施工企業(yè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)利弊

李慧清 山西省工業(yè)設(shè)備安裝集團(tuán)有限公司

引言

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，企業(yè)也需要緊跟社會(huì)和國(guó)家的發(fā)展趨勢(shì)，在原有的基礎(chǔ)上不斷地優(yōu)化和調(diào)整其自身的財(cái)務(wù)管理模式，將財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心引入到日常工作中。這樣才能從根源上提升其自身的信息化水平和能力，有效地解決施工企業(yè)的重復(fù)投入和效率低下的弊端。成為財(cái)務(wù)共享中心是施工企業(yè)發(fā)展和進(jìn)步的必經(jīng)階段，同樣也是保證施工企業(yè)穩(wěn)定、健康發(fā)展的前提，并且對(duì)于其自身獲取的經(jīng)濟(jì)效益有著很大的影響。由此可見，科學(xué)合理地使用財(cái)務(wù)共享中心使得企業(yè)從根源上提升自身的綜合管理水平和能力，為后續(xù)開展的工作創(chuàng)造良好的條件。

一、財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的應(yīng)用特征和作用

(一)執(zhí)行政策統(tǒng)一化

施工企業(yè)具有較多的下屬機(jī)構(gòu)，并且每一個(gè)機(jī)構(gòu)的財(cái)務(wù)人員其自身的綜合能力和專業(yè)素養(yǎng)存在著一定的差異，這樣就很容易形成其自身獨(dú)有或者特有的財(cái)務(wù)體系。因此，建立財(cái)務(wù)共享服務(wù)是解決上述問題的有效方法之一，通過財(cái)務(wù)共享中心可以使得會(huì)計(jì)政策有效的被落實(shí)、被實(shí)施，施工企業(yè)的每一項(xiàng)財(cái)務(wù)制度都可以被統(tǒng)一的編寫和制定，在此基礎(chǔ)上進(jìn)行集中物業(yè)務(wù)處理，以此實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)政策統(tǒng)一化[1]。

(二)基礎(chǔ)工作標(biāo)準(zhǔn)化

在財(cái)務(wù)共享服務(wù)的影響下，可以讓施工企業(yè)建立完善的管控體系，逐漸地實(shí)現(xiàn)流程化、統(tǒng)一化、系統(tǒng)化作業(yè)全過程，通過國(guó)家規(guī)定的方式和方法進(jìn)行賬務(wù)處理整理，采用與之最為符合的會(huì)計(jì)方式提升自身的工作效率和質(zhì)量，從而獲取較為精準(zhǔn)的信息和數(shù)據(jù)，讓內(nèi)部管理層和領(lǐng)導(dǎo)者借助信息和數(shù)據(jù)作出正確的判斷和決策。

(三)財(cái)務(wù)管理透明化

財(cái)務(wù)共享服務(wù)是借助信息化會(huì)計(jì)平臺(tái)，在此基礎(chǔ)上進(jìn)行數(shù)據(jù)采集，從而為內(nèi)部管理層和領(lǐng)導(dǎo)者提供較為主觀和清晰的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)和信息，可以有效地減少信息不對(duì)稱問題的出現(xiàn)，多方位多角度地提供相應(yīng)的數(shù)據(jù)資料和信息，使得內(nèi)部管理層和領(lǐng)導(dǎo)者可以及時(shí)地了解經(jīng)濟(jì)活動(dòng)開展的情況以及其自身運(yùn)作的情況等，從根源上降低和規(guī)避經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)。

(四)項(xiàng)目管理簡(jiǎn)單化

財(cái)務(wù)共享中心可以將財(cái)務(wù)項(xiàng)目中的較為核心的業(yè)務(wù)分離出來，在此基礎(chǔ)上進(jìn)行集中處理，這樣不僅可以減輕工作人員的工作壓力和工作任務(wù)量，還可以有效的提升工作效率和質(zhì)量[2]。

(五)信息管理有效化

財(cái)務(wù)共享服務(wù)平臺(tái)可以將紙質(zhì)的憑證進(jìn)行在線登記和記錄，并且在此基礎(chǔ)上可以通過軟件自動(dòng)生成財(cái)務(wù)信息和數(shù)據(jù)，再將相關(guān)的信息和數(shù)據(jù)集中到企業(yè)的賬套中，進(jìn)行全面地分析和解讀，以此促進(jìn)其自身資源的有效傳遞和運(yùn)用。通過對(duì)于不同財(cái)務(wù)項(xiàng)目的分析和解讀，可以讓管理人員更加明確應(yīng)該采用哪種管理模式和手段。除此之外，對(duì)于一些較為重要信息和數(shù)據(jù)，企業(yè)可以設(shè)置權(quán)限，只有內(nèi)部管理層和領(lǐng)導(dǎo)者才有權(quán)限進(jìn)行查詢和瀏覽，其他人員想要調(diào)取相應(yīng)的信息和數(shù)據(jù)需要獲得內(nèi)部管理層和領(lǐng)導(dǎo)者的簽字才能獲取權(quán)限，以此從根源上減少違法事件的產(chǎn)生，從而實(shí)現(xiàn)信息管理有效化[3]。

二、財(cái)務(wù)共享服務(wù)的主要優(yōu)勢(shì)

(一)降低企業(yè)人力成本

在固有的財(cái)務(wù)管理模式下，相關(guān)人員需要針對(duì)財(cái)務(wù)信息和數(shù)據(jù)進(jìn)行處理和分析，在此基礎(chǔ)上整合相應(yīng)的資料。這樣一來就會(huì)浪費(fèi)大量的時(shí)間和精力，同樣也在無形中加大了工作人員身的壓力和工作任務(wù)量。并且在開展財(cái)務(wù)管理工作的過程中，需要相應(yīng)的財(cái)務(wù)人員掌握一定的專業(yè)理論知識(shí)和專業(yè)素養(yǎng)，這樣才能高效地完成相關(guān)工作和任務(wù)。因此，企業(yè)在構(gòu)建財(cái)務(wù)共享中心的過程中，需要優(yōu)化和調(diào)整相應(yīng)的管理模式，利用與其發(fā)展趨勢(shì)和情況相符合的管理模式進(jìn)行操作和應(yīng)用，細(xì)化每一項(xiàng)財(cái)務(wù)管理內(nèi)容，從根源上減少工作人員的工作量，促進(jìn)財(cái)務(wù)管理人員針對(duì)反復(fù)發(fā)生的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)進(jìn)行集中處理，以此使得企業(yè)內(nèi)部的管理費(fèi)用減少，人力成本降低。除此之外，將財(cái)務(wù)共享服務(wù)應(yīng)用到企業(yè)中可以讓其集中培養(yǎng)所需要的人才，例如：針對(duì)某一項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)，企業(yè)可以派設(shè)專業(yè)的財(cái)務(wù)人員進(jìn)行處理，從而快速地完成相應(yīng)的工作任務(wù)[4]。

(二)提升企業(yè)整合能力

在構(gòu)建財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心后，內(nèi)部的管理層和領(lǐng)導(dǎo)者可以更加有效地針對(duì)信息和數(shù)據(jù)進(jìn)行處理，并且可以有針對(duì)性地集中處理某一項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，將簡(jiǎn)單的輔助功能通過財(cái)務(wù)共享中心有效地完成，這樣可以減輕相關(guān)人員繁重的工作內(nèi)容，使得財(cái)務(wù)管理人員將自己的全部精力和注意力都集中到企業(yè)的核心經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)中，幫助施工企業(yè)提升自身的整合能力。例如，施工企業(yè)在施工的過程中大量的人員，并且隨著規(guī)模和范圍的擴(kuò)大，其自身所需要的人力和物力資源也就會(huì)更多，通過財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的實(shí)施和應(yīng)用，可以讓企業(yè)無需增加相應(yīng)的施工人員，反而還能從根源上減少相應(yīng)的成本費(fèi)用和運(yùn)作成本。

(三)幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展

施工企業(yè)總是會(huì)在一些新的地區(qū)建立其自身的子公司或者是分公司，在施工的過程中總公司知曉分公司的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)情況以及資金流動(dòng)情況，就需要通過電腦、掃描儀等網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，利用財(cái)務(wù)共享服務(wù)將相關(guān)信息和數(shù)據(jù)進(jìn)行傳遞。除此之外，管理人員還可以將一些較為簡(jiǎn)單的輔助工作交給財(cái)務(wù)共享中心進(jìn)行操作和完成。

三、財(cái)務(wù)共享服務(wù)的劣勢(shì)

(一)信息溝通不順暢

對(duì)于施工企業(yè)而言，其自身涉及到的財(cái)務(wù)工作較多，并且較為繁瑣，所以相應(yīng)的財(cái)務(wù)管理人員需要處理較多的財(cái)務(wù)工作，例如，財(cái)務(wù)管理人員需要結(jié)合施工現(xiàn)場(chǎng)的具體情況，針對(duì)所需要購(gòu)買的物資進(jìn)行規(guī)劃，在此基礎(chǔ)上需要讓生產(chǎn)人員定期的領(lǐng)取相應(yīng)的物資和資源。在施工的進(jìn)程中，財(cái)務(wù)管理人員還需要與現(xiàn)場(chǎng)的施工人員進(jìn)行及時(shí)的溝通和交流，清晰地知曉施工的實(shí)際情況。但是由于財(cái)務(wù)共享服務(wù)的建立，可以讓財(cái)務(wù)人員隨時(shí)隨地與施工人員進(jìn)行相關(guān)聯(lián)系，開展遠(yuǎn)程對(duì)話交流，這樣的溝通模式卻不如面對(duì)面溝通更有效，信息傳遞得不夠精準(zhǔn)，很有可能會(huì)出現(xiàn)信息傳遞不順暢等問題的發(fā)生，從而會(huì)大大地降低企業(yè)自身的管理效率和質(zhì)量，阻礙和制約財(cái)務(wù)共享服務(wù)的開展和實(shí)施。

(二)操作流程較為復(fù)雜

在財(cái)務(wù)共享中心構(gòu)建的過程中，其自身涉及到的環(huán)節(jié)和流程較多，財(cái)務(wù)管理人員很難在第一時(shí)間掌握相應(yīng)的基礎(chǔ)知識(shí)，并且快速靈活地運(yùn)用相關(guān)知識(shí)進(jìn)行操作和使用，這樣就會(huì)使得運(yùn)行效率大打折扣。從實(shí)際工作情況來看，施工企業(yè)構(gòu)建財(cái)務(wù)中心服務(wù)的時(shí)間較短，處于初期發(fā)展階段，很多的財(cái)務(wù)人員沒有學(xué)習(xí)過相關(guān)的操作知識(shí)，因此，在操作的過程中會(huì)存在著一定的困難和問題。除此之外，在財(cái)務(wù)共享中心模式的影響下，很有可能會(huì)造成權(quán)責(zé)不清的問題，因?yàn)樨?cái)務(wù)共享中心較為獨(dú)立，在此部門的人員同樣也承擔(dān)著其他的工作任務(wù)。這樣一來就很容易出現(xiàn)權(quán)利和責(zé)任不明確，最終導(dǎo)致部門之間產(chǎn)生矛盾。

(三)成本費(fèi)用增加

在構(gòu)建財(cái)務(wù)共享中心的過程中，由于一些不確定的因素，會(huì)使得企業(yè)不能實(shí)現(xiàn)其自身預(yù)定的經(jīng)濟(jì)效益目標(biāo)，還會(huì)使得其自身的成本費(fèi)用有所增加。例如，在實(shí)際工作中，因?yàn)樨?cái)務(wù)共享服務(wù)不能及時(shí)地獲取企業(yè)內(nèi)部經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生的變化情況，不能全面系統(tǒng)地掌握信息和數(shù)據(jù)，不能及時(shí)地更新，所以也就無法快速地得出相應(yīng)的結(jié)論，從而增加其自身的成本費(fèi)用[5]。

四、改善財(cái)務(wù)共享服務(wù)的措施和方式

(一)做好財(cái)務(wù)職能定位

傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)系統(tǒng)工作人員主要負(fù)責(zé)核算、反映、監(jiān)督等財(cái)務(wù)工作，開啟共享服務(wù)后，需對(duì)原財(cái)務(wù)的職能進(jìn)行重新定位，財(cái)務(wù)人員所負(fù)責(zé)的財(cái)會(huì)工作范圍也應(yīng)加寬。第一，拓寬財(cái)務(wù)人員的成本核算、造價(jià)管理的職能，在原有工作職能的基礎(chǔ)上增加分析職能、控制職能、輔助決策職能。對(duì)財(cái)務(wù)人員原工作重心進(jìn)行調(diào)整，使其關(guān)注附加值更高的財(cái)務(wù)工作。第二，轉(zhuǎn)變財(cái)務(wù)共享中心的核算職能。將共享數(shù)據(jù)信息系統(tǒng)應(yīng)用到財(cái)務(wù)共享工作中，用財(cái)務(wù)共享中心的數(shù)據(jù)對(duì)比、數(shù)據(jù)分析、數(shù)據(jù)控制職能代替單位內(nèi)原有的三級(jí)核算職能，彌補(bǔ)傳統(tǒng)核算職能的不足，及時(shí)發(fā)現(xiàn)財(cái)務(wù)共享過程中的管理短板，并及時(shí)對(duì)財(cái)務(wù)工作的具體方式進(jìn)行改進(jìn)。第三，從戰(zhàn)略高度出發(fā)，確定財(cái)務(wù)職能、業(yè)務(wù)職能的發(fā)展方向。單位的相關(guān)負(fù)責(zé)人在制定單位的財(cái)務(wù)職能發(fā)展方案時(shí)，需為其提供詳細(xì)的參考數(shù)據(jù)，使其能夠根據(jù)企業(yè)的實(shí)際發(fā)展情況制定針對(duì)性的戰(zhàn)略決策。第四，要豐富職能業(yè)務(wù)?？偣疽?fù)責(zé)經(jīng)營(yíng)、決策、績(jī)效管理，子公司則需要根據(jù)財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)中的具體內(nèi)容做出支持計(jì)劃，并提供相應(yīng)的財(cái)務(wù)服務(wù)，推動(dòng)單位內(nèi)財(cái)務(wù)管理的順利進(jìn)行。

(二)細(xì)化財(cái)務(wù)管理工作

財(cái)務(wù)管理人員應(yīng)該積極參與到每項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的事前、事中、事后階段，這樣才能更加細(xì)化財(cái)務(wù)管理工作的范圍和內(nèi)容以及相關(guān)環(huán)節(jié)，因此，財(cái)務(wù)管理人員需要借助財(cái)務(wù)共享在施工的過程中針對(duì)產(chǎn)生的全部成本費(fèi)用進(jìn)行歸集，對(duì)于每一筆支出和收入都要進(jìn)行詳細(xì)的記錄，保證其自身的現(xiàn)有資金可以支撐施工項(xiàng)目的開發(fā)和完成。在此基礎(chǔ)上還需要將施工中涉及到的財(cái)務(wù)信息和數(shù)據(jù)進(jìn)行記錄，將相關(guān)信息和數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總和整理。

(三)培養(yǎng)財(cái)務(wù)管理人才

企業(yè)需要定期為財(cái)務(wù)管理人員舉辦相應(yīng)的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)，讓其意識(shí)到自己才是經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)開展的主體，從而激發(fā)他們自身工作的積極性和主動(dòng)性。在此基礎(chǔ)上還需要讓財(cái)務(wù)管理人員積極學(xué)習(xí)財(cái)務(wù)共享知識(shí)，學(xué)會(huì)運(yùn)用相應(yīng)的軟件，從根源上轉(zhuǎn)變自身的管理思維和思想，在不斷學(xué)習(xí)知識(shí)的過程中提升自身的綜合能力和專業(yè)素養(yǎng)，提高財(cái)務(wù)共享中心的應(yīng)用和使用能力。為單位內(nèi)的財(cái)務(wù)人員提供明確的職業(yè)晉升路徑，使其做好自身的職業(yè)規(guī)劃，并為自身的奮斗目標(biāo)而努力：對(duì)于新入職或入職年限低于一年的財(cái)務(wù)人員，應(yīng)使其明確單位內(nèi)的具體規(guī)章制度。對(duì)這一階段的財(cái)務(wù)人員進(jìn)行考核，考核通過的人員被允許進(jìn)入財(cái)務(wù)共享中心學(xué)習(xí)和工作；對(duì)于入職年限超過兩年的財(cái)務(wù)人員，著重考察其掌握處理能力，如果其詳細(xì)掌握了各項(xiàng)工作流程，由其擔(dān)任項(xiàng)目的財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人。在財(cái)務(wù)人員深度學(xué)習(xí)，掌握了具體的財(cái)務(wù)管理、人際溝通、項(xiàng)目管理能力后，可由專人考察其綜合能力，決定是否將其調(diào)往集團(tuán)公司。

(四)加強(qiáng)財(cái)務(wù)信息管理

一方面，要健全財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的信息管理體系，明確業(yè)務(wù)管理、財(cái)務(wù)管理的規(guī)則，使相關(guān)信息始終保持透明狀態(tài)，通過規(guī)范信息提升管理效率，避免單位內(nèi)發(fā)生貪污腐敗問題。這就需要相關(guān)工作人員著手于業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)與財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)的整合管理，破除單位內(nèi)部的信息孤島情況，使財(cái)務(wù)系統(tǒng)能夠?yàn)橄嚓P(guān)工作人員提供更多的有用信息。在集團(tuán)層面，制定明確的信息共享服務(wù)管理制度，確定業(yè)務(wù)對(duì)接、信息交流、財(cái)務(wù)管理、分析審核等工作的標(biāo)準(zhǔn)化工作流程；在子公司層面，通過集中培訓(xùn)、專業(yè)講解等方式推動(dòng)相關(guān)管理制度的落實(shí)。另一方面，要保證數(shù)據(jù)傳輸?shù)恼鎸?shí)性、及時(shí)性和可靠性。共享中心的運(yùn)作離不開服務(wù)器，財(cái)務(wù)人員需要詳細(xì)掌握整體財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)共享流程、基本業(yè)務(wù)等內(nèi)容，保證財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)處理的集中。此外，要重視服務(wù)器以及其他軟硬件系統(tǒng)的維檢修管理，做好物理層面的支持管理工作，確保共享中心能夠穩(wěn)定運(yùn)行，數(shù)據(jù)能夠及時(shí)傳遞。

(五)轉(zhuǎn)變管理模式

我國(guó)大部分的施工企業(yè)都在使用財(cái)務(wù)共享服務(wù)，這樣就會(huì)使得財(cái)務(wù)管理人員的工作方式也發(fā)生著轉(zhuǎn)變，其自身可以隨時(shí)隨地處理工作事務(wù)，還可以借助財(cái)務(wù)共享服務(wù)在全球范圍內(nèi)，尋找符合施工企業(yè)內(nèi)部發(fā)展的服務(wù)，以此將實(shí)體財(cái)務(wù)化轉(zhuǎn)變?yōu)樘摂M財(cái)務(wù)，使得財(cái)務(wù)管理人員對(duì)于其自身的工作有著全新的認(rèn)知和了解。

(六)開發(fā)系統(tǒng)多種功能

共享服務(wù)中心需要具備多種功能，才能夠滿足施工單位信息獲取、信息分析、信息共享、信息加密的多種使用需求。財(cái)務(wù)部門有關(guān)人員要結(jié)合工作中常見問題，分析共享中心需具備的功能，并提出具體要求，由相關(guān)技術(shù)人員進(jìn)行功能開發(fā)和功能調(diào)整。首先，要保證服務(wù)中心具有良好的數(shù)據(jù)分析功能。技術(shù)人員應(yīng)開發(fā)后臺(tái)程序，拓展財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)的數(shù)據(jù)儲(chǔ)存、數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化、數(shù)據(jù)歸納、數(shù)據(jù)分析功能，滿足財(cái)務(wù)人員將文字?jǐn)?shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為圖表數(shù)據(jù)的使用需求。其次，要保證共享中心具有良好的預(yù)警功能。將各種原始數(shù)據(jù)錄入到共享服務(wù)中心當(dāng)中，并開發(fā)中心的智能算法功能。使財(cái)務(wù)中心根據(jù)智能算法對(duì)基礎(chǔ)資料進(jìn)行對(duì)比分析，智能計(jì)算，從而預(yù)測(cè)財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)、金融危機(jī)，并對(duì)財(cái)務(wù)人員做出預(yù)警通知，防止施工單位陷入資金周轉(zhuǎn)困難當(dāng)中。最后，要保證服務(wù)中心具有良好的業(yè)務(wù)系統(tǒng)功能。開發(fā)共享中心的智能調(diào)整功能，使其能夠在工作過程中及時(shí)發(fā)現(xiàn)程序中存在的Bug，并對(duì)其他業(yè)務(wù)板塊的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行審查，使共享中心具備智能協(xié)調(diào)、戰(zhàn)略布局、業(yè)務(wù)協(xié)同功能，滿足施工單位財(cái)務(wù)人員的多種應(yīng)用需求。

五、結(jié)語

針對(duì)上述對(duì)于財(cái)務(wù)共享服務(wù)在施工企業(yè)中的應(yīng)用和實(shí)施進(jìn)行深入的探究和詳細(xì)的分析，可以讓內(nèi)部的管理層和領(lǐng)導(dǎo)者意識(shí)到財(cái)務(wù)共享服務(wù)自身的重要意義和積極作用，從而不斷完善自身的財(cái)務(wù)管理體系，轉(zhuǎn)變和優(yōu)化現(xiàn)有的財(cái)務(wù)管理模式，找尋現(xiàn)階段財(cái)務(wù)管理工作中存在的不足和缺陷，從根源上規(guī)避和減少財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性，為施工企業(yè)節(jié)省相應(yīng)的成本費(fèi)用，為后續(xù)開展的工作創(chuàng)造良好的條件。