及另一方，皆是不可取的，也是不允許的。在檔案管理過程中，在做好安全保密的前提下開展檔案利用，采取恰當(dāng)保密措施便于檔案的有效利用，讓二者有機(jī)協(xié)調(diào)發(fā)展，和諧共存。

（二）加強(qiáng)檔案部門部位物理安全防護(hù)措施管理。檔案部門是軍工科研院所的保密要害部門，首先要加強(qiáng)物理防護(hù)措施，設(shè)置防盜安全門窗、電子安全門禁、多鑒報警裝置、視頻監(jiān)控，建立安全隔離區(qū)、人員值班管理等。建立人員出入審批手續(xù)，嚴(yán)格控制人員出入權(quán)限，做到出入人員有審核、有登記。若有外來人員維修，執(zhí)行專人旁站陪同制度。檔案室內(nèi)嚴(yán)禁使用手機(jī)等無線通信設(shè)備，要求所有人員一律將手機(jī)存放在涉密場所之外手機(jī)柜中。涉密電腦屏幕不能正對門窗，設(shè)置安全屏保，防止他人偷窺；嚴(yán)禁將存儲涉密信息的辦公自動化設(shè)備連接公共信息網(wǎng)絡(luò)；嚴(yán)禁個人手機(jī)等數(shù)碼設(shè)備連接計算機(jī)充電。做好檔案網(wǎng)絡(luò)檢測，加強(qiáng)電磁輻射防護(hù)，實(shí)行動態(tài)管理，一旦發(fā)現(xiàn)問題，立即采取措施，消除泄密隱患。在嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)保密制度基礎(chǔ)上，不定期開展保密自查和監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改，確保涉密檔案部門部位的安全保密。

（三）建立健全數(shù)字化檔案保密管理制度。檔案數(shù)字化必然帶來管理方式上的變革，完善全數(shù)字化檔案保密管理制度，通過業(yè)務(wù)流程的形式，固化到檔案信息系統(tǒng)中。根據(jù)《保密法》和《檔案法》的規(guī)定，并結(jié)合《武器裝備科研生產(chǎn)單位保密資格審查認(rèn)證管理辦法》等法規(guī)，修改完成本單位檔案保密管理制度。建立數(shù)字化檔案的定密、保密期限全周期管理制度，嚴(yán)格依據(jù)有關(guān)保密規(guī)定合適定密，做到定密工作完全制度化和規(guī)范化，這是檔案在科研生產(chǎn)工作中發(fā)揮作用的重要基礎(chǔ)。建立數(shù)字化檔案閱覽制度，包括閱覽的權(quán)限、范圍、審批，確保只有相應(yīng)涉密等級人員才能閱覽對應(yīng)密級的檔案資料。建立檔案信息輸入輸出管理制度，關(guān)閉所有終端接口，集中打印輸出管理，未經(jīng)授權(quán)，任何人不得下載、復(fù)制、打印輸出檔案信息；統(tǒng)一配置和集中管理移動存儲介質(zhì)，嚴(yán)格控制使用范圍，杜絕使用無標(biāo)示存儲介質(zhì)。還需要結(jié)合本單位實(shí)際，建立檔案保密守則、電子檔案管理制度、泄密事件查處辦法等一系列規(guī)章制度。

（四）加強(qiáng)檔案信息系統(tǒng)建設(shè)與管理。數(shù)字化檔案安全保密管理的核心是檔案信息系統(tǒng)的安全可靠，筆者認(rèn)為應(yīng)著重加強(qiáng)三個方面的工作：一是加強(qiáng)新技術(shù)的應(yīng)用，采用傳輸網(wǎng)絡(luò)屏蔽技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)分段技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)安全檢測技術(shù)，信息加密技術(shù)、防復(fù)雜技術(shù)等。二是加強(qiáng)檔案信息系統(tǒng)的建設(shè)和維護(hù)，對系統(tǒng)進(jìn)行研究、開發(fā)、維護(hù)、監(jiān)測，及時發(fā)現(xiàn)漏洞并修補(bǔ)。三是落實(shí)檔案信息安全管理制度，定期開展信息系統(tǒng)安全審計，防止越權(quán)查看使用，杜絕擅自復(fù)制、修改、刪除信息等行為。逐步構(gòu)建縝密的網(wǎng)絡(luò)檔案信息安全系統(tǒng)。

四、結(jié)語

在當(dāng)前復(fù)雜而嚴(yán)峻的國際形勢下，國防軍工任務(wù)十分艱巨，檔案利用顯得尤為迫切。面對竊密與反竊密的斗爭也十分激烈，作為軍工科研院所，只有創(chuàng)新思維，用“敢于斗爭、善于斗爭”的態(tài)度，做好檔案利用中的保密工作，既要克服謹(jǐn)小慎微的心理，又要克服麻痹大意的思想。扎實(shí)做好安全措施防護(hù)和信息系統(tǒng)安全建設(shè)，完善各項(xiàng)管理制度，大力開發(fā)檔案資源，提供安全有效的檔案信息利用，充分發(fā)揮國防科技檔案服務(wù)軍工科研生產(chǎn)的作用，為我國國防事業(yè)以及國民經(jīng)濟(jì)發(fā)展作出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。