基層水利單位財(cái)務(wù)檔案電子化管理的問(wèn)題及對(duì)策

文/渭南市澗峪水庫(kù)管理中心 王振華

當(dāng)前我國(guó)水利事業(yè)發(fā)展迅速，基層水利工程項(xiàng)目數(shù)量呈現(xiàn)上升趨勢(shì)，會(huì)計(jì)材料、財(cái)務(wù)檔案信息急速增多，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理工作效率低下，且會(huì)占用較大空間。隨著我國(guó)科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)日益凸顯，對(duì)于基層水利單位而言，要做到與時(shí)俱進(jìn)，構(gòu)建財(cái)務(wù)檔案信息化管理平臺(tái)，打破傳統(tǒng)工作中時(shí)間、空間上的局限，提升工作水平。但是就目前情況來(lái)看，在信息化建設(shè)中還存在著標(biāo)準(zhǔn)不規(guī)范、工作人員專業(yè)能力有待提升等問(wèn)題，是有關(guān)部門需要思考和關(guān)注的重點(diǎn)。因此，對(duì)基層水利單位財(cái)務(wù)檔案電子化管理進(jìn)行分析具有重要意義。

一、基層水利單位財(cái)務(wù)檔案電子化管理的重要性

（一）實(shí)現(xiàn)集成化管理。在政府?dāng)?shù)字化轉(zhuǎn)型戰(zhàn)略實(shí)施的背景下，《電子公文歸檔管理暫行辦法》以及其他文件都明確指出了檔案管理信息化發(fā)展的重要性，并為該工作的開展指明了方向。利用現(xiàn)代化技術(shù)，推動(dòng)財(cái)務(wù)資料的電子化發(fā)展，是基層水利單位財(cái)務(wù)檔案管理發(fā)展的主要趨勢(shì)，且能夠突破傳統(tǒng)垂直式組織結(jié)構(gòu)，不僅節(jié)約管理成本，還能夠提升工作效率。

（二）加強(qiáng)資金的收支管理。在信息化管理系統(tǒng)中，通過(guò)賬號(hào)和密碼登錄就能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)資料的整理和歸納，并實(shí)時(shí)進(jìn)行遠(yuǎn)程監(jiān)控，了解基層水利單位在資金、經(jīng)濟(jì)活動(dòng)等方面的情況，讓資金支出環(huán)節(jié)更加透明公開，有效避免了財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。

二、基層水利單位財(cái)務(wù)檔案電子化管理存在的問(wèn)題

（一）沒(méi)有明確的目標(biāo)。基層水利單位的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不完善，在財(cái)務(wù)檔案管理方面依然沿用了傳統(tǒng)工作模式，沒(méi)有正確意識(shí)到先進(jìn)技術(shù)的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)，部分檔案工作者對(duì)新興技術(shù)的接受程度不高，影響工作效率。不僅如此，檔案部門和財(cái)務(wù)部門之間的聯(lián)系性不強(qiáng)，缺乏統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，尤其是在信息化建設(shè)背景下，各自為政現(xiàn)象較為普遍，財(cái)務(wù)檔案管理工作質(zhì)量無(wú)法得到有效提升。

（二）缺乏信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)。部分檔案人員工作經(jīng)驗(yàn)豐富，但是缺乏理論知識(shí)儲(chǔ)備，對(duì)信息技術(shù)的了解不夠深入，并未將理論和實(shí)踐結(jié)合起來(lái)。在財(cái)務(wù)檔案的信息化建設(shè)中，并未學(xué)習(xí)和借鑒其他單位的先進(jìn)工作經(jīng)驗(yàn)，在實(shí)際工作中遇到較多困難。例如二級(jí)財(cái)務(wù)部門在檔案收集方面態(tài)度不夠端正，無(wú)法保證資料的真實(shí)性和全面性，管理機(jī)制不夠健全，這些都是缺乏信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)而導(dǎo)致的。

（三）人員素質(zhì)有待提升?；鶎铀麊挝回?cái)務(wù)檔案管理工作本身就具有一定的復(fù)雜性，檔案管理工作難度更大，無(wú)疑為有關(guān)人員的專業(yè)能力提出了更高要求。很多單位都比較重視財(cái)務(wù)工作，而忽略了財(cái)務(wù)檔案管理，“重?cái)?shù)量，輕質(zhì)量”的現(xiàn)象較為普遍。很少有財(cái)務(wù)人員真正了解財(cái)務(wù)檔案管理工作流程，對(duì)信息化建設(shè)的認(rèn)知存在誤解，嚴(yán)重影響工作質(zhì)量。

三、基層水利單位財(cái)務(wù)檔案電子化管理對(duì)策

（一）財(cái)務(wù)檔案信息化的規(guī)范化建設(shè)。想要有效提升財(cái)務(wù)檔案的信息化建設(shè)水平，就要從整體對(duì)其進(jìn)行合理規(guī)劃，做好檔案資料的歸檔工作，并建立資源數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行全面整合，加強(qiáng)基層水利單位財(cái)務(wù)部門和其他部門之間的聯(lián)系，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的無(wú)障礙傳輸和交流。1.對(duì)檔案的收集歸檔工作進(jìn)行完善。檔案資料的收集是基礎(chǔ)，同時(shí)也是較為重要的工作之一，具有繁瑣、復(fù)雜的特點(diǎn)，各級(jí)財(cái)務(wù)部門要加強(qiáng)業(yè)務(wù)聯(lián)系，有目的地進(jìn)行檔案收集、整理和移交，并對(duì)各項(xiàng)工作流程進(jìn)行動(dòng)態(tài)化監(jiān)督管理，保證檔案資料的完整性，提升其歸檔率和合格率。2.嚴(yán)格按照檔案分類進(jìn)行立卷。想要提升檔案歸檔質(zhì)量，具體可以從以下幾個(gè)方面進(jìn)行：首先，全面提升立卷人員專業(yè)能力和綜合素質(zhì)，強(qiáng)化職業(yè)道德精神；其次，改變“重?cái)?shù)量，輕質(zhì)量”的思想理念，注重提升工作水平；最后，制定明確的歸檔制度和檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，提升歸檔的規(guī)范化水平。3.規(guī)范利用財(cái)務(wù)檔案信息。檔案管理一方面能夠?qū)C(jī)密信息進(jìn)行保存，另一方面是為使用者提供服務(wù)，為了提升檔案的利用率，要完善信息系統(tǒng)的功能，設(shè)置查詢、借閱功能，明確崗位責(zé)任，對(duì)借閱人的身份進(jìn)行驗(yàn)證，并建立安全制度。

（二）加強(qiáng)檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)?；A(chǔ)設(shè)施是基層水利單位財(cái)務(wù)檔案電子化管理的重要物質(zhì)保障，主要包括網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的軟件建設(shè)，以及計(jì)算機(jī)、掃描儀、攝像機(jī)、照相機(jī)等硬件設(shè)備。要保證軟硬件設(shè)備的平衡，加大資金投入力度，確保硬件設(shè)備的功能性完好，能夠?yàn)楦黜?xiàng)工作的順利開展提供保障。在軟件方面，根據(jù)基層水利單位實(shí)際工作要求，提升信息系統(tǒng)和財(cái)務(wù)檔案管理工作之間的適配性，加大開發(fā)和設(shè)計(jì)力度，保證系統(tǒng)多樣的功能性。

（三）建立財(cái)務(wù)檔案信息化數(shù)據(jù)庫(kù)。在開發(fā)了信息化管理系統(tǒng)后，基層水利單位可以將現(xiàn)行的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)系統(tǒng)和檔案管理軟件相結(jié)合，形成財(cái)務(wù)檔案數(shù)字化管理平臺(tái)，通過(guò)掃描、照片、刻錄等方式，將檔案資料上傳到系統(tǒng)中。重點(diǎn)關(guān)注容易損壞、遺失以及經(jīng)常使用的紙質(zhì)材料，將這部分文件轉(zhuǎn)化成電子文檔進(jìn)行妥善保存。目前，很多基層水利單位加大了資金、人才和技術(shù)投入，構(gòu)建了財(cái)務(wù)檔案信息化數(shù)據(jù)庫(kù)，可有效解決傳統(tǒng)檔案管理中占地面積大、工作效率低等一系列問(wèn)題。不僅如此，還要加強(qiáng)不同級(jí)別系統(tǒng)之間對(duì)數(shù)據(jù)的兼容性，要能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)據(jù)的無(wú)障礙傳輸和交流，加大查詢輸出速度，充分體現(xiàn)出信息的數(shù)據(jù)分析功能，為內(nèi)控和預(yù)算決策提供可靠的參考依據(jù)。例如基層水利單位的職工可以將自己的工號(hào)、身份證、姓名等輸入系統(tǒng)中，查詢工資、費(fèi)用報(bào)銷等有關(guān)的內(nèi)容，從而起到控制支出的作用。

（四）推動(dòng)檔案管理制度建設(shè)。1.樹立檔案管理意識(shí)。想要有效提升基層水利單位財(cái)務(wù)檔案信息化建設(shè)水平，就要做好頂層設(shè)計(jì)工作，加強(qiáng)對(duì)檔案收集、歸檔的管理，落實(shí)各類會(huì)計(jì)賬簿和憑證的記錄、存儲(chǔ)，加強(qiáng)各部門之間的交流和聯(lián)系。檔案的信息化管理意識(shí)要通過(guò)實(shí)踐體現(xiàn)出來(lái)，可貫徹落實(shí)責(zé)任制度，細(xì)化不同崗位人員的分工，一旦發(fā)現(xiàn)工作中存在的問(wèn)題，能夠及時(shí)找到負(fù)責(zé)人。在信息化建設(shè)中，要嚴(yán)格按照《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》中的相關(guān)要求進(jìn)行，避免出現(xiàn)違規(guī)操作。2.落實(shí)管理制度。（1）推行電子簽單制度。在檔案的收集、分類、保管、儲(chǔ)存、借閱等環(huán)節(jié)，要明確不同環(huán)節(jié)管理人員的責(zé)任和工作內(nèi)容，加強(qiáng)對(duì)電子文件簽入、簽出的管理，避免造成信息丟失和篡改。（2）對(duì)于部分機(jī)密文件，一定要做好備份處理，主要目的是避免硬件設(shè)備損壞而造成的數(shù)據(jù)遺漏。技術(shù)人員要定期對(duì)系統(tǒng)漏洞進(jìn)行修復(fù)，安裝殺毒軟件，抵御病毒和黑客攻擊；并對(duì)硬件設(shè)備進(jìn)行更新，確保其性能完好。（3）在財(cái)務(wù)檔案儲(chǔ)存環(huán)節(jié)，可引入“AB備份法”。利用硬盤、光盤、異地?cái)?shù)據(jù)庫(kù)等多種不同的方式，對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行保存，提升電子文件的安全性。3.啟動(dòng)數(shù)字化工程。要利用掃描儀、攝像機(jī)、照相機(jī)等設(shè)備，將紙質(zhì)文檔中的內(nèi)容上傳到信息化管理系統(tǒng)中，形成電子文檔。根據(jù)圖片、音頻、視頻等不同的資料類型，統(tǒng)一錄入和保存格式，對(duì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表、會(huì)計(jì)憑證等初始信息進(jìn)行分類整理，并設(shè)置信息化管理系統(tǒng)的訪問(wèn)權(quán)限。

（五）構(gòu)建檔案管理人才隊(duì)伍。1.強(qiáng)化人才隊(duì)伍建設(shè)。信息化時(shí)代的到來(lái)，對(duì)基層水利單位財(cái)務(wù)檔案管理人員的專業(yè)能力提出了更高要求，要積極推動(dòng)核算型人才朝著管理型、戰(zhàn)略性人才轉(zhuǎn)型，實(shí)現(xiàn)高效、規(guī)范管理?；鶎铀麊挝灰ㄆ陂_展培訓(xùn)活動(dòng)，一方面，要提升其理論知識(shí)儲(chǔ)備以及管理方面的能力；另一方面，要讓其具備信息素養(yǎng)，提升信息化管理系統(tǒng)、檔案管理軟件等操作能力，為財(cái)務(wù)檔案信息化建設(shè)的順利進(jìn)行奠定基礎(chǔ)。2.完善量化考核機(jī)制。為了進(jìn)一步提升檔案人員工作的積極性，基層水利單位可以建立量化的考核機(jī)制，將考核結(jié)果和其薪酬水平相結(jié)合，落實(shí)崗位責(zé)任制，對(duì)檔案信息化管理中的核對(duì)、簽字等環(huán)節(jié)進(jìn)行全程監(jiān)管，避免出現(xiàn)違規(guī)操作。對(duì)財(cái)務(wù)檔案的收集、歸納、整理等環(huán)節(jié)制定明確的考核標(biāo)準(zhǔn)，以便及時(shí)發(fā)現(xiàn)當(dāng)前工作中存在的問(wèn)題，并制定針對(duì)性的解決對(duì)策。

四、結(jié)語(yǔ)

總而言之，基層水利單位要順應(yīng)時(shí)代發(fā)展潮流，加大力度開展信息化建設(shè)，檔案部門、財(cái)務(wù)部門要加強(qiáng)工作上的交流和聯(lián)系，積極進(jìn)行協(xié)調(diào)配合。檔案管理部門要深入分析當(dāng)前工作中存在的問(wèn)題和原因，在原有工作模式上進(jìn)行不斷探索和創(chuàng)新，大力推動(dòng)財(cái)務(wù)檔案信息化的規(guī)范化建設(shè)；加強(qiáng)檔案信息化硬件、軟件等基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)；建立財(cái)務(wù)檔案信息化數(shù)據(jù)庫(kù)；有關(guān)人員要樹立檔案管理意識(shí)；要制定完善的制度并將其有效落實(shí)；利用先進(jìn)技術(shù)，啟動(dòng)數(shù)字化工程；強(qiáng)化人才隊(duì)伍建設(shè)；完善量化考核機(jī)制，不斷提升財(cái)務(wù)檔案管理水平，為基層水利單位的穩(wěn)定發(fā)展提供保障。