淺析電子信息化管理模式在檔案管理中的作用

文/棗莊市衛(wèi)生健康服務(wù)中心 張淑萍

相比于以前的檔案管理方式，電子化管理模式擁有大量?jī)?yōu)勢(shì)，其重點(diǎn)是對(duì)電子文件開展有效、深入管理。然而，這種電子文件并不具備直接閱讀性，需要借助計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)文件內(nèi)容進(jìn)行讀取，進(jìn)而可以充分提高傳遞與處理的進(jìn)程，方便人員使用、處理與儲(chǔ)存信息。

一、在檔案管理中使用電子化管理模式的積極影響

（一）促進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)化流程體系的建立。相比以前的檔案管理模式，電子化管理模式可以有效解決傳統(tǒng)模式存在的相關(guān)問題，有效建立標(biāo)準(zhǔn)化的流程體系?，F(xiàn)如今，借助于電子技術(shù)可以使檔案管理進(jìn)一步轉(zhuǎn)變?yōu)樽詣?dòng)化的管理方式，并且不受人為因素的影響，只需在初期階段有效設(shè)置有關(guān)程序，計(jì)算機(jī)技術(shù)就能夠按照現(xiàn)實(shí)運(yùn)行情況對(duì)信息進(jìn)行管理與儲(chǔ)存，保證信息的準(zhǔn)確性與完整性。

（二）強(qiáng)化檔案管理工作的實(shí)時(shí)性?；谝郧皢我换臋n案管理模式，檔案人員需要消耗大量的精力以及時(shí)間來研究檔案數(shù)據(jù)，并且將其進(jìn)行結(jié)合，深入實(shí)施儲(chǔ)存與整理。這個(gè)環(huán)節(jié)具有很大的工作量，再加上檔案管理工作需要人為進(jìn)行，人為因素極大影響了檔案管理工作的整體質(zhì)量以及效率。然而，借助于電子化的檔案管理模式可以提高檔案管理的及時(shí)性，使有關(guān)數(shù)據(jù)資料擁有極大的價(jià)值。

（三）加強(qiáng)檔案管理工作的正確性。在事業(yè)單位的運(yùn)行階段，檔案管理工作都是必不可少的一個(gè)部分，有效開展這項(xiàng)工作是非常有必要的。如今的檔案涵蓋了大量?jī)?nèi)容，例如單位后期的發(fā)展信息以及單位員工的信息檔案等，對(duì)檔案管理相關(guān)工作進(jìn)一步提出了更高的要求，所以單位一定要保證檔案工作的安全性以及有效性。信息化技術(shù)重點(diǎn)以電腦以及計(jì)算機(jī)為核心載體，借助于電子化的方式，具有極高的保密性以及安全性、真實(shí)性，能夠進(jìn)一步方便人員查找以及儲(chǔ)存信息，進(jìn)而可以提高檔案工作的整體質(zhì)量以及效率。

（四）提升檔案管理的工作效率。計(jì)算機(jī)是電子信息化管理模式的核心工具，這充分說明在保存信息的時(shí)候，只需借助于硬盤或計(jì)算機(jī)等相關(guān)設(shè)備，就能夠?qū)τ嘘P(guān)信息進(jìn)行儲(chǔ)存以及使用。從現(xiàn)實(shí)運(yùn)行情況來分析，這種儲(chǔ)存方式具有關(guān)鍵的作用，不但可以有效減少空間，使信息儲(chǔ)存越來越環(huán)保，而且可以對(duì)有關(guān)人員的操作手續(xù)進(jìn)行簡(jiǎn)化，只需要對(duì)計(jì)算機(jī)開展簡(jiǎn)單操作，就能夠查詢有關(guān)數(shù)據(jù)，進(jìn)而可以進(jìn)一步節(jié)約物力以及人力，促進(jìn)檔案管理工作不斷發(fā)展。

（五）實(shí)現(xiàn)資源共享?，F(xiàn)階段，把檔案管理系統(tǒng)與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)有效結(jié)合起來，能夠有效實(shí)現(xiàn)資源共享，同步開展檔案的使用與歸檔。隨著經(jīng)濟(jì)的持續(xù)提升，在檔案管理中開始普遍地使用電子化管理模式。然而，在國(guó)內(nèi)檔案開發(fā)和使用階段還存在大量問題，需要有關(guān)人員進(jìn)一步開展電子信息化管理，將檔案信息資源很好地體現(xiàn)出來，以此實(shí)現(xiàn)管理的核心目的。

二、檔案管理工作的信息化應(yīng)用

（一）建立電子信息化的管理思想。隨著電子信息技術(shù)的持續(xù)發(fā)展，大部分行業(yè)在實(shí)施管理過程中需要引入電子信息技術(shù)，以此來提升檔案的保管能力。有關(guān)管理人員更要充分認(rèn)識(shí)到電子化檔案管理是未來發(fā)展的核心趨勢(shì)所在，從而實(shí)現(xiàn)電子化檔案管理，建立規(guī)范化的管理平臺(tái)。借助電子化的管理形式，可以長(zhǎng)時(shí)間保存以及管理檔案，同時(shí)創(chuàng)建以及優(yōu)化電子化的檔案管理系統(tǒng)，還可以為管理人員提供高效的服務(wù)。

（二）優(yōu)化檔案的電子信息化建設(shè)。在創(chuàng)建電子化的檔案管理模式時(shí)，首先要不斷優(yōu)化單位內(nèi)部檔案管理系統(tǒng)，進(jìn)一步導(dǎo)入“互聯(lián)網(wǎng)+”概念，幫單位制定統(tǒng)一、高效的檔案管理軟件，從而更好地實(shí)現(xiàn)檔案的信息化共享。與此同時(shí)，建立電子信息管理平臺(tái)，可以全面、有效地實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，對(duì)單位數(shù)據(jù)檔案進(jìn)行有效備份，確保檔案信息數(shù)據(jù)的安全性、高效性以及正確性。此外，需要充分培養(yǎng)專業(yè)化的團(tuán)隊(duì)來開展電子化的檔案管理，從而實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的核心目的，切實(shí)提升檔案工作的整體質(zhì)量。

（三）優(yōu)化檔案管理的安全性。網(wǎng)絡(luò)化時(shí)代，一定會(huì)發(fā)生病毒植入、數(shù)據(jù)容災(zāi)以及電腦信息泄露等問題，特別是在電子技術(shù)的普遍運(yùn)用下，手機(jī)以及電腦等硬件和各種APP等軟件組成了大數(shù)據(jù)資源，這些資源面臨著信息泄密或者黑客攻擊等安全問題。于是，如今的檔案館應(yīng)該借助于大數(shù)據(jù)技術(shù)，有效、及時(shí)地處理這些與安全隱患有關(guān)的問題，這就需要提升檔案管理的有效性與安全性，經(jīng)過防火墻技術(shù)以及數(shù)字簽名的有效設(shè)置，能夠在后臺(tái)創(chuàng)建一套備用程序，當(dāng)出現(xiàn)安全問題時(shí)啟動(dòng)“異地容災(zāi)”程序，對(duì)檔案管理工作的不安全因素進(jìn)行有效杜絕，進(jìn)一步為人們提供良好服務(wù)，有效打造現(xiàn)代化的檔案管理，充分確保檔案資源的安全性以及真實(shí)性。

（四）合理使用電子檔案。第一，檔案人員要主動(dòng)借助于計(jì)算機(jī)技術(shù)開展檔案編研業(yè)務(wù)，經(jīng)過有效撰寫或整理，進(jìn)一步展示檔案的內(nèi)涵以及文化，使檔案利用人員可以很快獲得檔案文件里面的關(guān)鍵信息以及知識(shí)，為檔案利用人員提供良好、全面的信息服務(wù)。第二，為保證電子檔案的操作簡(jiǎn)單性以及便捷性，需要借助計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)電子檔案的索引目錄進(jìn)行編制，并且認(rèn)真遵守有關(guān)的保密規(guī)定，有效查閱以及使用電子檔案，關(guān)于保密等級(jí)的電子檔案要通過審批以后才可以開展利用，以此有效保證電子檔案的真實(shí)性以及安全性，避免檔案信息被泄漏，為檔案工作的深入發(fā)展提供良好的環(huán)境。第三，在使用了電子檔案以后，也要對(duì)檔案利用登記表進(jìn)行認(rèn)真填寫，其中內(nèi)容涵蓋了檔案利用者的單位與姓名、查找內(nèi)容、查檔目的與范圍等等，進(jìn)而促進(jìn)電子檔案的合理使用。

三、電子信息化檔案管理的要點(diǎn)

（一）收集。在收集信息的時(shí)候，單位需要先收集以及整理電子檔案信息，然后再借助計(jì)算機(jī)設(shè)備把這些信息通過電子文本的形式進(jìn)一步保存在系統(tǒng)中，并且用于信息數(shù)據(jù)庫(kù)的建立，充分確保檔案數(shù)據(jù)的品質(zhì)。

（二）整理。在整理時(shí)，單位員工應(yīng)該對(duì)電子檔案資料開展準(zhǔn)確編號(hào)，并且通過計(jì)算機(jī)對(duì)其開展分類管理，方便以后的調(diào)取以及使用。同時(shí)在檔案管理中要產(chǎn)生對(duì)應(yīng)的目錄列表，對(duì)資料查找流程進(jìn)行簡(jiǎn)化。

（三）鑒定。借助于計(jì)算機(jī)對(duì)電子檔案有效實(shí)施管理，需要對(duì)檔案的存儲(chǔ)情況進(jìn)行有效鑒定，仔細(xì)查看其是否存在不良介質(zhì)的介入以及病毒的侵入等，以此來有效維護(hù)信息的安全性。對(duì)于鑒定難度非常大的步驟，有關(guān)工作人員一定要引起高度重視，以免產(chǎn)生問題。

（四）存儲(chǔ)。在保存檔案數(shù)據(jù)資料的過程中，需先有效選擇資料的媒介，明確資料數(shù)據(jù)的具體保存位置，提升檔案資料保存的安全性。同時(shí)在保存的時(shí)候，需要掌控存儲(chǔ)介質(zhì)的溫度與濕度，以免對(duì)檔案的使用與調(diào)取產(chǎn)生影響。

（五）統(tǒng)計(jì)。能夠利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的統(tǒng)計(jì)功能來實(shí)施有關(guān)統(tǒng)計(jì)工作，進(jìn)而緩解員工的工作壓力，使工作效率獲得提高，強(qiáng)化數(shù)據(jù)資料的完整性以及準(zhǔn)確性。

（六）運(yùn)行。運(yùn)營(yíng)作業(yè)的實(shí)施需要檔案庫(kù)的大力支持才可以實(shí)現(xiàn)。對(duì)此，員工需要充分建設(shè)各種檔案庫(kù)，選取適宜的閱讀以及檢索方式，提高信息的調(diào)取效率。

（七）編排。檔案編排需要在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下開展，如此可以有效提升編排工作的整體質(zhì)量，推動(dòng)每個(gè)行業(yè)之間的深入交流，在維持單位平穩(wěn)運(yùn)行的前提下，強(qiáng)化與其他單位之間的交流以及溝通。

（八）保密。伴隨網(wǎng)絡(luò)的開放化，信息數(shù)據(jù)變得越來越透明以及公開，可針對(duì)單位來講，卻存在很大的信息風(fēng)險(xiǎn)。一旦泄漏了大量的機(jī)密信息，就不利于單位有關(guān)工作的順利開展。因此需要強(qiáng)化對(duì)電子信息數(shù)據(jù)的有效保管，設(shè)置合理、有效的保護(hù)策略，如權(quán)限設(shè)定以及分級(jí)保存等，以維護(hù)檔案數(shù)據(jù)的安全，進(jìn)而避免出現(xiàn)隨意修改以及竊取等問題。在對(duì)電子檔案進(jìn)行傳輸?shù)倪^程中，單位要制定完整、有效的保護(hù)機(jī)制，借助軟件或硬件加密的方式進(jìn)一步保護(hù)數(shù)據(jù)，保證檔案?jìng)鬏敼ぷ黜樌_展。

四、結(jié)語

總而言之，檔案是人力資源管理的關(guān)鍵性內(nèi)容，也是人力資源開發(fā)以及利用的核心依據(jù)。伴隨社會(huì)經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，對(duì)人才的標(biāo)準(zhǔn)要求也逐漸提高，檔案管理的重要作用更加凸顯。借助于信息化技術(shù)強(qiáng)化檔案管理信息化建設(shè)，是時(shí)代飛速發(fā)展的必然趨勢(shì)，是提升資源利用率、及時(shí)更新檔案信息以及確保檔案管理安全性的要求，也是提高人力資源管理水平以及建立和諧勞動(dòng)關(guān)系的核心渠道。因此，一定要有序開展檔案管理信息化建設(shè)，唯有如此，才可以使管理主體更好地適應(yīng)社會(huì)的飛速發(fā)展。