試論縣級(jí)圖書館檔案管理信息化建設(shè)中存在的問題及完善對(duì)策

文/浙江省常山縣圖書館 徐裕斐

縣級(jí)圖書館主要面向本縣人民群眾提供服務(wù)，為進(jìn)一步優(yōu)化服務(wù)質(zhì)量，需落實(shí)檔案精細(xì)化管理工作，滿足讀者資料查詢、線上閱讀等需求。同時(shí)，還能提高圖書館管理效率，加快圖書資料流通速度，實(shí)現(xiàn)資源共享。目前，縣級(jí)圖書館在檔案信息化管理方面的經(jīng)驗(yàn)不足，常出現(xiàn)人工管理與電子管理交叉現(xiàn)象，導(dǎo)致經(jīng)營(yíng)管理成本增加。基于此，筆者立足檔案管理現(xiàn)狀，探究檔案信息化管理建設(shè)路徑，希望所得到的研究結(jié)論能為檔案管理實(shí)踐提供指導(dǎo)。

一、圖書館檔案管理的內(nèi)容

第一，整理與排序。圍繞檔案的時(shí)間、性質(zhì)以及類別進(jìn)行條理性管理，使其按照一定順序擺放。第二，歸檔和存儲(chǔ)。同樣圍繞不同種類的檔案做好柜臺(tái)工作，管理人員需每天檢查，針對(duì)檔案資源更新情況及時(shí)存儲(chǔ)、專門保管，避免檔案資料丟失。第三，檔案運(yùn)用。檔案資料不僅是信息傳遞的載體，而且還記錄了圖書館的運(yùn)營(yíng)實(shí)況和發(fā)展情況，它以文化傳遞者、歷史見證者的雙重身份存在。檔案管理的最終目的，即充分利用檔案，從而迎合讀者多元化需求，確保檔案管理價(jià)值的最大化彰顯。

二、圖書館檔案管理信息化建設(shè)的重要性

（一）有利于檔案的便捷存儲(chǔ)。現(xiàn)今，運(yùn)用信息技術(shù)完成紙質(zhì)信息的錄入，并電子化存儲(chǔ)、歸檔，這既能縮短存儲(chǔ)時(shí)間，又能減少管理環(huán)節(jié)的人力資源投入，使管理成本大幅降低。檔案管理信息化模式推廣后，能夠彌補(bǔ)紙質(zhì)管理方法的不足，還能加快縣級(jí)圖書館信息化進(jìn)程。

（二）有利于提高工作效率。縣級(jí)圖書館的文書檔案資料更新速度相對(duì)緩慢，隨著圖書館運(yùn)營(yíng)時(shí)間的延長(zhǎng)，檔案整理難度相應(yīng)加大，不同程度上影響檔案的運(yùn)用?，F(xiàn)今，文書檔案、業(yè)務(wù)檔案、用戶檔案、人事檔案等管理方法陳舊，這無疑會(huì)影響圖書館管理決策的制定與實(shí)施，導(dǎo)致圖書館事業(yè)發(fā)展舉步維艱。當(dāng)信息化技術(shù)用于各類檔案管理，能夠在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上快速查找檔案資料，從而了解圖書館業(yè)務(wù)進(jìn)展、用戶群規(guī)模及細(xì)分情況、人事管理狀態(tài)等，使檔案資料高效利用，最終做出科學(xué)、合理的管理決策，使圖書館管理效率大幅提高。

（三）有利于圖書資料共享。以往紙質(zhì)檔案受存儲(chǔ)空間、閱讀時(shí)間限制，意味著這類檔案的流通作業(yè)率偏低，難以更好地滿足讀者便捷閱讀需求。當(dāng)信息技術(shù)用于檔案管理，能夠突破檔案資料運(yùn)用的時(shí)空局限性，使檔案資料隨時(shí)、隨地共享，真正加快圖書資料流通速度，隨著圖書館資源利用率的提高，圖書館服務(wù)作用得以發(fā)揮。不僅如此，縣級(jí)圖書館與省級(jí)圖書館聯(lián)網(wǎng)，通過資源共享來吸引讀者關(guān)注度，真正調(diào)動(dòng)讀者閱讀欲望。長(zhǎng)此以往，能夠幫助讀者養(yǎng)成良好的閱讀習(xí)慣，并循序式提高讀者文化素質(zhì)，最終為縣級(jí)圖書館發(fā)展提供推動(dòng)力。

三、當(dāng)前圖書館檔案管理信息化建設(shè)的常見問題

（一）信息化管理意識(shí)淡薄。部分縣級(jí)圖書館踐行檔案信息化管理理念的效果不盡如人意，是因?yàn)榇蠖鄶?shù)館員的信息化管理理念缺乏新意，所以管理模式的改動(dòng)完善較小，導(dǎo)致信息技術(shù)流于形式，短時(shí)間內(nèi)難以提高檔案管理效率。一些縣級(jí)圖書館長(zhǎng)此以往，不抓住信息化機(jī)遇尋求改變，信息化管理意識(shí)淡薄。

（二）信息化管理制度陳舊。多數(shù)縣級(jí)圖書館檔案管理制度缺乏統(tǒng)一性和實(shí)用性，部分檔案管理人員依據(jù)主觀意愿進(jìn)行檔案收集、檔案管理，這無疑會(huì)擾亂檔案管理工作的有序性，導(dǎo)致信息化資源低效利用。長(zhǎng)此以往，不利于圖書館長(zhǎng)久、健康發(fā)展，并且檔案管理效率和質(zhì)量會(huì)大幅降低，因此，健全和完善信息化管理制度顯得十分緊迫。

（三）數(shù)據(jù)庫及基礎(chǔ)設(shè)施不夠完善。一些縣級(jí)圖書資料不支持信息系統(tǒng)錄入，并且數(shù)據(jù)庫容量較小、基礎(chǔ)設(shè)施不夠優(yōu)化，導(dǎo)致城鄉(xiāng)居民閱讀體驗(yàn)大打折扣。如果錯(cuò)過檔案管理信息化建設(shè)時(shí)機(jī)，那么圖書館事業(yè)發(fā)展步伐將日趨緩慢，不利于深化圖書館事業(yè)改革，最終導(dǎo)致精神文明社會(huì)建設(shè)效果與預(yù)期要求存在差距。

（四）檔案信息化管理員數(shù)量不足。當(dāng)前縣級(jí)圖書館檔案管理人員的專業(yè)性不強(qiáng)，一些館員以兼職身份從事檔案管理工作，一旦新技術(shù)進(jìn)入，或者信息軟件更新，這類館員需要花費(fèi)較長(zhǎng)時(shí)間適應(yīng)檔案管理環(huán)節(jié)的變化，這不僅會(huì)降低信息技術(shù)利用率，還會(huì)弱化檔案信息化管理質(zhì)量。此外，一些圖書館為館員提供的教育培訓(xùn)較少，導(dǎo)致館員在檔案信息化管理中遇到重重阻力，長(zhǎng)此以往，會(huì)降低工作熱情，不利于圖書館的穩(wěn)健發(fā)展。

四、完善圖書館檔案管理信息化建設(shè)的有效對(duì)策

（一）強(qiáng)化信息化管理意識(shí)。檔案信息化管理效果受管理人員的思想認(rèn)知、工作理念影響較大，信息化時(shí)代到來后，圖書館領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)面向檔案管理員傳遞信息化管理的相關(guān)內(nèi)容，使其盡快適應(yīng)信息化管理模式，并在正確理念的引導(dǎo)下參與圖書館信息化建設(shè)，從而加快圖書館轉(zhuǎn)型，為讀者多元化閱讀提供最佳服務(wù)。當(dāng)管理人員摒棄傳統(tǒng)管理思維，將檔案信息化管理思想內(nèi)化于心時(shí)，就會(huì)高度重視信息技術(shù)的運(yùn)用，并嚴(yán)格遵守信息化管理的相關(guān)規(guī)定，確保檔案信息化管理優(yōu)勢(shì)全面發(fā)揮，從而真正優(yōu)化圖書館信息化建設(shè)效果。大數(shù)據(jù)背景下，管理人員要樹立大數(shù)據(jù)思想，借助大數(shù)據(jù)系統(tǒng)整理檔案信息、利用圖書資料，必將取得檔案現(xiàn)代化管理成效。

（二）完善信息化管理制度。沒有規(guī)矩不成方圓，這在縣級(jí)圖書館信息化管理建設(shè)中也是如此。引入信息技術(shù)、多媒體設(shè)備后，傳統(tǒng)管理制度的實(shí)用性遇到挑戰(zhàn)，這為新制度運(yùn)用提供了契機(jī)。需注意的是，為了確保新舊制度順利銜接，應(yīng)立足縣級(jí)圖書館檔案信息化管理實(shí)際，根據(jù)管理需要制定可行性制度，以便為信息化管理提供制度指導(dǎo)與保障，確保檔案信息化管理活動(dòng)有序開展。除此之外，結(jié)合縣級(jí)圖書館職能，適當(dāng)調(diào)整管理制度，并向優(yōu)秀示范縣借鑒制度改進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，使縣級(jí)圖書館檔案信息化管理制度統(tǒng)一化、標(biāo)準(zhǔn)化，這對(duì)后續(xù)圖書資料共享、檔案便捷存儲(chǔ)有著重要意義和影響。此外，圖書館館員能夠盡快適應(yīng)信息化管理制度，掌握所在地區(qū)縣圖書館檔案管理要求，進(jìn)而為檔案規(guī)范化管理提供所需服務(wù)，亦是題中之意。

（三）建設(shè)數(shù)據(jù)庫及基礎(chǔ)設(shè)施?；ヂ?lián)網(wǎng)時(shí)代，圖書館獲得了良好的發(fā)展機(jī)遇，尤其是數(shù)據(jù)庫的構(gòu)建，為檔案管理提供網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)了線上編碼、資料錄入、信息查詢、檔案調(diào)取、借閱統(tǒng)計(jì)等。全文數(shù)據(jù)庫建立后，檔案資料細(xì)分操作隨之跟進(jìn)，對(duì)于讀者來說，能夠有方向、有目標(biāo)地查找，從而節(jié)省時(shí)間，提高流通作業(yè)效率。此外，數(shù)據(jù)庫要支持資源共享，保證縣級(jí)圖書館資料的豐富性，面向廣大讀者提供所需服務(wù)。信息數(shù)據(jù)系統(tǒng)引入后，必須具有操作權(quán)限的管理人員方可操作系統(tǒng)，完成信息獲取或加密處理。同時(shí)，基于檔案管理模塊實(shí)現(xiàn)價(jià)值檔案的專項(xiàng)管理，并以檔案整合的方式實(shí)現(xiàn)集中化管理?？h級(jí)圖書館檔案管理信息化建設(shè)的又一措施，即完善基礎(chǔ)設(shè)施，管理部門要及時(shí)與政府部門聯(lián)系，申請(qǐng)財(cái)政支持及優(yōu)惠政策，使硬件改進(jìn)、軟件升級(jí)等工作逐步落實(shí)，真正為城鄉(xiāng)居民創(chuàng)設(shè)良好的閱讀環(huán)境、豐富閱讀體驗(yàn)。久而久之，管理人員會(huì)越發(fā)覺得檔案管理信息化建設(shè)工作得心應(yīng)手。

（四）培養(yǎng)檔案管理專職人員。當(dāng)信息技術(shù)與檔案管理工作深度融合，縣級(jí)圖書館檔案管理人員的專業(yè)能力、綜合素質(zhì)要隨之提高，以便出色勝任檔案信息化管理工作，真正為圖書館信息化建設(shè)提供人才支持。首先，圖書館與高校合作，留用專業(yè)能力強(qiáng)的大學(xué)生，以便為檔案信息化管理提供理論支撐。同時(shí)，面向社會(huì)招聘信息技術(shù)人才，以便為圖書館檔案管理團(tuán)隊(duì)注入新鮮血液，充實(shí)縣級(jí)圖書館信息技術(shù)人才力量。其次，面向檔案管理人員大力培訓(xùn)，借助培訓(xùn)機(jī)會(huì)引進(jìn)最新理念，并運(yùn)用先進(jìn)技術(shù)、信息軟件，以期全面提高信息技術(shù)人員的工作能力，使其在圖書館檔案管理工作中利用合作之力解決問題，探索信息技術(shù)靈活實(shí)踐要點(diǎn)。在這一過程中，還要鼓勵(lì)館員自主學(xué)習(xí)、合作學(xué)習(xí)，在檔案信息管理中交流經(jīng)驗(yàn)、取長(zhǎng)補(bǔ)短。最后，鼓勵(lì)館員外出參加相關(guān)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)活動(dòng)，豐富業(yè)務(wù)人員知識(shí)視野，并優(yōu)化館員的知識(shí)結(jié)構(gòu)。檔案管理工作者在培訓(xùn)中收獲理論知識(shí)、提高信息技術(shù)操作能力后，縣級(jí)圖書館要圍繞信息安全管理進(jìn)行教育，以此強(qiáng)化館員的安全意識(shí)，使信息技術(shù)優(yōu)勢(shì)全面發(fā)揮，從整體上提高檔案信息化管理水平。

五、結(jié)語

綜上所述，全民閱讀活動(dòng)開展的過程中，縣級(jí)圖書館能為人民群眾閱讀提供專門的場(chǎng)所，還能通過檔案信息化管理來滿足讀者多元化閱讀需求，進(jìn)而加快圖書館信息化建設(shè)步伐。為克服檔案管理信息化建設(shè)阻力，縣級(jí)圖書館應(yīng)強(qiáng)化意識(shí)、完善管理制度，并建立數(shù)據(jù)庫及基礎(chǔ)設(shè)施、培養(yǎng)專職管理人員，推動(dòng)我國(guó)圖書館事業(yè)繁榮發(fā)展，為精神文明社會(huì)構(gòu)建提供推動(dòng)力。