事業(yè)單位檔案管理工作優(yōu)化路徑

文/吉林省公主嶺市機(jī)關(guān)事業(yè)單位工人技術(shù)等級崗位考核辦公室 郭家斌

檔案管理是一項較為復(fù)雜的統(tǒng)計工作，其檔案信息的有效整理是相關(guān)工作開展的關(guān)鍵之一。伴隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，將信息技術(shù)與檔案管理相結(jié)合，不僅能提升檔案管理的工作效率，保證數(shù)據(jù)信息的有效利用，還能使檔案管理工作更加規(guī)范化、系統(tǒng)化，從而推進(jìn)基礎(chǔ)工作的順利實施。這就對事業(yè)單位檔案管理工作提出了新的要求和新的思路。對此，本文從工作內(nèi)容、隊伍建設(shè)、扁平管理、思政建設(shè)、考核工作五個方面出發(fā)，對新時期事業(yè)單位檔案管理工作的創(chuàng)新開展進(jìn)行分析。

一、了解崗位工作內(nèi)容，方便檔案管理

古人云：“知彼知己，百戰(zhàn)不殆”。檔案管理作為一項基礎(chǔ)性工作，如要做好做精，則需要從自身的角度出發(fā)，去了解崗位、熟悉流程、掌握步驟，從而才能“百戰(zhàn)不殆”。

（一）了解崗位職責(zé)。崗位職責(zé)是一個崗位所需完成的工作內(nèi)容以及應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任范圍，也是職務(wù)與責(zé)任的統(tǒng)一，可將其分為授權(quán)范圍和相應(yīng)責(zé)任兩個部分。1.授權(quán)范圍。檔案管理所涉及的內(nèi)容較為廣泛，且信息內(nèi)容也較為敏感，其管理者應(yīng)厘清各檔案信息之間的利害關(guān)系，劃清范圍、明確內(nèi)容，保證檔案管理的真實性、可靠性以及隱秘性。2.相應(yīng)責(zé)任。檔案管理作為機(jī)要部門，其承擔(dān)的工作責(zé)任愈加重大，這就需要管理者確定工作職責(zé)和工作目標(biāo)，有條不紊地處理檔案信息和事務(wù)關(guān)系，保證檔案管理的高效性和及時性。

（二）清楚管理流程。檔案工作的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)是收集、歸納，并根據(jù)相關(guān)工作需要將檔案信息加以利用，為下一步工作的推進(jìn)提供便利。對此，在管理工作中，應(yīng)清楚掌握檔案查詢的具體流程和取調(diào)辦法，同時，檔案管理工作還面臨人員多、對象復(fù)雜、整理困難等問題，其管理者更應(yīng)秉承實事求是、認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作原則，做好檔案的收集和整理工作，并按照制度要求規(guī)范操作、履職盡責(zé)，妥善保管好檔案。

（三）管控借閱步驟。檔案的內(nèi)容不僅涉及個人的工作動態(tài)和隱私信息，還關(guān)系到單位整體的發(fā)展與走向，尤其是事業(yè)單位的檔案信息，更應(yīng)加強(qiáng)對借閱步驟的管控，保證檔案信息不泄露。首先，對檔案借閱的手續(xù)進(jìn)行嚴(yán)格審查，了解借閱事件的前因后果，查清手續(xù)，以防遺漏。其次，改善基礎(chǔ)流程，將庫房、閱文、辦公三方分離，保證檔案借閱的嚴(yán)謹(jǐn)性，避免檔案泄露事件的發(fā)生。

二、加強(qiáng)管理隊伍建設(shè)，實現(xiàn)信息管理

信息化管理是現(xiàn)代檔案管理工作高效化進(jìn)行的一種實施途徑，可以使檔案管理更加規(guī)范、系統(tǒng)、便捷，保證檔案信息的利用效率和服務(wù)效益。因此，加強(qiáng)檔案管理隊伍建設(shè)，成為實現(xiàn)信息化管理的關(guān)鍵之一。

（一）轉(zhuǎn)變工作觀念。長期以來，人們對檔案管理工作存在低要求、無專業(yè)、輕松的思想，導(dǎo)致管理者的工作勁頭和專業(yè)發(fā)展等方面表現(xiàn)不足，這對信息化管理工作的推進(jìn)產(chǎn)生阻礙。應(yīng)當(dāng)轉(zhuǎn)變工作觀念，明確職業(yè)要求，端正檔案管理隊伍的整體思想，重視對檔案管理人員的專業(yè)能力培養(yǎng)和業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)等活動，扎實推進(jìn)檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和實操水平，打造高素質(zhì)、能力強(qiáng)的檔案管理隊伍。

（二）培養(yǎng)信息意識。信息化管理不同于傳統(tǒng)檔案管理模式，更加貼合現(xiàn)代事業(yè)單位的辦公需求和信息處理方式，有助于提升事務(wù)處理的速度和效率。因此，培養(yǎng)檔案管理人員信息意識是關(guān)鍵。首先，應(yīng)加強(qiáng)檔案管理人員的信息技能培訓(xùn)工作，根據(jù)實際情況，組織不同形式、不同類別的培訓(xùn)活動，使管理人員在專業(yè)水平和實操能力方面得到不同程度的提升，這對管理隊伍的高素質(zhì)發(fā)展具有重要意義。其次，組織參觀和交流活動，借鑒其他事業(yè)單位、企業(yè)的成功案例和工作經(jīng)驗，以此轉(zhuǎn)化、改善自身的管理方法，從整體上提升本單位檔案管理的信息化水平。

（三）提升基礎(chǔ)能力。檔案管理人員作為信息的直接接觸者和收集者，應(yīng)具備相應(yīng)的基礎(chǔ)能力以更好地實現(xiàn)信息管理的準(zhǔn)確性和高效性。1.協(xié)調(diào)能力。在日常工作中，檔案管理者要與有關(guān)部門和相關(guān)人員處理好關(guān)系，更好地協(xié)調(diào)檔案收集、歸納工作，保證檔案信息的完整性和有效性。2.信息能力。培養(yǎng)檔案管理人員信息能力，可以使檔案管理人員對檔案信息進(jìn)行電子化、數(shù)字化的管控和整理，更為快速、高效地收集信息、保護(hù)信息、提供信息以及運(yùn)用信息，推進(jìn)其他部門工作順利進(jìn)行。

三、進(jìn)行扁平化管理，及時更新信息

扁平化管理是指通過減少管理層次，壓縮職能部門和機(jī)構(gòu)，提升管理效率，也是現(xiàn)代企業(yè)管理的一種新型管理模式。將扁平化管理落實到檔案管理之中，不僅能改善目前事業(yè)單位檔案管理中信息傳遞慢、更新效率低等情況，還能使檔案管理人員與其他部門之間的溝通更加緊密、高效，進(jìn)而保證檔案管理工作的整體化推進(jìn)和目標(biāo)化實施。

（一）決策下放，增強(qiáng)整體觀念。相較于傳統(tǒng)的管理模式，扁平化管理有效減少，各層級之間的溝通障礙，改變低效率的職級命令模式，使管理人員根據(jù)不同需求、不同任務(wù)進(jìn)行差別化、個性化、統(tǒng)籌化管理，并將管理權(quán)限下放給每一位員工，更易于培養(yǎng)他們的整體觀念和責(zé)任意識，保證數(shù)據(jù)信息的實時性和準(zhǔn)確性。

（二）注重協(xié)作，加強(qiáng)信息傳遞。檔案是人們在社會活動中所形成的具有保存價值的原始記錄，其檔案中的數(shù)據(jù)信息需要管理人員不斷更新、完善，保證數(shù)據(jù)的完整性和及時性，對此，采取扁平化管理模式，注重各部門、各人員之間的協(xié)作溝通，及時更新檔案信息，加強(qiáng)各要素信息的傳遞效能，從而提高檔案的使用價值。

（三）把握規(guī)律，樹立服務(wù)意識。檔案管理在一定程度對相關(guān)部門和有關(guān)人員的工作開展起到助推的作用，對此，管理者應(yīng)樹立服務(wù)大眾、高效推進(jìn)的工作宗旨，借助扁平化管理優(yōu)勢，形成查閱、調(diào)取、反饋等系統(tǒng)化流程，把握規(guī)律，發(fā)現(xiàn)重點(diǎn)，從而為用戶提供及時、準(zhǔn)確的檔案信息，滿足其工作需求。

四、加強(qiáng)思想政治建設(shè)，提升職業(yè)操守

事業(yè)單位作為提供公共服務(wù)的國家機(jī)構(gòu)，其內(nèi)部的檔案信息較為嚴(yán)密，這就需要管理者樹立忠誠奉獻(xiàn)、愛崗敬業(yè)、求實創(chuàng)新的工作作風(fēng)和品德操守，從而保證公共信息的安全和穩(wěn)定。

（一）加強(qiáng)檔案管理人員的思政建設(shè)。所謂“說者無意，聽著有心”，檔案管理人員如果常常忽視語言和行為上的防備機(jī)制，導(dǎo)致機(jī)要信息泄露，會造成難以想象的后果。對此，加強(qiáng)管理人員的思想政治教育工作，強(qiáng)化人員的“紅線意識”，端正思想、避免差錯。同時，時刻樹立大局意識、責(zé)任意識、憂患意識以及服務(wù)意識，嚴(yán)格要求自己，遵章守紀(jì)做工作、認(rèn)真細(xì)致謀發(fā)展。

（二）加大職業(yè)教育培訓(xùn)力度。隨著社會環(huán)境的不斷變化，對檔案管理工作的要求也越加苛刻，需要管理人員具有較高的文化素養(yǎng)和職業(yè)技能，滿足用戶的個性化需求。1.提供職教培訓(xùn)的機(jī)會。根據(jù)單位的實際情況和人員管理的確切需求，組織管理人員進(jìn)行職業(yè)教育培訓(xùn)活動，加強(qiáng)崗前培訓(xùn)工作，提升管理人員的職業(yè)操守。2.邀請專業(yè)人員進(jìn)行職業(yè)道德宣講，不斷提升管理人員的服務(wù)意識，規(guī)范行為，進(jìn)而推動檔案管理工作體系化、科學(xué)化、專業(yè)化的運(yùn)行。3.加強(qiáng)自我道德修養(yǎng)。古人云：“吾日三省吾身”。應(yīng)通過討論會、分析會和自我批評等方式，時刻檢討自身的不足，注重自身的道德修養(yǎng)，逐步提升檔案管理人員的自覺性和榮譽(yù)感。

五、及時考核檔案工作，獎勵工作人員

檔案管理工作的有效實施和創(chuàng)新開發(fā)，需要一定的驅(qū)動力。正所謂“無規(guī)矩不成方圓”，對檔案管理工作采取制度化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的管理體系，將大大提升檔案管理的工作效率和參與人員的積極性，保證檔案管理工作的高效化開展。

（一）建立考核機(jī)制。建立檔案管理工作的考核機(jī)制，有目標(biāo)、有方向地激勵工作人員向前發(fā)展，如“各業(yè)務(wù)部門歸檔材料是否完整、齊全，是否符合歸檔要求”“是否合理、系統(tǒng)地對歸檔的文件材料進(jìn)行組卷”“是否按時移交檔案材料”等。同時，可以設(shè)立單位檔案專項獎，對于年度表現(xiàn)較好、工作認(rèn)真的優(yōu)秀員工，給予相應(yīng)的物質(zhì)獎勵，激發(fā)其工作動力。

（二）加強(qiáng)內(nèi)外監(jiān)督機(jī)制的建設(shè)。有獎有罰，才能持續(xù)發(fā)展。結(jié)合單位的人員構(gòu)成業(yè)務(wù)范圍，組建相應(yīng)的監(jiān)督小組，負(fù)責(zé)對檔案管理人員進(jìn)行考評、監(jiān)督，并分別從管理方式、業(yè)務(wù)能力、工作作風(fēng)、處理效率等環(huán)節(jié)進(jìn)行評定，保證監(jiān)督工作的透明化、科學(xué)化。另外，由上級監(jiān)管部門和群眾組成外部監(jiān)督小組，不定期對檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)性巡查，并提出相應(yīng)的改進(jìn)問題和發(fā)展建議，這對檔案管理工作的長效化發(fā)展將起到積極作用。

（三）把控考評程序。相關(guān)單位和部門應(yīng)嚴(yán)格按照考評流程進(jìn)行核定，并采取自查自評、綜合考評、信息公示等方法，評選出優(yōu)秀的檔案管理工作者，樹立典型，表彰獎勵，這將為本單位檔案管理工作的順利開展提供有力保障。

六、結(jié)語

綜上所述，加強(qiáng)和優(yōu)化檔案管理工作對事業(yè)單位的有效運(yùn)轉(zhuǎn)和高效服務(wù)具有積極影響，能進(jìn)一步推動相關(guān)部門和其他工作人員的信息處理效率，增強(qiáng)其工作能力。同時，檔案管理工作的科學(xué)化實施，還能保證檔案信息的完整性和傳遞性，充分發(fā)揮檔案信息的數(shù)據(jù)價值和互通作用。此外，檔案管理工作是一項長期堅持、認(rèn)真嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臉I(yè)務(wù)活動，需要管理者保持耐心、堅守本心，建立健全檔案管理機(jī)制，不斷提升自身專業(yè)化水平和業(yè)務(wù)能力，為傳統(tǒng)檔案管理向數(shù)字化管理轉(zhuǎn)變打下堅實基礎(chǔ)。