高校內(nèi)部審計檔案規(guī)范化管理途徑研究

艾華 吳蓉 田仲菊

【摘要】近年來國家對高校檔案管理的要求越來越高，高校內(nèi)審檔案作為高校檔案的組成部分，在高校發(fā)展中發(fā)揮著重要作用。但目前高校的內(nèi)審檔案由于人員認識不足、制度不完善、數(shù)據(jù)化程度低等原因造成內(nèi)審檔案管理不規(guī)范。本文就如何規(guī)范管理高校內(nèi)審檔案展開論述。

【關(guān)鍵詞】高校;內(nèi)部審計檔案;規(guī)范化管理

一、高校內(nèi)部審計檔案管理現(xiàn)狀

高校內(nèi)審檔案作為高校檔案的組成部分，實現(xiàn)規(guī)范化管理是提升高校內(nèi)部治理水平的一個重要方面，但目前高校內(nèi)部審計檔案管理還存在許多問題。

（一）對檔案規(guī)范化管理重要性認識不足

內(nèi)審檔案是對整個審計過程的真實反映，是審計人員辛勤勞動的成果。內(nèi)審檔案的形成、整理、歸集、立檔、成卷，每一個步驟都同樣重要，缺一不可?？梢哉f內(nèi)審檔案管理工作是“全員參與”的一項工作，但從審計機構(gòu)內(nèi)部看，存在著一種現(xiàn)象，特別是年輕人，認為搜集整理檔案，是個機械性，沒有什么技術(shù)含量的活，根本沒放在眼里。有些人員在審計實施過程中認真的甄別、搜集資料，字斟句酌的撰寫報告，可隨著審計結(jié)束，報告通過，就松懈下來，對資料歸檔，立卷隨意處之。有些人員對上級督辦項目、金額大的項目重視程度高，從審前調(diào)查到審計整改一應(yīng)資料搜集、歸檔都很重視，可是對日常例行審計、金額小的項目的資料歸檔工作就敷衍得多。以上這些行為都不利于保證內(nèi)審檔案質(zhì)量的穩(wěn)定性。

（二）內(nèi)審檔案管理制度不完善

“不以規(guī)矩，不成方圓”，“建章立制”說的就是這個道理。設(shè)立審計檔案管理制度，是審計檔案管理工作有章可循，有規(guī)可依。一些學(xué)校的審計部門制定了若干專項審計的規(guī)章制度，卻沒有制定審計檔案的管理制度;一些學(xué)校建立了制度也僅限于紙上談兵，各項檔案管理制度并沒有落到實處。沒有建立制度的學(xué)校，做起工作來就帶有很大的盲目性和隨意性，很難保證檔案的完整性、及時性和準確性，對后期的調(diào)閱、利用工作十分不利。對于有制度的學(xué)校，由于缺乏監(jiān)督和考核，不能夠引起內(nèi)審檔案參與者對檔案管理的重視，從而導(dǎo)致審計檔案質(zhì)量不高。

（三）檔案管理實操不規(guī)范

根據(jù)筆者多年工作經(jīng)驗看，內(nèi)部審計檔案管理存在一些常見問題：1.內(nèi)容不規(guī)范：部分審計取證單、征求意見稿、審計報告之間有出入的問題或數(shù)據(jù)，無合理說明;部分審計結(jié)論取證支撐力度不夠或存在矛盾，導(dǎo)致審計結(jié)論定性不準確;附件與正文不相符;2.內(nèi)容不完整：審計通知書、承諾書、送達通知書、征求意見書這一類文書缺失;審計人員、經(jīng)辦人員、單位、部門這一類責(zé)任方簽字簽章缺失;附件、支撐材料缺失;3內(nèi)容冗余：報告中未涉及、提及的事項、與取證相關(guān)性不大的材料被放入了檔案中。這些問題也會拉低內(nèi)審檔案管理的質(zhì)量。

（四）內(nèi)審檔案數(shù)字化程度低

相對于近年來高校信息化建設(shè)在教學(xué)等其他職能部門長足發(fā)展，高校內(nèi)審檔案信息化建設(shè)明顯滯后，不但不方便上級審計機關(guān)、巡視巡察組調(diào)閱審計檔案，同時也影響內(nèi)部審計檔案的查找和利用效率。

（五）高校內(nèi)審部門檔案管理人員素質(zhì)參差不齊

隨著高校經(jīng)濟活動規(guī)模變大，形式變多，加之內(nèi)部審計環(huán)境的變化，傳統(tǒng)的以財務(wù)審計為主的內(nèi)審人員結(jié)構(gòu)明顯不能適應(yīng)現(xiàn)代以管理審計為主的工作需求了。受制于學(xué)校內(nèi)部行政部門的身份，高校一個內(nèi)部審計部門要配齊專職財務(wù)審計人員、工程審計人員、績效管理審計人員、內(nèi)部控制審計人員、計算機信息人員，審計檔案管理人員是有一定困難的。特別對于辦學(xué)規(guī)模不大的學(xué)校，幾乎是不可能的事情。而審計檔案管理工作是一份綜合性很強的工作，既需要掌握檔案的收集整理技術(shù)，還要熟悉各類專項審計的審計全貌、邏輯流程，輕重緩急。在計算機信息技術(shù)廣泛應(yīng)用的當下，隨著紙質(zhì)檔案電子化的進程，還需要內(nèi)審檔案管理人員熟練操作電子計算機以及相關(guān)軟件。而高校內(nèi)審部門檔案管理員多為兼職人員，有些甚至經(jīng)過簡單培訓(xùn)就上崗了。這明顯不利于對檔案質(zhì)量的保障。

二、高校內(nèi)部審計檔案規(guī)范化管理意義

（一）防范和規(guī)避審計風(fēng)險

隨著我國全面深化改革和經(jīng)濟轉(zhuǎn)型升級的深入推進，審計全覆蓋力度在高校不斷加強。高校內(nèi)部審計呈現(xiàn)出項目越來越多，規(guī)模越來越大等特點。相應(yīng)的審計檔案也出現(xiàn)了數(shù)量、組成元素、內(nèi)容增長的變化特點。而審計檔案是審計工作的記載和再現(xiàn)，是對審計工作最直接、最全面、最真實的反映。規(guī)范管理下的審計檔案，能為審計結(jié)果提供堅實的保障和依據(jù)，有效降低審計風(fēng)險。

審計檔案的及時性、真實性、完整性、有效性是支撐審計結(jié)果的有力證據(jù)。

（二）便于審計成果再利用

審計工作是個既重視創(chuàng)新又需要積累經(jīng)驗，各個審計項目之間既相互獨立又有所聯(lián)系的工作。審計檔案包含影像、圖表、文字信息等資料，通過對這些資料的收集、整理、立卷、歸檔，可以為后續(xù)工作提供基礎(chǔ)保障。在審計人員遇到瓶頸時，可以查閱以往年度的同類或有交叉點的項目審計檔案，參考借鑒好的經(jīng)驗方法，學(xué)習(xí)審計報告的認定依據(jù)，學(xué)習(xí)審計方法，考慮客觀深入反映問題，還可以為后期紀檢工作、巡察工作提供審計經(jīng)驗。

三、內(nèi)審檔案規(guī)范化管理的建議

（一）增強規(guī)范化管理意識

加大宣傳力度，引起學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、審計部門負責(zé)人對內(nèi)審檔案管理工作的高度重視。在內(nèi)審部門營造全員重視的良好氛圍，各司其職。堅持“誰審計，誰立卷，案結(jié)卷成”的原則。立卷人可以從審前階段制定審計檔案收集措施做起，一邊審計，一邊收集資料，對審計進行全過程檔案管理。在審前調(diào)查基礎(chǔ)上對項目可能形成的檔案資料做出初步預(yù)設(shè)，通過編制檔案任務(wù)清單，增強審計過程歸檔意識。在審計過程中，通過編制資料需求清單，確保資料及時、可靠、完整。在審后階段，通過由各項目主審對審計業(yè)務(wù)檔案進行自查和各項目組交叉檢查相結(jié)合的方式促進審計人員檔案管理意識增強，提升檔案質(zhì)量。

（二）完善檔案管理制度

“不以規(guī)矩不成方圓”，沒有制度的管理就沒有約束。要對審計檔案進行科學(xué)管理，就要依靠強有力的制度為保障。立足《中國人民共和國檔案法》、《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》，各高校審計部門可依據(jù)所在地方對內(nèi)部審計相關(guān)規(guī)定，制定適宜本校的審計檔案管理制度。規(guī)范內(nèi)部審計部門搜集、歸檔、立卷的要求和準則，保證審計檔案質(zhì)量。同時將審計檔案管理工作列入年度審計計劃中，建立專（兼）職審計檔案管理工作的培訓(xùn)、考核監(jiān)督、獎懲機制。完善檔案管理責(zé)任制，用目標化、任務(wù)化指標考核審計檔案管理工作，促進審計檔案管理工作高效開展。

（三）提高內(nèi)審檔案存檔質(zhì)量與規(guī)范性要求

嚴格按照相關(guān)法律、規(guī)章、制度對內(nèi)審資料進行編目和裝訂。嚴控歸檔環(huán)節(jié)，做到有備無患，既要能滿足文書符合法律、語言、公文規(guī)范要求，同時要求做到邊結(jié)案邊歸檔，案結(jié)卷成。

要求立卷人及時歸集檔案，逐頁翻閱每份審計工作底稿、附件審計取證材料，確定材料順序，撤出冗余資料。審結(jié)卷成，審計文件材料按項目立卷，依據(jù)材料的多少立一個卷或多個卷，多卷項目在分卷時應(yīng)當防止割斷卷內(nèi)文件的聯(lián)系性。不得將不同項目的材料合并為一個卷。

審計文件材料按結(jié)論類、證明類、立項類、備查類的順序排列。其中結(jié)論類材料按逆審計程序予以排列;證明類材料按項目審計方案及底稿所列審計事項對應(yīng)的順序，結(jié)合其重要程度予以排列;立項類和備查類材料按形成的時間順序、結(jié)合其重要程度予以排列。

卷內(nèi)文件排列遵循以下規(guī)則：正文在前，附件在后;定稿在前，修改稿在后;批復(fù)在前，請示在后;批示在前，報告在后;重要文件在前，次要文件在后;匯總性文件在前，原始性文件在后;正文在前，發(fā)文稿在后。審計案卷排列方法應(yīng)當統(tǒng)一，前后保持一致，不可任意變動。

（四）加快內(nèi)審檔案數(shù)字化進度

在推進紙質(zhì)檔案數(shù)字化的初期可按紙質(zhì)與電子類檔案同步雙套整理的模式，將電子檔案儲存于安全級別較高的介質(zhì)中，確保數(shù)據(jù)安全、完整的同時促進檔案查找和利用的效率。可能前期由于掃描、建檔，將紙質(zhì)檔案與電子檔案一一對應(yīng)，會增大存檔的工作量，但能立竿見影的達到大幅度減輕日常管理和查詢工作量的效果。隨著計算機和審計軟件技術(shù)的飛速發(fā)展，后期還可探索借助于云技術(shù)、大數(shù)據(jù)、建立數(shù)據(jù)庫的模式，實現(xiàn)檔案無紙化管理。

（五）加強內(nèi)審人員素質(zhì)培訓(xùn)

在樹立起“全員參與”內(nèi)審檔案管理工作的意識之下，加強內(nèi)審人員職業(yè)道德教育，專業(yè)知識培訓(xùn)，提高內(nèi)審人員乃至整個內(nèi)審團隊的業(yè)務(wù)水平。教育培訓(xùn)方式多種多樣，線上線下的專題學(xué)習(xí)培訓(xùn)、研討會、審計業(yè)務(wù)交流、實戰(zhàn)培訓(xùn)。由于內(nèi)審檔案材料立卷是一項綜合性工作，專（兼）職內(nèi)審計檔案管理人員要不斷更新自身知識體系，加強學(xué)習(xí)新技術(shù)新知識，更新新理念，提高內(nèi)審檔案管理水平。

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