高校二級學(xué)院辦公室管理效能提升策略研究

文/常州信息職業(yè)技術(shù)學(xué)院 孔海濤

信息化辦公以大數(shù)據(jù)、在線辦公、云端存儲為主要特征。近年來，隨著智慧校園概念的提出，高校順應(yīng)時代發(fā)展潮流，開始普及信息化辦公管理方式。當(dāng)前，高校二級學(xué)院辦公室還沒有形成完全信息化管理模式，還需要結(jié)合傳統(tǒng)辦公的特點加以合理改進(jìn)，方可全面推進(jìn)。本研究提出從辦公室管理存在的問題中找出突破口，有針對性地采取相應(yīng)的解決辦法，以便更好地提升辦公室管理效能，為高校提供更好的服務(wù)。

一、高校二級學(xué)院辦公室管理職能

高校二級學(xué)院辦公室具有職能多元化、調(diào)度科學(xué)化的特點，是學(xué)生與校方各項事務(wù)直接溝通的中間平臺。由于需要處理的事務(wù)多而復(fù)雜，同時又要求有一定的時效性，如果缺乏科學(xué)合理的管理制度，在執(zhí)行時往往會存在管理混亂、效率低、完成質(zhì)量差等問題。依據(jù)工作實踐，高校二級學(xué)院辦公室普遍具有以下幾種職能。

（一）行政職能。二級學(xué)院辦公室作為高校行政系統(tǒng)中的關(guān)鍵一環(huán)，對于院系中各項日常事務(wù)有一定的決策權(quán)，有義務(wù)參與院系中各項行政事務(wù)和教學(xué)事務(wù)的討論，小到對院系提出的教學(xué)考核方式、教學(xué)理念、教學(xué)課時安排等的參評決策；大到對校級項目申報、人才引進(jìn)、領(lǐng)導(dǎo)接待、高校慶典等事務(wù)的籌措安排。這些事務(wù)的執(zhí)行需要辦公室協(xié)調(diào)多個部門、多個對象，還要求管理人員熟悉教育方面的法律法規(guī)和學(xué)校日常事務(wù)。有些行政事務(wù)還涉及高校機(jī)密，需要管理人員具備良好的職業(yè)道德和嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)。事無巨細(xì)，微觀上不可懈怠，宏觀上不可小覷。只有保持嚴(yán)謹(jǐn)、認(rèn)真、守信的工作態(tài)度，具備良好的溝通能力，才能有條不紊地履行好二級學(xué)院辦公室的行政職能。

（二）服務(wù)師生。二級學(xué)院作為高校中的下沉基層單位，接觸到最多的便是學(xué)生和教師，日常管理對象也主要是學(xué)生的考勤管理、考試安排、成績錄入和成績發(fā)布、入學(xué)和畢業(yè)相關(guān)事項等等，還有關(guān)于學(xué)生的各項活動的審批、經(jīng)費(fèi)申領(lǐng)、獎助學(xué)金申報和評比。此外，還有對教師的考評、優(yōu)秀人才和項目的引進(jìn)與管理等。師生服務(wù)是二級學(xué)院辦公室的重要工作內(nèi)容，服務(wù)師生重在溝通。需要掌握高效的溝通技巧，才能將人際關(guān)系處理得和諧。

（三）信息管理。由于服務(wù)對象數(shù)量眾多，各級檔案數(shù)據(jù)龐雜，相關(guān)信息管理涉及許多資料的收集和匯總。迫切需要一種先進(jìn)的管理方式解決信息數(shù)據(jù)的分類、錄入和調(diào)用，提高工作效率。二級學(xué)院是信息匯總中心，上到教育部政策、學(xué)校政策、領(lǐng)導(dǎo)指示、突發(fā)重大事件，下到學(xué)生管理、活動安排、教師項目申報、教師考核評比。各類繁雜的信息匯聚到二級辦公室，各項內(nèi)容需要在這一樞紐中得到整理，進(jìn)而有條理地分類，再流向各部門。二級辦公室承擔(dān)的信息管理工作非常重要，且具有收集、匯總、分配的特征。這項職能要求管理人員具備專業(yè)的信息素養(yǎng)，只有熟練地掌握即時通信、信息篩查、數(shù)據(jù)庫構(gòu)建、常用的計算機(jī)辦公軟件和良好的抗壓能力，才能勝任這一管理崗位。

二、當(dāng)前高校二級辦公室管理存在的問題

當(dāng)前，許多高校對二級辦公室管理不夠重視，由于高校二級辦公室承擔(dān)的管理職能過多，配備的管理人員數(shù)量不足，且部分管理人員因循守舊，信息技術(shù)能力不足，對新形勢下海量的數(shù)據(jù)無法及時處理，導(dǎo)致各項數(shù)據(jù)儲存混亂，關(guān)鍵信息無法及時提取和分類。基于實踐調(diào)查，本研究明確指出當(dāng)前高校二級辦公室管理存在的典型問題，希望能有所警醒。

（一）管理職能分工不明確。高校二級辦公室承擔(dān)著多種角色，管理者在安排人員執(zhí)行任務(wù)時缺乏科學(xué)合理的計劃，任務(wù)和人員分配混亂。不同的人員往往身兼數(shù)職，工作任務(wù)又多有交叉，沒有做到相對穩(wěn)定的專人專職，且任務(wù)沒有按照輕重緩急去合理分配給工作人員，導(dǎo)致工作任務(wù)分配不均，管理公平缺失，導(dǎo)致辦公室內(nèi)外人際關(guān)系惡化。工作缺乏監(jiān)督，出現(xiàn)問題時無法追溯和明確責(zé)任人，導(dǎo)致事情遲遲擱置得不到解決。

（二）任務(wù)繁重且時效性顯著。二級學(xué)院需要收集、匯總和分配各項來自上級和下級的事務(wù)記錄和數(shù)據(jù)，工作任務(wù)種類多樣，需要處理的事項繁雜，而且時間特征明顯。開學(xué)季、畢業(yè)季、校慶和其他重大時間段內(nèi)，需要處理的關(guān)于師生、校內(nèi)外聯(lián)系等事項和收集的檔案和記錄數(shù)據(jù)非常多。這些數(shù)據(jù)有些時效性非常強(qiáng)，需要加班加點才能完成，導(dǎo)致管理人員工作壓力非常大，疲于應(yīng)付，任務(wù)完成過程中只追求效率而忽視了質(zhì)量，給后續(xù)的跟進(jìn)工作造成了很大的影響。

（三）信息化技術(shù)應(yīng)用不充分。當(dāng)前，許多高校已經(jīng)開始踐行智慧校園理念，然而還是有部分二級學(xué)院因循守舊，采用傳統(tǒng)的人工管理方式。采用紙質(zhì)記錄檔案，人工手動分配課程、教師、教室，制定計劃缺乏可行性且無法驗證。工作效率低下，完成質(zhì)量不佳。管理人員沒有意識到信息技術(shù)的優(yōu)點，對信息技術(shù)較排斥。有些管理人員對于信息化技術(shù)學(xué)習(xí)能力不足，接受新事物的能力較弱，無法及時掌握數(shù)據(jù)庫、在線辦公、云端存儲的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，甚至由于操作不當(dāng)導(dǎo)致關(guān)鍵記錄數(shù)據(jù)丟失、重要信息發(fā)布不及時，影響正常的校園秩序。

（四）管理人員責(zé)任意識淡薄。管理人員面對繁雜的事務(wù)，主動性缺失，沒有積極想辦法去解決問題，反而采取得過且過的敷衍態(tài)度，對待分配的任務(wù)完成情況沒有盡到監(jiān)督和核查的義務(wù)，導(dǎo)致許多工作存在漏洞。出現(xiàn)問題后相互推諉，隱瞞錯誤，責(zé)任心缺失，有些甚至影響學(xué)生后續(xù)就業(yè)和教師評級，損害學(xué)校信譽(yù)，社會影響極其惡劣。

三、二級學(xué)院辦公室管理效能提升策略

新形勢下，國家對教育的重視程度日漸加深。二級學(xué)院的辦公室管理對高校教育教學(xué)和學(xué)生就業(yè)的影響非常深遠(yuǎn)。因此，必須結(jié)合信息技術(shù)，采取科學(xué)的管理策略，提升管理效能，更好地履行應(yīng)盡的職責(zé)，為師生和各協(xié)調(diào)部門服務(wù)。本研究基于高校二級學(xué)院存在的問題提出了針對性策略。

（一）明確劃分工作職能，責(zé)任到人。好的工作計劃能極大地提升工作效率和服務(wù)質(zhì)量。因此，針對二級學(xué)院的各項工作任務(wù)，應(yīng)制定科學(xué)的工作計劃。1.按照服務(wù)對象進(jìn)行分類，可以分為學(xué)生工作、教師工作、院系領(lǐng)導(dǎo)工作、財務(wù)部分工作。2.按照工作性質(zhì)分類，可以分為教學(xué)任務(wù)、行政任務(wù)、外聯(lián)任務(wù)等。3.按時間節(jié)點進(jìn)行分類，可以分為入學(xué)季任務(wù)、畢業(yè)季任務(wù)、實習(xí)期任務(wù)、教師講評季任務(wù)等。不同學(xué)院的管理工作呈現(xiàn)不同的特點，辦公室管理人員可以根據(jù)實際情況有所調(diào)整，再根據(jù)人員的特點，因人制宜地進(jìn)行分配，確保公平，又能發(fā)揮人員優(yōu)勢，促使高校辦公室工作高質(zhì)高效地完成。此外，還需制定任務(wù)權(quán)責(zé)記錄，責(zé)任到人，方便在出現(xiàn)問題的時候及時找到相關(guān)責(zé)任人，了解實際情況，有效解決問題。

（二）因時制宜，合理調(diào)配人員。在遇到緊急情況時，例如開學(xué)季和畢業(yè)季，需要錄入的學(xué)生記錄較多，工作任務(wù)繁重。此時，可制定臨時任務(wù)計劃，從其他部門調(diào)配合適的人手協(xié)助完成工作量較大的任務(wù)。將不同的任務(wù)按照公平分配的原則，分配到相關(guān)人手上并做好借調(diào)工作記錄，減輕工作人員的心理壓力，確保全員在常規(guī)工作狀態(tài)下又快又好地完成任務(wù)，并且有跡可循，后續(xù)跟蹤處理也能更方便快捷。

（三）科學(xué)引進(jìn)信息化技術(shù)，提升管理人員信息素養(yǎng)。引進(jìn)大數(shù)據(jù)技術(shù)可以幫助高校二級學(xué)院管理人員極大地提升工作效率，例如，利用OCR掃描技術(shù)可以一鍵錄入數(shù)據(jù)，需要篩選某類數(shù)據(jù)時，也可利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)迅速完成，還可進(jìn)行云存儲，多處備份，記錄誤刪后還能找回。在線辦公和即時通信群發(fā)技術(shù)能及時發(fā)布和傳達(dá)重要通知，避免遺漏接收對象，極大地提高了辦公室管理工作的效能。引進(jìn)熟練掌握信息技術(shù)的優(yōu)秀管理人才，同時定期對辦公室管理人員展開信息技術(shù)的培訓(xùn)，將信息技術(shù)能力作為考核評優(yōu)的重要指標(biāo)，確保辦公室管理人員熟練掌握新技術(shù)，充分勝任新形勢下二級學(xué)院管理工作。

（四）強(qiáng)化管理人員辦公室服務(wù)意識。必須向管理人員加以明確，高校二級學(xué)院辦公室工作人員的本職是為師生服務(wù)、為院系教學(xué)和行政事務(wù)提供服務(wù)。只有端正態(tài)度，樹立為師生服務(wù)的意識，恪盡職守，才能在事業(yè)上有所突破。因為高校二級學(xué)院是連接師生和高校的重要橋梁，是關(guān)乎師生未來的中心環(huán)節(jié)。只有具備良好的服務(wù)意識，才能將任務(wù)落到實處。強(qiáng)化主動服務(wù)意識，才能帶動工作方式的創(chuàng)新，構(gòu)建和諧的人際溝通模式，進(jìn)而更好地履行高校所寄予的職能，才能以良好的工作面貌為高校爭取正面形象。

四、結(jié)語

新形勢下，高校二級學(xué)院管理工作有了新的突破方式。唯有破舊立新，才能迎來更好的發(fā)展前景。制定科學(xué)計劃，明確職能分類，確保責(zé)任到人，合理應(yīng)用信息技術(shù)，增強(qiáng)服務(wù)意識，是新形勢下提升高校二級學(xué)院管理工作效能的重要舉措。