駐外銷售機(jī)構(gòu)財(cái)務(wù)工作探討

廣東志高空調(diào)有限公司

引言

20世紀(jì)70-80年代隨著中國(guó)社會(huì)改革開放步伐的發(fā)展，市場(chǎng)的繁榮，各種商品的銷售，已經(jīng)跨越了區(qū)域限制，跨省、跨市、甚至跨國(guó)銷售成為必然趨勢(shì)，許多企業(yè)尤其是各大中型企業(yè)，為拓展銷售渠道，提高產(chǎn)品的市場(chǎng)占有率，并確保企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展，紛紛建立自己的銷售網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。在當(dāng)?shù)貐^(qū)域具有代表性的中心城市建立銷售機(jī)構(gòu)如雨后春筍般的成立，許多大中型企業(yè)在全國(guó)建立有幾十個(gè)銷售機(jī)構(gòu)，這些銷售機(jī)構(gòu)的管理成為企業(yè)管理中的重要一環(huán)，銷售機(jī)構(gòu)中財(cái)務(wù)工作的管理更是重中之重，本文不再探討財(cái)務(wù)專業(yè)知識(shí)，而在專業(yè)知識(shí)外的駐外財(cái)務(wù)工作方式發(fā)表些個(gè)人觀點(diǎn)，以供各位笑納。

一、銷售機(jī)構(gòu)的內(nèi)部構(gòu)架模式

本人在家電行業(yè)駐外銷售機(jī)構(gòu)工作任財(cái)務(wù)一職近二十年，深知駐外銷售機(jī)構(gòu)的一些特點(diǎn)。改革開放初期，最早的駐外銷售機(jī)構(gòu)，大多為國(guó)營(yíng)大中型企業(yè)，隨著一些民營(yíng)大企業(yè)的發(fā)展，民營(yíng)企業(yè)駐外銷售機(jī)構(gòu)也陸續(xù)增多?？呻S著銷售業(yè)績(jī)的擴(kuò)大，出現(xiàn)了許多應(yīng)收賬收不回，即“壞賬”，這些“壞賬”拖垮了很多，尤其是實(shí)力不強(qiáng)的企業(yè)，造成這一現(xiàn)象的主要原因是企業(yè)總部職能部門對(duì)駐外銷售機(jī)構(gòu)管理不規(guī)范所形成，駐外總經(jīng)理權(quán)力無(wú)人監(jiān)督控制而過(guò)大，由經(jīng)理自主招收和控制財(cái)務(wù)，有的甚至銷售機(jī)構(gòu)未設(shè)立財(cái)務(wù)，沒有制衡機(jī)制的權(quán)力是可怕的。駐外銷售機(jī)構(gòu)出現(xiàn)種種亂象，有的總經(jīng)理將駐外機(jī)構(gòu)辦公室設(shè)在高檔賓館，日均房租奇貴，機(jī)構(gòu)入不敷出時(shí)，將倉(cāng)庫(kù)中貨物隨意發(fā)出，坐支貨款支付房租等各項(xiàng)不合理費(fèi)用，相當(dāng)多的駐外銷售機(jī)構(gòu)總經(jīng)理未按規(guī)定程序辦理授信，即隨意發(fā)貨，造成許多應(yīng)收賬收不回，形成“壞賬”拖垮整個(gè)企業(yè)。

當(dāng)總部各職能部門發(fā)現(xiàn)問(wèn)題后，對(duì)駐外銷售機(jī)構(gòu)進(jìn)行控制，卻又影響了銷售機(jī)構(gòu)的發(fā)揮，影響到了銷售業(yè)績(jī)，出現(xiàn)了所謂“一抓就死，一放就亂”的尷尬狀況。怎么樣能即使駐外銷售機(jī)構(gòu)自由發(fā)揮銷售水平，提升業(yè)績(jī)，又能控制其亂象，困擾行業(yè)的高層管理人員。

此時(shí)家電行業(yè)中，財(cái)務(wù)出身的，后有“資深經(jīng)營(yíng)大師”稱號(hào)的創(chuàng)維前總監(jiān)陸強(qiáng)華先生建立的“創(chuàng)維模式”給了引導(dǎo)，陸強(qiáng)華先生憑借財(cái)務(wù)與銷售天然合成一體的經(jīng)營(yíng)頭腦，將駐外銷售機(jī)構(gòu)形成“三權(quán)鼎立”制度，機(jī)構(gòu)銷售人員（總經(jīng)理及銷售代表）由總部銷售部門任命及領(lǐng)導(dǎo)，機(jī)構(gòu)財(cái)務(wù)人員（財(cái)務(wù)經(jīng)理及助理）由總部財(cái)務(wù)部門任命領(lǐng)導(dǎo)，機(jī)構(gòu)客服人員（客服主任、技術(shù)主管及信息員）由總部客服部門任命領(lǐng)導(dǎo)，三部門均由總部各職能任命領(lǐng)導(dǎo)，圍繞駐外總經(jīng)理，以提升銷售業(yè)績(jī)?yōu)槟繕?biāo)，相互配合而又相互監(jiān)督的開展工作。

總經(jīng)理及銷售業(yè)務(wù)只負(fù)責(zé)發(fā)展客戶，回款，發(fā)貨，而財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)收款，審核政策，控制發(fā)貨額度及價(jià)格，核算客戶返利費(fèi)用，同時(shí)負(fù)責(zé)駐外機(jī)構(gòu)所有人員費(fèi)用報(bào)銷，客服部門負(fù)責(zé)客服售后維修安裝問(wèn)題，其中財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)審核的所有事項(xiàng)，均應(yīng)在公司規(guī)定政策范圍內(nèi)，這樣使得整個(gè)駐外銷售機(jī)構(gòu)的工作均能在公司規(guī)定政策范圍內(nèi)動(dòng)作，最大限度地控制了“壞賬”。陸強(qiáng)華在創(chuàng)維開展高度集權(quán)制的銷售模式“創(chuàng)維模式”，產(chǎn)品由總部統(tǒng)一定價(jià)，各銷售機(jī)構(gòu)只管銷售，三部門相互配合相互監(jiān)督，這一模式應(yīng)用迅速產(chǎn)生了很大的效益，把二流彩電企業(yè)創(chuàng)維的年銷售額從1996年的7億元一路躍升至2000年47億元，并且進(jìn)入了彩電五強(qiáng)。

改革開放已經(jīng)過(guò)去了四十年，陸強(qiáng)華先生也離故去了十三年，可他創(chuàng)立的駐外銷售機(jī)構(gòu)模式“創(chuàng)維模式”給了銷售行業(yè)許多經(jīng)驗(yàn)和引導(dǎo)，雖說(shuō)現(xiàn)在這種模式已不是最先進(jìn)的，可現(xiàn)在各行業(yè)的駐外銷售機(jī)構(gòu)或多或少的都沿用了“創(chuàng)維模式”的基本構(gòu)架。

二、銷售機(jī)構(gòu)中的財(cái)務(wù)工作方式及特點(diǎn)

駐外銷售機(jī)構(gòu)，雖圍繞駐外總經(jīng)理，以提升銷售業(yè)績(jī)?yōu)槟繕?biāo)，可幾乎產(chǎn)管的各項(xiàng)工作均以財(cái)務(wù)為中心展開，財(cái)務(wù)工作面應(yīng)全面覆蓋產(chǎn)管任何角落。

駐外總經(jīng)理及業(yè)務(wù)發(fā)展客戶，督促客戶回款，現(xiàn)金直匯公司賬戶，匯票交財(cái)務(wù)審核后匯回公司資金部門，避免了貨款私存及挪用。

客戶提貨申請(qǐng)經(jīng)總經(jīng)理與財(cái)務(wù)共同審核，總經(jīng)理根據(jù)公司情況，結(jié)合市場(chǎng)特點(diǎn)，審核籌謀貨物明細(xì)，而財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)價(jià)格，是否符合公司政策，發(fā)貨額度是否超出回款金額，按公司政策結(jié)算客戶返利費(fèi)用，總經(jīng)理財(cái)務(wù)共同簽字兌現(xiàn)給客戶，避免了總經(jīng)理及業(yè)務(wù)與客戶、財(cái)務(wù)與客戶“日久生情”，出賣公司利益。

駐外機(jī)構(gòu)發(fā)生的諸如差旅費(fèi)、房租費(fèi)、水電費(fèi)、辦公費(fèi)、招待費(fèi)、公關(guān)費(fèi)等費(fèi)用，均由總經(jīng)理批準(zhǔn)后，財(cái)務(wù)在公司政策規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)審核支付，避免了駐外機(jī)構(gòu)大吃大喝大用公司的駐外工作經(jīng)費(fèi)。

駐外機(jī)構(gòu)固定資產(chǎn)、辦公用品、促銷品由總經(jīng)理負(fù)責(zé)落實(shí)和管理，財(cái)務(wù)建立臺(tái)賬，根據(jù)變動(dòng)情況及時(shí)登記，監(jiān)督交接手續(xù)，財(cái)務(wù)請(qǐng)及時(shí)掌握駐外倉(cāng)庫(kù)收發(fā)貨情況，財(cái)務(wù)采用定期與不定期相結(jié)合的方式，及時(shí)抽查盤點(diǎn)，避免公司資產(chǎn)流失，避免資產(chǎn)被個(gè)人貪污挪用，避免貨物未按規(guī)定手續(xù)出庫(kù)。

以上各項(xiàng)為駐外財(cái)力工作的主要事項(xiàng)，具體事務(wù)會(huì)更煩瑣，可這本身就是財(cái)務(wù)工作職責(zé)所在，駐外銷售機(jī)構(gòu)一句話“經(jīng)理主外，財(cái)務(wù)主內(nèi)”，形象道出了駐外銷售機(jī)構(gòu)經(jīng)理與財(cái)務(wù)相互配合而又相互監(jiān)督的工作關(guān)系。

駐外銷售機(jī)構(gòu)財(cái)務(wù)，即是財(cái)務(wù)，更是“銷售財(cái)務(wù)”，需要熟練掌握財(cái)務(wù)專業(yè)知識(shí)，更需要懂得營(yíng)銷基本原理，既要堅(jiān)持公司原則，又要靈活把握尺度，是一種原則性與靈活性高度結(jié)合的“產(chǎn)物”，既要避免老油條式的，不堅(jiān)持原則，頂不住壓力，得過(guò)且過(guò)，推諉拖拉的，也應(yīng)避免任性沖動(dòng)、刻薄呆板。

個(gè)人建議，駐外財(cái)務(wù)經(jīng)理年齡應(yīng)在30以上最為合適，此年齡段的財(cái)務(wù)，才能真正掌握原則性與靈活性相結(jié)合，既能堅(jiān)持原則，又會(huì)說(shuō)“不”，不能自認(rèn)為是“財(cái)務(wù)大臣”而高高在上，更不能“得理不饒人”，要借助公司制度政策，借力總部財(cái)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)，有理、有利、有節(jié)的工作，工作中和工作外，多與總經(jīng)理及業(yè)務(wù)客戶人員多溝通，多交流，委婉的以理服人，本著建立感情，本著換位思考，為自身順利工作創(chuàng)良好的氛圍和條件。

三、總部財(cái)務(wù)職能部門對(duì)駐外財(cái)務(wù)監(jiān)督及控制

將駐外銷售機(jī)構(gòu)建立“三權(quán)鼎立”制度，并不意味著“萬(wàn)事大吉”，為了防止總經(jīng)理及業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)經(jīng)理及助理也“日久生情”，或者“狼狽為奸”，總部財(cái)務(wù)職能部門對(duì)駐外財(cái)務(wù)進(jìn)行監(jiān)督及控制也是必需的（總部銷售部門對(duì)機(jī)構(gòu)銷售人員總經(jīng)理及銷售代表的監(jiān)督及控制，總部客服部門對(duì)機(jī)構(gòu)客服人員客服主任、技術(shù)主管及信息員的監(jiān)督及控制不在本文探討范圍內(nèi)）。

總部財(cái)務(wù)職能部門，針對(duì)駐外財(cái)務(wù)收取的客戶回款每筆均應(yīng)跟蹤到位，對(duì)于公司賬戶收取的現(xiàn)金，應(yīng)導(dǎo)出明細(xì)一一與駐外財(cái)務(wù)核對(duì)，收到駐外財(cái)務(wù)審核后的匯票，再仔細(xì)審核，及時(shí)到銀行驗(yàn)證貼現(xiàn)，保證公司資金及時(shí)回籠，保證公司資金安全，從而避免了貨款私存及挪用。

總部財(cái)務(wù)職能部門，針對(duì)所有駐外銷售機(jī)構(gòu)客戶提貨價(jià)格、公司政策、駐外財(cái)務(wù)結(jié)算的客戶返利費(fèi)用等，在駐外財(cái)務(wù)審核后更要進(jìn)行仔細(xì)審核，重點(diǎn)掌握所有客戶應(yīng)收款情況，對(duì)于形成欠款的客戶要及時(shí)核對(duì)，跟蹤駐外財(cái)務(wù)，找出原因，保證公司利益不受侵犯。

總部財(cái)務(wù)職能部門，針對(duì)所有駐外機(jī)構(gòu)發(fā)生的諸如差旅費(fèi)、房租費(fèi)、水電費(fèi)、辦公費(fèi)、招待費(fèi)、公關(guān)費(fèi)等費(fèi)用，在駐外財(cái)務(wù)審核后，要全方位的在公司政策規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)再次審核，避免駐外機(jī)構(gòu)各部門之間相互勾結(jié)浪費(fèi)公司的駐外工作經(jīng)費(fèi)。

總部財(cái)務(wù)職能部門，針對(duì)所有駐外機(jī)構(gòu)固定資產(chǎn)、辦公用品、駐外倉(cāng)貨物等較大重大金額的公司資產(chǎn)，除駐外財(cái)務(wù)建立臺(tái)賬，自身也應(yīng)建立臺(tái)賬，并根據(jù)變動(dòng)情況及時(shí)登記，總部包括財(cái)務(wù)的各部門，成立巡查組，應(yīng)采用定期與不定期相結(jié)合的方式，及時(shí)巡查盤點(diǎn)，保證公司資產(chǎn)貨物安全。

以上各項(xiàng)為總部財(cái)務(wù)職能部門，針對(duì)所有駐外機(jī)構(gòu)進(jìn)行審核、監(jiān)督、控制的主要事項(xiàng)，這些主要事項(xiàng)可以通過(guò)設(shè)立多項(xiàng)報(bào)表制度，定期要求駐外銷售財(cái)務(wù)及時(shí)按質(zhì)按量完成，從而達(dá)到總部財(cái)務(wù)職能部門監(jiān)督控制的目的，這些屬于更高層次的，全方位的監(jiān)督控制，屬于重中之重的監(jiān)督工作，具體事務(wù)會(huì)更煩瑣，可這也就是總部財(cái)務(wù)職能部門工作職責(zé)所在。

四、審計(jì)部門對(duì)駐外銷售機(jī)構(gòu)的審核

無(wú)論是駐外銷售機(jī)構(gòu)建立“三權(quán)鼎立”制度，還是駐外銷售機(jī)構(gòu)財(cái)務(wù)對(duì)總經(jīng)理及業(yè)務(wù)的監(jiān)督，還是總部財(cái)務(wù)部門對(duì)駐外銷售機(jī)構(gòu)財(cái)務(wù)的控制，都不能代替對(duì)駐外辦事機(jī)構(gòu)的財(cái)務(wù)審計(jì)工作，特別是大集團(tuán)公司，駐外銷售機(jī)構(gòu)眾多，應(yīng)在總部職能部門中設(shè)立專門的審計(jì)部門，定期或不定期地對(duì)駐外銷售機(jī)構(gòu)進(jìn)行嚴(yán)格審計(jì)。

審計(jì)部門應(yīng)依據(jù)公司規(guī)章制度及政策文件規(guī)定，對(duì)駐外銷售機(jī)構(gòu)的客戶應(yīng)收款、各項(xiàng)收支費(fèi)用、各項(xiàng)資產(chǎn)，及駐外銷售機(jī)構(gòu)中經(jīng)濟(jì)效益、經(jīng)營(yíng)管理進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，以提高駐外銷售機(jī)構(gòu)的經(jīng)濟(jì)效益，改善經(jīng)營(yíng)管理，杜絕各種違法違紀(jì)現(xiàn)象。

公司應(yīng)給予審計(jì)部門相應(yīng)權(quán)力，要求被審計(jì)的駐外銷售機(jī)構(gòu)按時(shí)、據(jù)實(shí)提供有關(guān)各項(xiàng)文件政策資料，隨時(shí)盤點(diǎn)資產(chǎn)實(shí)物、憑證賬簿，有權(quán)召集和參與駐外銷售機(jī)構(gòu)會(huì)議，索取各項(xiàng)材料，對(duì)正在發(fā)生的侵犯公司利益的行為有臨時(shí)制止的權(quán)力，對(duì)違反公司制度而給駐外銷售機(jī)構(gòu)和公司造成損失的責(zé)任人員，可以建議公司給予撤職或處分，情節(jié)嚴(yán)重、損失巨大的可建議移交司法機(jī)關(guān)，依法追究刑事責(zé)任。

審計(jì)部門應(yīng)公正客觀、合理公平，在各項(xiàng)翔實(shí)的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)上出具信服的審計(jì)報(bào)告，在征求被審計(jì)的駐外銷售機(jī)構(gòu)意見后修改補(bǔ)充，提交公司領(lǐng)導(dǎo)審定批示，作出處理決定，同時(shí)審計(jì)部門負(fù)責(zé)對(duì)執(zhí)行處理情況的跟蹤，及時(shí)向公司領(lǐng)導(dǎo)層報(bào)告執(zhí)行情況。

結(jié)語(yǔ)

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，改革開放進(jìn)入深層次的局面，及網(wǎng)絡(luò)銷售的興起等，具有各項(xiàng)新特征的新生事物發(fā)生，使得駐外銷售機(jī)構(gòu)面臨了眾多的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，無(wú)論機(jī)構(gòu)的設(shè)立、構(gòu)架的設(shè)計(jì)、內(nèi)部的監(jiān)督、上層的控制、高層的審查及機(jī)構(gòu)各項(xiàng)硬件軟件的更新?lián)Q代，都應(yīng)隨時(shí)時(shí)代的發(fā)展，各項(xiàng)新生事物出現(xiàn)而不停地修正改變，以適應(yīng)新形勢(shì)、新局面，才能不被時(shí)代大潮所淘汰。