芻議辦公室公文管理與保密工作

文/大唐南京發(fā)電廠 趙珣

公文即公務文書，是政府機關(guān)等單位在管理活動中產(chǎn)生的各類文件資料的總稱，主要包括報表、各類記錄等多種形式，具備信息記錄、傳遞以及存儲的重要功能。在現(xiàn)代辦公活動之中，公文管理占據(jù)極其重要的地位，對于辦公室提高整體管理水平而言，有著十分顯著的作用。為此，辦公室工作人員應重視對公文管理進行全方位的了解，科學分析與把握其中存在的問題，采取有效措施對問題加以解決，力求增強公文信息的安全性與保密性，改善文檔管理工作質(zhì)量，最大限度地發(fā)揮公文管理在促進單位可持續(xù)發(fā)展方面所具備的積極作用。

一、辦公室公文管理與保密工作存在的問題分析

（一）未能形成專業(yè)公文管理工作隊伍。在辦公室的整體管理工作之中，公文管理是由行政管理部門負責展開的管理工作。當前，由于大部分企事業(yè)單位對于行政管理部門的工作缺乏應有的重視力度，因而未能適應公文管理工作在新時代所提出的全新要求，有效展開專業(yè)人才的培訓工作，沒有構(gòu)建一支具備高度專業(yè)素質(zhì)與綜合實踐能力的公文管理隊伍。與此同時，由于企事業(yè)單位習慣于采取內(nèi)部調(diào)任人員擔任或兼職公文管理工作，未能有效地通過人才招聘引入專業(yè)公文管理人才，因而很難保障公文管理工作的專業(yè)性，同時不利于保密工作的有序開展。

（二）缺乏完善的公文管理與保密工作制度。制度在約束和規(guī)范人的行為方面，具備無可替代的重要作用，完善的公文管理與保密工作制度，是企事業(yè)單位辦公室有效開展各項日常工作、維持正常運行狀態(tài)的根本保障。然而，由于沒有對公文管理與保密工作形成全面而深刻的認知，當前許多辦公室沒有構(gòu)建起健全的公文管理與保密工作制度，因而工作人員在展開公文管理時往往缺乏科學的指導，存在較強的主觀隨意性，同時也無法有效保障信息的安全性與保密性，不能構(gòu)建起良好的公文管理工作秩序。

（三）缺乏公文管理所要求的保密意識。當前，許多辦公室在展開公文管理實踐的過程中，都沒有形成這項工作所要求的高度保密意識，無論是公文的管理者還是公文的實際利用者，都或多或少地存在這方面的問題，因而不能有效地展開公文管理與保密工作。究其原因，在于辦公室沒有形成對于公文管理工作的全面認知，沒有深入把握公文管理工作在辦公室整體工作中所占據(jù)的重要地位，沒有充分認識公文信息泄露可能對于辦公室業(yè)務乃至單位效益或形象造成的負面影響與損失，因而無法全面保障公文管理保密工作順利開展。

二、有效加強公文管理與保密工作的具體策略

（一）加強培訓力度，構(gòu)建專業(yè)公文管理工作隊伍。公文管理與保密工作在素質(zhì)與能力方面都對于工作人員提出了很高的要求，對此，辦公室需要通過做好以下兩方面工作，有效完成公文管理與保密專業(yè)工作隊伍構(gòu)建：一方面，辦公室應重視面向現(xiàn)有工作人員展開公文管理與保密主題培訓工作，邀請公文管理與保密工作領(lǐng)域的專家和具有豐富經(jīng)驗的公文管理與保密工作者為辦公室工作人員展開全方位的培訓，以此增進他們對于公文管理與保密工作的理解與認知，幫助他們掌握公文管理與保密工作的科學開展方法，從而有效增強他們的綜合素質(zhì)與實踐能力；另一方面，辦公室應改變從其他工作崗位調(diào)任人員參與公文管理與保密工作的做法，重視對人才招聘流程進行優(yōu)化，從辦公室工作崗位及公文管理與保密工作實踐需求出發(fā)展開人才招聘工作，力求引入兼具相關(guān)專業(yè)背景和較強實踐與學習能力的復合型人才，以此為辦公室工作隊伍注入全新活力，有效推動公文管理與保密工作水平的提升。

（二）加強制度建設(shè)，推動公文管理朝著有序化方向發(fā)展。制度建設(shè)對于辦公室公文管理與保密工作朝著規(guī)范化與有序化發(fā)展，有著無可比擬的顯著作用。為此，辦公室應從公文管理與保密工作的實質(zhì)與實踐需求出發(fā)，加強制度建設(shè)，為公文管理與保密工作提供有力的支撐與保障。具體而言，辦公室應做好以下幾方面制度建設(shè)工作：

1.文件登記制度建設(shè)。在公文管理之中，文件登記是一項基礎(chǔ)性環(huán)節(jié)，在這一環(huán)節(jié)之中，辦公室工作人員需要將各類文檔與公文按照規(guī)范要求及時登記在專門的卷冊上，以此為信息傳遞和信息查閱提供便利。辦公室必須重視建設(shè)完善的文件登記制度，避免在文件登記過程中工作人員出現(xiàn)隨意堆放公文資料的現(xiàn)象，以制度的形式規(guī)定文件登記的各項注意事項，以此推動工作人員在管理實踐中將公文按照時間、種類等不同的標準進行科學整理和登記，為后續(xù)的文檔查閱創(chuàng)造良好條件，減少不必要的時間與精力成本耗費。

2.文件歸檔與文件存儲制度建設(shè)。辦公室在公文管理過程中處理的許多公文都需要在日后進行再次使用，因此辦公室必須做好相應公文資料的存儲工作，避免文檔丟失和損壞。為此，辦公室要重視建設(shè)完善的文件歸檔與文件存儲制度，完善文件存放標準，分門別類地將不同的公文資料進行有序保存，比如按照時間、重要等級等不同的標準要素展開分類保存等，以此在需要相應公文資料的時候能夠第一時間完成對于公文資料的查找和調(diào)用。

3.文件查閱制度建設(shè)。文件查閱是關(guān)系到公文保密水平的一個環(huán)節(jié)，辦公室應重視建設(shè)完備的文件查閱制度，有效增強公文管理安全性。首先，辦公室需要以制度的形式明確公文查閱權(quán)限，以此在風險發(fā)生時能夠有效展開責任追溯，切實守護公文資料安全。其次，辦公室需要對公文查閱活動進行詳細而完整的記錄，每次查閱行為發(fā)生時都必須詳細記錄文檔查閱者、查閱時間、歸還日期等具體信息，有效避免重要公文資料丟失。

4.工作人員責任制度建設(shè)。辦公室還應加強公文管理工作人員責任制度建設(shè)，以制度的形式明確工作人員在公文管理中所承擔的具體責任，有效增強工作人員的責任意識，推動他們嚴格遵循文件登記、文件歸檔與存儲以及文件查閱制度的各項細節(jié)性要求，提高公文管理與保密工作水平。

（三）增強保密意識，有效提高公文管理中信息安全性。公文管理工作在保密性方面有著較高的要求，唯有做好保密工作，辦公室才能有效地保障單位的重要信息不會在公文管理的過程中出現(xiàn)泄漏和丟失的情況，有效避免單位發(fā)展因機密信息丟失而受到嚴重負面影響的情況出現(xiàn)。為此，辦公室需要著力通過做好以下幾方面工作來有效提高保密工作水平：首先，辦公室需要增強公文管理工作人員的文檔保密意識，做好相應思想工作，嚴格按照文檔登記和文檔查閱制度要求展開工作，以此有效地保管好重要與機密文件。其次，辦公室需要與其他部門展開深入地溝通與協(xié)調(diào)，有效保障其他部門的單位工作人員遵循保密要求，不越過制度做出違規(guī)接觸文檔資料和隨意傳播文檔信息的行為，從而使文檔在上傳下達的過程中具備高度安全性，避免文檔在傳遞時丟失或者其中的信息泄露。最后，辦公室應定期對保存的公文資料進行全面整理，確保重要文檔資料保存完好，一旦發(fā)現(xiàn)文檔丟失，立即采取針對性解決方案加以彌補，避免風險擴大。

（四）引入信息技術(shù)，構(gòu)建信息化公文管理與保密工作模式。信息時代，辦公室應重視將信息網(wǎng)絡技術(shù)引入公文管理實踐之中，構(gòu)建信息化公文管理與保密工作模式，以此有效地提高公文管理工作效率，進一步增強公文的安全性。為此，企事業(yè)單位應加大資金支持力度，重視為辦公室配備現(xiàn)代化的辦公設(shè)備，同時與專業(yè)計算機企業(yè)展開深度合作，將虛擬網(wǎng)絡技術(shù)和物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)引入公文管理與保密工作之中，有效構(gòu)建起對于公文資料的全方位保護。比如，辦公室可以應用信息網(wǎng)絡技術(shù)將公文資料數(shù)字化，然后借助虛擬網(wǎng)絡技術(shù)對公文資料進行有效保護；可以應用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)中的射頻識別標簽技術(shù)對公文資料借閱信息進行有序管理，提高管理效率。

三、結(jié)語

總而言之，伴隨辦公現(xiàn)代化進程的不斷加快，企事業(yè)單位辦公室在開展文檔管理的過程中，必須提高對于公文管理與保密工作的重視力度，充分認識做好公文管理與保密工作對于改善辦公室整體工作質(zhì)量的重要價值，正視當前存在于公文管理與保密工作方面的問題，如工作人員綜合素質(zhì)與能力不足，尚未構(gòu)建起完善的公文管理與保密工作制度。缺乏公文管理保密意識等一系列問題，通過落實加強公文管理與保密工作主題培訓力度、做好公文管理與保密工作制度建設(shè)、增強公文管理保密意識以及在公文管理與保密工作中引入信息技術(shù)等策略，切實改善公文管理與保密工作成效，促進公文管理與保密工作適應現(xiàn)代化辦公要求，進而有效推動企事業(yè)單位的長遠可持續(xù)發(fā)展。