高校教學(xué)檔案管理中信息化技術(shù)應(yīng)用探析

文/漢江師范學(xué)院經(jīng)濟(jì)與管理學(xué)院 趙歡

教學(xué)檔案對于高校、學(xué)生而言都具有重要意義，對其妥善進(jìn)行管理是必須要重視的問題，因此信息化技術(shù)下的教學(xué)檔案信息格式，使得該項(xiàng)管理工作更具安全性、可靠性，但結(jié)合普遍案例可見，很多高校對信息化技術(shù)的應(yīng)用并不完善，經(jīng)常出現(xiàn)信息混亂的現(xiàn)象，當(dāng)需要調(diào)用檔案信息時(shí)，要用大量時(shí)間進(jìn)行整合、查詢，隨之才能進(jìn)行傳輸，且在檔案錄入階段，還需要人工進(jìn)行分類，這種表現(xiàn)并沒有體現(xiàn)出信息化技術(shù)對管理工作的便捷性幫助，因此在信息化技術(shù)應(yīng)用當(dāng)中，現(xiàn)代高校信息化教學(xué)檔案管理需要進(jìn)行優(yōu)化。

一、信息化技術(shù)系統(tǒng)框架與設(shè)計(jì)

信息化平臺是實(shí)現(xiàn)信息化技術(shù)應(yīng)用的基礎(chǔ)，主要承載信息系統(tǒng)的各功能模塊運(yùn)作，具有實(shí)現(xiàn)通信、功能應(yīng)用、人機(jī)交互等作用。信息化平臺建設(shè)一般分為三個(gè)步驟：開發(fā)工具的選擇、模塊設(shè)計(jì)、通信結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)，下面對三個(gè)步驟具體內(nèi)容進(jìn)行分析。

（一）開發(fā)工具的選擇。信息化平臺的開發(fā)工具有很多，例如Web、Authorware等，這些開發(fā)工具都支持信息化平臺的開發(fā)工作，但工具與工具之間存在功能、性能等方面的差異，即Web具有較高的兼容性，功能上借助瀏覽器具有自帶通信功能的作用；Authorware是一種多媒體信息平臺開發(fā)工具，具有信息展示形式多樣化的性能特征，功能上具有豐富的交互功能、高效的多媒體集成環(huán)境及標(biāo)準(zhǔn)的應(yīng)用接口。在此基礎(chǔ)上，考慮到教學(xué)檔案管理工作的實(shí)際需求與普遍環(huán)境，開發(fā)工具應(yīng)當(dāng)具備大容量以及較高的兼容性，因此將選擇Web作為系統(tǒng)開發(fā)工具。在Web上進(jìn)行開發(fā)，考慮到管理工作需求，需要采用模塊化設(shè)計(jì)技術(shù)來規(guī)劃開發(fā)資源，形成多個(gè)模塊框架，一般Web信息化系統(tǒng)需要具備四大模塊框架，即儲存層、調(diào)度層、應(yīng)用層及通信層。

（二）模塊設(shè)計(jì)。在上述Web開發(fā)工具支持下形成了各模塊框架，因此后續(xù)需要對框架進(jìn)行填充，此步驟即為模塊設(shè)計(jì)。在設(shè)計(jì)當(dāng)中針對儲存層、調(diào)度層、應(yīng)用層（通信層較為特殊，此部分設(shè)計(jì)將在下一步驟中進(jìn)行分析）要考慮到實(shí)際需求分開進(jìn)行設(shè)計(jì)。1.儲存層。因?yàn)楝F(xiàn)代教學(xué)檔案信息量龐大，所以該層設(shè)計(jì)側(cè)重于數(shù)據(jù)容量，同時(shí)考慮到各模塊之間的銜接，建議采用“大數(shù)據(jù)技術(shù)+云數(shù)據(jù)庫”形式來進(jìn)行設(shè)計(jì)，其中云數(shù)據(jù)庫實(shí)現(xiàn)了近乎“無限”的數(shù)據(jù)儲存容量，且可以同時(shí)與互聯(lián)網(wǎng)（通過Web窗口實(shí)現(xiàn)）、大數(shù)據(jù)系統(tǒng)連接，使得用戶可以通過互聯(lián)網(wǎng)對數(shù)據(jù)庫進(jìn)行訪問，并進(jìn)行相應(yīng)操作，而大數(shù)據(jù)系統(tǒng)具有信息智能識別功能，且具有二次儲存功能，用戶在進(jìn)入數(shù)據(jù)庫之后可接入大數(shù)據(jù)系統(tǒng)的二次儲存功能，對其中信息進(jìn)行操作。2.調(diào)度層。鑒于大數(shù)據(jù)技術(shù)本身就是一種較為成熟的技術(shù)系統(tǒng)，其中具有很多自帶功能，例如信息特征識別、信息檢索等，因此在儲存層設(shè)計(jì)當(dāng)中，通過二次儲存可以將云數(shù)據(jù)庫當(dāng)中的部分信息保存在大數(shù)據(jù)系統(tǒng)內(nèi)，用戶進(jìn)入后直接通過信息檢索輸入代表信息特征的關(guān)鍵詞，后大數(shù)據(jù)系統(tǒng)會根據(jù)信息特征來搜索二次儲存中的信息，如果存在與特征相符的信息將會展示給用戶，如果不存在則繼續(xù)檢索云數(shù)據(jù)庫，當(dāng)云數(shù)據(jù)庫中也沒有與特征相符的數(shù)據(jù)時(shí)，將會提示“無相關(guān)信息”的反饋信息。3.應(yīng)用層。應(yīng)用層設(shè)計(jì)主要為實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)的各項(xiàng)功能，一般采用Java等編程語言進(jìn)行開發(fā)，考慮到檔案管理工作需求，可以采用編程語言開發(fā)信息調(diào)度、信息權(quán)限設(shè)置等功能，將其放入應(yīng)用層模塊中即可。

（三）通信結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)。通信層的設(shè)計(jì)主要考慮兩個(gè)重點(diǎn)，即模塊與模塊之間的通信以及系統(tǒng)對外通信，兩種通信信息分別代表了系統(tǒng)內(nèi)、外通信功能。在模塊與模塊之間的通信設(shè)計(jì)當(dāng)中，主要借助Web的標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)用接口來實(shí)現(xiàn)，此舉打破了以往信息系統(tǒng)的模塊封裝框架，可消除“孤島信息”，同時(shí)具有增加系統(tǒng)靈活性的作用；在系統(tǒng)對外通信設(shè)計(jì)當(dāng)中，因?yàn)閃eb本身就具備對外通信能力，所以無須深入設(shè)計(jì)，其通信功能主要由TCP等開放式通信協(xié)議來實(shí)現(xiàn)。

二、信息化技術(shù)系統(tǒng)在教學(xué)檔案管理中的應(yīng)用

（一）應(yīng)用功能。結(jié)合上述設(shè)計(jì)工作，信息化技術(shù)系統(tǒng)在教學(xué)檔案管理中主要具備三大功能，即海量信息儲存、信息特征識別、信息交互。1.海量信息儲存。設(shè)計(jì)中云數(shù)據(jù)庫是現(xiàn)代常用的數(shù)據(jù)庫技術(shù)，其信息儲存點(diǎn)是整個(gè)網(wǎng)絡(luò)，而網(wǎng)絡(luò)空間在理論上是“無限”的，因此該數(shù)據(jù)庫的容量近乎“無限”。這一基礎(chǔ)上，面對現(xiàn)代教學(xué)檔案中的海量檔案信息，云數(shù)據(jù)庫完全有能力滿足這一需求，較傳統(tǒng)的SQL數(shù)據(jù)庫具有巨大優(yōu)勢。另外，云數(shù)據(jù)庫與互聯(lián)網(wǎng)之間存在密切聯(lián)系，因此采用該數(shù)據(jù)庫來進(jìn)行數(shù)據(jù)檔案檢索，可以借助互聯(lián)網(wǎng)的普及性，實(shí)現(xiàn)不限地點(diǎn)、不限時(shí)間、不限工具（計(jì)算機(jī)、智能手機(jī)等互聯(lián)網(wǎng)設(shè)備均可）的工作模式，增加了工作便利性。2.信息特征識別。信息特征識別由大數(shù)據(jù)技術(shù)實(shí)現(xiàn)，該功能同樣可以給用戶工作開展帶來便利性的幫助，即在用戶將某信息錄入云數(shù)據(jù)之后，大數(shù)據(jù)技術(shù)將會拷貝一份放入二次儲存當(dāng)中，并對該信息的特征進(jìn)行分析，依照分析結(jié)果與云數(shù)據(jù)庫已有信息進(jìn)行特征對比，將相似度較高的信息定義為一個(gè)分類，由此智能地完成信息分類，無須人工操作，分類完成后二次儲存的拷貝信息將會被消除；當(dāng)用戶需要調(diào)用某個(gè)信息之后，即可在大數(shù)據(jù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)檢索欄輸入與信息特征類似的關(guān)鍵詞，系統(tǒng)將對關(guān)鍵詞進(jìn)行識別，并對二次儲存、云數(shù)據(jù)庫進(jìn)行檢索，隨后將檢索到的信息展示給用戶。以上是信息化技術(shù)系統(tǒng)信息特征識別功能在教學(xué)檔案管理當(dāng)中的主要表現(xiàn)，而細(xì)化來看，該功能有一些輔助作用，例如在應(yīng)用層，信息特征識別功能能對用戶信息進(jìn)行識別，可實(shí)現(xiàn)信息權(quán)限設(shè)置功能，即因?yàn)榻虒W(xué)檔案屬于機(jī)密信息，不能輕易外泄，所以并不是所有用戶都可以對信息進(jìn)行調(diào)度，此時(shí)可以在Web訪問部分設(shè)立“賬號、密碼”登錄系統(tǒng)，任何用戶訪問都必須輸入正確的賬號、密碼，如果登錄成功則由信息特征識別來確認(rèn)用戶信息是否符合信息權(quán)限邏輯，如果符合則用戶可以對信息進(jìn)行調(diào)度，否則將拒絕訪問。3.信息交互。介于通信結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)的兩個(gè)重點(diǎn)，信息交互功能具有兩種表現(xiàn)，即模塊與模塊之間的交互、系統(tǒng)對外的人機(jī)交互。模塊與模塊之間的交互代表用戶可以通過操作，將數(shù)據(jù)導(dǎo)入任意一個(gè)模塊當(dāng)中，說明系統(tǒng)運(yùn)作的協(xié)同性、靈活性良好；系統(tǒng)對外的人機(jī)交互代表系統(tǒng)可以將信息展示給人工，且對人工操作產(chǎn)生反應(yīng)。

（二）應(yīng)用注意事項(xiàng)。通過設(shè)計(jì)工作得到了一個(gè)基本結(jié)構(gòu)完整的信息化技術(shù)系統(tǒng)，可以應(yīng)用于教學(xué)檔案管理當(dāng)中，滿足該項(xiàng)工作的基本需求，但考慮到檔案信息的安全性及系統(tǒng)適用性，在系統(tǒng)應(yīng)用時(shí)要注意兩大事項(xiàng)，即網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的安全防護(hù)與硬件配置。1.網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的安全防護(hù)。信息化技術(shù)系統(tǒng)與互聯(lián)網(wǎng)有密切關(guān)系，而現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)中存在很多安全隱患，隨時(shí)可能威脅到系統(tǒng)中的信息，對其實(shí)施破壞、盜取等行為，因此介于教學(xué)檔案的機(jī)密性，信息化技術(shù)系統(tǒng)應(yīng)用需要重視信息的安全性。在這一基礎(chǔ)上，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的安全防護(hù)技術(shù)應(yīng)用顯得尤為重要，一般情況下，可以采用防火墻或殺毒軟件及橫、縱隔離技術(shù)來實(shí)現(xiàn)防護(hù)，其中防火墻與殺毒軟件主要對計(jì)算機(jī)、智能手機(jī)等應(yīng)用終端設(shè)備進(jìn)行防護(hù)，可以避免互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境中對終端設(shè)備進(jìn)行破解，再進(jìn)行違法操作的行為；橫、縱隔離技術(shù)需要建立在安全分區(qū)基礎(chǔ)上，可以避免互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境中直接對系統(tǒng)進(jìn)行破解，后對系統(tǒng)內(nèi)信息進(jìn)行違法操作的行為。2.硬件配置。硬件配置是信息化系統(tǒng)應(yīng)用的基礎(chǔ)，將決定系統(tǒng)應(yīng)用的適用性，即信息化技術(shù)系統(tǒng)對應(yīng)用環(huán)境有一定要求，當(dāng)應(yīng)用環(huán)境不滿足要求時(shí)，則系統(tǒng)運(yùn)作將會出現(xiàn)多種問題，說明系統(tǒng)不適用于當(dāng)前環(huán)境，而應(yīng)用環(huán)境就是由硬件配置組成的，由此證實(shí)硬件配置是決定系統(tǒng)適用性的因素。在硬件配置上主要考慮網(wǎng)絡(luò)傳輸速率、硬件支撐兩個(gè)重點(diǎn)，其中網(wǎng)絡(luò)傳輸速率即為數(shù)據(jù)在通信中的上、下行速度，這一點(diǎn)上硬件配置應(yīng)當(dāng)根據(jù)實(shí)際需求來配置寬帶，保障數(shù)據(jù)通信不會出現(xiàn)卡頓、遲緩等問題，有利于教學(xué)檔案管理工作的效率。在這一基礎(chǔ)上，用戶可以在短時(shí)間內(nèi)將系統(tǒng)內(nèi)部信息導(dǎo)入，并發(fā)送到傳輸通道當(dāng)中（寬帶），后通過通信將信息發(fā)送給其他用戶；在硬件支撐方面，必須構(gòu)建一個(gè)結(jié)構(gòu)完整的硬件環(huán)境，一般包括服務(wù)器、終端設(shè)備、路由器等，其中服務(wù)器是給予系統(tǒng)運(yùn)行支撐，實(shí)現(xiàn)訪問連接功能的關(guān)鍵，配置上同樣要考慮速率問題；終端設(shè)備主要采用計(jì)算機(jī)、智能手機(jī)來實(shí)現(xiàn)，這一條件下用戶可以采用這些終端設(shè)備在任意場所當(dāng)中開展檔案管理工作；路由器主要實(shí)現(xiàn)信號收發(fā)工作，是實(shí)現(xiàn)互聯(lián)網(wǎng)通信的關(guān)鍵。

三、結(jié)語

本文主要對高校教學(xué)檔案管理的信息化技術(shù)應(yīng)用進(jìn)行了分析：首先，介紹了信息化系統(tǒng)設(shè)計(jì)，闡述了系統(tǒng)設(shè)計(jì)的必要步驟、基本要求與設(shè)計(jì)方法，目的主要是為了構(gòu)建一個(gè)貼合教學(xué)方案管理工作需求的應(yīng)用系統(tǒng)，為應(yīng)用分析提供基礎(chǔ)。其次，圍繞教學(xué)檔案管理工作，在系統(tǒng)基礎(chǔ)上分析了該系統(tǒng)在工作中的應(yīng)用功能及功效，可以提高教學(xué)檔案管理工作的便利性，實(shí)現(xiàn)了工作優(yōu)化的目的，同時(shí)考慮到檔案信息的安全性及系統(tǒng)適用性，提出了系統(tǒng)應(yīng)用時(shí)應(yīng)當(dāng)注意的事項(xiàng)，且對事項(xiàng)處理策略進(jìn)行了闡述，依照此部分內(nèi)容，可以保障信息化系統(tǒng)應(yīng)用穩(wěn)定、安全。