電子文件歸檔和電子檔案管理新模式探討

文/中共龍巖市永定區(qū)委辦公室 簡遠征

傳統(tǒng)電子文件歸檔和檔案管理工作大多以紙質為媒介，通過館藏方式進行保管，使用人員可到檔案管理部門進行登記調閱。但在現(xiàn)階段信息化不斷發(fā)展的背景下，電子化已經(jīng)成為文件歸檔和檔案管理的重要手段，有利于提高管理效率，保證信息資料的完整性、真實性和保存長久性。同時有助于更便捷地利用計算機、移動終端等共享和檢索查閱資料，極大地提升了檔案應用效率和質量，推動單位健康、可持續(xù)發(fā)展。

一、電子文件歸檔和電子檔案管理概述

（一）電子文件歸檔方式。電子文件歸檔方式不同于傳統(tǒng)紙質歸檔，其在根本上存在顯著差異。一般是在信息承載方式、信息構成形式等層面具有明顯區(qū)別。當采用電子歸檔方式時，往往需要建立相應的工作模式，充分利用現(xiàn)代技術，促使文件整理和歸檔具有自動化且具備一定秩序性。同時還需建立較為完善的歸檔制度，對不同文件設置不同保管期限、針對不同文件標注相應編碼，實現(xiàn)自動化管理，提高文件歸檔和保管的便利性。應當對文件歸檔方式進行規(guī)范處理，與紙質文件管理相同，通過制定科學合理的歸檔方法，保障存儲載體適當，并朝向程序化方向發(fā)展。在錄入電子文件檔案時，要注重紙質文件良好保存，基于電子文檔與紙質文檔共存的管理保存形式，提高文件檔案的真實性和準確性。

另外，電子文件歸檔必須要保證信息安全性，則是利用計算機安全技術輔助文件歸檔和儲存過程中的保密性，避免在傳輸或者使用過程中出現(xiàn)泄漏、盜取、篡改等問題，比如可設置防火墻、權限訪問等，進一步提高文件歸檔的可靠性。

（二）電子檔案管理。對于電子檔案的管理則要突破傳統(tǒng)管理模式，在文件傳輸、整理、存儲和修改等方面，都與以往管理方法存在較大差異，要求嚴格按照電子文件的個性化特征進行創(chuàng)新，建立新型檔案管理工作模式。具體措施如下：1.對電子檔案管理體系進行有效完善，針對電子檔案信息共享和服務，健全相應基礎設施，防范因部門交叉或者個人因素等導致的資源浪費。保證各個部門能夠在不同的網(wǎng)絡環(huán)境下，實現(xiàn)電子檔案管理工作的同步化，避免出現(xiàn)數(shù)據(jù)重復錄入、耗費大量精力等情況。2.注重提高電子網(wǎng)絡資源的使用效率，利用現(xiàn)有網(wǎng)絡對電子檔案實施集中管理。對于部分非電子檔案的存儲內容開展統(tǒng)一化數(shù)字轉換，形成綜合性電子檔案庫，確保對文件檔案的規(guī)范化管理，推動電子檔案信息發(fā)布與傳遞的順利進行。3.為保障電子檔案管理的高效化，還需構建完善的管理制度和標準，按照我國現(xiàn)行法律法規(guī)以及政策要求，明確電子檔案管理流程和范圍，并限定保存期限，規(guī)范歸檔格式、集中報送方法、查詢和利用環(huán)節(jié)等，適應現(xiàn)代化檔案管理要求。

二、電子文件歸檔和電子檔案管理新模式

（一）創(chuàng)新檔案管理方式和模式。電子文件歸檔和電子管理新模式的構建，應當對其管理方式和模式實施創(chuàng)新，嚴格落實當前改革要求和標準，提高管理效率和質量。在具體實踐中，應當開展以下工作：1.改善電子文件與紙質文件歸檔的雙套機制，注重電子文件的全程化管理，圍繞自熔化開展歸檔和管理工作。打破傳統(tǒng)管理模式存在的分散化、脫節(jié)等問題，推動電子檔案管理從實體趨向知識管理。將信息管理轉變?yōu)橹悄芄芾砗拖到y(tǒng)控制，實現(xiàn)復合型管理，充分適應無紙化辦公需求，提高檔案管理實效。2.創(chuàng)新電子文件歸檔和電子檔案管理的收集、整理方式。比如要求業(yè)務部門相關人員在辦結文件后，應提交給部門負責人進行審核，確認無誤得到批準后可交到檔案管理部門進行歸檔。同時采用邊辦結、邊歸檔的方式，確定整個管理過程的權限和職責，進而提高檔案管理效率，保證文件檔案的完整性、系統(tǒng)性和準確性。另外，需將電子文檔制度與檔案管理制度相融合，規(guī)范各項業(yè)務流程。3.順應電子辦公發(fā)展的趨勢，提高電子檔案管理的服務性能。通過無紙化、電子化辦公設施的應用，便于各個部門進行電子文件檔案的應用，推動業(yè)務以及服務和辦事效率的有效提升。比如設置電子文件檔案共享平臺，制定相應的更新維護制度，為業(yè)務實施和發(fā)展提供良好基礎和支撐。并加快形成一體化管理，將以往分散化管控轉變?yōu)榧谢刂?，綜合運用數(shù)據(jù)采集、檢測等技術，體現(xiàn)無紙化辦公和電子歸檔方式快捷化的特征。

（二）創(chuàng)新檔案管理系統(tǒng)和技術。電子文件歸檔以及電子檔案新模式應當注重創(chuàng)新系統(tǒng)和技術，進一步改革其傳統(tǒng)方法，提高文件檔案傳遞和保管的安全性、完整性、真實性與長久性。比如在實踐工作中，可在電子檔案管理系統(tǒng)中積極引進元數(shù)據(jù)采集、電子簽名、身份認證、日志查詢管理、性能檢測、操作審計以及全文檢索等先進技術。并在管理系統(tǒng)中添加檔案格式轉換模塊、離線備份模塊、通用數(shù)據(jù)采集模塊以及瀏覽器工具模塊等，促使電子檔案接收、處理和管理難度得到有效降低。解決以往電子檔案管理存在的儲存周期短、管理效率低等問題，促使文件檔案服務質量有所提高。

另外，科學使用計算機網(wǎng)絡技術，改善傳統(tǒng)文件管理的利用和調取方式。彌補以往系統(tǒng)建設存在的不足和缺陷，打破外部因素的限制。比如引進新型數(shù)字化轉換方式，將文件檔案順利轉為通用形式的標準文檔存儲格式。保證利用者可自行開展恢復和應用處理，提高文件檔案歸檔和使用的有效性、快捷性。

（三）創(chuàng)新檔案管理制度。為構建良好的電子文件歸檔方式和電子檔案新模式，應當注重對管理制度的創(chuàng)新。一般情況下，對電子文件檔案的歸檔以及管理需要有一定的制度體系作為支撐。所以在當前新形勢下，應當嚴格按照相關法律法規(guī)，制定配套制度措施，保證其有章可循、有據(jù)可依。通過豐富電子文件檔案管理方法，促使其具有科學化和規(guī)范化的管理方式，實現(xiàn)為單位或部門業(yè)務提供良好的服務基礎和性能。比如結合實際情況，制定完善的獎懲和追責制度。對發(fā)生的檔案安全問題、管理不到位等情況，應當進行相應獎勵或處罰。保證電子文件管理效率得到提升，避免出現(xiàn)管理隨意、內部機密信息泄露等情況。

同時，制定健全的規(guī)范操作制度，防范出現(xiàn)信息遺漏、錄入偏差等問題。比如建立電子文檔及檔案崗位操作互控制度，相互監(jiān)督、相互糾正，保證通信傳輸以及直接利用等方式具有合理性。

三、電子文件歸檔和電子檔案管理新模式的發(fā)展趨勢

結合當前我國檔案事業(yè)的發(fā)展，對電子文件歸檔以及電子檔案的管理，在未來將會呈現(xiàn)新的趨勢，為構建新模式提供良好動力和基礎。尤其是在紙質檔案向電子檔案實施轉軌的重要時期，電子業(yè)務建設不斷推進，電子化辦公效能和效率進一步得到提升。電子文件通過計算機在網(wǎng)絡環(huán)境中實現(xiàn)歸檔和檔案管理，有助于保障單位檔案信息資源的優(yōu)化管控。因此，在今后發(fā)展進程中，其趨勢有以下表現(xiàn)：1.革新采用單套制管理模式。傳統(tǒng)的雙套制歸檔管理模式對人力和物力的浪費較為顯著，對無紙化辦公和電子業(yè)務建設產生較大的阻礙，對行政效率也會產生極大的阻礙性。因此在今后發(fā)展階段，電子文件歸檔和電子檔案管理將會趨向單套制管理模式，有效改善傳統(tǒng)電子文件收集、整理和歸檔方式，在無紙化辦公條件下，有效創(chuàng)新電子文件歸檔和電子檔案管理制度，提高服務效能。2.加強電子化管理技術研發(fā)。由于我國針對電子文檔及電子檔案管理新模式的法律規(guī)范尚未完善，部分硬件和軟件設施的建設也沒有達到電子檔案單套制管理的要求。由此在文件檔案傳輸、存儲等方面，仍存在較多管理問題。要想建立完善的電子文件歸檔和電子檔案管理新模式，則應當深化技術研發(fā)和應用，確保電子檔案管理應用系統(tǒng)建設以及基礎設施建設等，具有完備的技術支撐。同時還要加快電子檔案法律法規(guī)的建設速度，保證其與紙質檔案的法律效力相同。

四、結語

綜上所述，隨著信息時代的來臨，極大地促進了檔案事業(yè)的發(fā)展，傳統(tǒng)紙質檔案管理已經(jīng)無法適應現(xiàn)代化發(fā)展趨勢。因此檔案管理部門需注重電子文件歸檔和電子檔案管理新模式的構建，從而推動其服務效能的提升。在此基礎上，應積極創(chuàng)新電子文件檔案歸檔和管理的方式以及模式、系統(tǒng)和技術、制度體系等，推動檔案管理自動化、有序化和高效化發(fā)展。在未來發(fā)展階段中，應當側重單套制管理改革、技術研發(fā)和應用等，從而保證電子文件歸檔和電子檔案管理具有良好服務質量，提高管理效率。