關(guān)于做好檔案信息資源開發(fā)和利用的研究

文/通號(hào)（鄭州）電氣化局有限公司 李瑞

檔案是珍貴的信息資源，其具有“今世賴以知古，后世賴以知今”的重要參考價(jià)值，可實(shí)現(xiàn)相關(guān)事件的充分還原?；诖耍覀冇斜匾獙?duì)檔案信息資源的開發(fā)利用展開討論探究。

一、阻礙檔案信息資源開發(fā)和利用的問題

（一）檔案信息資源開發(fā)類型的問題?，F(xiàn)階段，許多單位在檔案信息資源的采集、整理等開發(fā)過程中，會(huì)表現(xiàn)出“三多三少”的類型缺陷問題。具體來講，就是宏觀類的檔案較多，微觀類的檔案較少；行政類的檔案較多，經(jīng)濟(jì)類的檔案較少；文書類的檔案較多，科技類的檔案較少。究其原因，主要有以下幾個(gè)方面：第一，檔案管理人員在檔案管理工作中更側(cè)重檔案的整理與傳遞，而放松了對(duì)檔案內(nèi)容的審核分析。第二，將工作重心過度放置在黨政機(jī)關(guān)的檔案管理上，缺乏對(duì)其他下屬部門、基層環(huán)節(jié)的檔案采集。第三，拘泥于紙質(zhì)的文字檔案，未意識(shí)到影像、聲像、實(shí)物等其他檔案信息載體的重要性。第四，對(duì)佐證性、補(bǔ)充性文件的收集力度不足，使得檔案資料中的信息內(nèi)容難以精細(xì)化呈現(xiàn)。

（二）檔案信息資源管理效果的問題。在各單位檔案信息資源管理的實(shí)踐中，經(jīng)常發(fā)生檔案載體的缺失、破損等情況，嚴(yán)重削弱了檔案信息資源的可靠性與價(jià)值性。究其原因，主要有以下幾個(gè)方面：第一，相關(guān)人員未落實(shí)好檔案交接、使用記錄，從而導(dǎo)致檔案在移交、借閱等過程中發(fā)生丟失，并出現(xiàn)問責(zé)難、追究難的情況。第二，檔案載體存在天然的質(zhì)量缺陷，不利于信息資源的長期、完善保存。例如，檔案管理人員未嚴(yán)格執(zhí)行紙質(zhì)檔案存放環(huán)境的管理要求，很容易使檔案出現(xiàn)受潮、燒損、蟲蛀等損毀情況，進(jìn)而對(duì)檔案的完整性產(chǎn)生影響。同時(shí)，基于筆墨的固有性質(zhì)，紙質(zhì)檔案上的文字難免隨時(shí)間推移而逐漸淡化，給相關(guān)人員利用檔案信息資源帶來一定的難度。第三，由于管理經(jīng)費(fèi)不足、檔案管理人員業(yè)務(wù)水平不高等種種原因，部分檔案沒有得到統(tǒng)一化、規(guī)范化的管理，也會(huì)導(dǎo)致檔案在結(jié)構(gòu)、數(shù)量等方面出現(xiàn)不合理問題，進(jìn)而降低檔案信息資源的實(shí)際管理效果。

（三）檔案信息資源應(yīng)用模式的問題?，F(xiàn)階段，純?nèi)斯さ臋n案管理與操作模式仍大量存在于我國各地的檔案工作實(shí)踐當(dāng)中。例如，若有人想要查閱某一具體的檔案信息，必須將文件的名稱、年度甚至案卷號(hào)告知檔案管理人員，檔案管理人員才能根據(jù)此類精確信息查找到相應(yīng)檔案文件。此種操作，可能出現(xiàn)兩方面問題：一方面，會(huì)造成大量的時(shí)間成本浪費(fèi)，降低檔案信息資源利用雙方的行為效率；另一方面，一旦檔案信息資源的開發(fā)組卷階段存在工作偏誤，案卷標(biāo)題與信息內(nèi)容很可能出現(xiàn)不對(duì)等的情況，進(jìn)一步增加所需檔案的查找難度。

（四）檔案信息資源工作隊(duì)伍的問題。從目前來看，檔案信息資源工作隊(duì)伍主要存在兩方面問題：一方面，由于部分檔案文件存在機(jī)密性，所以各單位檔案部門往往處在相對(duì)獨(dú)立的工作狀態(tài)當(dāng)中，缺乏與其他檔案部門的有效互動(dòng)，既不利于檔案工作的創(chuàng)新發(fā)展，也不利于非機(jī)密檔案的利用共享；另一方面，在部分單位中，檔案部門被認(rèn)為是“閑職”，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)其不甚重視，會(huì)把從生產(chǎn)、管理、行政等崗位退下的工作人員分配到檔案部門中，不利于檔案信息資源工作隊(duì)伍的專業(yè)化、創(chuàng)新化發(fā)展。

二、做好檔案信息資源開發(fā)和利用的可行策略

（一）做好檔案信息資源的綜合開發(fā)。為了解決“三多三少”的負(fù)面情況，相關(guān)人員在開發(fā)檔案信息資源的過程中，必須盡量做到精細(xì)化、全面化，以此提高檔案信息對(duì)相關(guān)事件的描述能力，為后續(xù)檔案資源利用活動(dòng)提供充足的信息支持。具體來講，可從以下幾個(gè)方面入手實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的綜合開發(fā)：首先，應(yīng)實(shí)現(xiàn)檔案信息采集范圍的拓展。在不違背我國檔案收集政策法規(guī)的基礎(chǔ)上，擴(kuò)大檔案信息的來源渠道。例如，在信息化時(shí)代背景下，相關(guān)人員可將檔案內(nèi)的關(guān)鍵詞輸入網(wǎng)絡(luò)搜索引擎中，從而獲取到量化的網(wǎng)絡(luò)信息。其后，再從專業(yè)角度對(duì)網(wǎng)絡(luò)信息的真實(shí)性與價(jià)值性做出評(píng)價(jià)，最終篩選出可用于補(bǔ)充或修飾主體檔案的信息資源，一并納入檔案的建檔開發(fā)與整理保存體系中。再如，還可應(yīng)用基層調(diào)查的方式，深入檔案的來源現(xiàn)場(chǎng)或部門環(huán)境中，通過問卷調(diào)查、面談走訪等形式，進(jìn)行價(jià)值信息的記錄整理。然后，通過對(duì)多方信息進(jìn)行對(duì)比分析，最終還原出檔案相關(guān)事件的整體經(jīng)過、流程細(xì)節(jié)，并據(jù)此開展檔案信息資源的建檔開發(fā)工作。值得一提的是，通過這一方式，有助于相關(guān)人員對(duì)檔案主體內(nèi)容進(jìn)行重新審視，進(jìn)而尋找出檔案主體中偏誤性、模糊性、籠統(tǒng)性的信息，并實(shí)施針對(duì)性的優(yōu)化調(diào)整。其次，信息采集、檔案接收的過程中，相關(guān)人員應(yīng)改變傳統(tǒng)“中心化”的工作觀念，在重視黨政類檔案的同時(shí)，將其他經(jīng)濟(jì)性、業(yè)務(wù)性檔案共同納入管理體系當(dāng)中。這樣既有助于彌補(bǔ)檔案在開發(fā)類型上的缺陷問題，也有助于從黨務(wù)、業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)等多個(gè)角度入手，對(duì)同一事件展開不同角度的審視，從而為后續(xù)檔案信息資源利用效果的提高提供堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。最后，為了進(jìn)一步強(qiáng)化檔案信息資源的利用價(jià)值，更加立體化、直觀化地還原出相關(guān)事件，相關(guān)人員還應(yīng)做好同一項(xiàng)目中影像、聲像、實(shí)物等信息載體與文字檔案的同步采集。例如，收集某次文化宣傳活動(dòng)的檔案時(shí)，相關(guān)人員不僅要實(shí)現(xiàn)活動(dòng)時(shí)間、活動(dòng)目標(biāo)、活動(dòng)過程、活動(dòng)評(píng)價(jià)、參與人物等文字信息的精準(zhǔn)歸檔，還可將具有代表性的活動(dòng)過程的聲像資料、文化宣傳冊(cè)、優(yōu)秀征文稿件、宣傳標(biāo)語橫幅等物品歸集到檔案當(dāng)中。

（二）構(gòu)建科學(xué)完善的檔案管理制度。沒有規(guī)矩，不成方圓。健全、完善的檔案管理制度，是優(yōu)化檔案信息資源開發(fā)和利用質(zhì)量的最根本保障。具體如下：1.在檔案資料的開發(fā)歸檔工作中，必須要保證檔案的書繪工整、圖號(hào)正確、簽字完整、裝訂整齊、質(zhì)地優(yōu)良，若存在不符情況，則需整改達(dá)到要求后再進(jìn)行歸檔管理。2.為應(yīng)對(duì)檔案的破損、丟失等問題，較為重要的、利用頻繁的和有專門需要的檔案可以適當(dāng)增加歸檔份數(shù)。3.檔案應(yīng)做到專人管理、專柜管理，并及時(shí)對(duì)檔案的調(diào)動(dòng)、借閱、復(fù)印等變化情況進(jìn)行明確記錄與核對(duì)清點(diǎn)，保證負(fù)面情況的有效追溯。4.在檔案借閱中，應(yīng)對(duì)紙質(zhì)檔案的借閱時(shí)間、方式作出明確限制，對(duì)一些珍貴的檔案、資料，只提供副本、復(fù)制件或文件匯編，或由檔案管理人員展示原件。5.要求借閱人員不得在檔案載體上進(jìn)行任何標(biāo)記。在未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批通過的情況下，不允許借閱人員擅自進(jìn)行抄錄、復(fù)印等行為。6.在檔案信息資源的利用中，必須嚴(yán)格查證審核借閱人員的身份、部門和目的，原則上只可查閱其工作范圍內(nèi)的檔案文件。若涉及保密性檔案，還需要獲得相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的審批同意。7.要根據(jù)檔案的載體類型與性質(zhì)特點(diǎn)，實(shí)施科學(xué)的保存管理。例如，對(duì)于紙質(zhì)檔案，保存區(qū)域應(yīng)盡量遠(yuǎn)離水、火、有害氣體等侵襲來源，并做好防蟲防鼠工作；對(duì)于照片、圖紙等檔案載體，在保存時(shí)應(yīng)避免日光直射，以免發(fā)生圖像褪色的現(xiàn)象。8.要對(duì)不同檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理、分別存放，并合理規(guī)劃短期、長期、永久等不同期限檔案的空間區(qū)分。在此基礎(chǔ)上，相關(guān)單位還應(yīng)針對(duì)檔案管理人員建立責(zé)任追究制度，并將工作責(zé)任的完成效果與人員的崗位、職稱、薪資福利等相掛鉤，以此對(duì)檔案管理人員形成有效的約束力與驅(qū)動(dòng)力，從而保證相關(guān)人員在檔案管理工作中的態(tài)度端正。

（三）開展信息化的檔案開發(fā)利用改革。在全社會(huì)實(shí)現(xiàn)信息化發(fā)展的時(shí)代背景下，應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)、信息化工具對(duì)傳統(tǒng)檔案工作模式進(jìn)行改革是相關(guān)單位的必要之舉。首先，相關(guān)單位應(yīng)根據(jù)自身的財(cái)政條件，適當(dāng)加大對(duì)檔案部門的資金資源支持力度，以便購入足量的計(jì)算機(jī)、掃描儀、復(fù)印機(jī)等儀器設(shè)備，為信息化改革夯實(shí)物質(zhì)基礎(chǔ)。其次，應(yīng)做好檔案信息資源的開發(fā)模式改革，對(duì)各類檔案信息、檔案載體進(jìn)行數(shù)字化處理，并統(tǒng)一納入線上檔案的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)當(dāng)中。同時(shí)，對(duì)于既有的檔案文件，也應(yīng)通過掃描、拍照、打字錄入等方式進(jìn)行轉(zhuǎn)化整理，以確保單位整體檔案資源的統(tǒng)一保存、統(tǒng)一管理。通過這樣的方式方法，有效解決了傳統(tǒng)實(shí)體檔案的損耗問題，檔案管理的空間需求也可顯著縮減。最后，應(yīng)做好檔案信息資源的利用模式改革，將檔案的檢索、管理、分享、借閱、整改等利用行為完全遷移到網(wǎng)絡(luò)環(huán)境當(dāng)中，從而在大數(shù)據(jù)處理技術(shù)、數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)等信息技術(shù)的支持下，達(dá)成檔案利用高效性、開放性和便利性的同步提升。這一改革目標(biāo)主要可通過檔案管理平臺(tái)、移動(dòng)客戶端等軟件的建立實(shí)現(xiàn)。

（四）加強(qiáng)檔案部門隊(duì)伍的專業(yè)水平。從本質(zhì)上講，檔案工作具有很強(qiáng)的服務(wù)屬性，檔案部門與其他部門的檔案利用者存在直接性工作聯(lián)結(jié)。因此，檔案管理人員在實(shí)際工作當(dāng)中，應(yīng)積極與其他部門加強(qiáng)溝通交流，并實(shí)現(xiàn)保密性檔案以外的檔案信息資源共享。這樣一來，既可滿足其他部門人員自主性、隨時(shí)性的檔案查閱需求，也有助于檔案管理人員從服務(wù)受眾的角度出發(fā)，對(duì)自身的工作質(zhì)量、工作效率進(jìn)行審視。此外，為了提高檔案信息資源開發(fā)與利用的整體質(zhì)量，相關(guān)單位必須要做好檔案部門的準(zhǔn)入管理，并對(duì)檔案部門現(xiàn)有工作人員進(jìn)行職業(yè)道德、服務(wù)意識(shí)、專業(yè)技能、法律政策等多方面的教育培訓(xùn)，全面提高檔案部門的專業(yè)性，為檔案工作夯實(shí)人才基礎(chǔ)。

三、結(jié)語

綜上所述，檔案信息資源是企事業(yè)單位生產(chǎn)經(jīng)營中不可或缺的重要資源，其工作質(zhì)量對(duì)單位的管理發(fā)展具有重要影響。因此，相關(guān)單位及檔案部門管理人員必須要提高對(duì)檔案信息資源開發(fā)與利用的重視程度，并積極做好制度管理與方法創(chuàng)新，以便發(fā)揮出最佳的檔案參考價(jià)值，推動(dòng)企業(yè)單位良性發(fā)展。