淺析煤田地質(zhì)檔案的建設(shè)

鄭紅

摘 要：隨著地質(zhì)勘查工作的加強(qiáng)，地質(zhì)檔案的管理成為煤田地質(zhì)工作的一項重要內(nèi)容。本文根據(jù)煤田地質(zhì)行業(yè)特點(diǎn)，提出建立健全規(guī)章制度，強(qiáng)化檔案的收集與鑒定，建設(shè)電子信息檔案，提高檔案的保密意識，不斷提升人才隊伍建設(shè)等應(yīng)對策略，使煤田地質(zhì)檔案建設(shè)適應(yīng)高質(zhì)量發(fā)展要求。

關(guān)鍵詞：煤田地質(zhì);檔案;管理

我國地質(zhì)工作者通過長期實踐、研究，積累了大量的地質(zhì)檔案資料，它們蘊(yùn)含著幾代人的智慧與汗水，客觀地記載了地質(zhì)工作者的科學(xué)認(rèn)知和綜合總結(jié)，既是地質(zhì)工作的重要成果和歷史記錄，也是其軟實力的組成部分，在地質(zhì)勘探，能源礦產(chǎn)開發(fā)、利用，大型基建項目的開展以及地質(zhì)災(zāi)害防治等方面發(fā)揮了重要的作用。煤田地質(zhì)檔案是在煤田地質(zhì)勘查活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表及聲像載體材料等，它既是野外勘探、勘測過程的真實反映和記載，也是本單位發(fā)展的重要依據(jù)?；A(chǔ)的地質(zhì)勘查文件具有內(nèi)容的單一性、載體的多樣性、形式的特殊性等特點(diǎn)，所形成的檔案材料要全面化、精確化、系統(tǒng)化，達(dá)到成套性、專業(yè)性的要求。一個完整的地質(zhì)勘查項目要經(jīng)過立項、設(shè)計、施工、竣工等階段，要經(jīng)過相關(guān)部門的審批和驗收，收集符合標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)性文件，再進(jìn)行分類、歸檔，這些工作要做到精準(zhǔn)、有效?，F(xiàn)就地勘單位的檔案管理工作談幾點(diǎn)認(rèn)識。

1 完善的規(guī)章制度是煤田地質(zhì)檔案的有力保障

煤田地質(zhì)檔案以完善科學(xué)的管理制度做指導(dǎo)，按標(biāo)準(zhǔn)建立質(zhì)量管理體系，使一切工作有章可循，從根本上解決原始地質(zhì)數(shù)據(jù)的完整性和質(zhì)量問題。地質(zhì)勘探檔案制度的建立具有雙重性，既是一項科技管理制度，又是一項檔案管理制度，制度的建立要多從這兩方面考慮。地質(zhì)勘查檔案的收集在保證質(zhì)量的同時，要做到及時、完整，個人手中不允許留存資料。檔案管理人員要按照科技檔案管理的規(guī)定，對已經(jīng)收集的文字、圖紙、聲像等資料，根據(jù)文件形成的規(guī)律和特點(diǎn)，進(jìn)行科學(xué)分類整理，設(shè)置歸檔類目。檔案查閱部門要建立健全檔案信息資源的開發(fā)利用制度。一是要執(zhí)行查（借）閱登記制度，要求分項目逐一準(zhǔn)確填寫清楚查檔人信息、查檔目的、檔案所起的作用與達(dá)到的效果，以便于進(jìn)行跟蹤調(diào)查檔案利用效果。二是建立用戶聯(lián)系回訪制度。為掌握檔案資源利用情況，向檔案利用人進(jìn)行回訪，了解查檔解決了什么具體問題，取得了哪些社會效益與經(jīng)濟(jì)效益，掌握檔案利用效果的第一手資料，把檔案利用效果寫得具體生動有說服力。為編寫檔案利用實例收集詳細(xì)的資料。

2 檔案的收集與鑒定為煤田地質(zhì)檔案夯實基礎(chǔ)

地質(zhì)勘查的原始資料是檔案管理的基礎(chǔ)性工作。抓好基礎(chǔ)性工作，要從思想上重視檔案管理工作，提高認(rèn)識，用規(guī)范化、信息化、標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)行檔案的收集、整理、歸檔和開發(fā)利用，協(xié)調(diào)各職能部門增強(qiáng)檔案意識，注重收集并及時移交，防止檔案材料的散失，保證檔案原始數(shù)據(jù)的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。具體做法：一是明確有關(guān)部門與人員的工作職責(zé)，將收集原始資料納入地勘項目指標(biāo)。二是鼓勵和支持檔案人員對地勘項目進(jìn)行跟蹤管理，從最開始的立項、采取的勘探方式到竣工所有的資料都要收集齊全。三是收集的紙質(zhì)資料，適用于電子介質(zhì)存儲的文檔均應(yīng)進(jìn)行數(shù)字化處理。

地質(zhì)勘查檔案的鑒定工作包括對檔案的價值鑒定和質(zhì)量鑒定兩方面內(nèi)容，對檔案保管期限進(jìn)行鑒定，還要對保管期限進(jìn)行復(fù)查。地質(zhì)勘查的檔案鑒定是一項復(fù)雜的工作，鑒定檔案應(yīng)根據(jù)“審查從細(xì)，留存從寬”的原則，既考慮歷史發(fā)展的需要，又要考慮現(xiàn)實工作的需要，既考慮單位工作的需要，又要考慮為社會服務(wù)的需要。要求鑒定工作者有一定的專業(yè)知識，既包括煤田地質(zhì)工作中的專業(yè)知識，還要懂檔案管理。鑒定工作為檔案的計算機(jī)存儲和縮微化提高了效率，簡化了流程。

3 檔案電子信息化有利于促進(jìn)煤田地質(zhì)檔案的建設(shè)

檔案信息化建設(shè)是一項復(fù)雜的系統(tǒng)工程，信息化管理要結(jié)合地勘工作自身的特點(diǎn)。檔案信息電子化，就是以館藏檔案數(shù)據(jù)紙質(zhì)或機(jī)讀的為主要物質(zhì)對象，用微機(jī)對檔案進(jìn)行收集、篩選、加工。使之轉(zhuǎn)化為微機(jī)軟件形式的二次文件信息、電子文件數(shù)據(jù)利用的過程。把地質(zhì)資料數(shù)據(jù)文件歸檔電子化，充分利用計算機(jī)、掃描儀把紙質(zhì)檔案數(shù)字化。建立全文數(shù)據(jù)庫，以便于存儲、查找和利用，地勘單位檔案工作網(wǎng)絡(luò)化、電子化既是煤田地質(zhì)工作現(xiàn)實要求，也是檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢，更是為了更好服務(wù)于煤田地質(zhì)工作。

煤田地質(zhì)檔案信息化建設(shè)，使檔案的載體形態(tài)和記錄方式向著多元化的趨勢發(fā)展，煤田地質(zhì)檔案現(xiàn)有的管理方式也必然會隨之改變。首先，改進(jìn)和完善了煤田地質(zhì)檔案載體的形式和結(jié)構(gòu)，檔案載體類型由過去單一的紙質(zhì)載體發(fā)展為以磁盤、光盤等多種磁性材料為載體的檔案，打破了存儲空間和保管期限的限制，使檔案信息資源的種類和數(shù)量得到快速增長，豐富了水利檔案信息資源。其次，改變了檔案信息的形態(tài)，信息化檔案管理系統(tǒng)是以數(shù)字信息技術(shù)和計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為基礎(chǔ)的，因此檔案信息被轉(zhuǎn)化數(shù)字化形態(tài)，利用時能通過計算機(jī)來讀取，降低了檔案原件被損壞和丟失的風(fēng)險，通過數(shù)字化拷貝可以補(bǔ)償原件的作用，同時還能減少檔案原件被直接利用的次數(shù)，解決檔案原件紙張磨損的問題，延長了檔案原件的壽命。另外，檔案實行信息化管理后，檔案信息化系統(tǒng)與煤田地質(zhì)專業(yè)信息化系統(tǒng)通過專業(yè)軟件對接，實現(xiàn)專業(yè)工作數(shù)據(jù)收集自動化，不僅大大降低了檔案人員的勞動強(qiáng)度，而且還減少了專業(yè)檔案信息資源的流失，提高了歸檔率。

4 強(qiáng)化保密意識是煤田地質(zhì)檔案保管的重點(diǎn)

隨著國家可利用資源的逐漸減少，礦產(chǎn)開發(fā)更是地勘單位的核心機(jī)密，煤田地質(zhì)檔案具有商業(yè)秘密性的特點(diǎn)，是增加地勘單位市場競爭力的關(guān)鍵，是檔案保管工作重點(diǎn)。

加強(qiáng)煤田地質(zhì)檔案管理的保密工作。首先，抓好保密制度的貫徹落實。認(rèn)真貫徹執(zhí)行《檔案法》《保密法》《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》等一系列法規(guī)。對涉密紙質(zhì)、電子、聲像檔案的借閱、保管、移交、銷毀等環(huán)節(jié)要嚴(yán)格遵守保密制度，確保萬無一失。要按照《保密法》和《檔案法》的規(guī)定，制定涉密地質(zhì)資料、文件在保管和利用中的保密工作制度，各項借閱規(guī)章制度的條文應(yīng)嚴(yán)密而簡明，便于執(zhí)行，并在實踐中認(rèn)真加以總結(jié)，不斷充實和完善，確保涉密地質(zhì)資料、文件的安全。第二，涉密檔案應(yīng)單獨(dú)裝訂保存，嚴(yán)禁與非密級檔案材料進(jìn)行混卷裝訂，避免造成檔案在利用中出現(xiàn)涉密擴(kuò)散問題。認(rèn)真抓好涉密載體管理、抓好重大涉密事項的保密管理。第三，檔案庫房應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)管理，制定嚴(yán)格的庫房管理制度，無關(guān)人員一律禁止入內(nèi)。未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不得隨意閱覽、復(fù)制、傳真和摘錄涉密檔案內(nèi)容，更不得私自撕拆、涂改。保密檔案使用完畢后應(yīng)及時核對、檢查、維護(hù)，確保安全無恙。第四，檔案信息資源必須參照統(tǒng)一規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，保證檔案資源的安全性。凡是涉及保密的檔案信息，在檔案信息化開發(fā)利用過程中，應(yīng)做好物理隔離或邏輯隔離處理。

5 人才建設(shè)是提升煤田地質(zhì)檔案工作的重要因素

要從根本上實現(xiàn)煤田地質(zhì)檔案建設(shè)現(xiàn)代化的目的，就必須培養(yǎng)一批管理型、技術(shù)型和復(fù)合型人才，從檔案建設(shè)的全局和戰(zhàn)略的高度出發(fā)，加強(qiáng)檔案人才隊伍的建設(shè)。首先，要抓好檔案管理崗位成才工作。加大對人才的培養(yǎng)力度，要針對檔案人才嚴(yán)重缺乏的狀況，制定切實可行的人才培養(yǎng)計劃;要通過崗位培訓(xùn)、繼續(xù)教育等形式，來增強(qiáng)檔案人員的檔案信息意識和能力，使檔案人員成為既精通業(yè)務(wù)，又有創(chuàng)新精神的復(fù)合型人才。其次，要創(chuàng)新管理模式，建立考核機(jī)制。將檔案人員對專業(yè)技術(shù)的掌握及學(xué)習(xí)情況納入到崗位工資績效考核，從而激勵檔案工作者積極主動地學(xué)習(xí)信息技術(shù)、現(xiàn)代管理等相關(guān)知識，掌握和提高應(yīng)用計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的能力和水平，成為檔案建設(shè)的行家里手。

總之，煤田地質(zhì)檔案是珍貴的信息資源，在經(jīng)濟(jì)、生態(tài)文明發(fā)展中發(fā)揮著不可替代的作用，檔案部門應(yīng)高度重視檔案的管理建設(shè)工作，緊緊圍繞煤田地質(zhì)高質(zhì)量發(fā)展要求，在經(jīng)濟(jì)活動中體現(xiàn)出應(yīng)有的價值。

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[2]田淑華.館藏檔案數(shù)字化效益分析[J].檔案時空，2015.

（作者單位：吉林省煤田地質(zhì)局）