素養(yǎng)與意識(shí)：新時(shí)期辦公室工作的旨?xì)w

文/蘇州大學(xué)政治與公共管理學(xué)院 耿一涵

辦公室工作，許多人認(rèn)為是老生常談的話題，重復(fù)“昨天的故事”，只不過是做一些常規(guī)性、程序性的日常事務(wù)，誰(shuí)都會(huì)做，什么人都可以做好。然而，辦公室工作千頭萬(wàn)緒，大有策略可求，絕非眾人眼里的“辦事員”“接待員”“傳話筒”，尤其在新形勢(shì)下，對(duì)辦公室工作人員的綜合素養(yǎng)和功能意識(shí)等提出了更高、更新的要求。本文立足新時(shí)期辦公室工作的價(jià)值意蘊(yùn)，對(duì)工作人員的素養(yǎng)培育和意識(shí)樹立提出思考，供大家交流探討。

一、新時(shí)期辦公室工作的價(jià)值新意蘊(yùn)

“世易則事異，事異則備變”，這句話強(qiáng)調(diào)任何事物都是伴隨著時(shí)代的變遷而不斷變化發(fā)展的，做任何工作不能一成不變，完全沿襲傳統(tǒng)模式。新時(shí)期辦公室工作秉承了常規(guī)意義上的職責(zé)與工作范圍，包括文件收發(fā)、上傳下達(dá)、待人接物、事務(wù)協(xié)調(diào)以及保障服務(wù)等，隨著我國(guó)改革開放和現(xiàn)代信息技術(shù)的不斷發(fā)展，對(duì)辦公室工作提出了更多、更新和更高的要求，作為辦公室工作的親身踐行者，必須與時(shí)俱進(jìn)、銳意創(chuàng)新、苦練內(nèi)功，著力培育自身的綜合素養(yǎng)，包括政治修養(yǎng)、業(yè)務(wù)水平和辦事能力，提升整體服務(wù)意識(shí)、協(xié)調(diào)溝通意識(shí)和責(zé)任擔(dān)當(dāng)意識(shí)，內(nèi)強(qiáng)素質(zhì)，外樹形象，真正做到內(nèi)外兼修，很好地履行新時(shí)期辦公室工作的重要職責(zé)。

二、新時(shí)期辦公室人員應(yīng)具備的素養(yǎng)

（一）高度的政治修養(yǎng)與優(yōu)良品質(zhì)。政治是方向，人格是形象。擁有較高的政治修養(yǎng)和人格品質(zhì)是任何組織、任何單位辦公室工作人員的首要前提，政治修養(yǎng)更是衡量一個(gè)人綜合素質(zhì)的核心體現(xiàn)，主要包括具備一定的政治理論知識(shí)，樹立正確的人生價(jià)值觀，具有較強(qiáng)的政治判斷和辨別能力等，直接影響著個(gè)人的人格和品質(zhì)。新時(shí)期辦公室人員必須提高政治站位，端正自己的政治立場(chǎng)，始終與黨的路線、方針、政策保持高度一致，遵守憲法和法律，嚴(yán)守道德底線，鍛造自身優(yōu)良品質(zhì)和高尚人格。為此，辦公室人員需要與時(shí)俱進(jìn)，認(rèn)真學(xué)習(xí)并領(lǐng)會(huì)國(guó)家的最新政策制度和地方條例法規(guī)，為自己注入最新更全的政治元素，使得自己的職責(zé)崗位能夠遵照?qǐng)?zhí)行、遵章辦事。

辦公室人員雖非決策者，但一個(gè)具有較高政治素養(yǎng)和高尚人格品質(zhì)的工作者，必將會(huì)給單位組織帶來莫大幫助。自中央“八項(xiàng)規(guī)定”實(shí)施以來，各級(jí)各部門工作作風(fēng)得到了顯著改進(jìn)，但一些違規(guī)現(xiàn)象仍時(shí)有發(fā)生，嚴(yán)重背離和辜負(fù)了黨中央清正廉潔、親民為民的初衷。眾多違規(guī)現(xiàn)象的發(fā)生，相關(guān)組織和單位“一把手”固然難辭其咎，必須擔(dān)負(fù)全責(zé)，也會(huì)受到法律的制裁。但有些違法違規(guī)行為是可以提前阻止和打消的，比如很多時(shí)候的違規(guī)事件是由辦公室負(fù)責(zé)人具體著手安排的，違規(guī)和超標(biāo)接待、購(gòu)買和發(fā)放禮品、出差和派車亂象等等，這些其實(shí)都與他們休戚相關(guān)，如果辦公室工作人員能夠站在講政治、樹正氣的高度，緊繃政治覺悟這根弦，從他律與自律兩方面通盤考慮，嚴(yán)格執(zhí)行政策制度，觸動(dòng)單位領(lǐng)導(dǎo)廉潔神經(jīng)，一定會(huì)大大減少此類違規(guī)違法事件發(fā)生。新時(shí)期辦公室人員必須踐行“人品至上，道德至上，法律至上”的修養(yǎng)和準(zhǔn)則，公道正派，清正廉潔，甘于奉獻(xiàn)。

（二）精湛的業(yè)務(wù)水平與熟練技能。辦公室人員的業(yè)務(wù)是否精湛，工作技能是否熟練，直接制約著辦事效率的高低，關(guān)乎所在單位正常工作的順利展開。隨著現(xiàn)代信息媒體的迅猛發(fā)展，辦公室人員需要不斷為自己“充電”，適時(shí)更新和健全完善自身的知識(shí)結(jié)構(gòu)，力求做到“全”而“精”，這就需要他們通過多途徑，多渠道、多形式地主動(dòng)提升自己，全面學(xué)習(xí)相關(guān)政治、經(jīng)濟(jì)、管理理論，提高自己思維的深度與廣度，把握正確的發(fā)展方向，運(yùn)用辯證唯物主義的立場(chǎng)、觀點(diǎn)與方法，研究新情況，解決新問題。辦公室人員還要具備扎實(shí)的專業(yè)知識(shí)，學(xué)習(xí)相關(guān)業(yè)務(wù)理論與方法技能，形成自己的工作專長(zhǎng)，同時(shí)對(duì)自己所服務(wù)的行業(yè)、系統(tǒng)的專業(yè)知識(shí)都要熟悉。由于辦公室工作的涉及面很廣，具有很強(qiáng)的綜合性，所以要求辦公室人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)既要“廣”又要“博”，對(duì)各方面的知識(shí)都要有所涉獵?？梢岳猛獬鲴雎爩＜遗嘤?xùn)與內(nèi)部集中培訓(xùn)的活動(dòng)契機(jī)，敏而好學(xué)，理論聯(lián)系實(shí)際，盡最大可能做到學(xué)以致用，為提高日常辦公效率起到針對(duì)性指導(dǎo)作用，順應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)和信息化產(chǎn)業(yè)發(fā)展的潮流。

辦公室人員要有針對(duì)性地進(jìn)行自主學(xué)習(xí)、自我創(chuàng)新、主動(dòng)實(shí)踐。除了學(xué)習(xí)先進(jìn)的理論知識(shí)外，辦公室工作人員要不斷提升自己的工作技能。比如辦公室人員需要具備一定的文字基礎(chǔ)，擁有較好的文字功底和語(yǔ)言表達(dá)能力，盡可能提高自己的寫作速度與寫作質(zhì)量。辦公室人員不僅要會(huì)寫，而且要能寫、寫得好，因此要錘煉自己擁有較強(qiáng)的公文寫作能力，彰顯較深厚的業(yè)務(wù)能力底蘊(yùn)。平時(shí)多動(dòng)腦，多動(dòng)手，做到“有事必須寫，沒事練著寫”的好習(xí)慣，掌握公文等寫作技巧，練就扎實(shí)的文字功底。除此之外，還需不斷提升自己的策劃能力、協(xié)調(diào)能力和管理能力，為組織提供更多新思路和新方案，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)好各方的關(guān)系，及時(shí)處理突發(fā)事件，保障決策的順利執(zhí)行。

（三）較強(qiáng)的辦事能力與務(wù)實(shí)作風(fēng)。辦公室的功能決定了其處于連接上下左右的中心樞紐地位，日常工作細(xì)微而慎重，稍有考慮不周和表述不當(dāng)，就會(huì)使人產(chǎn)生某些誤解甚至造成摩擦，影響領(lǐng)導(dǎo)員工之間團(tuán)結(jié)和睦，影響單位工作正常開展和效益的提高。為了避免此類不和諧的音符出現(xiàn)，充分發(fā)揮凝聚力，調(diào)動(dòng)工作的積極性，辦公室人員要擁有較強(qiáng)的協(xié)調(diào)溝通能力，學(xué)會(huì)妥善處置，大事化小，小事化了，努力科學(xué)尋求人與人、人與事、事與事之間的最佳結(jié)合點(diǎn)，真正能夠起到助推器和潤(rùn)滑劑的功效，切不可憑“一人之下萬(wàn)人之上”的“氣勢(shì)”命令人和壓制人。

作為辦公室人員，務(wù)必要提高領(lǐng)導(dǎo)層和決策層的貫徹執(zhí)行力，不能“就這樣”“差不多就行”，致使科學(xué)決策的推進(jìn)落實(shí)大打折扣。執(zhí)行力既是做好本職工作的應(yīng)有態(tài)度，更是對(duì)辦公室人員的能力考驗(yàn)。無(wú)論傳達(dá)執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)的決策，還是臨時(shí)性工作，都要秉持認(rèn)真態(tài)度，求真務(wù)實(shí)，不折不扣完成。唯物辯證法認(rèn)為，一切事物都處于不斷變化發(fā)展之中。因而辦公室人員還要提高對(duì)偶發(fā)情況和突發(fā)事件的應(yīng)急處變能力，面對(duì)突發(fā)情況，能夠迅速作出判斷，科學(xué)合理采取臨時(shí)性應(yīng)對(duì)措施，妥善化解處置突發(fā)性事件，這能直接體現(xiàn)出辦公室人員的辦事能力和處理水平。對(duì)于辦公室人員而言，需要有較強(qiáng)的應(yīng)急處變能力和處變不驚的良好心理素質(zhì)，面對(duì)突發(fā)事件，要周密思考，急中生智，切不可自亂手腳，急中生錯(cuò)。在提升各種工作能力的過程中，務(wù)必始終堅(jiān)持和貫徹求真務(wù)實(shí)、心系單位、情系職工的工作作風(fēng)，為單位謀發(fā)展，為員工謀利益，做到真學(xué)真干真落實(shí)。

三、新時(shí)期辦公室人員應(yīng)擁有的意識(shí)

辯證唯物主義認(rèn)為，意識(shí)對(duì)客觀事物具有能動(dòng)的反作用，正確的意識(shí)對(duì)事物的發(fā)展起促進(jìn)和推動(dòng)作用。作為新時(shí)期辦公室工作人員，必須盡早樹立服務(wù)意識(shí)、錘煉溝通意識(shí)、根植責(zé)任意識(shí)，真正擔(dān)負(fù)和履行好自己的崗位職責(zé)。

（一）秉持奉獻(xiàn)至上，樹立服務(wù)意識(shí)。辦公室作為一個(gè)輔助性機(jī)構(gòu)，最主要的職責(zé)是服務(wù)，服務(wù)能力是辦公室人員素養(yǎng)的直接標(biāo)簽，服務(wù)工作做得是否到位，是衡量辦公室工作的重要標(biāo)準(zhǔn)。為組織和領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)是辦公室人員的職責(zé)所在，因此辦公室人員需要強(qiáng)化自己的服務(wù)意識(shí)。辦公室人員的工作中很重要的一項(xiàng)是輔助領(lǐng)導(dǎo)決策，充當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)的參謀與助手，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的決策作出補(bǔ)充，以提高決策的科學(xué)性與時(shí)效性。在這個(gè)過程中，辦公室人員既要打開思路，無(wú)保留地為領(lǐng)導(dǎo)提出具有價(jià)值的意見和建議，同時(shí)又不能越位，不能代替領(lǐng)導(dǎo)作決策。辦公室人員始終只是一個(gè)輔助領(lǐng)導(dǎo)的角色，提醒領(lǐng)導(dǎo)沒有想到的事情，幫助領(lǐng)導(dǎo)預(yù)見可能會(huì)產(chǎn)生的結(jié)果，以及隨時(shí)提供領(lǐng)導(dǎo)需要的資料，這些都是參謀服務(wù)。辦公室人員需要發(fā)揮自己的主觀能動(dòng)性，但最終的決定由領(lǐng)導(dǎo)作出，辦公室人員的職能永遠(yuǎn)是服從、服務(wù)于領(lǐng)導(dǎo)，千萬(wàn)不能越俎代庖。

辦公室人員還需要聯(lián)絡(luò)好組織內(nèi)部的各個(gè)部門，增強(qiáng)部門之間的凝聚力，這就需要辦公室人員做好上傳下達(dá)的服務(wù)工作，將上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的工作安排和意見傳達(dá)給每個(gè)部門，提升主動(dòng)服務(wù)意識(shí)，認(rèn)真對(duì)待工作的每一個(gè)環(huán)節(jié)。在與其他部門打交道的過程中，辦公室人員要擺正自己的位置，明確自己的職能是協(xié)辦服務(wù)，與人共事要平等相待，密切合作，以友好、真摯的態(tài)度進(jìn)行交流協(xié)商，不可以“二首長(zhǎng)”自居。

（二）凸顯協(xié)調(diào)功效，錘煉溝通意識(shí)。辦公室是聯(lián)系上下左右各部門的橋梁與紐帶，因此辦公室工作人員需要具備與人交往的意識(shí)。辦公室工作的特點(diǎn)是要跟領(lǐng)導(dǎo)、同事、客戶打交道，人際關(guān)系的好壞直接關(guān)系到工作質(zhì)量的好壞。美國(guó)著名學(xué)者卡耐基說：“一個(gè)人事業(yè)上的成功，15%靠他的專業(yè)技術(shù)，85%靠他的人際關(guān)系和處世技巧。”有效的溝通對(duì)辦公室人員來說至關(guān)重要，不論是為領(lǐng)導(dǎo)出謀劃策、跟領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作，還是和同事交流協(xié)作、對(duì)接工作，都需要進(jìn)行溝通，只有準(zhǔn)確掌握溝通的技巧與藝術(shù)，才能順利完成工作。與人交流首先要做到學(xué)會(huì)傾聽，不隨意打斷別人的話，準(zhǔn)確把握對(duì)方的語(yǔ)言內(nèi)涵，邊聽邊思考說話人的主要意圖，琢磨話語(yǔ)中的言外之意，在用耳朵聽的同時(shí)用眼睛仔細(xì)觀察說話者的表情和動(dòng)作，努力把握對(duì)方非語(yǔ)言的暗示。輪到自己表達(dá)的時(shí)候要控制好語(yǔ)氣和表情，遵循“清楚明白”“注意分寸”和“生動(dòng)活潑”的原則，注意語(yǔ)言用詞的準(zhǔn)確性和生動(dòng)性，將自己的想法以一種易于讓人接受的方式傳遞給對(duì)方。不管交流的內(nèi)容是什么，都要做到真誠(chéng)、禮貌。

由于辦公室工作人員需要接觸的人很多，面對(duì)的人際環(huán)境瞬息萬(wàn)變，這就需要辦公室人員在人際交往中審時(shí)度勢(shì)，通過情緒變化、情勢(shì)變化作出合乎時(shí)宜的判斷，選擇最合適的處理方式。另外，辦公室人員要注意建立和維護(hù)自己與他人、團(tuán)體的關(guān)系，積極參與組織的活動(dòng)，培養(yǎng)良好的團(tuán)隊(duì)精神，維護(hù)組織的團(tuán)結(jié)。除此之外，辦公室人員在處理事務(wù)的時(shí)候要將情與理相結(jié)合，注意人際關(guān)系的原則性與靈活性，既要合乎人情事理，又不能為人情喪失了原則。

（三）強(qiáng)化職責(zé)擔(dān)當(dāng)，根植責(zé)任意識(shí)。蘇聯(lián)教育家蘇霍姆林斯基曾經(jīng)說過，有良知的人擁有責(zé)任心和事業(yè)心。真正的管理者必須有不可推卸責(zé)任的精神。作為任何社會(huì)角色，都須承擔(dān)相應(yīng)的社會(huì)責(zé)任，不可能超越責(zé)任而存在。辦公室的特殊位置賦予了其尤為重大的責(zé)任，關(guān)乎一個(gè)組織、一個(gè)單位的方方面面和里里外外，身在其位必須謀其責(zé)，辦公室人員時(shí)刻要有對(duì)領(lǐng)導(dǎo)、對(duì)職工、對(duì)單位的責(zé)任意識(shí)，提前研判，通盤考慮，明確自己肩上的擔(dān)子，做實(shí)做細(xì)做好分內(nèi)之事。首先，要認(rèn)真領(lǐng)會(huì)和履行領(lǐng)導(dǎo)的決策精神，不帶任何折扣地傳達(dá)給下屬各部門遵照?qǐng)?zhí)行，并能夠督促具體落實(shí)，監(jiān)督實(shí)施質(zhì)量，確保決策按時(shí)保質(zhì)完成。其次，要對(duì)廣大職工負(fù)責(zé)，善于聽取并收集他們的合理建議和日常工作中的心聲，在自己能力和權(quán)限范圍之內(nèi)做好合理解釋，同時(shí)要將大家的焦點(diǎn)意見反映給領(lǐng)導(dǎo)層面，引起領(lǐng)導(dǎo)重視，以便盡早解決落實(shí)，充分調(diào)動(dòng)職工工作的積極性，萬(wàn)萬(wàn)不可對(duì)大伙兒的建議置若罔聞、熟視無(wú)睹。再次，要心系單位，時(shí)時(shí)刻刻以單位利益和整體發(fā)展為先，處處維系所在單位的綜合利益，承擔(dān)好對(duì)單位的應(yīng)有責(zé)任。俗話說：“凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢”，作為辦公室人員，要對(duì)諸多事情有預(yù)見性、超前意識(shí)，這無(wú)論對(duì)單位還是個(gè)人都是大有裨益的。辦公室工作不可能始終一帆風(fēng)順，要敢于正視困難與挫折，勇于解決問題與難題，切不可以忽略漠視和繞道而行，不能帶著負(fù)面情緒投入工作，否則會(huì)影響工作的正常開展，唯有擔(dān)負(fù)起屬于自己的那份責(zé)任，才能將辦公室工作不停地指向詩(shī)和遠(yuǎn)方。

四、正確處理素養(yǎng)培育與意識(shí)養(yǎng)成的關(guān)系

對(duì)于新時(shí)期辦公室人員而言，素養(yǎng)培育與意識(shí)養(yǎng)成是同一個(gè)問題的兩個(gè)方面，素養(yǎng)決定著一個(gè)人的意識(shí)，而意識(shí)又能反映素養(yǎng)，對(duì)此需要兩手抓和雙輪驅(qū)動(dòng)，統(tǒng)籌二者協(xié)調(diào)發(fā)展，不能將它們割裂開來。素養(yǎng)的培育和提升可以帶來服務(wù)和責(zé)任意識(shí)的跟進(jìn)，較高的政治素養(yǎng)決定了辦公室人員能夠擁有良好的服務(wù)意識(shí)和責(zé)任意識(shí)，精湛的業(yè)務(wù)水平和辦事能力可以為協(xié)調(diào)溝通等提供現(xiàn)實(shí)可行性。良好意識(shí)的樹立和根植也會(huì)進(jìn)一步提升辦公室人員的政治修養(yǎng)、思想道德和人格品質(zhì)，不斷敦促自己進(jìn)行業(yè)務(wù)創(chuàng)新和能力提升。唯有正確處理好素養(yǎng)培育與意識(shí)養(yǎng)成的關(guān)系，我們的組織、我們的單位方能開創(chuàng)生機(jī)勃勃的新局面。

辦公室是一個(gè)單位工作運(yùn)轉(zhuǎn)的樞紐和調(diào)度中心，辦公室工作是單位日常管理體系中最主要、最重要、最基礎(chǔ)的組成部分，具有極強(qiáng)的綜合性，這對(duì)辦公室工作人員提出了更高的要求，辦公室工作人員必須時(shí)刻以高標(biāo)準(zhǔn)要求自己，努力培育政治素養(yǎng)、業(yè)務(wù)水平和辦事能力，強(qiáng)化自身的服務(wù)意識(shí)、溝通意識(shí)和責(zé)任意識(shí)，才能成為一名合格的辦公室工作人員，才能夠勝任新時(shí)期辦公室的工作，扮演好新時(shí)期辦公室工作的新角色。