提高固定資產(chǎn)轉(zhuǎn)資信息質(zhì)量
——以X國(guó)有企業(yè)為例

南 元 ，王 瑞

（1.和田師范?？茖W(xué)校，新疆 和田 848000；2.新疆藝術(shù)學(xué)院，新疆 烏魯木齊 830000）

1 引言

固定資產(chǎn)轉(zhuǎn)資是企業(yè)工程建設(shè)項(xiàng)目由竣工轉(zhuǎn)入到固定資產(chǎn)核算與管理使用中的重要環(huán)節(jié)，關(guān)系到固定資產(chǎn)投入使用后折舊費(fèi)的提取、企業(yè)日常成本核算和經(jīng)營(yíng)效益的確定，是工程建設(shè)項(xiàng)目建設(shè)到竣工投運(yùn)的關(guān)鍵一環(huán)。要實(shí)現(xiàn)“資產(chǎn)優(yōu)良”的戰(zhàn)略目標(biāo)，必須重視工程項(xiàng)目的轉(zhuǎn)資管理。

X國(guó)有企業(yè)的固定資產(chǎn)轉(zhuǎn)資主要是預(yù)轉(zhuǎn)資，在工程資產(chǎn)達(dá)到預(yù)定可使用狀態(tài)，即所構(gòu)建資產(chǎn)的整體或部分已具備使用條件或已實(shí)際開(kāi)始使用，暫估入賬。在審計(jì)竣工決算之后，按照實(shí)際的資產(chǎn)進(jìn)行調(diào)整。因此，預(yù)轉(zhuǎn)資的準(zhǔn)確性直接影響著公司資產(chǎn)價(jià)值的準(zhǔn)確性，提高預(yù)轉(zhuǎn)資的準(zhǔn)確性有助于提高會(huì)計(jì)信息的質(zhì)量、公司的財(cái)務(wù)狀況和經(jīng)營(yíng)成果反映，從而影響到公司管理層以此為依據(jù)做出的經(jīng)營(yíng)決策。

2 工程轉(zhuǎn)資管理的特點(diǎn)

2.1 工程項(xiàng)目管理高度統(tǒng)一

X國(guó)有企業(yè)的各地市分公司未設(shè)置工程項(xiàng)目配套的采購(gòu)物流部門(mén)、工程建設(shè)部門(mén)，自采購(gòu)環(huán)節(jié)開(kāi)始，均集中在省一級(jí)統(tǒng)一管理。項(xiàng)目投資建設(shè)前期調(diào)研時(shí)間長(zhǎng)，項(xiàng)目實(shí)際建設(shè)的分公司采購(gòu)需求審批流程長(zhǎng)，導(dǎo)致物資需求部門(mén)采購(gòu)需求不能做到及時(shí)靈活的調(diào)整，可能造成庫(kù)存積壓或庫(kù)存短缺的問(wèn)題，從而帶來(lái)轉(zhuǎn)資不準(zhǔn)確的問(wèn)題。

由于項(xiàng)目的高度統(tǒng)一管理，會(huì)導(dǎo)致從項(xiàng)目一級(jí)管理單位發(fā)起的項(xiàng)目申請(qǐng)以及變更業(yè)務(wù)流程長(zhǎng)，項(xiàng)目采購(gòu)需求不能及時(shí)靈活的調(diào)整，協(xié)調(diào)難度大，因此從地市一級(jí)發(fā)起的錯(cuò)誤的信息在轉(zhuǎn)資之前也不能及時(shí)調(diào)整，導(dǎo)致與實(shí)物有偏離。

2.2 轉(zhuǎn)資流程長(zhǎng)，多系統(tǒng)參與

X國(guó)有企業(yè)的工程轉(zhuǎn)資是多系統(tǒng)內(nèi)進(jìn)行的全業(yè)務(wù)的項(xiàng)目管理。如圖1所示，項(xiàng)目立項(xiàng)后在計(jì)劃建設(shè)管理平臺(tái)產(chǎn)生該項(xiàng)目的立項(xiàng)信息，之后在供應(yīng)鏈管理系統(tǒng)中簽訂工程采購(gòu)合同，項(xiàng)目管理人員再按照采購(gòu)合同中的信息制作采購(gòu)訂單，再根據(jù)采購(gòu)訂單進(jìn)行物資準(zhǔn)備采購(gòu)，采購(gòu)后在采購(gòu)管理系統(tǒng)內(nèi)按照采購(gòu)訂單入庫(kù)，當(dāng)開(kāi)始工程項(xiàng)目建設(shè)后從采購(gòu)管理系統(tǒng)出庫(kù)，物資出庫(kù)后ERP中歸集該項(xiàng)目產(chǎn)生的費(fèi)用，隨著項(xiàng)目的進(jìn)度，項(xiàng)目管理人員進(jìn)行預(yù)轉(zhuǎn)資操作，在ERP系統(tǒng)中導(dǎo)入預(yù)轉(zhuǎn)資資產(chǎn)信息，同時(shí)在資產(chǎn)管理系統(tǒng)發(fā)起預(yù)轉(zhuǎn)資流程，轉(zhuǎn)資會(huì)計(jì)根據(jù)項(xiàng)目管理人員提交的轉(zhuǎn)資單，檢查ERP系統(tǒng)中資產(chǎn)信息是否完整準(zhǔn)確，按照項(xiàng)目管理人員定義的任務(wù)點(diǎn)進(jìn)行費(fèi)用的分?jǐn)偅謹(jǐn)傊箜?xiàng)目管理人員進(jìn)行再確認(rèn)之后，轉(zhuǎn)資會(huì)計(jì)完成最終的轉(zhuǎn)資確認(rèn)。

圖1 X企業(yè)工程轉(zhuǎn)資流程圖

但是多個(gè)系統(tǒng)之間是單向的過(guò)程連接，并無(wú)相互的驗(yàn)證，因此很難保證轉(zhuǎn)資業(yè)務(wù)前端的采購(gòu)訂單制作準(zhǔn)確無(wú)誤；而在費(fèi)用分?jǐn)倳r(shí)雖是由采購(gòu)訂單相應(yīng)物資出庫(kù)產(chǎn)生的費(fèi)用，但是并無(wú)與采購(gòu)訂單的校驗(yàn)，整個(gè)業(yè)務(wù)流程都無(wú)與項(xiàng)目立項(xiàng)的校驗(yàn)關(guān)系。這就導(dǎo)致實(shí)際形成資產(chǎn)的價(jià)值信息與立項(xiàng)不一致，與實(shí)物不一致。

2.3 工程類費(fèi)用種類多，難以保證分?jǐn)偟臏?zhǔn)確性

建設(shè)項(xiàng)目工程費(fèi)用組成種類較多，而所有的工程費(fèi)用都要?dú)w集到實(shí)物資產(chǎn)上。X國(guó)有企業(yè)的成本費(fèi)用歸集是通過(guò)ERP系統(tǒng)，在業(yè)務(wù)前端項(xiàng)目管理人員進(jìn)行費(fèi)用定義，再到財(cái)務(wù)人員按照定義好的任務(wù)點(diǎn)進(jìn)行費(fèi)用的分?jǐn)?，最后?shí)現(xiàn)所有的項(xiàng)目工程費(fèi)用歸集到資產(chǎn)上。要確保最后歸集到資產(chǎn)上的費(fèi)用是準(zhǔn)確無(wú)誤的，這就要求業(yè)務(wù)前端的項(xiàng)目管理人員在定義費(fèi)用任務(wù)點(diǎn)時(shí)能夠按照費(fèi)用的種類準(zhǔn)確定義，財(cái)務(wù)管理人員在實(shí)際轉(zhuǎn)資操作過(guò)程中能夠準(zhǔn)確分?jǐn)偂?/p>

3 轉(zhuǎn)資中存在的問(wèn)題及原因分析

3.1 轉(zhuǎn)資中存在的問(wèn)題

3.1.1 固定資產(chǎn)賬簿中資產(chǎn)價(jià)值信息與合同、采購(gòu)訂單不一致

X國(guó)有企業(yè)存在少量資產(chǎn)在ERP系統(tǒng)中金額與采購(gòu)系統(tǒng)內(nèi)采購(gòu)訂單金額不一致的情況。如：資產(chǎn)編號(hào)為GS001，該條資產(chǎn)在ERP系統(tǒng)內(nèi)歸集的成本金額是3000元，而在采購(gòu)系統(tǒng)內(nèi)項(xiàng)目管理人員所做采購(gòu)訂單的金額是4500元，無(wú)其他待攤費(fèi)用。

通過(guò)在ERP系統(tǒng)內(nèi)查詢，該條資產(chǎn)是由于分?jǐn)偭似渌M(fèi)用，導(dǎo)致的價(jià)值不一致。這些所有被分?jǐn)偟皆摋l資產(chǎn)上的費(fèi)用，其任務(wù)點(diǎn)都與該條資產(chǎn)任務(wù)點(diǎn)是一致的，因此是由于項(xiàng)目管理人員在定義費(fèi)用任務(wù)點(diǎn)時(shí)出錯(cuò)，進(jìn)而導(dǎo)致財(cái)務(wù)在分?jǐn)傎M(fèi)用時(shí)將原本不屬于該資產(chǎn)的費(fèi)用歸集到了該資產(chǎn)，導(dǎo)致了最終該條資產(chǎn)價(jià)值信息的不準(zhǔn)確，從而也影響了后期的折舊。

3.1.2 固定資產(chǎn)賬簿中資產(chǎn)價(jià)值信息與實(shí)物資產(chǎn)不一致

X國(guó)有企業(yè)的固定資產(chǎn)賬簿中存在資產(chǎn)價(jià)值信息與實(shí)物資產(chǎn)不一致的情況，如存在同類、同規(guī)格、同計(jì)量單位的資產(chǎn)價(jià)值偏離度較大的情況。如表1中7條資產(chǎn)屬于同類、同規(guī)格、同計(jì)量單位，資產(chǎn)的生產(chǎn)廠家都一樣，甚至創(chuàng)建日期都很接近，然而資產(chǎn)的價(jià)值相差較大,以這些資產(chǎn)的平均成本作為參照，資產(chǎn)的差異率可見(jiàn)，只有2條資產(chǎn)的資產(chǎn)成本較為接近平均成本。

表1 X企業(yè)資產(chǎn)價(jià)值信息示例表

存在這種現(xiàn)象的原因：一是工程類項(xiàng)目的項(xiàng)目周期較長(zhǎng)，不能及時(shí)完成竣工審計(jì)，不能及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，預(yù)轉(zhuǎn)資之后形成的資產(chǎn)在X國(guó)有企業(yè)的各地市分公司這種情況較多存在。

二是數(shù)量的不準(zhǔn)確導(dǎo)致價(jià)值信息的不準(zhǔn)確，由于X國(guó)有企業(yè)高度集中統(tǒng)一的項(xiàng)目管理模式，項(xiàng)目管理人員為了不多次申請(qǐng)地點(diǎn)編碼或多次申請(qǐng)資產(chǎn)新增，頻繁的提交業(yè)務(wù)申請(qǐng)單，會(huì)選擇將不確定資產(chǎn)進(jìn)行合并轉(zhuǎn)資，待該項(xiàng)目完工，再申請(qǐng)?jiān)O(shè)計(jì)變更，審計(jì)決算時(shí)再去把之前已轉(zhuǎn)資的價(jià)值較大的資產(chǎn)分成不同地點(diǎn)的多個(gè)資產(chǎn)，拆分調(diào)整后資產(chǎn)價(jià)值與審計(jì)一致。這樣對(duì)于項(xiàng)目管理人員來(lái)說(shuō)既減少了工作量又加快了轉(zhuǎn)資速度。

3.1.3 存在資產(chǎn)無(wú)廠商和規(guī)格型號(hào)

X國(guó)有企業(yè)的預(yù)轉(zhuǎn)資是通過(guò)ERP轉(zhuǎn)資的，其中資產(chǎn)的廠商、規(guī)格型號(hào)以及地點(diǎn)的正確與否都是通過(guò)轉(zhuǎn)資會(huì)計(jì)人工比對(duì)來(lái)實(shí)現(xiàn)，因此并不能保證其正確性，在X國(guó)有企業(yè)的年末檢查中每個(gè)地市都存在這個(gè)問(wèn)題，均有部分資產(chǎn)的廠商、規(guī)格型號(hào)為空。

3.2 轉(zhuǎn)資存在問(wèn)題的原因分析

3.2.1 項(xiàng)目管理各系統(tǒng)之間無(wú)校驗(yàn)關(guān)系

3.2.1.1 轉(zhuǎn)資與立項(xiàng)之間無(wú)校驗(yàn)關(guān)系

X國(guó)有企業(yè)工程項(xiàng)目的立項(xiàng)、設(shè)計(jì)變更、批復(fù)是在計(jì)劃建設(shè)管理平臺(tái)實(shí)現(xiàn)的。在計(jì)劃管理平臺(tái)完成立項(xiàng)之后，就會(huì)在ERP系統(tǒng)中打開(kāi)此項(xiàng)目，但是在ERP系統(tǒng)中并無(wú)通過(guò)計(jì)劃管理平臺(tái)的立項(xiàng)與設(shè)計(jì)變更映射產(chǎn)生的該項(xiàng)目具體的價(jià)值與信息，而ERP系統(tǒng)中資產(chǎn)的資產(chǎn)價(jià)值與信息都是通過(guò)項(xiàng)目管理人員人工制作采購(gòu)訂單，然后人工導(dǎo)入ERP系統(tǒng)的，因此并不能與立項(xiàng)、設(shè)計(jì)變更去校驗(yàn)，以保證轉(zhuǎn)資信息的準(zhǔn)確性。

3.2.1.2 采購(gòu)與立項(xiàng)無(wú)校驗(yàn)

采購(gòu)訂單是在供應(yīng)鏈管理系統(tǒng)發(fā)起的，通過(guò)合同去校驗(yàn)制作相應(yīng)的采購(gòu)訂單，也并無(wú)與計(jì)劃管理平臺(tái)立項(xiàng)的校驗(yàn)關(guān)系，因此采購(gòu)訂單中物料與設(shè)備的價(jià)值、信息都不能保證與立項(xiàng)中一致，也會(huì)導(dǎo)致后期轉(zhuǎn)資后在ERP中形成的資產(chǎn)與立項(xiàng)不一致。

3.2.1.3 采購(gòu)訂單與轉(zhuǎn)資無(wú)校驗(yàn)

ERP轉(zhuǎn)資過(guò)程中，項(xiàng)目管理人員通過(guò)人工導(dǎo)入預(yù)轉(zhuǎn)資資產(chǎn)的各類信息，形成待攤費(fèi)用，轉(zhuǎn)資會(huì)計(jì)再根據(jù)項(xiàng)目管理人員已經(jīng)定義好的費(fèi)用任務(wù)點(diǎn)進(jìn)行分?jǐn)偤娃D(zhuǎn)資，沒(méi)有與采購(gòu)訂單的校驗(yàn)，因此會(huì)出現(xiàn)資產(chǎn)與采購(gòu)訂單不一致，如在存貨盤(pán)點(diǎn)時(shí)發(fā)現(xiàn)實(shí)物資產(chǎn)價(jià)值與賬簿不一致。

3.2.2 項(xiàng)目管理人員定義任務(wù)點(diǎn)錯(cuò)誤，導(dǎo)致分?jǐn)傚e(cuò)誤

3.2.2.1 同一個(gè)項(xiàng)目存在不同批次的同類別資產(chǎn)，購(gòu)置價(jià)格也不一致，但是通常情況項(xiàng)目管理人員會(huì)以類去定義費(fèi)用任務(wù)點(diǎn)，未考慮不同批次不同價(jià)格的影響，從而導(dǎo)致同類型不同價(jià)格資產(chǎn)的任務(wù)點(diǎn)是一樣的。若按項(xiàng)目管理人員定義的任務(wù)點(diǎn)，財(cái)務(wù)按ERP系統(tǒng)預(yù)先設(shè)定的規(guī)則分?jǐn)?，就?huì)導(dǎo)致資產(chǎn)的價(jià)值與采購(gòu)訂單不一致。

3.2.2.2 在ERP系統(tǒng)轉(zhuǎn)資過(guò)程中存在對(duì)應(yīng)任務(wù)點(diǎn)但是不能按ERP系統(tǒng)預(yù)先設(shè)定的規(guī)則去對(duì)應(yīng)分?jǐn)?，轉(zhuǎn)資會(huì)計(jì)只能按照項(xiàng)目管理人員要求進(jìn)行手工分?jǐn)?，?dǎo)致資產(chǎn)與實(shí)際價(jià)值不相符。

3.2.2.3 項(xiàng)目管理人員對(duì)實(shí)際項(xiàng)目的建設(shè)情況了解不夠，實(shí)地驗(yàn)收流于形式

發(fā)起轉(zhuǎn)資之前，項(xiàng)目管理人員在資產(chǎn)管理系統(tǒng)發(fā)起預(yù)轉(zhuǎn)資，并實(shí)地盤(pán)點(diǎn)該批新增資產(chǎn)是否準(zhǔn)確，由于建設(shè)項(xiàng)目存在分包建設(shè)以及一個(gè)項(xiàng)目管理人員管理多個(gè)建設(shè)項(xiàng)目，有時(shí)可能存在分包商管理實(shí)際項(xiàng)目的情況。因此實(shí)際操作中實(shí)地盤(pán)點(diǎn)并不能準(zhǔn)確確定資產(chǎn)的實(shí)際價(jià)值，實(shí)地驗(yàn)收也就流于形式，因此在轉(zhuǎn)資前不能發(fā)現(xiàn)新增資產(chǎn)與實(shí)物不一致。

4 提高轉(zhuǎn)資價(jià)值信息準(zhǔn)確性的建議

項(xiàng)目轉(zhuǎn)資管理應(yīng)依托有效的保障措施來(lái)實(shí)現(xiàn)，將固定資產(chǎn)轉(zhuǎn)資工作標(biāo)準(zhǔn)和流程固化到信息系統(tǒng)中，系統(tǒng)要提示具體崗位在規(guī)定的時(shí)間做規(guī)定的事。例如設(shè)備基礎(chǔ)土建費(fèi)、設(shè)備安裝費(fèi)與設(shè)備的匹配，審計(jì)費(fèi)等多個(gè)受益對(duì)象的費(fèi)用分配，設(shè)備類資產(chǎn)設(shè)備名稱、規(guī)格型號(hào)、購(gòu)置費(fèi)、制造廠家等信息的自動(dòng)獲取等。

4.1 優(yōu)化后轉(zhuǎn)資流程的互相校驗(yàn)

在轉(zhuǎn)資流程中加入數(shù)據(jù)管理器（如圖2所示），數(shù)據(jù)管理器可以與計(jì)劃管理平臺(tái)、供應(yīng)鏈管理系統(tǒng)、資產(chǎn)管理系統(tǒng)、ERP數(shù)據(jù)進(jìn)行相互校驗(yàn)。由立項(xiàng)去校驗(yàn)采購(gòu)，采購(gòu)主設(shè)備再去自動(dòng)配備輔料，從而生成采購(gòu)物料，再通過(guò)出入庫(kù)的信息校驗(yàn)轉(zhuǎn)資，自動(dòng)生成ERP新增資產(chǎn)信息，財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)在ERP進(jìn)行費(fèi)用分?jǐn)倳r(shí)可以直接與立項(xiàng)進(jìn)行校驗(yàn)，保證新增資產(chǎn)信息、待攤費(fèi)用信息準(zhǔn)確。

圖2 轉(zhuǎn)資過(guò)程優(yōu)化圖

后期項(xiàng)目存在調(diào)整事項(xiàng)也應(yīng)通過(guò)立項(xiàng)變更去觸發(fā)采購(gòu)訂單的變更，從而實(shí)現(xiàn)全流程管理。目前是通過(guò)退采購(gòu)訂單實(shí)現(xiàn)后期調(diào)整，人為性的操作較多，且容易造成庫(kù)存的差異。發(fā)生設(shè)計(jì)變更時(shí)，數(shù)據(jù)管理器能夠提醒項(xiàng)目管理人員采購(gòu)訂單的不匹配，進(jìn)而項(xiàng)目管理人員可以按照設(shè)計(jì)變更在供應(yīng)鏈管理系統(tǒng)修改采購(gòu)訂單。采購(gòu)訂單變更時(shí)，數(shù)據(jù)管理器也會(huì)提醒ERP系統(tǒng)進(jìn)行轉(zhuǎn)資調(diào)整。

4.2 加強(qiáng)對(duì)項(xiàng)目管理人員的培訓(xùn)，增加人員的配置

任務(wù)點(diǎn)定義的不準(zhǔn)確，大多是由于項(xiàng)目管理人員沒(méi)有認(rèn)識(shí)到任務(wù)點(diǎn)之間的不同以及定義任務(wù)點(diǎn)需要注意哪些事項(xiàng)，因此應(yīng)加強(qiáng)對(duì)項(xiàng)目管理人員的培訓(xùn)，提高轉(zhuǎn)資前端采購(gòu)訂單、任務(wù)點(diǎn)定義的準(zhǔn)確性，從而提高轉(zhuǎn)資的準(zhǔn)確性。

增加人員配置，在預(yù)轉(zhuǎn)資階段對(duì)前期不確定資產(chǎn)進(jìn)行分開(kāi)轉(zhuǎn)資，在轉(zhuǎn)資開(kāi)始階段保證轉(zhuǎn)資的準(zhǔn)確性，避免后期審計(jì)決算后進(jìn)行調(diào)整。同時(shí)預(yù)轉(zhuǎn)資盤(pán)點(diǎn)時(shí)，增加專業(yè)人員進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)盤(pán)點(diǎn)確認(rèn)，可以引入第三方盤(pán)點(diǎn)，以保證新增資產(chǎn)賬面價(jià)值信息與實(shí)物相一致。

4.3 ERP系統(tǒng)內(nèi)加入價(jià)值信息的強(qiáng)提醒

在ERP轉(zhuǎn)資確認(rèn)階段加入價(jià)值信息的強(qiáng)提醒，建立最后一道防線確保轉(zhuǎn)資新增資產(chǎn)價(jià)值及信息的準(zhǔn)確性。如對(duì)于同類同規(guī)格型號(hào)同數(shù)量同廠商的資產(chǎn)，價(jià)值差異超過(guò)一定比例（如10%）進(jìn)行提醒，提醒轉(zhuǎn)資會(huì)計(jì)確認(rèn)資產(chǎn)的最終價(jià)值，保證了資產(chǎn)價(jià)值的準(zhǔn)確性。同時(shí)對(duì)于資產(chǎn)信息缺失廠商、規(guī)格型號(hào)、責(zé)任人的，ERP系統(tǒng)設(shè)置強(qiáng)校驗(yàn)，缺少信息轉(zhuǎn)資確認(rèn)將無(wú)法完成。

5 總結(jié)

提高轉(zhuǎn)資信息的準(zhǔn)確性，既要轉(zhuǎn)資流程中各系統(tǒng)之間的相互驗(yàn)證，也要人為操作的準(zhǔn)確性。同時(shí)還要積極與前端業(yè)務(wù)部門(mén)的聯(lián)動(dòng)與溝通，加快項(xiàng)目結(jié)算，提升項(xiàng)目工程財(cái)務(wù)管理工作水平，理順管理流程以達(dá)到規(guī)范化要求。財(cái)務(wù)部門(mén)積極主動(dòng)與前端業(yè)務(wù)部門(mén)溝通配合，掌握項(xiàng)目竣工時(shí)間，及時(shí)了解項(xiàng)目進(jìn)度，收集竣工驗(yàn)收項(xiàng)目明細(xì)資料，做到事中提醒，了解工程竣工驗(yàn)收，核實(shí)資產(chǎn)狀況，為竣工決算編制和轉(zhuǎn)增資產(chǎn)做好相關(guān)準(zhǔn)備工作。從而提升轉(zhuǎn)資信息的準(zhǔn)確性以及項(xiàng)目轉(zhuǎn)資率。