“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下高校檔案信息化建設(shè)路徑研究

文/成都農(nóng)業(yè)科技職業(yè)學(xué)院 童俊

檔案信息化建設(shè)必須以《中華人民共和國檔案法》為基礎(chǔ)，以有關(guān)部門出臺的政策性文件為指導(dǎo)，科學(xué)應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)實現(xiàn)檔案管理的信息系化建設(shè)。實際上，檔案信息化建設(shè)主要是針對檔案管理模式進行升級，其主要方向是由實體檔案管理形式轉(zhuǎn)為電子檔案管理形式。隨著現(xiàn)代信息科技的快速發(fā)展，檔案管理的工作量日漸復(fù)雜，各高校要提高檔案管理效率，需進一步加快檔案信息化管理建設(shè)工作的進度，革新現(xiàn)有檔案管理模式，以高效率、高精度的信息化檔案管理系統(tǒng)取代人工檔案管理。在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，建設(shè)新信息化檔案管理系統(tǒng)是未來高校檔案管理的發(fā)展方向，因此，研究“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下的高效信息化建設(shè)路徑具有重要的意義。

一、高校檔案信息化建設(shè)的目標

推進高校檔案信息化建設(shè)為提升高校檔案管理工作的實際效率，以高效率的信息化檔案系統(tǒng)代替效率低下的人工檔案管理，以提升高校檔案管理工作的整體水平。要落實高校檔案的信息化管理建設(shè)工作，相關(guān)人員需以下列內(nèi)容為目標：第一，確保檔案資料完整實現(xiàn)數(shù)字化轉(zhuǎn)換；第二，在檔案信息化管理系統(tǒng)中要實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)采集、整理、查閱、傳輸?shù)囊惑w化操作；第三，檔案信息化管理系統(tǒng)需具備檔案的即時共享功能。

二、高校檔案信息化建設(shè)現(xiàn)存問題

（一）對檔案信息化建設(shè)的重要性認識不足。檔案管理工作對于高校提升整體教學(xué)質(zhì)量、做好后勤管理工作、穩(wěn)定學(xué)校運行秩序具有重要作用。由傳統(tǒng)人工檔案管理模式升級為一體化檔案信息管理系統(tǒng)是建設(shè)國內(nèi)一流高校的必要條件之一。但某些高校的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對檔案信息化建設(shè)的重要性認識不足，缺少對當(dāng)下互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境的認識，未具備互聯(lián)網(wǎng)思維，對檔案管理工作的認識仍停留在早期階段。另外，由于檔案管理工作在高校的日常工作中占比較小，導(dǎo)致管理人員對高校檔案的信息化建設(shè)工作認識不清，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)未注意到檔案管理工作的低效問題，對檔案管理的信息化建設(shè)工作毫無概念，忽視檔案信息化管理工作對提升校內(nèi)辦學(xué)質(zhì)量的促進作用。由此可見，部分高校檔案信息化建設(shè)工作停滯與高校領(lǐng)導(dǎo)對檔案信息化建設(shè)認識不足有直接關(guān)系。

（二）檔案信息化建設(shè)的資源分配問題。要落實高校檔案信息化建設(shè)工作，須以充足的建設(shè)資金、完善的配套設(shè)備及功能齊全的應(yīng)用軟件為基礎(chǔ)。高校在發(fā)展規(guī)劃中，由于在資源分配方面未顧及到檔案信息化建設(shè)，致使高校落實信息化建設(shè)過程中出現(xiàn)大量資金缺口，阻礙高校信息化建設(shè)快速發(fā)展。在信息化建設(shè)的資金分配方面，主要有以下兩類問題：第一，基礎(chǔ)硬件設(shè)施建設(shè)的資金難問題。要實現(xiàn)檔案信息的現(xiàn)代化建設(shè)，高校需在校內(nèi)網(wǎng)絡(luò)硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)方面投入大量資金，以拓展校內(nèi)網(wǎng)絡(luò)帶寬，滿足檔案信息化系統(tǒng)對網(wǎng)絡(luò)帶寬及各類配套設(shè)備的需求。第二，基礎(chǔ)應(yīng)用軟件版本落后。在建設(shè)高校信息化檔案管理系統(tǒng)時，保持應(yīng)用軟件的版本更新是維持整體系統(tǒng)工作效率的基礎(chǔ)。工作人員在應(yīng)用信息化檔案管理系統(tǒng)時，需對海量文件進行搜索、修改、傳輸，但受限于資金分配問題，檔案信息化管理中的應(yīng)用軟件版本難以及時升級更新，導(dǎo)致無法發(fā)揮信息化檔案系統(tǒng)的真正效果。

（三）檔案信息化建設(shè)人員素質(zhì)問題。得益于高校擴招政策的實施，各地高校在校人數(shù)不斷增長，使得高校內(nèi)部的各項管理工作逐漸增加，高校的各項基礎(chǔ)設(shè)施面臨巨大挑戰(zhàn)，現(xiàn)行的檔案管理設(shè)施不堪重負，大量的重復(fù)性勞動使得校內(nèi)檔案工作人員苦不堪言。由于高校內(nèi)部非專業(yè)的檔案管理人員占比較高，缺少必要的相關(guān)專業(yè)知識和定期的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。因此，在高校檔案管理工作中，存在工作效率低下、檔案管理不夠?qū)I(yè)、檔案業(yè)務(wù)不夠規(guī)范等問題，阻礙高校檔案管理信息化建設(shè)的進一步發(fā)展。高校檔案信息化建設(shè)是一項技術(shù)層次高、專業(yè)性強、涉及范圍廣、整體工程較為復(fù)雜的綜合性工作，對高校的檔案管理人員素質(zhì)要求較高，若缺少相關(guān)專業(yè)人才的支持，檔案信息化建設(shè)工作將難以進行。

（四）相關(guān)管理制度存在缺陷。科學(xué)合理的檔案管理制度對于檔案數(shù)據(jù)的收集、整理、轉(zhuǎn)換、存儲、傳輸、共享具有重要的意義，是落實高校檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)，也是規(guī)范高校信息化建設(shè)的基本框架。由于國內(nèi)各高校的檔案信息化建設(shè)仍處于初級發(fā)展階段，因此，在檔案管理的制度標準化方面仍然存在缺陷，缺少完整妥善的檔案管理機制方案，且在檔案管理制度的擬定方面存在隨意性與隨機性，這對于建設(shè)高質(zhì)量的檔案信息化管理系統(tǒng)十分不利。另外，高校檔案管理部門的信息化建設(shè)并非單打獨斗，校內(nèi)各部門間的緊密配合是實現(xiàn)信息化建設(shè)的必要條件，但是各部門間保持統(tǒng)一協(xié)作的運行機制尚未完善，這是阻礙檔案管理工作實現(xiàn)信息化發(fā)展的重要原因之一。

三、實現(xiàn)高校檔案信息化建設(shè)的路徑

（一）構(gòu)建檔案資源系統(tǒng)。檔案信息化建設(shè)中要構(gòu)建檔案資源系統(tǒng)，需遵循以下步驟：第一，將重要檔案進行分類管理，做好檔案的數(shù)字化分類保存工作，并標記檔案的準確來源地。在檔案的收集移交過程中，檔案管理部門保持與校內(nèi)各部門之間的良好溝通，能更好地保證檔案材料收集齊全與規(guī)范。高校檔案管理部門可聯(lián)合校內(nèi)其他部門建立協(xié)同工作機制，通過集成平臺，將其他部門內(nèi)部的各類數(shù)據(jù)資料統(tǒng)一收集、統(tǒng)一整理、統(tǒng)一保管，確保信息化檔案系統(tǒng)內(nèi)的檔案資料完整、數(shù)據(jù)準確。第二，加強電子檔案原件的保存與備份工作，保證檔案在傳輸、共享過程中的數(shù)據(jù)保密性。第三，利用數(shù)字掃描技術(shù)對檔案保密級別較低的檔案進行批量掃描，并將掃描的數(shù)據(jù)文件轉(zhuǎn)移到檔案信息化管理系統(tǒng)中。目前，許多高校采用OA辦公系統(tǒng)，如果能通過OA系統(tǒng)做好公文的規(guī)范和分類，將大大提高檔案紙電同步管理和后期整理，提高檔案管理的品質(zhì)和效率。在檔案分類整理過程中應(yīng)注意，除了重要檔案的分類整理工作外，還需進一步完善重要檔案分類保存工作，依據(jù)檔案保密級別建立由高到低的重要檔案數(shù)據(jù)庫，以便在后期檔案的調(diào)取、核對、檢驗方面提升整體工作效率。同時，對于某些重大科研技術(shù)檔案，應(yīng)建立專題檔案數(shù)據(jù)庫，便于技術(shù)檔案的分類整理、保管和利用。

（二）建設(shè)信息服務(wù)系統(tǒng)。此系統(tǒng)的主要功能是實現(xiàn)標準化的數(shù)據(jù)管理。具體方案如下：第一，擴大檔案信息化建設(shè)中用于升級各類硬件的資金規(guī)模。在設(shè)備管理方面，要確保各類基礎(chǔ)設(shè)備的互聯(lián)互通。第二，在信息服務(wù)系統(tǒng)中增設(shè)檔案智能管理單元，實現(xiàn)檔案信息化管理系統(tǒng)與校園網(wǎng)絡(luò)間的無縫連接，并對電子檔案及紙質(zhì)檔案施行分類管理。在細化檔案管理方面，工作人員可利用信息服務(wù)系統(tǒng)中的智能化管理模塊對校內(nèi)各部門的檔案信息施行智能化管理，并依據(jù)檔案的保密級別、基本屬性等信息，建立相應(yīng)的數(shù)據(jù)著錄、數(shù)據(jù)檢索詞等，對不同種類的檔案進行標準化規(guī)范管理。第三，構(gòu)建以檔案信息化管理系統(tǒng)為主體，輻射整個學(xué)院的應(yīng)用系統(tǒng)，確保校內(nèi)各類子系統(tǒng)與信息化檔案管理系統(tǒng)穩(wěn)定連接，從而提升檔案處理及傳輸?shù)男省５谒?，運維人員要制定周期性的運維計劃，確保檔案信息化管理系統(tǒng)的穩(wěn)定運行，提高檔案管理工作效率。

（三）提高檔案管理人員素質(zhì)。人才是高校信息化建設(shè)的基礎(chǔ)與關(guān)鍵，因此，要實現(xiàn)高校檔案的信息化建設(shè)，必須注重高校檔案人才的培養(yǎng)與素質(zhì)提升工作。由此可見，增強院校檔案管理人才的素質(zhì)建設(shè)工作對于提升檔案信息化系統(tǒng)的工作效率具有重要作用。第一，檔案管理部門的負責(zé)人應(yīng)清楚認識提升基層檔案管理人員素質(zhì)的重要性，改變傳統(tǒng)的檔案管理思維模式，為檔案管理人員灌輸正確的價值觀，并制定工作激勵制度，為檔案的信息化建設(shè)工作奠定基礎(chǔ)。第二，檔案管理部門負責(zé)人應(yīng)積極邀請具備專業(yè)檔案管理經(jīng)驗的業(yè)內(nèi)人士開展檔案管理專題講座，為檔案管理人員普及必要知識，提升檔案信息化建設(shè)水平。第三，檔案管理部門應(yīng)依據(jù)檔案信息化建設(shè)的規(guī)劃和需求，對檔案管理部門進行制度改革。在改革過程中，負責(zé)人應(yīng)建立工作人員約束機制，充分開發(fā)檔案管理團隊的潛在能力，加快檔案管理部門的改革進度，為落實高校檔案管理信息化建設(shè)培養(yǎng)高素質(zhì)管理團隊。

（四）建立檔案數(shù)據(jù)安全保密制度。檔案數(shù)據(jù)的安全保密工作是檔案管理中的重要工作環(huán)節(jié)之一。檔案數(shù)據(jù)安全保密工作應(yīng)做到如下幾點：首先，應(yīng)當(dāng)建立科學(xué)完善的檔案數(shù)據(jù)安全保密管理制度，依據(jù)檔案保密等級分配不同等級的檔案管理人員，在管理某些重要檔案數(shù)據(jù)時，應(yīng)設(shè)立多人聯(lián)合管理機制，增強重要數(shù)據(jù)的安全保密強度。其次，以《中華人民共和國檔案法》等相關(guān)制度為基礎(chǔ)，制定詳細周密的檔案數(shù)據(jù)安保工作規(guī)范，細化檔案數(shù)據(jù)安保責(zé)任范圍，制定檔案數(shù)據(jù)的安全管理保密工作方案。同時，對于某些重要數(shù)據(jù)檔案的調(diào)取、審核、校對工作，應(yīng)加設(shè)人員身份審核機制，確保整體工作的安全性。

四、結(jié)語

高校檔案管理工作的信息化建設(shè)對于提升高校辦學(xué)質(zhì)量、助力“雙高”計劃建設(shè)都具有非常重要的作用。目前，國內(nèi)各高校的檔案信息化建設(shè)處于起步階段，需要更多的資源和經(jīng)驗，也需要更加專業(yè)的技術(shù)支持和推動平臺。各高校應(yīng)積極順應(yīng)這一發(fā)展趨勢，科學(xué)建立檔案管理信息化建設(shè)規(guī)范框架，制定詳細的工作計劃，建立檔案信息資源管理平臺，提升檔案管理人員的整體素質(zhì)，做好檔案管理安全保密工作，在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，有力推進高校檔案管理信息化建設(shè)。

【院級課題“智慧校園背景下高校政務(wù)平臺數(shù)據(jù)檔案一體化探討”】