姜小娟 江蘇省教育考試院
內(nèi)部控制制度是現(xiàn)代企業(yè)管理理論重要的組成部分,對(duì)單位乃至整個(gè)經(jīng)濟(jì)的健康發(fā)展都有很重要的作用,嚴(yán)控則強(qiáng),失控則弱,教育考試機(jī)構(gòu)作為經(jīng)濟(jì)體系的一分子,亦受內(nèi)部控制的影響,如何正確認(rèn)識(shí)內(nèi)部控制的標(biāo)桿作用,進(jìn)一步提高管理效率,促使《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制(試行)》(以下簡(jiǎn)稱《規(guī)范》)在教育考試機(jī)構(gòu)內(nèi)有效的實(shí)施,完善單位經(jīng)濟(jì)活動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)的控制和防范,已經(jīng)成為當(dāng)務(wù)之急。
教育考試機(jī)構(gòu)在教育事業(yè)改革和發(fā)展中起著十分關(guān)鍵的作用,但是近年來隨著教育考試事業(yè)規(guī)模的不斷擴(kuò)大,信息化手段的廣泛利用,一些財(cái)務(wù)內(nèi)部控制上的問題也逐漸顯現(xiàn)出來。
主要責(zé)任人重招生考試事業(yè)發(fā)展,輕財(cái)務(wù)管理,行政力量強(qiáng)勢(shì),風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)管理淡薄。教育考試機(jī)構(gòu)相對(duì)企業(yè)來說業(yè)務(wù)單一,資金源較為穩(wěn)定。不少領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為風(fēng)險(xiǎn)控制無所謂,重投入、輕產(chǎn)出,經(jīng)濟(jì)效益觀念淡薄。簡(jiǎn)單地將財(cái)政的部門預(yù)算控制等同于內(nèi)部控制,還有的認(rèn)為內(nèi)部控制僅和財(cái)務(wù)部門相關(guān),對(duì)內(nèi)控制度的重要性認(rèn)識(shí)不足。過多追求業(yè)務(wù)的發(fā)展規(guī)模,對(duì)財(cái)務(wù)工作重視不夠,財(cái)務(wù)部門在業(yè)務(wù)決策過程中沒有起到核心主導(dǎo)作用。
1.因事業(yè)單位編制有限,人員緊張,用工形式多樣化等因素影響,崗位設(shè)置普遍存在一人多崗,不相容崗位無法有效分離,給資金、財(cái)產(chǎn)安全埋下安全隱患。由于財(cái)務(wù)人員對(duì)專項(xiàng)業(yè)務(wù)過程及決策了解不多,在管理中僅僅充當(dāng)了會(huì)計(jì)核算和資金支付等簡(jiǎn)單財(cái)務(wù)角色,沒有體現(xiàn)出對(duì)各項(xiàng)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的事前和事中的輔導(dǎo)監(jiān)督及控制作用,直接影響了財(cái)務(wù)監(jiān)督的權(quán)威性和有效性。也有的單位財(cái)務(wù)管理制度形式上很健全,但是在實(shí)際執(zhí)行過程中不按規(guī)章辦事,講究人情,執(zhí)行力度大打折扣。
2.對(duì)往來款沒有及時(shí)催收、核對(duì),容易導(dǎo)致一些下屬教育部門延期上繳相應(yīng)收入,最后甚至出現(xiàn)挪用公款以及貪污違法等問題。
3.對(duì)于費(fèi)用支出缺乏有效控制,特別是招待費(fèi)、辦公費(fèi)、會(huì)議費(fèi)、車輛費(fèi)、印刷費(fèi)等,沒有嚴(yán)格的控制標(biāo)準(zhǔn),即使有單位制定了內(nèi)部經(jīng)費(fèi)標(biāo)準(zhǔn),但仍采用實(shí)報(bào)實(shí)銷制,只要有相應(yīng)審批人員簽字同意,會(huì)計(jì)人員就簽字報(bào)銷,沒有起到真正的財(cái)務(wù)監(jiān)督職能。
一些業(yè)務(wù)部門單純認(rèn)為預(yù)算僅與財(cái)務(wù)有關(guān),對(duì)預(yù)算編制的內(nèi)容知之甚少。為規(guī)避日后不確定性帶來的風(fēng)險(xiǎn),財(cái)務(wù)部門上報(bào)預(yù)算時(shí)一般會(huì)按收入列支出,收支平衡,對(duì)有結(jié)余的單位,在編制預(yù)算時(shí)都會(huì)將支出定額標(biāo)準(zhǔn)上調(diào),以滿足預(yù)算編制的要求和本部門發(fā)展的需要。而財(cái)務(wù)人員對(duì)業(yè)務(wù)模式及流程不夠熟悉無法準(zhǔn)確掌握完成各項(xiàng)業(yè)務(wù)所需要的實(shí)際資源,信息不對(duì)稱,造成預(yù)算松弛。同時(shí)因?yàn)轭A(yù)算涵蓋范圍有限,預(yù)算之外追加的項(xiàng)目較多,彈性大。預(yù)算隨意性越大,權(quán)威性和約束力就越差。
合同管理蘊(yùn)藏著隱形風(fēng)險(xiǎn)政府采購(gòu)是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的工作,商品的采購(gòu)活動(dòng)關(guān)系到經(jīng)濟(jì)、法律方面,也與商品的生產(chǎn)性能有關(guān),它要求采購(gòu)人員具備和掌握招投標(biāo)、合同、商業(yè)談判、市場(chǎng)調(diào)查及商品、工程和服務(wù)等方面的有關(guān)知識(shí)和技能。但目前一般教育考試機(jī)構(gòu)內(nèi)部還缺乏合格、懂法的高素質(zhì)的采購(gòu)人才,導(dǎo)致采購(gòu)物品不能物盡其用,造成閑置浪費(fèi)。與此同時(shí)大多數(shù)考試機(jī)構(gòu)沒有健全的內(nèi)部合同管理制度,僅僅用老思想、舊傳統(tǒng)來保管合同。在簽訂、執(zhí)行合同中存在風(fēng)險(xiǎn)。
信息化提高了不相容職務(wù)分離控制的執(zhí)行力度,對(duì)授權(quán)范圍審批制度進(jìn)一步完善。例如,通過計(jì)算機(jī)模塊控制,系統(tǒng)管理員不能兼任操作員的工作,出納和會(huì)計(jì)審核操作權(quán)限分離。在系統(tǒng)操作過程中,通過分配權(quán)限并輸授口令等措施,避免超限越權(quán)情況的發(fā)生。但是信息化猶如一把雙刃劍,軟、硬件設(shè)備、技術(shù)、操作,任何一個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題都會(huì)帶來一系列不良后果,而且出現(xiàn)問題難以被發(fā)現(xiàn),如果操作系統(tǒng)和應(yīng)用程序有漏洞和缺陷,數(shù)據(jù)信息就存在著被篡改的隱患,電子密碼代替了傳統(tǒng)的紙質(zhì)授權(quán)書,但是密碼泄露或者被破譯,就會(huì)對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)造成極大的威脅。
上述種種問題在考試機(jī)構(gòu)應(yīng)該是一個(gè)普遍現(xiàn)象,如何行之有效地解決?筆者有以下幾方面的建議:
1.構(gòu)建合理的內(nèi)部控制體系,并通過立法進(jìn)一步完善
通過以往文獻(xiàn)研究,考試機(jī)構(gòu)內(nèi)部控制規(guī)范主要以企業(yè)的內(nèi)部控制規(guī)范為引導(dǎo)。行政事業(yè)單位規(guī)范的實(shí)施以及陸續(xù)出臺(tái)的一些內(nèi)控規(guī)章制度,填補(bǔ)了考試機(jī)構(gòu)在內(nèi)部控制方面無法可依的空白。在實(shí)際工作中運(yùn)用內(nèi)部控制的系統(tǒng)方法和理論,按照考試機(jī)構(gòu)特有的業(yè)務(wù)運(yùn)行環(huán)節(jié)建立構(gòu)建完善內(nèi)部管理機(jī)構(gòu),建立“不相容職務(wù)分離控制、預(yù)算控制、內(nèi)部授權(quán)審批控制等業(yè)務(wù)流程控制、信息技術(shù)控制、資產(chǎn)保護(hù)控制、會(huì)計(jì)系統(tǒng)控制”等內(nèi)部控制制度,集合成一套相互協(xié)調(diào)的內(nèi)部控制體系。
2.樹立以風(fēng)險(xiǎn)為導(dǎo)向的控制意識(shí)
行政事業(yè)單位的風(fēng)險(xiǎn)與企業(yè)單位的風(fēng)險(xiǎn)有著很大的區(qū)別。一類是經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn),另一類是管理風(fēng)險(xiǎn)。考試機(jī)構(gòu)主要有:公務(wù)接待風(fēng)險(xiǎn)、公款使用風(fēng)險(xiǎn)、公共信息風(fēng)險(xiǎn),并突出表現(xiàn)在違規(guī)違紀(jì)、損失浪費(fèi)、公共信息不透明三個(gè)方面。這種風(fēng)險(xiǎn)一旦發(fā)生,將不可挽回,幾乎沒有回旋的余地。目前,應(yīng)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的措施只能是事前識(shí)別與防范,把注重風(fēng)險(xiǎn)的控制納入目標(biāo)管理體系,厘清管理職權(quán),完善內(nèi)部控制制度,建立健全內(nèi)部審計(jì)制度和預(yù)算管理體系,定期或不定期對(duì)單位賬務(wù)的合規(guī)度進(jìn)行例行檢查,加強(qiáng)對(duì)內(nèi)部控制知識(shí)的宣傳,營(yíng)造良好的內(nèi)控氛圍,建立透明的信息公布制度,“三公”經(jīng)費(fèi)內(nèi)部控制目標(biāo)從財(cái)務(wù)報(bào)告型轉(zhuǎn)向?yàn)榉?wù)社會(huì)導(dǎo)向型。
3.加強(qiáng)內(nèi)部控制的評(píng)價(jià)體系
認(rèn)真梳理現(xiàn)有的內(nèi)部控制制度,找出薄弱環(huán)節(jié),重點(diǎn)構(gòu)建。在具體研究制定過程中,可邀請(qǐng)專家評(píng)估,提出內(nèi)控考核評(píng)價(jià)辦法,建立一套切實(shí)可行的內(nèi)部控制評(píng)價(jià)體系。對(duì)一定時(shí)期和范圍內(nèi)的內(nèi)控做出相應(yīng)的評(píng)價(jià)。
1.合理設(shè)置會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu),提高會(huì)計(jì)人員及管理人員的整體素質(zhì)
當(dāng)前全國(guó)教育考試機(jī)構(gòu)中會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)的設(shè)置,絕大多數(shù)省份都不夠合理或者說不科學(xué),多數(shù)省份財(cái)務(wù)部門都附屬在辦公室或其它部門,體現(xiàn)出對(duì)財(cái)務(wù)工作的不重視。由于財(cái)務(wù)部門不是單位的中層機(jī)構(gòu),財(cái)務(wù)人員就無法了解和參與單位的一些日常工作,給財(cái)務(wù)管理和財(cái)務(wù)監(jiān)督帶來極大的困難和不便。會(huì)計(jì)人員素質(zhì)的高低直接影響會(huì)計(jì)工作質(zhì)量。首先要通過會(huì)計(jì)人員的繼續(xù)教育培訓(xùn),提高會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)知識(shí)水平,其次要提高會(huì)計(jì)人員職業(yè)道德素養(yǎng),營(yíng)造一個(gè)講誠(chéng)信、守法紀(jì)的會(huì)計(jì)環(huán)境。
2.加強(qiáng)財(cái)務(wù)控制制度的制衡性,對(duì)不相容崗位實(shí)行分離控制
例如,會(huì)計(jì)與出納、會(huì)計(jì)與審計(jì)、支票保管崗位與印章保管崗位相分離,不同崗位間的分離可以起到相互監(jiān)督與牽制作用。另外根據(jù)《規(guī)范》第十五條,建立健全關(guān)鍵崗位責(zé)任制,對(duì)現(xiàn)金管理、預(yù)決算編制管理、會(huì)計(jì)管理、票據(jù)管理、賬戶管理、采購(gòu)管理等關(guān)鍵崗位,要用書面的形式提出對(duì)此崗位的專業(yè)勝任能力和職業(yè)道德要求,明確崗位職責(zé)、崗位權(quán)利。關(guān)鍵崗位要實(shí)行定期輪崗制度,確保資金安全,防范財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生或“疲勞效應(yīng)”帶來的效率下降。
3.在資金控制上
充分發(fā)揮內(nèi)部審計(jì)和外部監(jiān)督作用,實(shí)現(xiàn)貨幣資金的收支合法合規(guī),確?,F(xiàn)金銀行賬戶的管理以及票據(jù)和印章的使用未因差錯(cuò)、舞弊而導(dǎo)致?lián)p失,保證貨幣資金信息準(zhǔn)確完整。在貨幣資金內(nèi)部控制要建立嚴(yán)格的崗位分工制度和授權(quán)審批制度。會(huì)計(jì)電算化方面要特別關(guān)注電子計(jì)算機(jī)的反記賬功能,對(duì)會(huì)計(jì)人員實(shí)行軟控制。
4.建立實(shí)物資產(chǎn)保全制度避免資產(chǎn)的不當(dāng)流失
按類別設(shè)置專門的保管驗(yàn)收人員,并建立相應(yīng)的固定資產(chǎn)入庫(kù)明細(xì)賬、定期盤存、責(zé)任到人、做好臺(tái)賬。一旦產(chǎn)生人員異動(dòng),隨時(shí)調(diào)整責(zé)任人名下的資產(chǎn)。建立采購(gòu)論證和評(píng)估機(jī)制,由不同機(jī)構(gòu)分別執(zhí)行采購(gòu)論證和資產(chǎn)評(píng)估,建章立制實(shí)現(xiàn)固定資產(chǎn)制度化管理,落實(shí)資產(chǎn)登記保管核算、出借、報(bào)廢等制度,采取有效的獎(jiǎng)懲措施,提高固定資產(chǎn)的使用效益,對(duì)各部門的閑置設(shè)備,無償收回。并對(duì)下年的設(shè)備經(jīng)費(fèi)進(jìn)行控制壓縮,對(duì)購(gòu)進(jìn)一年尚未正式使用的設(shè)備要追究主要責(zé)任人的責(zé)任,對(duì)使用效益好且還有購(gòu)置需要的給予經(jīng)費(fèi)上的支持。積極探索建立大型設(shè)備網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng),如標(biāo)準(zhǔn)化考場(chǎng)的投入,命題基地的建設(shè),提高設(shè)備使用的效益。
5.以精細(xì)化為目標(biāo),完善財(cái)務(wù)管理制度
全面詳實(shí)制定有關(guān)資金收支發(fā)生的具體實(shí)施辦法和執(zhí)行細(xì)則,建立健全票據(jù)管理制度,明確費(fèi)用開支標(biāo)準(zhǔn),報(bào)銷流程。網(wǎng)上考試報(bào)名制度在一定程度上,避免了基層教育機(jī)構(gòu)對(duì)財(cái)政資金的占用,但是對(duì)錄取費(fèi)、雜志款,還未實(shí)行網(wǎng)上報(bào)名的考試項(xiàng)目等往來賬款需專人催繳,每個(gè)季度提供催收明細(xì),交領(lǐng)導(dǎo)審核。
6.在實(shí)際工作中要加強(qiáng)財(cái)務(wù)制度的執(zhí)行力度,充分發(fā)揮財(cái)務(wù)的監(jiān)督職能
內(nèi)部控制的成效關(guān)鍵在于制度的執(zhí)行力度,執(zhí)行力度取決于對(duì)人的行為規(guī)范。財(cái)務(wù)工作人員在日常工作中要嚴(yán)格按照?qǐng)?bào)銷規(guī)范,重點(diǎn)審核原始憑證的合法性,經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的真實(shí)性,審批手續(xù)的完備性,真正做到各個(gè)環(huán)節(jié)有章可循,避免盲目性。要堅(jiān)持原則,按章辦事。不能存在好人主義思想,中國(guó)式的靈活,要有強(qiáng)烈的責(zé)任心。熟悉業(yè)務(wù)部門的各個(gè)環(huán)節(jié),并能積極參與進(jìn)去,重視事前監(jiān)督,堅(jiān)持日常監(jiān)督和專項(xiàng)監(jiān)督相結(jié)合。
財(cái)務(wù)預(yù)算管理是單位為實(shí)現(xiàn)既定的經(jīng)濟(jì)目標(biāo),通過編制預(yù)算、內(nèi)部控制、考核業(yè)績(jī)所進(jìn)行的一系列活動(dòng)。它反映了一個(gè)單位會(huì)計(jì)年度財(cái)務(wù)收支的規(guī)模,預(yù)算管理質(zhì)量的優(yōu)劣,并且直接關(guān)系到單位總體目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。《規(guī)范》第四章業(yè)務(wù)層面控制第一節(jié)就對(duì)做好預(yù)算控制提出了詳細(xì)的要求。
1.建立預(yù)算編制工作制度,科學(xué)準(zhǔn)確編制預(yù)算
將預(yù)算的編制依據(jù)、編制程序、編制方法形成一套制度明確下來,才能保證預(yù)算編制依據(jù)合理,程序適當(dāng),方法科學(xué),避免預(yù)算指標(biāo)過高過低。在編制過程中,要同業(yè)務(wù)部門進(jìn)行有效的溝通,盡量細(xì)化預(yù)算的具體項(xiàng)目,充分考慮可能存在的不確定因素,達(dá)到有據(jù)可查,科學(xué)準(zhǔn)確地完成預(yù)算編制。
2.根據(jù)批復(fù)的預(yù)算安排收支,確保預(yù)算嚴(yán)格有效的執(zhí)行
單位要加強(qiáng)對(duì)預(yù)算執(zhí)行的管理,充分按預(yù)算辦事,圍繞實(shí)現(xiàn)預(yù)算開展經(jīng)濟(jì)活動(dòng),在執(zhí)行過程中明確各項(xiàng)業(yè)務(wù)授權(quán)審批權(quán)限及審批流程,強(qiáng)調(diào)預(yù)算的剛性,對(duì)無預(yù)算或者超預(yù)算嚴(yán)格控制。建立有效激勵(lì)機(jī)制,對(duì)預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行考核,落實(shí)獎(jiǎng)懲。財(cái)務(wù)管理部門根據(jù)財(cái)務(wù)信息監(jiān)督預(yù)算執(zhí)行情況,及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并向決策層提出改進(jìn)措施。
3.提高決算的編制質(zhì)量,構(gòu)建預(yù)算績(jī)效評(píng)價(jià)體系
決算既是對(duì)年度預(yù)算執(zhí)行情況的全面總結(jié)和綜合反映,又是編制下年度預(yù)算信息的基礎(chǔ)。提高決算的編制質(zhì)量,不僅僅是著眼于做好決算報(bào)表,更重要的是如何利用現(xiàn)成的決算數(shù)據(jù),分析單位的財(cái)務(wù)收支和資金使用狀況,為財(cái)務(wù)管理控制提供必要的數(shù)據(jù)支撐。
建立客觀公正的預(yù)算績(jī)效評(píng)價(jià)體系,從經(jīng)濟(jì)型、效率性、效果性三個(gè)方面客觀科學(xué)地進(jìn)行評(píng)價(jià),將績(jī)效評(píng)價(jià)的結(jié)果與以后年度的預(yù)算編制、執(zhí)行等環(huán)節(jié)緊密結(jié)合,不斷完善。
1.在政府采購(gòu)業(yè)務(wù)控制方面,單位應(yīng)統(tǒng)籌安排采購(gòu)業(yè)務(wù)預(yù)算和計(jì)劃,建立政府采購(gòu)活動(dòng)中相關(guān)部門或崗位的相互協(xié)調(diào),相互制約機(jī)制。加強(qiáng)對(duì)政府采購(gòu)申請(qǐng),政府采購(gòu)進(jìn)口產(chǎn)品等事項(xiàng)的內(nèi)部審核,規(guī)范政府采購(gòu)項(xiàng)目驗(yàn)收管理,重大項(xiàng)目采購(gòu)申請(qǐng)的可行性論證和技術(shù)驗(yàn)收應(yīng)邀單位內(nèi)外的專家參與,強(qiáng)化涉密的政府采購(gòu)安全保密的管理。
2.重大事項(xiàng)的決策機(jī)制主要要加強(qiáng)事前控制,尤其是對(duì)一些有重大影響的重大事項(xiàng)一定要避免決策的主觀性,杜絕決策中存在的潛在風(fēng)險(xiǎn)。考試機(jī)構(gòu)可采用院黨組成員議事制同時(shí)接受職工廣泛的監(jiān)督,對(duì)于重大事項(xiàng)則需要召開職工代表大會(huì),經(jīng)全體職工代表多數(shù)表決同意,然后由領(lǐng)導(dǎo)班子集體做出決策,對(duì)有些重大決策的科學(xué)性還要經(jīng)過調(diào)查研究,進(jìn)行充分論證,形成可行性報(bào)告,作為決策依據(jù),保障決策的科學(xué)性。
3.建立完善經(jīng)濟(jì)合同歸口管理制度和經(jīng)濟(jì)合同的訂立授權(quán)制度,引進(jìn)專門的法律人才,對(duì)重大經(jīng)濟(jì)合同進(jìn)行審核,加強(qiáng)對(duì)合同印章管理,嚴(yán)防合同欺詐風(fēng)險(xiǎn)。
人是生產(chǎn)力中最活躍的因素,再好的制度也要人去制定,靠人去實(shí)施,否則難以發(fā)揮作用,在信息高速發(fā)展的今天,還是要以人為本。
1.進(jìn)行特色的職業(yè)道德教育
內(nèi)部控制設(shè)計(jì)與運(yùn)行中的多項(xiàng)工作與錢財(cái)物緊密相連,這就要求相關(guān)人員在工作中必須廉潔自律,奉公守法以國(guó)家、集體的利益高于一切為原則,在日常工作中一定要重視思想道德教育及特色職業(yè)道德教育,形成一股清正廉潔的工作作風(fēng)。個(gè)人和集體是密不可分的,個(gè)人出了問題給集體帶來的損失同樣是巨大的。
2.培育和弘揚(yáng)企業(yè)內(nèi)控文化
內(nèi)部控制文化建設(shè)是教育考試文化建設(shè)的重要組成部分,為保證內(nèi)部控制實(shí)施有效,考試機(jī)構(gòu)應(yīng)建立具有自身特色的,先進(jìn)的考試文化,可以吸收我國(guó)傳統(tǒng)、文化的精華,追求天行合一,崇尚真善美?!罢妗?,就是要尊重科學(xué),實(shí)事求是,不弄虛作假;“善”就是要求不損害單位利益相關(guān)者的合法權(quán)益,和諧相處,共同發(fā)展;“美”就是要尊重員工,發(fā)揮各自的聰明才智,增強(qiáng)員工的認(rèn)同感和使命感,形成整體團(tuán)隊(duì)的向心力。
內(nèi)部控制是一項(xiàng)政策性與實(shí)踐性密切結(jié)合的工作,它的有效制定與實(shí)施離不開各個(gè)部門的配合推進(jìn)。當(dāng)制度滲透到日常工作的每項(xiàng)環(huán)節(jié),就如同筋絡(luò)般連接并協(xié)調(diào)著每個(gè)組成部分的運(yùn)作,那么財(cái)務(wù)制度的執(zhí)行也就必然水到渠成,真正做到了會(huì)計(jì)信息資料的正確性和可靠性。也只有保證財(cái)產(chǎn)安全,業(yè)務(wù)順利進(jìn)行,才能最終實(shí)現(xiàn)教育考試機(jī)構(gòu)平穩(wěn)、高效的發(fā)展。