淺談檔案現(xiàn)代化管理中存在的問題和解決措施

孫亞萍

摘 要：檔案現(xiàn)代化管理是檔案管理的發(fā)展方向。在管理過程中，既要使用先進的管理技術(shù)和方法，同時還需要積極的改革管理理念，提升檔案管理的水平，增加信息容量，讓檔案管理能夠獲得更加廣泛的應用。該文通過分析目前檔案現(xiàn)代化管理過程中存在的實際問題，有針對性地尋找解決方法，不斷提升檔案現(xiàn)代化管理工作的質(zhì)量，促進檔案事業(yè)發(fā)展，為經(jīng)濟社會發(fā)展提供有力的保障。

關(guān)鍵詞：檔案 現(xiàn)代化管理 存在問題 解決措施

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1674-098X（2014）09（a）-0191-01

和傳統(tǒng)的檔案管理不同，檔案現(xiàn)代化管理既要使用先進的管理技術(shù)和方法，同時還需要使用先進的管理理念。這就需要在檔案管理工作中，充分利用計算機、網(wǎng)絡(luò)、通信等先進科技和設(shè)備，大大提升檔案現(xiàn)代化管理工作的效率?？萍际菣n案現(xiàn)代化管理的基礎(chǔ)和源泉，而理念的更新和樹立是其核心內(nèi)容。通過對檔案現(xiàn)代化管理制度的改革，加強責任管理，科學嚴謹?shù)亻_展檔案管理工作。檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展是檔案事業(yè)發(fā)展的必然方向，也是經(jīng)濟社會發(fā)展的需要。該文通過分析目前檔案現(xiàn)代化管理過程中存在的實際問題，有針對性地尋找解決方法，不斷提升檔案現(xiàn)代化管理工作的質(zhì)量，促進檔案事業(yè)發(fā)展，為經(jīng)濟社會發(fā)展提供有力的保障。

1 檔案現(xiàn)代化管理存在的問題

1.1 科技含量不高，檔案利用率低下

在科技飛速發(fā)展的今天，檔案管理工作不再僅是收集、整理、存貯檔案資料的過程，其具有專業(yè)性和機密性，需要使用科學的管理方式來對檔案實現(xiàn)管理和利用，是一個單位蓬勃發(fā)展的基礎(chǔ)力量。但是目前很多單位并沒有真正意識到檔案管理的重要性，對于檔案的管理多僅限為“藏”的水平，并沒有真正達到充分“用”的層次。檔案的利用率非常低，信息資源遭受嚴重浪費，使檔案管理工作流于形式，失去了管理的意義和作用。

1.2 檔案管理制度存在缺陷

因為單位領(lǐng)導對檔案管理認識的不夠，不重視檔案管理制度的制定和執(zhí)行，導致了檔案管理制度的漏洞比較多。很多的檔案管理制度都沒有相應的標準來進行約束，檔案的編制非常的隨意，目錄不規(guī)范，標準也不統(tǒng)一。致使檔案的收集工作很困難，管理也比較難，檔案丟失的情況比較嚴重，單位的檔案信息外流。

1.3 信息技術(shù)的使用不足

計算機技術(shù)的發(fā)展非常迅速，不同行業(yè)對其利用程度不一。而檔案管理事業(yè)尤其是基層單位使用計算機來進行信息化管理的程度不夠，計算機僅僅是管理的一個工具，使用簡單的軟件，并沒有形成從收集到利用的系統(tǒng)化體系，自動化水平非常低，大部分都是要人工進行檢索，因此比較費時費力，也不符合檔案現(xiàn)代化管理的基本要求。

2 檔案現(xiàn)代化管理的解決措施

在信息化的時代大環(huán)境下，檔案信息資源是單位發(fā)展的基礎(chǔ)力量。檔案管理是促進單位業(yè)務發(fā)展的基礎(chǔ)工作，所以必須了解和理解檔案管理的重要性，對檔案管理在單位發(fā)展的地位給予重視，提供各類措施來清理阻礙其發(fā)展因素，提升檔案現(xiàn)代化管理工作的效果和效率。針對檔案現(xiàn)代化管理存在的問題，對檔案現(xiàn)代化管理公里的順利開展提出相關(guān)建議和措施。

2.1 注重科學管理，正確看待檔案管理工作

檔案管理作為一項信息資源管理工作，對于單位在信息時代中的快速發(fā)展所起到的巨大作用是不可估量的。因此單位領(lǐng)導必須重視起檔案管理工作，加大對檔案管理工作的關(guān)注力度和精力投入，積極引進高素質(zhì)專業(yè)人才，實施科學管理措施，提高檔案管理工作的現(xiàn)代化水平。

2.2 健全檔案管理制度

建立檔案工作制度必須遵循以下要求：第一，規(guī)章制度要體現(xiàn)合理性、科學性。必須根據(jù)單位和檔案管理實際情況，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)，建立起來的規(guī)章制度，以適應單位檔案管理的需要。第二，簡明實用。制度必須具有可操作性，其建立應以方便實用、簡便易行、可操作性強為目標，以便更好地發(fā)揮制度的指導和規(guī)范作用。第三，堅持制度約束的雙向性。做到既約束領(lǐng)導，又約束職工。領(lǐng)導的行為和形象直接影響著制度的順利執(zhí)行，而職工是單位的主要構(gòu)成群體，是制度的主要約束對象和執(zhí)行者。第四，堅持制度執(zhí)行的嚴肅性。檔案部門既是制定檔案規(guī)章制度的主管部門，又是規(guī)章制度的執(zhí)行部門。在規(guī)章制度的執(zhí)行過程中，要做到功過分明，充分體現(xiàn)制度的權(quán)威性。

2.3 強化計算機技術(shù)運用，實現(xiàn)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化檔案利用現(xiàn)代化

網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與計算機技術(shù)的飛速發(fā)展，指紋與語音識別技術(shù)的廣泛應用，密碼技術(shù)的深化發(fā)展，使檔案文件安全性得到有效的保障。同時，隨著電子文件簽署技術(shù)的發(fā)展與應用，可對檔案電子文件資料信息的真?zhèn)芜M行認定與識別，為保障檔案管理中電子檔案文件的真實可靠性提供了保障。同時，運用網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理方法，可實現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)絡(luò)傳輸，而且傳輸?shù)某杀镜?、速度快，網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)臋n案信息不走樣。網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理方法是實現(xiàn)檔案信息化管理的必經(jīng)途徑。

保管檔案的目的是在于利用，隨著檔案管理信息化的發(fā)展，以數(shù)字化，網(wǎng)絡(luò)化手段提供優(yōu)質(zhì)高效的檔案信息服務，已經(jīng)成為檔案工作的方向和重點，未來的檔案館是一種以電子計算機的通訊網(wǎng)絡(luò)聯(lián)系起來的檔案館的集合，它將使檔案館走出自我封閉，從有限開放到全面開放，為社會各界提供最快、最新、最準確的檔案信息服務。

2.4 現(xiàn)代化人才的培養(yǎng)

檔案管理工作不僅僅是單位發(fā)展的基礎(chǔ)，在社會大環(huán)境中也扮演著非常重要的角色。在現(xiàn)今條件下，檔案管理工作的重點應該是集中在數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和信息化建設(shè)上，這些內(nèi)容都需要先進的現(xiàn)代化人才來作為依托，因此加強對現(xiàn)代化人才的培養(yǎng)，引入高新技術(shù)人才，對檔案管理工作人員的知識結(jié)構(gòu)進行調(diào)整，加強檔案管理專業(yè)化人才的培養(yǎng)，是非常重要的工作。要盡快培養(yǎng)既懂專業(yè)知識，又懂信息技術(shù)，具有綜合工作能力的信息專業(yè)人才和新型的高層次管理人才。

檔案管理的現(xiàn)代化就是應用現(xiàn)代管理的理論、方法，對檔案和檔案工作實現(xiàn)科學管理，提高工作效率和效益，以滿足社會政治、經(jīng)濟、文化發(fā)展對檔案管理工作的要求。檔案管理工作在信息化時代下，檔案管理信息利用要求非常高，需要對檔案管理有非常明確的認識和了解，采取科學的管理制度，制定相應的管理規(guī)范，加強人員素質(zhì)建設(shè)，提升檔案管理的科技含量，實現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理。這就需要廣大的檔案工作者積極開拓，以先進的管理技術(shù)和現(xiàn)代化的手段科學管理檔案，迅速準確而有效的為社會現(xiàn)代化建設(shè)服務。

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