加強(qiáng)學(xué)校實(shí)物檔案收集與管理的舉措

文/金華廣播電視大學(xué) 王朵朵

一、學(xué)校實(shí)物檔案收集的意義

“實(shí)物檔案”是20世紀(jì)90年代提出的概念，就是將具有檔案屬性的實(shí)物收集整理，最終轉(zhuǎn)化為檔案。學(xué)校的實(shí)物檔案指的是學(xué)校在教研、教學(xué)以及相關(guān)的學(xué)術(shù)活動(dòng)中所形成的具有收藏價(jià)值或者具有重要紀(jì)念意義的實(shí)際物品。學(xué)校的實(shí)物檔案是學(xué)校檔案的重要組成部分，也是紙質(zhì)檔案的重要補(bǔ)充。學(xué)校的實(shí)物檔案包含學(xué)校獲得的各種獎(jiǎng)勵(lì)，有明顯的時(shí)代特征，能夠反映學(xué)校在不同歷史階段特征的收藏品、紀(jì)念品，國(guó)際學(xué)術(shù)交流中獲得的名人題詞字畫(huà)等。實(shí)物檔案具有直觀性和多樣性的特征，生動(dòng)性更強(qiáng)，是紙質(zhì)檔案無(wú)法比擬的。

實(shí)物檔案收集意義重大，是一個(gè)學(xué)校參與各種展覽，組織各種活動(dòng)的重要組成材料，例如建立校史館，學(xué)校展覽等，實(shí)物檔案都是重要的材料，能夠提升學(xué)校的整體形象，提高學(xué)校對(duì)外宣傳的效果。

二、學(xué)校實(shí)物檔案收集與管理的問(wèn)題

目前學(xué)校實(shí)物檔案收集與管理還存在一系列的問(wèn)題，主要有對(duì)實(shí)物檔案價(jià)值認(rèn)識(shí)不清晰、實(shí)物檔案收集困難、利用率比較低、管理方面相對(duì)分散，缺乏專(zhuān)業(yè)人才等問(wèn)題。

（一）對(duì)實(shí)物檔案價(jià)值認(rèn)識(shí)不清晰。首先，很多檔案管理人員以及學(xué)校的高層領(lǐng)導(dǎo)對(duì)實(shí)物檔案的概念認(rèn)識(shí)是不全面的。目前學(xué)術(shù)界依舊有一大批人認(rèn)為實(shí)物不能稱(chēng)為檔案，因?yàn)閷?shí)物不具有原始記錄性，而是人們辦理完一件事之后，保存?zhèn)洳榈囊环N特殊實(shí)物，這種實(shí)物同時(shí)兼具記錄性和原始性?xún)煞N特征。檔案學(xué)將文字、符號(hào)和圖像作為記錄的主要工具，而實(shí)物不具備這些特點(diǎn)，于是很多人認(rèn)為實(shí)物不能作為檔案。而本文認(rèn)為，檔案的本質(zhì)屬性就具有歷史記錄性和可考查性，所以實(shí)物屬于檔案范疇，這一點(diǎn)同樣應(yīng)該得到學(xué)校檔案管理人員和領(lǐng)導(dǎo)的重視。其次，對(duì)學(xué)校實(shí)物檔案的價(jià)值認(rèn)識(shí)不足。很多實(shí)物當(dāng)時(shí)看起來(lái)價(jià)值不大，但是在學(xué)校整個(gè)發(fā)展歷程中，卻有重要的紀(jì)念意義和價(jià)值。然而很多學(xué)校往往缺乏專(zhuān)門(mén)的實(shí)物檔案管理人員，因此很多比較有價(jià)值的實(shí)物會(huì)被丟棄或者隨意處理，導(dǎo)致實(shí)物檔案的缺失。再加上學(xué)校管理層以及實(shí)物檔案管理者的不斷變化及實(shí)物檔案的系統(tǒng)管理體制缺失，導(dǎo)致很多人對(duì)學(xué)校的實(shí)物檔案價(jià)值認(rèn)識(shí)并不充分。

（二）實(shí)物檔案收集困難、利用率較低。實(shí)物檔案收集是檔案管理的第一步，但是目前實(shí)物檔案收集難度比較大，利用效率比較低。第一，學(xué)校經(jīng)常會(huì)忽視實(shí)物檔案的管理和歸檔，實(shí)物檔案相較于紙質(zhì)文書(shū)類(lèi)的檔案，管理程序不完善，管理制度不系統(tǒng)，也缺乏具體的操作章程。所以實(shí)物檔案實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理比較困難。第二，在實(shí)物檔案的利用上，紙質(zhì)文書(shū)檔案有明確的使用方法和操作步驟，但是實(shí)物檔案的利用卻毫無(wú)章法，如何利用也沒(méi)有明確的文件指導(dǎo)，所以實(shí)物檔案的利用存在不充分的現(xiàn)象。第三，放置地方不固定。對(duì)于學(xué)校而言，很多榮譽(yù)勛章、紀(jì)念獎(jiǎng)?wù)?、名人字?huà)等屬于要的實(shí)物檔案，而這些檔案一般不會(huì)放在檔案管理室，比較常見(jiàn)的是放在校長(zhǎng)辦公室、學(xué)校會(huì)議室等地方。還有很多和個(gè)人相關(guān)的紀(jì)念章等都分散在個(gè)人手中。因此學(xué)校的實(shí)物檔案存在著收集難度大、分布散亂、數(shù)量較少等等客觀問(wèn)題。

（三）管理分散，缺乏專(zhuān)業(yè)人才。如上文所講，實(shí)物檔案收集并沒(méi)有一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)完善的管理制度，再加上實(shí)物檔案具有差異性和多樣性的特點(diǎn)，客觀上增加了實(shí)物檔案保管的難度。而且實(shí)物檔案往往不會(huì)集中在一個(gè)地方保存，不同的實(shí)物檔案對(duì)庫(kù)房的濕度、溫度等等都有不同的要求，有些實(shí)物檔案還需要專(zhuān)門(mén)的人員進(jìn)行擦拭、維護(hù)、定期檢查或者晾曬。但是目前很多學(xué)校都普遍存在著庫(kù)房面積緊張、人手不足等等客觀問(wèn)題。

此外，學(xué)校實(shí)物檔案管理還缺乏具有專(zhuān)業(yè)知識(shí)的人才，部分檔案管理人員對(duì)實(shí)物檔案的認(rèn)識(shí)不足，在管理方式上，依舊在沿用和文書(shū)檔案相似的管理方法，這都導(dǎo)致一些珍貴的實(shí)物檔案得不到科學(xué)的管理維護(hù)，檔案的安全問(wèn)題也得不到保障。

三、加強(qiáng)學(xué)校實(shí)物檔案收集管理的措施

（一）提高認(rèn)識(shí)，重視實(shí)物檔案收集。針對(duì)學(xué)校實(shí)物檔案收集和管理過(guò)程中存在的問(wèn)題和不足，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)層要提高認(rèn)識(shí)，重視實(shí)物檔案的收集和管理工作。第一，學(xué)校要從高層管理人員開(kāi)始重視實(shí)物檔案收集，認(rèn)識(shí)到實(shí)物檔案是學(xué)校歷史的記錄，是學(xué)校榮譽(yù)的呈現(xiàn)，也是學(xué)校參加展覽、參加活動(dòng)、提升知名度、反映學(xué)校文化精神的重要載體。所以從管理層應(yīng)該將實(shí)物檔案的管理納入檔案管理的范疇中來(lái)。第二，學(xué)校要制定專(zhuān)門(mén)的規(guī)章制度和管理規(guī)范，并增加投資、完善基礎(chǔ)設(shè)施，建設(shè)專(zhuān)門(mén)的實(shí)物檔案存放館，制定相應(yīng)的管理制度、收集流程、管理規(guī)范等等，讓實(shí)物檔案的收集和管理有章可循，有據(jù)可依。并針對(duì)實(shí)物檔案管理制定長(zhǎng)期的規(guī)劃，加強(qiáng)軟硬件的投資，逐步改善實(shí)物檔案管理無(wú)序、混亂、設(shè)施簡(jiǎn)陋等問(wèn)題。

（二）強(qiáng)化學(xué)校實(shí)物檔案收集，做好保管和利用。學(xué)校還要強(qiáng)化實(shí)物檔案的收集，并對(duì)這些檔案做好保管和利用。首先，學(xué)校實(shí)物檔案管理要嚴(yán)格按照《中華人民共和國(guó)檔案法》的相關(guān)規(guī)定和要求，在學(xué)校內(nèi)部加大宣傳力度，讓學(xué)校的全體師生都有實(shí)物檔案收集意識(shí)，對(duì)于和學(xué)校重大歷史進(jìn)程相關(guān)的實(shí)物檔案，要及時(shí)做好收集并歸檔。學(xué)校應(yīng)要求各部門(mén)積極配合，對(duì)于在一些教學(xué)活動(dòng)、管理活動(dòng)中獲得的榮譽(yù)紀(jì)念和禮品應(yīng)及時(shí)收集，保證完好無(wú)損并進(jìn)行整理歸檔。只有學(xué)校全體師生高度重視實(shí)物檔案收集并全體參與進(jìn)來(lái)，才能夠做好實(shí)物檔案的收集管理工作。其次，要做好檔案的管理和利用工作。在具體的工作中，根據(jù)學(xué)校制定的實(shí)物檔案收集管理辦法，嚴(yán)格按照流程對(duì)實(shí)物檔案進(jìn)行后續(xù)的鑒定和整理，編訂目錄，入庫(kù)歸檔。最后，按照不同實(shí)物檔案的特點(diǎn)，做好實(shí)物檔案的后期管理和維護(hù)工作。同時(shí)積極參與各種活動(dòng)和展覽，提高實(shí)物檔案的利用率，積極利用實(shí)物檔案提高學(xué)校知名度和影響力。

（三）加強(qiáng)專(zhuān)業(yè)隊(duì)伍建設(shè)，提高檔案管理人員的素質(zhì)。提升學(xué)校實(shí)物檔案的管理水平，還要加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)。一支高素質(zhì)的人才隊(duì)伍是學(xué)校實(shí)物檔案實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理的核心和關(guān)鍵。首先，學(xué)校要聘請(qǐng)專(zhuān)業(yè)的實(shí)物檔案管理人員來(lái)進(jìn)行實(shí)物檔案的管理，并要保證實(shí)物檔案管理人員的穩(wěn)定性。學(xué)校要明確實(shí)物檔案管理人員的工作職責(zé)，制定詳細(xì)具體的崗位說(shuō)明書(shū)，形成穩(wěn)定的人員管理網(wǎng)絡(luò)。其次，針對(duì)學(xué)校實(shí)物檔案管理人才不足的情況，還可以聘請(qǐng)學(xué)校的兼職人員擔(dān)任，但是要做好兼職人員的培訓(xùn)和管理工作，通過(guò)專(zhuān)業(yè)的技能培訓(xùn)，提高實(shí)物檔案管理人員的理論知識(shí)，同時(shí)不斷提高實(shí)物檔案管理人員的工作積極性和工作熱情。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，學(xué)校的實(shí)物檔案是學(xué)校歷史的記錄、榮譽(yù)的展現(xiàn)，實(shí)物檔案更加直觀，更具有多樣性，因此，實(shí)物檔案收集意義重大。本文對(duì)目前學(xué)校實(shí)物檔案收集和管理存在的問(wèn)題做出分析，還提出了針對(duì)性的解決對(duì)策，希望本文的研究對(duì)學(xué)校實(shí)物檔案收集和管理實(shí)踐有一定的幫助。