“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下工會(huì)檔案數(shù)字化管理探究

文/濱州市總工會(huì) 左麗華

檔案是開(kāi)展業(yè)務(wù)活動(dòng)的重要工具，也是憑證性信息記錄，隨著信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理工作逐漸朝著數(shù)字化的方向轉(zhuǎn)變，拓寬了工會(huì)檔案管理的渠道，信息資料與文件逐漸走向了數(shù)字化。當(dāng)前，基于“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下工會(huì)檔案數(shù)字化管理既是必然，又有助于推動(dòng)數(shù)字化檔案館的發(fā)展。

一、工會(huì)檔案的相關(guān)概念

（一）檔案的概念。檔案是指過(guò)去與現(xiàn)在國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、經(jīng)濟(jì)、軍事、科學(xué)、宗教等活動(dòng)，直接形成的，對(duì)國(guó)家和社會(huì)都有保存價(jià)值的，以文字、圖像或聲像形式保存的歷史記錄。當(dāng)前，電子檔案逐漸成了新的管理模式。

（二）工會(huì)管理與工會(huì)檔案工作。工會(huì)管理主要是指經(jīng)過(guò)配置工會(huì)資源，做好計(jì)劃并組織、領(lǐng)導(dǎo)、控制相關(guān)的反饋系統(tǒng)，建立與工會(huì)相關(guān)的組織體系，以實(shí)現(xiàn)工會(huì)工作的目標(biāo)。工會(huì)檔案管理的內(nèi)容主要包括監(jiān)督下級(jí)工會(huì)組織檔案工作，檢查與指導(dǎo)檔案管理工作，工會(huì)的檔案工作是工會(huì)管理中重要的一部分，工會(huì)檔案工作的主體就是工會(huì)組織。

二、數(shù)字化檔案的作用

（一）提高檔案數(shù)字化的辦公效率。將互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)運(yùn)用到工會(huì)組織的檔案管理中，不僅有助于檔案的管理與保存，還能夠推動(dòng)業(yè)務(wù)部門(mén)的檔案管理工作。傳統(tǒng)模式的檔案管理要搜集工會(huì)組織的資料信息，并對(duì)這些資料信息進(jìn)行整理分類(lèi)，耗費(fèi)時(shí)間多，工作效率低，過(guò)程復(fù)雜繁瑣，且誤差率大。合理運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)，檔案管理人員可利用信息系統(tǒng)完成相關(guān)工作，降低檔案管理人員的任務(wù)量，讓檔案管理人員從繁重的工作中解脫出來(lái)，有時(shí)間對(duì)檔案管理進(jìn)行優(yōu)化，可有效提高檔案管理的效率。傳統(tǒng)的檔案查閱方式具有極強(qiáng)的被動(dòng)性，查閱的效率比較低，需要耗費(fèi)大量的精力。通過(guò)利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，不僅可以實(shí)現(xiàn)資源的共享，而且還減少了檔案的平均處理時(shí)間，縮短錄入檔案資料與搜尋檔案資料的時(shí)間。因此，互聯(lián)網(wǎng)與檔案管理的相互結(jié)合，能夠推動(dòng)現(xiàn)代工會(huì)的發(fā)展。

（二）加強(qiáng)對(duì)原檔案的保護(hù)。傳統(tǒng)的檔案管理體系主要是以紙質(zhì)版檔案為主，一些年代久遠(yuǎn)的珍貴紙質(zhì)檔案，隨著時(shí)間的推移以及查閱次數(shù)的增加，會(huì)逐漸破損，如果遇到周?chē)h(huán)境比較潮濕或是遭遇火災(zāi)，對(duì)紙質(zhì)檔案的影響極大，對(duì)不可再生的珍貴檔案資源造成了極大的威脅。通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，能夠較好地保存檔案的完整性與安全性。通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，能夠?qū)⒓堎|(zhì)檔案記錄的信息，轉(zhuǎn)換為機(jī)讀檔案，實(shí)現(xiàn)電子文件歸檔與電子文件管理，不僅能夠節(jié)約保管的費(fèi)用，節(jié)省儲(chǔ)存的空間，還能夠節(jié)省人力資源，避免造成紙張的浪費(fèi)。

（三）提高檔案的經(jīng)濟(jì)效益。檔案數(shù)字化建設(shè)包括了應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫(kù)、數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)、數(shù)據(jù)挖掘等技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源建設(shè)、檔案應(yīng)用系統(tǒng)、檔案網(wǎng)站建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的精簡(jiǎn)與優(yōu)化。紙質(zhì)檔案主要是以紙張作為載體的，在信息時(shí)代，隨著信息的積累，檔案不斷增多，會(huì)造成紙質(zhì)檔案查閱不夠便利，占用比較多的空間，對(duì)檔案的管理以及維護(hù)成本需求較高，會(huì)造成比較大的成本消耗。檔案管理建設(shè)帶來(lái)的經(jīng)濟(jì)效益比較小，由于檔案管理信息化能夠提高檔案管理的效率，并在一定程度上降低檔案管理的成本，因此，通過(guò)信息化的建設(shè)能夠間接提高一定的經(jīng)濟(jì)效益與社會(huì)效益。

三、數(shù)字化檔案管理存在的不足

（一）部分工會(huì)組織對(duì)數(shù)字化檔案管理工作不夠重視。工會(huì)檔案管理工作常常被視為輔助部門(mén)，在管理中不夠重視。在實(shí)際的工作中，有部分工會(huì)組織對(duì)于工會(huì)檔案的管理，依舊照搬黨政機(jī)關(guān)單位的工作做法，略顯生硬，沒(méi)有形成自身的特點(diǎn)。檔案管理工作的人力與物力資源不足，甚至沒(méi)有專(zhuān)門(mén)的檔案管理人員，數(shù)字化管理工作推進(jìn)緩慢，工會(huì)組織對(duì)檔案管理工作的忽略，進(jìn)一步導(dǎo)致工作效率低下。

（二）工會(huì)檔案管理信息化建設(shè)不夠。當(dāng)前工會(huì)組織檔案管理部門(mén)信息化進(jìn)程緩慢，數(shù)字化水平低，相比較于工會(huì)組織的其他部門(mén)，數(shù)字化建設(shè)比較慢。部分工會(huì)的檔案管理人員，不愿意接受新事物，依然使用傳統(tǒng)的檔案管理模式，造成工作效率低，導(dǎo)致檔案管理信息化建設(shè)的過(guò)程受到阻礙。此外，工會(huì)組織在推進(jìn)數(shù)字化管理的過(guò)程中，硬件系統(tǒng)以及軟件程序建設(shè)方面投入的資金不夠，無(wú)法充分挖掘出檔案管理信息化的優(yōu)勢(shì)。

四、實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案的具體措施

（一）增強(qiáng)檔案數(shù)字化的意識(shí)。受到傳統(tǒng)觀(guān)念的影響，大多數(shù)工會(huì)組織過(guò)于注重經(jīng)濟(jì)效益，而忽略了檔案管理數(shù)字化的發(fā)展，對(duì)數(shù)字化建設(shè)的投入也相對(duì)減少。隨著互聯(lián)技術(shù)的不斷發(fā)展，對(duì)工會(huì)檔案管理信息化要求高，進(jìn)一步保護(hù)和儲(chǔ)存檔案的需求不斷加強(qiáng)?，F(xiàn)代技術(shù)對(duì)于檔案管理發(fā)展的沖擊力度不斷加強(qiáng)，多媒體、大數(shù)據(jù)、計(jì)算機(jī)以及通信工程的不斷發(fā)展，為檔案管理工作的創(chuàng)新提供了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。工會(huì)組織必須要認(rèn)清當(dāng)前的發(fā)展形勢(shì)，主動(dòng)抓住創(chuàng)新機(jī)遇，起到帶頭作用，提高檔案管理工作人員的工作熱情與主動(dòng)性，創(chuàng)造出積極向上的工作氛圍，轉(zhuǎn)變檔案管理工作人員的觀(guān)念，逐漸適應(yīng)信息化發(fā)展。工會(huì)組織必須要認(rèn)識(shí)到，檔案數(shù)字化是工會(huì)組織管理基礎(chǔ)的工作，也是數(shù)字化檔案現(xiàn)代化發(fā)展的重要條件。工會(huì)組織要將檔案管理數(shù)字化作為重要的工作內(nèi)容，努力提升工作水平與工作的效率，以更加積極主動(dòng)的工作態(tài)度，做好數(shù)字化管理的工作。

（二）提高檔案管理人員的數(shù)字化管理水平。在檔案數(shù)字化建設(shè)的過(guò)程中，工會(huì)組織必須要樹(shù)立合作的意識(shí)，依靠工會(huì)檔案管理部門(mén)、工會(huì)組織檔案館之間的相互配合。檔案管理工作的數(shù)字化程度與檔案管理人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)息息相關(guān)，工作人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)不足，就無(wú)法有創(chuàng)新性的工作。首先，工會(huì)組織要加大對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)力度，開(kāi)展多種形式的專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，提高檔案管理人員對(duì)信息技術(shù)水平的應(yīng)用，構(gòu)建出科學(xué)合理的知識(shí)體系；其次，政法部門(mén)要提高對(duì)應(yīng)聘者的專(zhuān)業(yè)要求，引入專(zhuān)業(yè)素質(zhì)過(guò)硬、德才兼?zhèn)涞膶?zhuān)業(yè)人才，用新員工的專(zhuān)業(yè)知識(shí)帶領(lǐng)老員工學(xué)習(xí)，用老員工的工作經(jīng)驗(yàn)引導(dǎo)新員工適應(yīng)工作環(huán)境，全面提高檔案管理工作的效率。檔案工作者不僅要熟練掌握檔案管理的技能，工會(huì)檔案管理部門(mén)、工會(huì)組織檔案館還要積極引導(dǎo)管理人員參加“互聯(lián)網(wǎng)+”的檔案管理比賽，在實(shí)踐中磨煉技能，提高整個(gè)團(tuán)隊(duì)的數(shù)字化管理水平。

（三）推動(dòng)數(shù)字化檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，檔案管理工作發(fā)展空間廣闊，與互聯(lián)網(wǎng)充分融合后將產(chǎn)生新面貌，如果檔案管理制度無(wú)法保證規(guī)范化，就會(huì)與時(shí)代發(fā)展脫節(jié)，將對(duì)工會(huì)組織的檔案管理造成嚴(yán)重的影響。因此，工會(huì)組織檔案管理工作朝著標(biāo)準(zhǔn)化的方向發(fā)展，要以制度為標(biāo)準(zhǔn)、為規(guī)范，嚴(yán)格進(jìn)行分級(jí)管理，建立完善的監(jiān)督制度，避免不作為或者失職現(xiàn)象發(fā)生，推動(dòng)檔案管理積極發(fā)展。各級(jí)檔案管理部門(mén)都要建立檔案數(shù)字化管理的規(guī)范與技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，建立標(biāo)準(zhǔn)化的檔案工作體系，促進(jìn)檔案管理順利向數(shù)字化過(guò)渡。同時(shí)，工會(huì)組織要構(gòu)建好軟件程序與硬件系統(tǒng)建設(shè)，為檔案信息提供一張安全網(wǎng)。相關(guān)的管理人員要建立安全技術(shù)體系、安全運(yùn)行維護(hù)體系以及安全管理體系，從根本上確保工會(huì)組織檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化與安全性。

五、結(jié)語(yǔ)

隨著中國(guó)特色社會(huì)主義進(jìn)入了新時(shí)代，工會(huì)組織也迎來(lái)了新的發(fā)展機(jī)遇。在工會(huì)發(fā)展過(guò)程中，檔案管理十分重要。傳統(tǒng)的工會(huì)組織檔案管理模式流程比較復(fù)雜，管理人員需要人工記錄匯總各類(lèi)信息并保存檔案資料，既面臨著繁重的工作任務(wù)與較大的工作壓力，又難以充分發(fā)揮出工會(huì)組織檔案的價(jià)值。在互聯(lián)網(wǎng)的時(shí)代，企業(yè)應(yīng)充分借助互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，提高工會(huì)組織檔案管理工作水平。根據(jù)當(dāng)前工會(huì)組織存在的不足之處，制定相應(yīng)的應(yīng)對(duì)策略，做好數(shù)字化檔案管理工作。