高校辦公室新入職人員能力提升對策

文/安康學(xué)院黨政辦公室 王茁

高校辦公室是高等學(xué)校的綜合辦事機(jī)構(gòu)，承擔(dān)著參謀助手、溝通協(xié)調(diào)、督辦檢查、服務(wù)等基本職能。同時(shí)，高校辦公室既有辦公室工作的特點(diǎn)，又有高校育人的屬性。

新入職人員是高校辦公室的新鮮血液，作為學(xué)校的參謀者、溝通員、協(xié)調(diào)員以及服務(wù)者，其職業(yè)能力事關(guān)辦公室工作職能的發(fā)揮、事關(guān)順利完成預(yù)定目標(biāo)、事關(guān)學(xué)校的發(fā)展與未來。但是，新入職工作人員在發(fā)揮工作職能時(shí)會面臨著一些現(xiàn)實(shí)問題。當(dāng)下，提高新入職人員職業(yè)能力顯得尤為緊迫重要。

一、高校辦公室新入職人員職業(yè)能力現(xiàn)狀

（一）師德素養(yǎng)有待提升。高等學(xué)校承擔(dān)著教書育人的重要職能。在“三全育人”背景下，高校辦公室也發(fā)揮著重要的育人作用。高校辦公室新入職人員雖未處教學(xué)一線，但在日常工作執(zhí)行和校內(nèi)活動開展中常以老師的身份接觸到學(xué)生，對外也代表著高校教師的風(fēng)采。必然的，高校辦公室新入職人員會潛移默化地給學(xué)校師生帶來影響。

高校新入職人員師德素養(yǎng)有待提升，主要表現(xiàn)在以下方面：1.高校辦公室新入職人員常是校外新聘人員或校內(nèi)崗位調(diào)動轉(zhuǎn)入人員，其中不乏應(yīng)屆畢業(yè)生，還需要完成由學(xué)生到教師之間的角色轉(zhuǎn)換。2.辦公室事物性工作繁多，新入職人員未處教學(xué)一線，缺乏教書育人理論知識或?qū)嵺`經(jīng)驗(yàn)。3.新入職人員入職初期注重培養(yǎng)行政管理能力，忽視對師德素養(yǎng)的培養(yǎng)與提升，狹義地認(rèn)為師德素養(yǎng)是專任教師應(yīng)具備的素養(yǎng)能力。

（二）參謀助手職能發(fā)揮不夠。高校辦公室的參謀助手職能主要體現(xiàn)在五個(gè)方面：分別是為領(lǐng)導(dǎo)提供信息、圍繞學(xué)校中心工作開展調(diào)查研究、就重大事件處理獻(xiàn)言建策、根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)意圖完成文件起草以及協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理日常事務(wù)。

但是，新入職工作人員將更多的時(shí)間用于學(xué)習(xí)、摸索以及適應(yīng)業(yè)務(wù)工作，更多為關(guān)注領(lǐng)導(dǎo)交辦的事務(wù)性工作，存在著對學(xué)校整體現(xiàn)狀和事業(yè)發(fā)展認(rèn)識不足、對學(xué)校中心工作以及階段性重點(diǎn)工作不熟悉、對學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)師生的熱點(diǎn)難點(diǎn)問題關(guān)注度低、不能準(zhǔn)確領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖等現(xiàn)象，無法高效發(fā)揮參謀助手職能。

（三）溝通協(xié)調(diào)能力有待加強(qiáng)。高校辦公室是學(xué)校的綜合協(xié)調(diào)部門，是領(lǐng)導(dǎo)和師生之間、職能部門和二級學(xué)院之間的溝通橋梁，起著上傳下達(dá)、協(xié)調(diào)左右的作用，亦是學(xué)校的“窗口”部門，與校外單位間的信息溝通、活動交流均是通過辦公室連接。高校辦公室本身也有著特定的工作業(yè)務(wù)，常見的是辦文、辦事、辦會、督辦，其不同科室工作不同。但是，多個(gè)科室業(yè)務(wù)內(nèi)容卻有機(jī)統(tǒng)一、環(huán)環(huán)相扣、互相配合。高水平的溝通協(xié)調(diào)能力是工作中的催化劑，會起到事半功倍的作用。

然而，新入職工作人員會因缺乏工作經(jīng)驗(yàn)，比如入職初期，對學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的分管不熟悉，對各個(gè)職能部門的工作職責(zé)不熟悉，對各二級學(xué)院具體專業(yè)方向不熟悉等，導(dǎo)致協(xié)調(diào)困難。也會因?yàn)閷贤▍f(xié)調(diào)含義理解不夠深入，不能充分認(rèn)識溝通協(xié)調(diào)對學(xué)校事業(yè)發(fā)展的重大意義，導(dǎo)致厭倦溝通協(xié)調(diào)。還會因?yàn)槲词炀氄莆諟贤▍f(xié)調(diào)技巧，給對方留下業(yè)務(wù)能力差的印象等實(shí)際問題。

（四）服務(wù)水平有待提高。高校辦公室是直接為機(jī)關(guān)、本單位或本學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)和廣大師生提供服務(wù)的綜合部門，其工作內(nèi)容廣而雜，工作要求細(xì)而精。辦公室的服務(wù)水平體現(xiàn)著辦公室工作人員的職業(yè)素養(yǎng)，代表著單位的工作水平，對外也反映著單位的形象。

新入職工作人員會存在缺乏全局意識，導(dǎo)致服務(wù)意識不到位，服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)、服務(wù)部門、服務(wù)師生時(shí)方法不當(dāng)以及服務(wù)能力欠缺等問題。比如辦公室工作千頭萬緒、繁雜瑣碎，有時(shí)需要同時(shí)辦理領(lǐng)導(dǎo)交辦的多個(gè)工作，如果新入職工作人員不能厘清思路、分清輕重緩急，將會延誤工作，無法提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

二、新入職人員職業(yè)能力提升對策

（一）師德素養(yǎng)提升對策。新入職工作人員可從明師德、悟師德、踐師德入手，提升自身師德素養(yǎng)。1.明師德，即明確師德基本含義與要求，促進(jìn)工作角色轉(zhuǎn)換。師德是教師在從事教育教學(xué)活動時(shí)所必須具備的行為準(zhǔn)則和道德規(guī)范，是教師在直接或間接地影響學(xué)生的實(shí)踐活動中表現(xiàn)出來的素質(zhì)與品行，不僅僅局限于“三尺講臺”，還體現(xiàn)在老師活動的多個(gè)方面?？蓮膶W(xué)習(xí)師德師風(fēng)有關(guān)法律法規(guī)、準(zhǔn)則規(guī)范等文件入手，明確師德要求，對標(biāo)轉(zhuǎn)變工作角色，認(rèn)真遵守新時(shí)代高校教師職業(yè)道德規(guī)范，堅(jiān)守師德底線。2.悟師德，深入挖掘師德素養(yǎng)的內(nèi)涵，結(jié)合自身崗位發(fā)揮師德育人作用。一方面，新入職人員從思想和行動上要重視師德素養(yǎng)培養(yǎng)與提升，認(rèn)真對待學(xué)校人事部門組織的師德素養(yǎng)培訓(xùn)課程，線下如專業(yè)課、各類專題講座、觀摩課；線上自覺學(xué)習(xí)關(guān)于師德師風(fēng)的重要論述、文章以及優(yōu)秀教師典型事跡；另一方面，牢固確立新時(shí)代師德信仰之基，充分發(fā)揮師德信仰支柱作用，用師德信仰筑牢師德思想防線，讓師德信仰為樹立良好的師德行為提供強(qiáng)大的精神支撐和精神動力。3.踐師德，用師德要求規(guī)范言行舉止。通過明師德、悟師德深刻領(lǐng)會師德的含義后，為人師表，以身作則，堅(jiān)持言行雅正，遵守學(xué)術(shù)規(guī)范，對待學(xué)生充滿師德師愛，關(guān)心愛護(hù)學(xué)生，指導(dǎo)學(xué)生為學(xué)、為人、為事。

（二）參謀助手能力提升對策。新入職工作人員可從注重平日積累入手，夯實(shí)基礎(chǔ)。1.盡快熟悉學(xué)?；厩闆r，如了解校史沿革、辦學(xué)方向、機(jī)構(gòu)設(shè)置、各領(lǐng)導(dǎo)各部門主要職責(zé)以及最新規(guī)劃等較為宏觀的信息，定期瀏覽學(xué)校新聞通知、重要會議紀(jì)要以及制度文件等具體的內(nèi)容，積極參與學(xué)校重大會議及活動的準(zhǔn)備工作，通過多搜集、多看、多參與的方法，快速掌握學(xué)校的整體布局，了解學(xué)校的中心重點(diǎn)工作。還需要通過日常工作熟悉學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的工作習(xí)慣，為準(zhǔn)確理解領(lǐng)導(dǎo)意圖做好鋪墊，留意全社會、學(xué)校師生領(lǐng)導(dǎo)關(guān)注的熱點(diǎn)難點(diǎn)堵點(diǎn)問題，搜集相關(guān)信息，提前做到心中有數(shù)。2.注重理論知識積累，主要是學(xué)習(xí)政治理論知識和關(guān)于高等教育的研究文章。學(xué)習(xí)習(xí)近平總書記關(guān)于教育的重要論述，學(xué)習(xí)高等教育理論知識，用理論武裝頭腦，緊跟時(shí)代步伐，學(xué)會用馬克思主義立場、觀點(diǎn)科學(xué)地看待問題以及解決實(shí)際問題。學(xué)習(xí)高等教育方面的研究文章，尤其是近期發(fā)表的文章和碩博論文，系統(tǒng)全面地了解高等教育某一方面的研究進(jìn)展，掌握最新的專業(yè)理論知識。從而能從更宏觀的視野、更科學(xué)的視角入手，為領(lǐng)導(dǎo)建言獻(xiàn)策，發(fā)揮參謀助手職能。

（三）溝通協(xié)調(diào)能力提升對策。新入職工作人員可以從明確溝通協(xié)調(diào)入手，通過實(shí)踐提升工作能力。1.明確溝通協(xié)調(diào)的含義。溝通泛指使兩方相通連，也指疏通彼此的意見。協(xié)調(diào)意為使配合得適當(dāng)。溝通協(xié)調(diào)是指管理者在日常工作中妥善處理好上級、同級、下級等各種關(guān)系，減少摩擦，調(diào)動各方面工作積極性。一方面對內(nèi)協(xié)調(diào)，實(shí)現(xiàn)了各部門、院系等為學(xué)?？偰繕?biāo)而協(xié)同一致；另一方面對外協(xié)調(diào)，通過對話、協(xié)商、相互妥協(xié)的過程實(shí)現(xiàn)學(xué)校和利益相對方的既定目標(biāo)。因此，溝通協(xié)調(diào)過程亦是團(tuán)結(jié)協(xié)作促進(jìn)學(xué)校發(fā)展的過程。2.掌握溝通協(xié)調(diào)的方法技巧。新入職工作人員需明白，高校辦公室秘書溝通協(xié)調(diào)具有遵循性、迂回性、服務(wù)性和融合性的特征，可以理解為，遵循領(lǐng)導(dǎo)的指示安排，上傳下達(dá)時(shí)不擅自更改領(lǐng)導(dǎo)意圖，做好“傳話筒”工作；迂回性則是指新入職人員在溝通協(xié)調(diào)時(shí)不可擅自做主，替領(lǐng)導(dǎo)決策，而要更多地傾聽部門師生意見和建議，做好記錄，及時(shí)匯報(bào)或者委婉傳達(dá)給領(lǐng)導(dǎo)，讓工作順利開展；服務(wù)性則是溝通協(xié)調(diào)的過程，也是服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)部門服務(wù)師生的過程；融合性即是通過溝通協(xié)調(diào)促使工作各個(gè)環(huán)節(jié)成為一個(gè)和諧發(fā)展的有機(jī)統(tǒng)一體。同時(shí)，在實(shí)際的溝通交流中，要學(xué)會熱情禮貌、態(tài)度端正、思路條理清晰、語言簡潔明了、用詞謹(jǐn)慎，及時(shí)做好關(guān)鍵信息的記錄，面對有爭議的事件時(shí)不可擅自做主及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。

（四）服務(wù)能力提升對策。服務(wù)工作始終貫穿著高校辦公室工作，新入職人員可以從做好思想建設(shè)、培養(yǎng)良好工作作風(fēng)、有針對性開展服務(wù)工作和做好自我情緒管理入手，提升服務(wù)能力。1.做好思想建設(shè)，提高服務(wù)意識。新入職工作人員首先需要明白服務(wù)是高校辦公室的重要職能之一，須將服務(wù)意識貫穿始終，入職初期便養(yǎng)成踏實(shí)肯干的工作態(tài)度。還可以積極參加組織生活會和業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)交流會等集體活動開展思想建設(shè)和學(xué)習(xí)，主動向領(lǐng)導(dǎo)同事請教，為提高思想覺悟打好基礎(chǔ)。2.培養(yǎng)優(yōu)良作風(fēng)，扎實(shí)業(yè)務(wù)能力。正所謂“一屋不掃，何以掃天下”，新入職工作人員須具備嚴(yán)肅認(rèn)真的工作態(tài)度、一絲不茍的工作作風(fēng)，能夠嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致地流轉(zhuǎn)每一份文件、起草每一份文稿、辦好每一次會議、記錄好每一個(gè)電話，盡可能地避免“忙中出亂，小中出錯(cuò)”，從做好一點(diǎn)一滴小事開始積累。作為服務(wù)人員，能夠無差別地服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)師生，不推諉、不扯皮、不拖拉，具備熱情的服務(wù)態(tài)度，禮貌溝通，為師生及外辦事人員提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。3.分清服務(wù)對象，有針對性地開展服務(wù)。新入職工作人員需要通過學(xué)習(xí)和實(shí)踐，明白高校辦公室在服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)時(shí)要注意做到“瞻前顧后”；服務(wù)同級部門單位時(shí)要做到“合縱連橫”；服務(wù)學(xué)校師生時(shí)要做到“深入淺出”。在工作初期，厘清不同的服務(wù)對象其關(guān)注點(diǎn)不同，需要新入職人員有針對性地開展工作。比如，在服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)時(shí)需要我們提前做足準(zhǔn)備、事先謀劃，服務(wù)學(xué)校師生時(shí)更應(yīng)該關(guān)注現(xiàn)階段師生在做什么、想什么、關(guān)心著什么。4.新入職人員可從情緒管理入手，調(diào)整自我心態(tài)。在工作初期就應(yīng)意識到辦公室人員屬于“幕后人員”，理解辦公室的職責(zé)要求所帶來的壓力，端正心態(tài)。平日，可通過情緒識別、情緒理解、情緒表達(dá)、情緒調(diào)節(jié)四個(gè)維度來調(diào)節(jié)自身情緒感受，減緩壓力，進(jìn)而從容地應(yīng)對工作及生活中的挫折與挑戰(zhàn)，更好地服務(wù)。

三、結(jié)語

高校辦公室新入職人員的職業(yè)能力事關(guān)辦公室的職能發(fā)揮與高校的事業(yè)發(fā)展。為了高質(zhì)量完成辦公室工作，新入職人員除了注重提升業(yè)務(wù)能力，還需加強(qiáng)師德素養(yǎng)、參謀助手能力、溝通協(xié)調(diào)能力以及服務(wù)能力的提升，通過領(lǐng)悟工作內(nèi)涵、培養(yǎng)工作作風(fēng)、注重實(shí)踐總結(jié)與學(xué)習(xí)積累等方法，提高綜合職業(yè)能力，從而更好地促進(jìn)高校事業(yè)發(fā)展。