中職學(xué)校檔案管理信息化及科學(xué)化建設(shè)探討

文/龍口市高級(jí)技工學(xué)校 湯濤

一、學(xué)校檔案信息化管理的必要性

（一）學(xué)校檔案業(yè)務(wù)工作發(fā)展的需要。隨著學(xué)校生源的增加以及知名度的提升，導(dǎo)致學(xué)校的檔案分類和數(shù)量不斷增加，如教師的業(yè)績(jī)檔案和人事檔案，學(xué)生的學(xué)籍檔案等，加大了檔案工作者在信息收集、統(tǒng)計(jì)、保管、利用等方面的難度，工作壓力加大。加快學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)，提高辦公自動(dòng)化程度，實(shí)施“雙軌制”歸檔，不僅可以縮短檔案收集和利用周期，提高工作效率，還可以拓展檔案工作的服務(wù)領(lǐng)域，增加社會(huì)效益。

（二）檔案工作人員提高自身素質(zhì)的需要。隨著檔案的信息化建設(shè)，學(xué)校檔案的存儲(chǔ)形式、技術(shù)手段、采用的管理方式以及檔案資源的傳遞途徑等發(fā)生了巨大改變，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式不能滿足對(duì)數(shù)字檔案管理的需求，學(xué)校檔案工作者在檔案專業(yè)知識(shí)和業(yè)務(wù)處理能力方面的缺陷逐漸顯露，檔案管理工作不到位。因此學(xué)校要發(fā)展檔案管理信息化，培養(yǎng)專業(yè)人才，提高檔案工作人員專業(yè)技能和職業(yè)素質(zhì)，滿足學(xué)校對(duì)檔案信息日益增長(zhǎng)的需求，提高學(xué)校管理水平。

（三）檔案信息資源開發(fā)利用的需要。隨著社會(huì)科技和文化的發(fā)展，社會(huì)對(duì)檔案信息愈加依賴，然而，傳統(tǒng)的紙質(zhì)和圖像等各種載體形式的檔案在使用壽命、傳遞途徑的便捷性等方面受到限制，阻礙了檔案信息在社會(huì)各方面的利用。社會(huì)信息化程度的深入，使人們將信息化技術(shù)引入檔案管理，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子文件，建立數(shù)字檔案館，提供檔案目錄檢索和檔案信息網(wǎng)絡(luò)服務(wù)等，使檔案資源除傳統(tǒng)的閱歷、出借和復(fù)制等方式被社會(huì)獲取外，更能通過網(wǎng)絡(luò)手段瀏覽利用，促進(jìn)社會(huì)各界獲得更為系統(tǒng)和全面的檔案信息服務(wù)。

二、學(xué)校檔案信息化管理的優(yōu)勢(shì)

（一）檔案信息化存儲(chǔ)環(huán)境更加優(yōu)化。將數(shù)字信息技術(shù)運(yùn)用在檔案管理上，可以構(gòu)建電子檔案存儲(chǔ)系統(tǒng)，采取實(shí)名制的錄入方式，將每個(gè)人的檔案進(jìn)行系統(tǒng)存儲(chǔ)。這種信息化存儲(chǔ)方式可以解決傳統(tǒng)檔案存儲(chǔ)的弊端，大量的信息只需要占據(jù)一部分磁盤或者優(yōu)盤，存儲(chǔ)空間變小。加上磁盤的使用環(huán)境要求較低，可以節(jié)省檔案存儲(chǔ)的成本，延長(zhǎng)檔案存儲(chǔ)的時(shí)間。與傳統(tǒng)檔案存儲(chǔ)模式相比，檔案的信息化管理更加符合現(xiàn)代信息化社會(huì)的特點(diǎn)。

（二）檔案查詢和使用更加便捷。傳統(tǒng)的檔案查詢和使用需要管理人員進(jìn)行查詢，手續(xù)復(fù)雜，在無數(shù)的檔案庫里進(jìn)行一個(gè)個(gè)的篩選，這個(gè)過程中，需要耗費(fèi)管理人員大量的人力與精力，耽誤檔案使用者的寶貴時(shí)間，工作效率比較低。信息化的檔案管理模式，可以將檔案資料進(jìn)行科學(xué)儲(chǔ)存，每一條電子檔案存儲(chǔ)信息備注詳細(xì)，使用時(shí)，只需要在搜索引擎中輸入使用者自身的姓名、性別和日期，即可找到對(duì)應(yīng)的檔案資料存檔位置，管理人員只需要根據(jù)位置指示進(jìn)行尋找。這種搜索方式極大縮短了查找時(shí)間，提高了檔案資源的利用效率與檔案查找的工作效率。

（三）檔案信息的保存更加安全。學(xué)校檔案具有一定的保密性，如果發(fā)生信息泄露，不僅影響個(gè)人的隱私，還會(huì)影響社會(huì)的穩(wěn)定。采取信息化檔案管理模式不僅能夠保證工作效率的穩(wěn)步提升，還可以對(duì)檔案信息進(jìn)行加密，使信息安全得到保障。信息化檔案管理方式可以采用加密的方式進(jìn)行存儲(chǔ)，如指紋、密碼等措施，都可以有效地保證檔案信息的安全。

三、現(xiàn)階段學(xué)校檔案信息化管理的問題分析

（一）檔案管理人員的重視程度不夠。本市的中職學(xué)校管理人員將工作重心放在教學(xué)質(zhì)量、科研成果、政績(jī)等方面，而忽視了檔案信息化建設(shè)。在與學(xué)校檔案管理人員交流過程中了解到，大部分學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)不夠重視檔案的信息化建設(shè)，不管是檔案信息化的制度建設(shè)、系統(tǒng)設(shè)計(jì)和發(fā)展戰(zhàn)略，還是隊(duì)伍的配置和員工的培訓(xùn)，都存在較大的缺陷。并且，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理信息化的認(rèn)識(shí)不足，并沒有完全意識(shí)到信息化對(duì)檔案管理和學(xué)校發(fā)展的重要性，盡管已經(jīng)開發(fā)和運(yùn)用了檔案管理系統(tǒng)軟件，但并沒有安排專人負(fù)責(zé)對(duì)檔案管理系統(tǒng)軟件的維護(hù)、升級(jí)和數(shù)據(jù)備份，即使建立了檔案數(shù)據(jù)庫，但其建設(shè)進(jìn)度較大，大多沒有按照計(jì)劃如期進(jìn)行。

（二）學(xué)校檔案的信息資源利用程度不高。學(xué)校文件仍采用整理—裝袋—封條—存箱模式為主，輔以數(shù)字化模式的存儲(chǔ)模式，以及傳統(tǒng)的手工方法為主、輔以計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備的編研方式，缺少數(shù)字化的檔案，使得檔案信息資源的獲取仍沿用傳統(tǒng)方式，而不能更多地通過網(wǎng)上瀏覽、電子傳遞等。在與學(xué)校檔案管理人員交流過程中發(fā)現(xiàn)，由于紙質(zhì)檔案易損壞和易流失等，導(dǎo)致檔案工作人員為了維護(hù)信息的完整與安全，而私自將檔案封藏，拒絕檔案信息查閱，直接降低了檔案信息資源的利用率。

（三）學(xué)校檔案管理的信息化設(shè)備不足。學(xué)校在信息化硬件設(shè)備方面數(shù)量不足，盡管計(jì)算機(jī)數(shù)量與檔案館工作人員數(shù)量能夠滿足一對(duì)一的配比，但服務(wù)器、掃描儀、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)和存儲(chǔ)設(shè)備等數(shù)量卻較少，路由器、數(shù)碼相機(jī)、交換機(jī)、防磁聲像柜及其他數(shù)字化設(shè)備更是寥寥無幾，嚴(yán)重阻礙了檔案管理工作的開展。目前本人所在的學(xué)校正在嘗試建立檔案網(wǎng)站，但在因?yàn)榉N種原因，學(xué)校檔案館未使用較為專業(yè)的檔案信息化管理軟件系統(tǒng)，沒有建立檔案數(shù)據(jù)庫，也沒有開發(fā)安全管理和操作系統(tǒng)、應(yīng)用軟件和數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，軟件設(shè)備較為缺乏，制約了檔案管理信息化建設(shè)的發(fā)展。

（四）學(xué)校缺乏檔案管理的高素質(zhì)信息化人才。學(xué)校檔案管理工作人員多是剛出校園的年輕人和工齡較長(zhǎng)的工作人員。年輕人無工作經(jīng)驗(yàn)，僅有創(chuàng)新思維而缺乏實(shí)踐能力，而中年人工作年限長(zhǎng)，思想觀念守舊，缺少工作熱情，接受難度較大的新鮮事物能力較低，對(duì)新型的檔案管理信息化工作顯得有點(diǎn)力不從心，因此愿意繼續(xù)采用傳統(tǒng)的檔案管理方式，這些守舊的思緒、傳統(tǒng)的工作方式和工作態(tài)度又會(huì)影響到年輕人群，阻礙檔案管理信息化建設(shè)。在專業(yè)能力方面，本校的檔案管理人員所學(xué)專業(yè)與檔案管理專業(yè)的相關(guān)性較小，缺乏檔案管理專業(yè)知識(shí)和現(xiàn)代化信息科學(xué)技術(shù)知識(shí)，工作能力較低，在檔案管理信息化建設(shè)過程中常常感到力不從心，從而導(dǎo)致新方式、新技術(shù)難以在檔案管理中使用。

四、學(xué)校檔案管理的科學(xué)化建設(shè)

（一）建立新型的檔案管理信息系統(tǒng)，完善檔案的信息化管理制度。為了保證學(xué)校檔案管理符合現(xiàn)代信息技術(shù)的進(jìn)步水平，需要提升對(duì)學(xué)校檔案的信息化管理建設(shè)，完善信息化的檔案管理系統(tǒng)，保證檔案信息管理的規(guī)范性，從而提高檔案管理的效率。在學(xué)校的職工考核標(biāo)準(zhǔn)中，融入檔案管理信息化建設(shè)的內(nèi)容，提高學(xué)校檔案管理工作者的檔案管理信息化建設(shè)重視程度，將管理制度責(zé)任具體到個(gè)人身上，培養(yǎng)檔案管理責(zé)任意識(shí)，同時(shí)將檔案信息化管理建設(shè)與學(xué)校人員的評(píng)職評(píng)優(yōu)相聯(lián)系，還能夠提高人員的積極性，激發(fā)工作熱情，推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)健康發(fā)展。

（二）加大投入力度，增加檔案信息化建設(shè)的設(shè)備先進(jìn)性。學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)的核心是采用信息化的存儲(chǔ)和管理模式。在這種信息化建設(shè)的過程中，需要諸多先進(jìn)的計(jì)算機(jī)、系統(tǒng)檢索工具與存儲(chǔ)磁盤等內(nèi)容以保證檔案管理信息化高水平模式，以保障檔案存儲(chǔ)和管理使用的環(huán)境最優(yōu)化。這些硬件設(shè)備的建設(shè)都需要大量的資金投入。對(duì)于檔案管理的監(jiān)控設(shè)備同樣不容忽視，保證全天24小時(shí)的實(shí)時(shí)監(jiān)控，以保證檔案管理的安全性。另外，學(xué)校要加強(qiáng)與企業(yè)的聯(lián)合，在學(xué)生畢業(yè)，落實(shí)工作崗位之后，無須拿著紙質(zhì)版的檔案四處奔波，只需要在檔案管理中，輸入企業(yè)的名稱，便能夠?qū)W(xué)生的在校檔案轉(zhuǎn)入企業(yè)檔案庫中。此項(xiàng)舉動(dòng)一是節(jié)省時(shí)間，二是能夠預(yù)防當(dāng)今社會(huì)頻繁發(fā)生的文憑造假現(xiàn)象，進(jìn)一步促進(jìn)檔案信息化管理的建設(shè)與發(fā)展。

（三）提高工作人員的管理技術(shù)水平。在學(xué)校檔案的信息化管理建設(shè)之中，需要引進(jìn)諸多的先進(jìn)技術(shù)與先進(jìn)設(shè)備，保證管理模式的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化。這就要求檔案管理人員整體素質(zhì)提高，以滿足信息化檔案管理的高水平要求。首先，要派遣專門的工作人員進(jìn)行負(fù)責(zé)。其次，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的技能和知識(shí)培訓(xùn)，保證工作人員熟練掌握計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，以滿足檔案日常存儲(chǔ)與使用的需求。最后，要加強(qiáng)工作人員的管理技巧和安全意識(shí)培訓(xùn)。日常的維護(hù)管理檢測(cè)都需要大量的精力和時(shí)間，這需要工作人員具有一定的創(chuàng)新意識(shí)，保證檔案管理工作的效率與質(zhì)量。對(duì)檔案設(shè)計(jì)諸多保密內(nèi)容，增加管理人員的安全意識(shí)，可以保證學(xué)校人員的隱私信息和機(jī)密處于安全的空間之內(nèi)，促進(jìn)單位與社會(huì)的和諧穩(wěn)定。

（四）擴(kuò)大學(xué)校檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)與應(yīng)用范圍。數(shù)據(jù)庫是學(xué)校信息化檔案建設(shè)的基礎(chǔ)，但是在當(dāng)前信息社會(huì)快速發(fā)展的時(shí)代，檔案管理工作者的眼光不能僅僅放在學(xué)校的數(shù)據(jù)庫建設(shè)之中，而是要放眼整個(gè)社會(huì)，因?yàn)閷W(xué)生不會(huì)長(zhǎng)期在校生活，最終會(huì)走向各個(gè)工作崗位。為此在學(xué)校檔案數(shù)據(jù)庫建立過程中，工作人員除了要確保學(xué)校各個(gè)部門之間的檔案?jìng)鬟f渠道之外，還要拓寬學(xué)校和各個(gè)企業(yè)的檔案?jìng)鬟f渠道。首先，學(xué)校要對(duì)現(xiàn)有的檔案數(shù)據(jù)庫進(jìn)行擴(kuò)容，保證校園數(shù)據(jù)庫能夠容納更多的學(xué)生信息。其次，在新生入學(xué)之初，便要建立信息化的學(xué)籍檔案，并將學(xué)生在校的表現(xiàn)，如獲獎(jiǎng)情況、學(xué)業(yè)完成度、違規(guī)違紀(jì)的處罰等一系列內(nèi)容記錄在內(nèi)，以此給予學(xué)生全面化的評(píng)價(jià)，讓學(xué)生重視自己的行為，這對(duì)于學(xué)生良好的道德品質(zhì)形成有一定的幫助。最后，突出學(xué)校的辦學(xué)特色，創(chuàng)立相應(yīng)的專業(yè)人才數(shù)據(jù)庫，讓用人企業(yè)單位能夠在人才數(shù)據(jù)庫中找到符合企業(yè)要求的專業(yè)性人才。