淺談采供血機構檔案標準化管理

蓋 廈 山東省血液中心

我國衛(wèi)生部門頒布了一系列有關于血站管理的法律法規(guī)，以此為采供血操作流程提供一定的依據(jù)，而且也對于血站質量管理工作提出了極為嚴格的規(guī)范性要求，促使采供血機構朝著良好趨勢發(fā)展。以往采供血在業(yè)務記錄也從以往不規(guī)范轉變?yōu)榱酥鸩揭?guī)范的演變進程，全面落實到了質量管理體系內。本文依照實際情況結合采供血機構業(yè)務檔案管理展開了論述。

一、采供血機構業(yè)務檔案管理要點

(一)遵循的相關管理原則

當進行采供血機構業(yè)務檔案管理工作開展期間，需要采取合理的血站管理方式，制定規(guī)范性的血站質量管理要求，有效整合血液收集檢測以及運輸整個階段的數(shù)據(jù)，采供血機構將這一結果重點進行記錄，創(chuàng)建健全的質量記錄管理流程和檔案管理要點，從而確保檔案整體的完善性。

(二)利用

實施檔案管理的實質性目的是提供利用，將經(jīng)濟效益以及社會效益有效發(fā)揮出來。最近幾年中，通過進一步開發(fā)業(yè)務檔案，提升資源利用率，使血站工作得到了穩(wěn)定發(fā)展。比如，分析業(yè)務檔案資料以及數(shù)據(jù)，進一步了解到血站實際情況，為后期工作制定提供良好依據(jù)。結合之前供血檔案中實際工作開展現(xiàn)狀掌握用血規(guī)律，合理制定工作目標，從而滿足醫(yī)療機構基本的用血要求，落實各項政策，使社會公眾積極主動參與到獻血中。

二、采供血機構檔案類型

依照采供血業(yè)務實際開展情況對采供血機構檔案進行合理劃分，具體如下所示：

(一)血源管理類型

血源質量和采供血業(yè)務工作水平以及效率有著密切的聯(lián)系性，基于此，獻血者信息管理是采供血標準化管理期間非常重要的一方面，分別是單位組織無償獻血者記錄、稀有血型獻血者記錄以及不合格獻血者記錄等。

(二)血液檢測類型

完成相關的血液采集工作以后，進一步檢驗血液，明確了解到血液質量和臨床要求是否相符合，在這其中，血液檢測類檔案包含了乙肝、血型檢測記錄以及檢測報告和修改記錄試劑確認、復檢報告單等。

(三)質量控制類

分別是質量管理類型、無菌監(jiān)控記錄和衛(wèi)生檢驗報告、質量分析記錄、溫度控制記錄表等。

(四)血液制備類

等到檢血入庫和血液成分制備環(huán)境產(chǎn)生的業(yè)務檔案也是采供血機構檔案內非常重要的一方面，該項環(huán)節(jié)的檔案涉及到了待檢驗血液入庫記錄、血液制備成分記錄以及血液解凍質控記錄等。

(五)臨床用血類型

血液制品在臨床輸血服務內產(chǎn)生的相關記錄，比如血液糾紛材料以及血液標本檢驗處理記錄和新生兒溶血清檢測記錄報告單等。

(六)HLA血液類

HLA提取、雜交和處理等。

(七)血液運輸類型

從血站以及單采血漿站到臨床血液制品應用環(huán)節(jié)的血液制品溫度以及時間記錄等。

三、實施采供血機構檔案標準化管理工作的必然性

其一，實施科學化管理。采供血業(yè)務機構檔案標準化管理的實質性目標是創(chuàng)建健全且完善的檔案管理體系，具體包含了采供血檔案收集和整理以及歸檔、利用等方面，從而促使采供血機構檔案朝著良好趨勢發(fā)展。

其二，有利于增強檔案質量。新時期背景下，加強采供血機構檔案標準化管理工作的重要性表現(xiàn)為對采供血不同業(yè)務、不同階段的檔案信息接口加以規(guī)范，約束不同業(yè)務和不同環(huán)節(jié)的檔案管理行為，從而對檔案工作進行正確性指導。采供血機構檔案管理具備實踐性強的特征，離不開科學的理論指導，在構建完善檔案標準體系的基礎上確保采供血機構檔案格式和符號的統(tǒng)一性，促使采供血檔案管理工作高效率開展。

其三，有利于加深內部和外部的聯(lián)系性。伴隨著計算機以及數(shù)據(jù)庫等技術的創(chuàng)新以及改進，采取何種方式將以往傳統(tǒng)檔案管理模式下信息碎片化以及非結構化現(xiàn)象打破，達到共享信息的目的是目前檔案管理人員面臨的首要問題。只有創(chuàng)建完善的檔案標準化體系，提升采供血機構檔案標準化管理效率，將以往獨立性的采供血機構檔案相互聯(lián)系到一起，加深采供血機構內部各項業(yè)務部門以及其他業(yè)務機構之間的內外部聯(lián)系性，將檔案價值發(fā)揮到最大化。

四、對于采供血檔案標準管理現(xiàn)狀的論述

(一)尚未樹立相關的管理理念，缺少完善的專業(yè)性血站歸檔體系，審核人員技能有待提升

在采供所檔案標準化管理工作開展期間，存在著相關人員并沒有加大采血之后記錄工作重視程度的現(xiàn)象，通過相關分析來看，此種現(xiàn)象表現(xiàn)為多方面，比如落實的獻血者登記表格中里面包含的信息不完善，內容填寫不到位，不具備清晰性，受此種現(xiàn)象的影響，導致歸檔工作難以有效開展，而且還要求獻血人員在獻血者等級表中簽上自己的名字，但是因為血站工作人員沒有將實際情況正確地陳述給獻血者，或者是指導不到位等，從而產(chǎn)生了簽名錯誤的情況，影響了記錄的完善程度，再加上工作人員法律意識薄弱，自身有著一定的時間差別，沒有將獻血者的信息及時記錄下來，從而阻礙了后期工作的良好開展。除此之外，血站內缺少專業(yè)性的檔案審核人員，從目前血站檔案管理工作來看，相關的人員掌握的知識點少之又少，不具備較強的操作能力，歸檔工作開展力度不足，而且有關部門也沒有定期對歸檔情況加以檢查，長時間下來的話，檔案質量呈現(xiàn)出下降狀態(tài)。

(二)管理力度不足

對于各方面的血站部門來講，尚未加大對采血人員的監(jiān)督管理力度，也沒有結合實際情況制定健全的管理體系，普遍存在著一人身兼多項職位的情況，自身的職責沒有體現(xiàn)出來，由于缺少完善血站檔案管理制度的約束，所以導致工作無法高效地開展。

五、實施采供血機構檔案標準化管理的完善措施

(一)在檔案管理中應用電子計算機，促進血站檔案管理工作良好開展

在檔案管理期間需要遵循基本的理念和相關原則，并且該項工作也對于檔案管理人員提出了非常嚴格的要求，需要結合實際情況制定完善措施實施檔案管理基礎設施建設工作，同時加大供血站檔案管理工作的重視程度。當前階段，伴隨著社會運行進程的加快，供血站工作得到了良好開展，為了進一步確保供血站檔案的完善性，就需要為其配置足夠的資金，引進性能良好功能齊全的自動化設備，以此提高檔案管理質量，達到檔案管理朝著自動化趨勢發(fā)展的目的。另外，新型的計算機軟件也是非常重要的一方面，只有在檔案管理中將計算機的功能體現(xiàn)出來，才可以提高供血機構檔案管理的效率，通過相關分析來看，檔案管理現(xiàn)代化工作的實施除了有利于合理使用資源之外，同時還將檔案開發(fā)利用效益發(fā)揮到了最大化。

(二)落實完善的檔案管理制度

在檔案管理工作站工作開展期間，需要結合實際情況制定健全的檔案管理體系，借助各項體系對人員自身管理行為加以約束，從而使檔案管理工作高效率開展，通過比較檔案管理和供血站其他類型的工作可以看出，其有著良好的服務性特點，在檔案管理工作實施期間，必須進一步確保檔案信息的完整程度，以此為人們提供優(yōu)質且良好的服務。對此，供血站遵循檔案法中的相關要求，根據(jù)供血站實際開展情況落實健全的檔案管理體系，增強工作環(huán)節(jié)的規(guī)范性，明確依照規(guī)章制度中的相關要求來約束檔案管理人員自身行為，當工作期間產(chǎn)生不良的問題以后，必須嚴格懲處，以此將供血站管理制度的優(yōu)勢更好地體現(xiàn)出來。另外，獎懲體系也必須全面制定，利用該項體系可以激發(fā)檔案管理人員的工作積極性，比如表現(xiàn)極佳的檔案管理人員，供血站可以給予相應的獎勵，而違規(guī)操作的檔案管理人員則是加以嚴懲，以此增強員工的責任意識，從而促使供血站檔案工作的良好開展，使供血站經(jīng)濟效益和社會效益發(fā)揮的最大化。

(三)做好檔案宣傳工作，摒棄傳統(tǒng)理念，樹立新型檔案管理意識

當開展供血站檔案管理工作的前期階段中，必須摒棄人們傳統(tǒng)理念，樹立新型意識。第一，大力宣傳做好供血站檔案管理工作的重要性，加深供血站內部員工對于檔案要點的掌握程度，同時熟知各項法律法規(guī)，采取培訓的方式強化檔案法律意識，激發(fā)員工的工作參與性。第二，定期對檔案人員加以培訓，這是因為檔案工作人員在各項工作中產(chǎn)生的作用極高，供血站檔案管理工作效率受檔案工作人員技能和水平高低的影響，所以針對于供血站來講，大力培訓檔案工作人員極為重要。最后，強化技能才可以確保工作有效完成。

(四)管理層將關注點放在檔案管理工作

在供血站管理期間，要想促使檔案管理工作高效率開展，就必須從管理層方面入手，加深管理層對于檔案管理工作的重視程度，而且管理層重視程度也決定了血站檔案管理工作質量的提高，基于此，對于管理層領導人員來講，加大檔案管理工作的關注度極為重要，必須謹遵我國制定的標準法律法規(guī)合理開展檔案管理工作，從血站內成立專門的檔案室，引進技能高超且經(jīng)驗豐富的人員加以管理，體現(xiàn)出人員自身責任，采取分級管理方式，完善管理制度，保障檔案的完整性。

六、結語

從以上論述來看，在新時代發(fā)展的背景下，供血站檔案管理是血站建設的主要工作?；诖耍托枰嫣骄抗┭緲藴驶芾泶嬖诘南嚓P問題，結合實際情況制定出完善的策略，比如加深領導層對于檔案管理工作的重視程度，制定完善的檔案管理體系，在檔案管理中引進電子計算機技術，促使血站檔案管理朝著現(xiàn)代化趨勢發(fā)展，這些都是非常重要的要點，有利于供血站穩(wěn)定運行。