“三”談新形勢下高校辦公室工作

文/湄洲灣職業(yè)技術(shù)學(xué)院 李慧穎

習(xí)近平總書記在《秘書工作的風(fēng)范——與地縣辦公室干部談心》中曾用“重、苦、雜、難”四個(gè)字概括辦公室工作的特點(diǎn)，指出了辦公室工作的不易。新時(shí)代背景下，高校面臨教育改革和發(fā)展轉(zhuǎn)型的難題，高校辦公室同樣面臨著新的問題和挑戰(zhàn)。辦公室人員要適應(yīng)新時(shí)代黨政工作要求，抓好工作職能落實(shí)，在崗位上擔(dān)當(dāng)新作為，展現(xiàn)新風(fēng)采。

一、落實(shí)“三辦”職責(zé)：辦文、辦會(huì)、辦事

長期以來，辦公室事務(wù)以“雜”字突出?！稗k公”，顧名思義是“辦理公務(wù)”，涵蓋范圍廣，指向不明晰，在需要多個(gè)部門通力合作的工作中，辦公室通常被作為統(tǒng)籌或牽頭部門委以重任。新時(shí)期雖然政務(wù)有所精簡，但“總管”業(yè)務(wù)并未瘦身?！叭k”還是辦公室最根本、最基礎(chǔ)的職責(zé)。

（一）辦文重在把好內(nèi)容關(guān)。辦公室材料通常是黨委、行政意志的直接體現(xiàn)，是高校辦學(xué)理念的縮影，是其他處室、二級(jí)院系參照執(zhí)行的范本。辦公室材料要做好如下幾點(diǎn)：一是內(nèi)容要嚴(yán)謹(jǐn)。辦公室的文件一旦發(fā)布，就代表頂層工作決策。辦公室起草的文件，內(nèi)容必須是嚴(yán)謹(jǐn)?shù)?，傳達(dá)的信息是準(zhǔn)確的，不要求文字多么優(yōu)美，但傳達(dá)的意旨是沒有偏差的。二是文字要通達(dá)。雖然說要注意遣詞造句，但要避免使用艱深晦澀的表達(dá)方式。公文是白話文寫作，是行動(dòng)的指南，關(guān)鍵在于可理解、可操作。送給領(lǐng)導(dǎo)看的，要通順明白，使領(lǐng)導(dǎo)少在用詞用句上再花費(fèi)腦筋。傳達(dá)給其他人的，要簡單明了，迅速領(lǐng)會(huì)工作意圖。惜字如金，但語義通達(dá)，是需要下一番苦功夫的。三是格式要規(guī)范。辦公室文秘要熟練掌握十五種公文類型，區(qū)分不同種類公文的寫法和用途。要對照《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》和《黨政機(jī)關(guān)公文格式》，規(guī)范格式寫作。辦公室人員通常在自己充分了解和掌握公文格式的同時(shí)，還要承擔(dān)其他處室發(fā)文核稿的工作，因此要注意加強(qiáng)處室內(nèi)外培訓(xùn)，確保發(fā)文的規(guī)范性。

（二）辦會(huì)重在把好服務(wù)關(guān)。一是會(huì)前做好“預(yù)習(xí)課”，要提前掌握會(huì)議基本信息，通知參會(huì)人員、參會(huì)時(shí)間、參會(huì)地點(diǎn)、參會(huì)主題。要提前收集和分發(fā)會(huì)議材料，確保不遺漏，方便與會(huì)人員根據(jù)材料充分參與到會(huì)議研究中。要提前做好會(huì)場布置，設(shè)置必要的橫幅或字幕，考慮是否需要會(huì)議簽到，桌牌或座位如何符合禮儀地?cái)[放等，把氛圍布置到位。二是會(huì)中做好“專業(yè)課”。隨著精簡會(huì)議、專業(yè)管理的要求，會(huì)務(wù)管理也日趨專業(yè)化。有些高校通過物業(yè)外包方式，實(shí)現(xiàn)會(huì)務(wù)專業(yè)化。物業(yè)隊(duì)伍配備統(tǒng)一的服裝，負(fù)責(zé)茶水熱水，處理會(huì)場出現(xiàn)的一些突發(fā)狀況，如會(huì)議系統(tǒng)的調(diào)試等。當(dāng)然，不管是否配備物業(yè)管理隊(duì)伍，會(huì)務(wù)專業(yè)化、精細(xì)化都是辦公室業(yè)務(wù)的題中之義。辦公室人員作為會(huì)務(wù)管理的主力，要以專業(yè)的態(tài)度，在會(huì)中實(shí)時(shí)把握會(huì)議進(jìn)程，把關(guān)會(huì)議細(xì)節(jié)，關(guān)注與會(huì)人員的需求，把會(huì)場服務(wù)落實(shí)到位。三是會(huì)后做好“提升課”。會(huì)務(wù)工作要有頭有尾，有始有終。辦公室工作人員通常在最后離場。離場前確認(rèn)關(guān)閉燈光、音響系統(tǒng)，確認(rèn)重要會(huì)議材料回收，并做好必要的會(huì)場清掃，確保會(huì)議室下一次的正常使用。同時(shí)，對于黨委行政辦公會(huì)、調(diào)研座談會(huì)等，還需要根據(jù)會(huì)議記錄做好會(huì)后的提升整理，起草會(huì)議紀(jì)要或相關(guān)會(huì)議文件，傳達(dá)落實(shí)好會(huì)議精神。

（三）辦事重在把好時(shí)效關(guān)。一要理清輕重緩急。辦公室事無巨細(xì)，切忌眉毛胡子一把抓，撿了芝麻丟了西瓜，要確保不遺漏、不誤事。要把握“輕事快辦，重事穩(wěn)辦，急事先辦，緩事細(xì)辦”原則。一般性的、不影響大局的“輕事”速來速辦，及時(shí)處理，不要拖延；關(guān)鍵性的、重點(diǎn)關(guān)注的“重事”要有規(guī)劃、有方案，辦穩(wěn)辦妥；臨時(shí)性的、時(shí)間緊迫的“急事”先行辦理，做到急中有序，避免粗枝大葉、貽誤時(shí)機(jī)；對于時(shí)限比較寬裕的“緩事”，不要漏辦忘辦，更要從優(yōu)辦理，把細(xì)節(jié)考慮到位，把事情落實(shí)到位。二要重視調(diào)查研究。事雖有輕重緩急，但不以事小而不為，不以事務(wù)而亂為。事先要做好調(diào)查，在調(diào)查中去粗取精、去偽存真，了解事情的全貌，研判客觀情勢，更好地為領(lǐng)導(dǎo)決策提供參謀作用。三要及時(shí)辦理反饋。事情辦理了沒有反饋也是一種拖延。反饋不是形式主義的“多此一舉”，而是便于跟蹤督查落實(shí)情況。在事情辦理中遇到了問題，無法按時(shí)落實(shí)，更要及時(shí)反饋，利于領(lǐng)導(dǎo)了解事情動(dòng)態(tài)，進(jìn)一步修正執(zhí)行方案。

二、提升“三會(huì)”能力：會(huì)聽、會(huì)說、會(huì)寫

（一）“會(huì)聽”就是理解上情。對于辦公室人員來說，準(zhǔn)確領(lǐng)會(huì)上級(jí)精神，理解領(lǐng)導(dǎo)意圖是做好工作的第一步。正確理解和把握上級(jí)意圖本質(zhì)上是一種思維方式，也是應(yīng)有的工作素質(zhì)。領(lǐng)會(huì)上級(jí)的意圖功在平時(shí)，需要一個(gè)過程。首先要對高校的人、事、物有基本的了解，明確工作指向，所以多聽多看是“入門”。接著要學(xué)會(huì)捕捉上級(jí)表達(dá)的信息。要注意說話的語境、語氣、語調(diào)、停頓等，結(jié)合表情、動(dòng)作等行為信息，避免斷章取義。未充分理解上級(jí)指示的時(shí)候，要不怯于主動(dòng)提供自己的想法，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)補(bǔ)充完善信息，使自己校準(zhǔn)偏差，確保準(zhǔn)確領(lǐng)會(huì)工作意圖。在此基礎(chǔ)上，還要善于升華。辦公室人員要緊跟政策時(shí)事，把高校工作置于國家、省、市教育改革轉(zhuǎn)型和社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的背景中，與領(lǐng)導(dǎo)充分溝通，保證上情決策更科學(xué)、更有效。

（二）“會(huì)說”就是準(zhǔn)確傳達(dá)。在辦公室，會(huì)說不是向上級(jí)的曲意逢迎，或向同級(jí)的左右逢源，也不是向下級(jí)的夸夸其談，而是讓說話之道為工作服務(wù)。首先要明白“說”的意圖。面對簡單的語境，可以直來直往，直言不諱。面對復(fù)雜的工作情況，需要先打好腹稿，采用恰當(dāng)?shù)恼f話方式表達(dá)工作需要。工作中的說話，尤其要注意突出重點(diǎn)，言之有物，避免平鋪直敘，口若懸河。無論是向上級(jí)匯報(bào)，還是向下級(jí)傳達(dá)，都要讓聽話者迅速明白說的是什么，再輔以語言的藝術(shù)，營造良好的工作氛圍。同時(shí)要注意力戒“空談”，根據(jù)實(shí)際情況善提可操作性的意見建議，是辦公室人員“參謀助手”角色的題中之義。

（三）“會(huì)寫”強(qiáng)調(diào)以文輔政?！拔恼潞蠟闀r(shí)而著，歌詩合為事而作”非常契合辦公室公文精神，突出為時(shí)勢和時(shí)事發(fā)文的特點(diǎn)。作為辦公室業(yè)務(wù)的重頭戲，“筆桿子”不是一蹴而就的，要勤為“練家子”，多看多練才能學(xué)有所成。一是把握行文的“思想性”。要提高站位，突出政治性功能。辦公室人員要自覺站穩(wěn)政治立場，用新思想武裝頭腦，把學(xué)習(xí)國家路線方針政策作為一種日常修養(yǎng)，尤其是學(xué)習(xí)關(guān)于高校治理體系建設(shè)和高校思想政治工作的重要論述和要求，把理論素質(zhì)過硬作為寫作的基礎(chǔ)，思想過硬才能成為文章的核心。要善于積累素材，平時(shí)對所見所聞多思考，對領(lǐng)導(dǎo)意圖多了解，對群眾反映多搜集。在接到文字任務(wù)時(shí)，把握行文的主題，把工作生活的積累應(yīng)用到寫作中，淬煉文章的思想。二是注意文章的“框架性”。要架構(gòu)“有骨有肉”的文章。在確定寫作主題之后，著筆之前，要擬定文章的框架，列出提綱和要點(diǎn)，對整個(gè)謀篇布局有所設(shè)計(jì)。“總—分—總”是比較常見的公文結(jié)構(gòu)方式。尤其注意分要點(diǎn)的構(gòu)思、歸納和凝練，善取“小標(biāo)題”，使文章讀起來層次分明，易于理解。三是練習(xí)文字的“表達(dá)性”。在有框架后，落筆就要讓整個(gè)文章“血肉”豐厚。表達(dá)能力至關(guān)重要，它不僅是表達(dá)，更是一定量閱讀基礎(chǔ)上，使用文字、詞匯、語句、修辭、數(shù)據(jù)的綜合能力。辦公室文秘可以通過文章閱讀、素材積累、寫法借鑒模仿、多加練筆琢磨使文字表達(dá)能力得以提升。“文章千古事，得失寸心知”，可以算是辦公室文秘的伏案總結(jié)和工作勉勵(lì)，辦公室文字創(chuàng)作事關(guān)重大，付出多少甘苦心血，最后得失成敗只有寫作者自己知道。

三、保持“三心”情懷：進(jìn)取心、敬畏心、平常心

新形勢下高校辦公室工作對辦公人員提出了更高的要求，如何在工作崗位上發(fā)揮應(yīng)有的作用，不僅需要恪守崗位職責(zé)，提升工作能力，更需要加強(qiáng)自我修養(yǎng)，修煉“三心”情懷，永葆事業(yè)動(dòng)力。

（一）以進(jìn)取心筑事業(yè)之基。高校辦公室人員只有積極進(jìn)取、夯實(shí)責(zé)任、埋頭實(shí)干，才能成就一番事業(yè)，實(shí)現(xiàn)人生價(jià)值。在高校核心部門的重要崗位，工作者要時(shí)刻保持高度的使命感和責(zé)任心，圍繞黨政各項(xiàng)工作標(biāo)準(zhǔn)要求，把工作落深、落實(shí)、落細(xì)。唯有厚其基，方能成其高。有了進(jìn)取心，才能摒棄庸庸碌碌、得過且過的懶政怠政，才能在艱難困苦面前始終保持巧勁、韌勁、干勁，更好地圍繞核心、服務(wù)大局，高質(zhì)量推進(jìn)黨和國家高教事業(yè)發(fā)展。

（二）以敬畏心拒權(quán)力之惑。心有所畏，行有所止。作為工作助手和參謀，辦公室人員經(jīng)常被看作是領(lǐng)導(dǎo)身邊的紅人，因此更要有面對各種誘惑的定力，常戒非分之想，常懷律己之心，做到遵紀(jì)守法，寵辱不驚。要樹牢“四個(gè)意識(shí)”，始終對黨紀(jì)法規(guī)有所敬畏，嚴(yán)把規(guī)矩關(guān)，嚴(yán)守紀(jì)律紅線，做到依法用權(quán)、廉潔用權(quán)。要以更高的標(biāo)準(zhǔn)自我要求、自我約束，在領(lǐng)導(dǎo)身邊更要修正身之德，做到謹(jǐn)言慎行。

（三）以平常心養(yǎng)修身之樂。對待個(gè)人名利地位要始終保持一顆平常心。一是淡化“官”念，力戒官僚主義、形式主義。領(lǐng)導(dǎo)身邊人不是“雞毛令箭”，不能越俎代庖，更沒有“官威”可抖。相反，要深入基層一線，經(jīng)常到普通的教師學(xué)生中去開展調(diào)查研究，熟悉情況，增進(jìn)師生同事情誼。二是要坦然面對個(gè)人得失,切忌急功近利。人生逆旅，過往起伏，辦公室工作者要永葆進(jìn)取心、敬畏心，更要有顆平常心，練就“不以物喜、不以己悲”的豁達(dá)，攀登“功成不必在我、功成必定有我”的境界。