信息資源共享視域下檔案管理創(chuàng)新思考

文/中國航空工業(yè)集團公司洛陽電光設(shè)備研究所 李嘉熠

信息資源共享視域下，現(xiàn)代檔案管理工作仍然有很大的上升空間，應(yīng)提高對檔案信息資源整理、開發(fā)與歸納的重視，以提高檔案信息資源的利用率。在現(xiàn)代檔案管理工作中，應(yīng)注重將歷史發(fā)展規(guī)律與當前實際充分結(jié)合，突出自身特點，切實提高檔案管理水平，在信息共享過程中融入先進技術(shù)，保證信息資源的安全性，能有效促進社會和諧發(fā)展，其重要性不言而喻。在信息時代快速發(fā)展態(tài)勢下，傳統(tǒng)檔案在信息管理方面，顯現(xiàn)出越來越多的弊端和不足，應(yīng)盡快實現(xiàn)檔案資源社會共享，才能進一步推進檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展。

一、淺談信息化與信息資源共享

（一）信息化。信息化是21世紀以來人類社會發(fā)展最為顯著、最具沖擊力的變化，也是檔案信息使用的另一次巨大變革。信息化是以現(xiàn)代信息技術(shù)為依托，對檔案信息資源進行有效開發(fā)與利用，該過程涉及不同方面，包括信息技術(shù)、信息資源、經(jīng)濟運作方式、管理體制、思想觀念等，信息化管理是檔案事業(yè)在新時代發(fā)展背景下的必然要求。

（二）信息資源共享。是指在社會信息化發(fā)展態(tài)勢下，全社會乃至全世界都能共享已公開的信息資源，在信息資源互換后可供雙方共同利用。實現(xiàn)檔案資源的社會共享，不僅要保證檔案資源的質(zhì)量和數(shù)量，還要提高檔案資源的社會認知程度，只有具備這兩個條件，才能真正實現(xiàn)檔案資源為社會共享。

二、信息時代我國檔案管理工作存在的問題

（一）管理信息規(guī)劃和體制落后。目前，雖然我國的檔案管理工作進步很大，但仍存在很大問題。首先，管理信息規(guī)劃和體制落后是制約其發(fā)展的主要因素，主要體現(xiàn)在：一是我國檔案管理體制較落后，且檔案資源的空間分布始終呈分離狀態(tài)，加之受到資金匱乏和權(quán)限不足等因素的影響，導致檔案信息資源很難統(tǒng)一管理，搜集與整理檔案信息資源更加繁瑣。二是不確定的檔案信息量增加，檔案數(shù)字化建設(shè)處于變化發(fā)展中，信息化檔案還未具備較高的全面性和真實性，并不利于檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)的構(gòu)建。另外，由于各地方檔案信息化建設(shè)情況不同，應(yīng)根據(jù)當?shù)匦姓块T職能轉(zhuǎn)變的具體要求進行合理改變，不僅要整理歷史檔案，還要對正在生成的檔案進行及時歸納與整理。

（二）檔案管理服務(wù)手段落后。對于傳統(tǒng)檔案管理模式而言，檔案管理工作主要包括對信息資源的整理、著錄、鑒定、保管、編研、統(tǒng)計、利用、服務(wù)等環(huán)節(jié)，檔案形式主要為文字、聲像、圖像及其他形式的文件材料，還有財會、儀器設(shè)備、產(chǎn)品生產(chǎn)等。而傳統(tǒng)檔案管理模式的弊端，主要在于與信息時代發(fā)展脫軌，無法滿足現(xiàn)代信息社會對檔案信息的實際需求，而且檔案資源不全面、不完整，難以達到用戶的現(xiàn)實使用要求。另外，由于檔案查詢和對接技術(shù)等方面還有待提高，部分檔案管理人員仍沿用手工檢索和編輯方式，導致常發(fā)生檔案資料未按時歸還甚至丟失等情況。

（三）缺少高素質(zhì)的檔案管理人員。大家都知道，檔案管理工作枯燥且乏味，這就需要工作人員具備良好的品格和較高的職業(yè)修養(yǎng)。而且，檔案管理工作的專業(yè)性較高，工作人員必須要兼具扎實的專業(yè)理論基礎(chǔ)和較強的信息技術(shù)應(yīng)用能力。然而，由于現(xiàn)階段從事檔案管理工作的人員綜合素質(zhì)不高，專業(yè)知識匱乏，信息技術(shù)應(yīng)用能力差強人意，而且對部分自動化辦公設(shè)備的應(yīng)用不夠熟練，缺少相關(guān)技能培訓，導致檔案信息服務(wù)效率低，這在很大程度上阻礙了信息化管理工作的創(chuàng)新。

（四）管理創(chuàng)新缺少制度保障。由于檔案資料具有繁多、冗雜的特性，不僅會增加工作量和工作壓力，也會降低工作效率，更會威脅檔案管理工作的安全性。在調(diào)查研究中發(fā)現(xiàn)，當前檔案管理信息化創(chuàng)新進程中，并沒有相關(guān)制度保障，各部門溝通困難，始終處于各自為政的狀態(tài)，嚴重阻礙了新時期檔案管理工作的進程。因此，針對檔案管理創(chuàng)新缺少制度保障這一現(xiàn)象，必須要提高重視并及時解決，根據(jù)企業(yè)發(fā)展具體情況及時代發(fā)展要求，實施合理有效的制度保障，以奠定檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)。

三、信息資源共享視域下檔案管理創(chuàng)新的途徑

（一）建立檔案信息化服務(wù)中心?；谛畔①Y源共享視域下，創(chuàng)新檔案管理工作，首先應(yīng)明確制約信息化社會共享的具體因素，包括觀念問題、共享安全問題以及技術(shù)水平問題，在此基礎(chǔ)上建立健全檔案信息化服務(wù)中心，才能避免檔案信息安全和保密工作受到威脅和破壞。由此可見，及時轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，建立檔案信息化服務(wù)中心，以適應(yīng)現(xiàn)代社會發(fā)展對檔案信息資源的實際要求，是檔案管理工作創(chuàng)新的首要環(huán)節(jié)。對于檔案信息化服務(wù)中心而言，主要由檔案保管服務(wù)部、檔案查詢利用服務(wù)部、檔案整理服務(wù)部三個部門構(gòu)成，與檔案館或其他檔案行政管理機關(guān)的存在意義不同，是各機構(gòu)間的鏈接紐帶，對檔案進行整理、保管、處置以及提供服務(wù)利用，以實現(xiàn)對檔案信息資源的優(yōu)化與整理，為社會大眾提供更全面的信息化檔案管理服務(wù)。

（二）創(chuàng)新檔案信息化管理手段。為了達到真正意義上的創(chuàng)新，不僅要摒棄不合時宜的舊觀念，更要注重對服務(wù)手段的創(chuàng)新。一方面，應(yīng)在檔案收集與傳輸方面盡快實現(xiàn)全自動化，包括收集與錄入等環(huán)節(jié)，通過工作人員進行下載和上傳，但要避免因工作人員出現(xiàn)錯誤而影響檔案信息真實性這一情況，必須要重點利用自動化資源管理的相關(guān)程序軟件，才能最大限度確保檔案信息的真實性和有效性；另一方面，應(yīng)不斷擴大在線查詢服務(wù)范圍，充分利用信息技術(shù)的便捷性和實效性特點，彌補傳統(tǒng)檔案管理的時間和空間局限性，直接通過信息技術(shù)建立開放式檔案查詢端口的方式，讓使用者足不出戶，隨時隨地使用檔案資源。

（三）建設(shè)高素質(zhì)檔案管理隊伍。為了有效促進檔案管理創(chuàng)新發(fā)展，不僅要創(chuàng)新檔案管理服務(wù)手段，更新檔案管理理念，還應(yīng)保證工作人員專業(yè)化，盡快建設(shè)一支高素質(zhì)檔案管理隊伍，鼓勵既精通檔案管理業(yè)務(wù)、又具備較高計算機應(yīng)用水平的復合型專業(yè)人才，積極參與到檔案管理創(chuàng)新工作中。由此可見，建設(shè)高素質(zhì)檔案管理隊伍，對推動檔案管理工作的創(chuàng)新具有重要意義，應(yīng)加強領(lǐng)導層和員工層對檔案管理工作的深刻認知，讓雙方都認識到檔案管理工作創(chuàng)新的意義和必要性，領(lǐng)導層更要加強對員工的后續(xù)培養(yǎng)，才能不斷提高員工的職業(yè)道德素養(yǎng)和綜合能力。此外，各企業(yè)應(yīng)根據(jù)檔案管理隊伍建設(shè)現(xiàn)狀，執(zhí)行定期教育方案，督促員工掌握更全面的專業(yè)管理技術(shù)，使其在檔案管理創(chuàng)新工作中作出更多貢獻。

（四）保障檔案網(wǎng)絡(luò)信息安全。在信息化發(fā)展進程中，電子技術(shù)越來越多地參與進來，多數(shù)工作已實現(xiàn)線上辦公，為檔案管理工作提供了更多便利，節(jié)省了很多工作時間和環(huán)節(jié)，大幅度提高了工作效率。然而，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)這一載體的不確定性也給檔案管理工作帶來了一定難度，除了要加強網(wǎng)絡(luò)安全措施外，檔案管理人員也要加強防范，重視檔案信息在網(wǎng)絡(luò)中的安全性。因此，必須要落實檔案網(wǎng)絡(luò)信息安全保障，通過對檔案信息的數(shù)據(jù)備份、身份驗證等方式，避免信息被泄露、破壞或盜取，防止病毒和黑客的蓄意攻擊，以保障其建設(shè)的安全性和穩(wěn)定性。與此同時，檔案管理工作中所應(yīng)用的硬件設(shè)備，也應(yīng)通過定期檢查服務(wù)器及運行狀態(tài)等方式進行維護，避免因外力因素而造成數(shù)據(jù)丟失或損壞，還應(yīng)設(shè)置在線報警系統(tǒng)和防火墻，才能大大提高檔案信息應(yīng)用的安全性。

（五）完善檔案信息資源管理制度。完善檔案信息資源管理制度，遵循兼容性、開放性和系統(tǒng)性原則，盡快構(gòu)建檔案管理信息化標準體系規(guī)范。在此基礎(chǔ)上，還應(yīng)重視對檔案數(shù)據(jù)標準體系、檔案信息資源標準體系和檔案信息管理應(yīng)用體系的不斷完善，并根據(jù)企業(yè)的發(fā)展實際情況以及信息時代的新要求，拓展電子檔案的潛在功能，優(yōu)化檔案信息資源庫和相關(guān)軟件系統(tǒng)。因此，為了促進企業(yè)的大力發(fā)展，檔案管理工作必須要具備完善的管理機制以及管理體系，才能實現(xiàn)對檔案信息資源的有效利用和科學管理。

（六）建設(shè)數(shù)字化檔案信息資源。為了實現(xiàn)檔案工作在計算機網(wǎng)絡(luò)上的及時傳輸與共享，必須要盡快建立起數(shù)字化檔案信息資源庫，利用電子檔案、縮微檔案、聲像檔案、光盤檔案、軟盤檔案、多媒體檔案等新的檔案載體，提高檔案管理水平與服務(wù)質(zhì)量。由此可見，建設(shè)數(shù)字化檔案信息資源，不僅是檔案信息化建設(shè)的核心與關(guān)鍵，也能夠有效提高檔案信息資源的開發(fā)利用率，作為檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)，其重要性不言而喻。

四、結(jié)語

綜上所述，信息是新時代發(fā)展進程中的重要社會資源，檔案資源對人們的生活、生產(chǎn)、學習、工作等方面都具有不可忽視的價值，逐漸受到廣泛重視。因此，為了順應(yīng)信息時代的現(xiàn)實發(fā)展所需，應(yīng)著眼于檔案管理創(chuàng)新工作，充分發(fā)揮信息技術(shù)對提高檔案管理質(zhì)量和水平的巨大優(yōu)勢，盡快建立起檔案信息化服務(wù)中心與檔案信息集成系統(tǒng)，組建一支高素質(zhì)的檔案管理隊伍，落實檔案網(wǎng)絡(luò)信息安全保障，完善檔案信息資源管理制度，建設(shè)數(shù)字化檔案信息資源，以便信息資源的共享及遠程傳輸，最大限度保護信息資源的有效性、科學性與完整性，為檔案管理創(chuàng)新發(fā)展奠定堅實基礎(chǔ)。