“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代高校辦公室管理機(jī)制探析

文/中國(guó)礦業(yè)大學(xué)（北京）黨政辦公室 馬寧

辦公室，是一個(gè)單位、一個(gè)系統(tǒng)、一個(gè)機(jī)構(gòu)的關(guān)鍵部門(mén)。高校辦公室作為高等院校的協(xié)調(diào)樞紐，面臨著可調(diào)度資源少、教育理念革新快等難題。在此形勢(shì)下，為應(yīng)對(duì)“互聯(lián)網(wǎng)+”帶來(lái)的挑戰(zhàn)，探析高校辦公室的管理機(jī)制，是提高高校辦公室管理能力和服務(wù)水平的當(dāng)務(wù)之需。

一、“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代高校辦公室現(xiàn)狀

“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代，高校辦公室信息更加公開(kāi)化、透明化，促進(jìn)形成了更加開(kāi)放、平等、高效的管理模式，管理主體更加多元、監(jiān)督更加高效、評(píng)價(jià)更加客觀、績(jī)效更加優(yōu)化。OA辦公系統(tǒng)、信息公開(kāi)、校長(zhǎng)信箱、信訪工作等直接引入互聯(lián)網(wǎng)體系中，師生參與表決、管理、監(jiān)督和申訴的途徑空前增加，讓師生有機(jī)會(huì)實(shí)現(xiàn)用權(quán)利監(jiān)督權(quán)力。然而，高校辦公室管理在信息共享、網(wǎng)絡(luò)輿情、信息安全應(yīng)對(duì)方面還存在不足，導(dǎo)致互聯(lián)網(wǎng)的資源和信息未得到綜合應(yīng)用。

二、“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代高校辦公室面臨的問(wèn)題

（一）協(xié)同辦公需求不斷加大，高校缺乏綜合應(yīng)用平臺(tái)。高校辦公室決定著高校的信息流轉(zhuǎn)效率。要想高效率完成協(xié)同辦公、業(yè)務(wù)管理和信息交流，需要從高校辦公室開(kāi)始，在線上完成事項(xiàng)辦理、流程審批、信息查詢等操作，實(shí)現(xiàn)在線即時(shí)溝通、數(shù)據(jù)共享、移動(dòng)辦公等便捷功能。但是，高校缺乏部門(mén)間的協(xié)同辦公信息平臺(tái)，往往各部門(mén)僅實(shí)現(xiàn)了內(nèi)部信息化，而公共數(shù)據(jù)無(wú)法互聯(lián)互通、共享利用，存在著“信息孤島”，信息的共享效率與質(zhì)量存在諸多問(wèn)題，不同信息系統(tǒng)之間缺乏有效地連接，導(dǎo)致學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)不能依靠有效信息快速作出決策。

（二）輿情擴(kuò)大效應(yīng)不斷增強(qiáng)，高校缺乏快速反應(yīng)機(jī)制。高校相關(guān)話題一直是網(wǎng)絡(luò)輿論中的焦點(diǎn)，特別是高校意識(shí)形態(tài)、師德師風(fēng)、教育公平、學(xué)術(shù)不端、校園安全等問(wèn)題，往往會(huì)從師生的社交平臺(tái)引爆全網(wǎng)，引發(fā)網(wǎng)民和新聞媒體的關(guān)注和討論，形成輿論漩渦。一些事件開(kāi)始僅在少部分群體間被討論，但由于高校在說(shuō)明和回應(yīng)事件時(shí)有意拖延、遮掩、不回應(yīng)，甚至錯(cuò)誤應(yīng)對(duì)，使學(xué)生和網(wǎng)民的不安全感擴(kuò)散。輿情矛頭從事件本身轉(zhuǎn)移到了對(duì)高校處理事件的態(tài)度上，從對(duì)單個(gè)事件擴(kuò)大到對(duì)高校整體，從而引發(fā)次生輿情災(zāi)害。目前，高校輿情監(jiān)控和處理部門(mén)多為黨委宣傳部門(mén)，但高校輿論事件往往需要多部門(mén)協(xié)調(diào)解決以避免信息空窗和落實(shí)不力，高校辦公室作為各部門(mén)的協(xié)調(diào)樞紐，需要牽頭建立應(yīng)對(duì)輿情的快速反應(yīng)機(jī)制，增強(qiáng)各部門(mén)應(yīng)對(duì)輿論危機(jī)的協(xié)同效應(yīng)。

（三）學(xué)生發(fā)聲訴求不斷提高，高校缺乏便捷溝通途徑。“95后”和“00后”大學(xué)生思想上更加追求強(qiáng)調(diào)自由、獨(dú)立和平等，而網(wǎng)絡(luò)寬松匿名的環(huán)境也為他們提供了追尋話語(yǔ)權(quán)的平臺(tái)。在此背景下，高校學(xué)生對(duì)學(xué)校的教育管理、校園環(huán)境、校園安全、后勤服務(wù)等方面提出了更高的期待，大學(xué)內(nèi)的民主管理和民主監(jiān)督的呼聲也越來(lái)越高。現(xiàn)階段，高校學(xué)生參與民主治校的途徑相對(duì)較少，一些學(xué)校在回應(yīng)學(xué)生關(guān)切時(shí)，普遍存在著語(yǔ)言陳舊、形式僵化等問(wèn)題，加劇了對(duì)抗情緒的積累，學(xué)生在需求難以得到滿足的情況下，往往會(huì)借助互聯(lián)網(wǎng)渠道進(jìn)行發(fā)聲，“微博發(fā)聲”“知乎治?！钡痊F(xiàn)象都映射出拓寬民主治校途徑的重要性和緊迫性。

（四）信息安全要求不斷提高，高校信息安全意識(shí)薄弱?；ヂ?lián)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)了高校與社會(huì)的溝通和聯(lián)系，高校作為科技創(chuàng)新的高地，信息安全至關(guān)重要。高校辦公室作為保密工作核心部門(mén)，流轉(zhuǎn)的各類(lèi)文件、信息，要應(yīng)對(duì)惡意軟件攻擊，并對(duì)發(fā)出的信息做好加密工作和審核工作，特別是涉及師生隱私、科技安全、人才信息更需要做好保密工作。從網(wǎng)絡(luò)媒體的報(bào)道可以看出，個(gè)別高校辦公室人員存在信息安全責(zé)任意識(shí)淡薄、工作操作不夠嚴(yán)謹(jǐn)?shù)那闆r，特別是高校的信息安全方面的規(guī)范和約束還在發(fā)展之中，信息安全政策建設(shè)方面在一定程度上相對(duì)薄弱，導(dǎo)致高校信息安全方面存在風(fēng)險(xiǎn)。

三、“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代高校辦公室應(yīng)對(duì)策略

（一）增強(qiáng)協(xié)同效應(yīng)，搭建科學(xué)管理服務(wù)平臺(tái)。以高校辦公室為核心的行政管理工作應(yīng)整體向更加高效、穩(wěn)定的方向邁進(jìn)，利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)有效提高高校管理工作的效率，建立健全科學(xué)、有效、合理的高校管理工作體系和平臺(tái)，形成以任務(wù)為牽引的協(xié)同創(chuàng)新管理模式尤為重要。高校辦公室應(yīng)通過(guò)平臺(tái)建設(shè)打破高校內(nèi)部教學(xué)、科研、行政、后勤等不同部門(mén)互相隔離的“信息孤島”的局面，加快部門(mén)間信息傳遞，通過(guò)信息化、自動(dòng)化和系統(tǒng)化管理有效減少人力、物力的浪費(fèi)。增強(qiáng)協(xié)同效應(yīng)，打破“多頭管理”局面下各部門(mén)職責(zé)重疊、管理效能低下的狀況。利用科技手段提高信息收集、流轉(zhuǎn)、查詢、發(fā)布和管理的效率，減輕辦事人員的負(fù)擔(dān)，讓高校辦公室更多投向?qū)W校發(fā)展的決策和管理上。同時(shí)，高校辦公室應(yīng)牽頭成立應(yīng)急管理辦公室，健全信息預(yù)警、各方溝通、信息發(fā)布和輿情回應(yīng)等機(jī)制，從而實(shí)現(xiàn)高校管理在信息時(shí)代的全面發(fā)展。

（二）及時(shí)發(fā)聲引導(dǎo)，建立輿情快速反應(yīng)機(jī)制。網(wǎng)絡(luò)輿情的內(nèi)容是復(fù)雜的，往往不是一個(gè)部門(mén)可以單方面回應(yīng)和解決的。高校辦公室作為綜合管理部門(mén)，應(yīng)將網(wǎng)絡(luò)輿情按照應(yīng)急事件的要求處理，形成多個(gè)部門(mén)聯(lián)動(dòng)參與的局面，優(yōu)化網(wǎng)絡(luò)輿情反應(yīng)程序，提高網(wǎng)絡(luò)輿情應(yīng)對(duì)效率和質(zhì)量。一是各部門(mén)及早發(fā)現(xiàn)、有效應(yīng)對(duì)不實(shí)宣傳和惡意炒作，防止有害和不實(shí)信息傳播，盡快完成相關(guān)部門(mén)調(diào)查、官方渠道回應(yīng)和聯(lián)動(dòng)化解輿論危機(jī)。二是做好網(wǎng)絡(luò)輿情預(yù)判和防范，及時(shí)處理和化解校長(zhǎng)信箱、信訪信箱、校領(lǐng)導(dǎo)接待日等收集到的問(wèn)題，督查督辦師生關(guān)心的“熱點(diǎn)”“難點(diǎn)”“關(guān)鍵點(diǎn)”，持續(xù)匯總各部門(mén)掌握到的國(guó)內(nèi)外熱點(diǎn)事件、校園突發(fā)事件等情況，通過(guò)技術(shù)手段等抓取具有代表性和較壞影響力的觀點(diǎn)和評(píng)論，預(yù)判網(wǎng)絡(luò)輿情的發(fā)展趨勢(shì)，盡快采取聯(lián)動(dòng)措施防范輿情擴(kuò)大。三是通過(guò)輿情收集和信息員制度等方式，對(duì)高校學(xué)生在社交媒體等平臺(tái)發(fā)布的文字及轉(zhuǎn)發(fā)、點(diǎn)贊等信息進(jìn)行詳細(xì)的數(shù)據(jù)分析，為下一步引導(dǎo)網(wǎng)絡(luò)輿情提供有價(jià)值的參考。

（三）更新工作理念，暢通師生溝通反饋渠道。高校辦公室面臨的行政管理和服務(wù)更加復(fù)雜，若高校辦公室辦事人員不能與時(shí)俱進(jìn)地更新工作理念，仍按照過(guò)去的經(jīng)驗(yàn)和流程辦事，很可能導(dǎo)致溝通反饋渠道出現(xiàn)堵點(diǎn)和難點(diǎn)。為了回應(yīng)學(xué)生的需求和期待，建設(shè)更加民主和諧的校園，高校辦公室應(yīng)調(diào)整管理理念，進(jìn)一步追求“以人為本”的工作理念，對(duì)行政人員的管理意識(shí)和服務(wù)意識(shí)進(jìn)行重新定位，為學(xué)生提供優(yōu)質(zhì)的專業(yè)服務(wù)，結(jié)合學(xué)生的期待和需求，以學(xué)生個(gè)體為主體，以學(xué)生需求為中心，在制定規(guī)則、監(jiān)管服務(wù)和評(píng)估工作等環(huán)節(jié)，賦予學(xué)生更多的知情權(quán)、發(fā)言權(quán)、主動(dòng)權(quán)、選擇權(quán)，以此調(diào)動(dòng)和充分發(fā)揮學(xué)生的積極性，使學(xué)生真正成為學(xué)校發(fā)展的參與者。

（四）提高保密意識(shí)，加強(qiáng)信息安全風(fēng)險(xiǎn)防范。充分保障信息時(shí)代保密工作嚴(yán)密可控。一是可開(kāi)展保密工作宣傳教育活動(dòng)，并對(duì)相關(guān)辦事人員進(jìn)行系統(tǒng)培訓(xùn)，提高其保密意識(shí)和信息保護(hù)能力。二是可強(qiáng)化信息安全管理機(jī)制建設(shè)，定期開(kāi)展信息安全監(jiān)測(cè)，提前為可能出現(xiàn)的信息安全問(wèn)題制定防范機(jī)制，避免在使用過(guò)程中出現(xiàn)數(shù)據(jù)信息泄露及不規(guī)范使用等問(wèn)題。三是可協(xié)調(diào)強(qiáng)化對(duì)師生使用保密信息的規(guī)范指導(dǎo)，加強(qiáng)相關(guān)制度建設(shè)，從數(shù)據(jù)信息的使用和傳播等層面確保其安全性，提升相關(guān)人員的思想道德修養(yǎng)和法律修養(yǎng)，使其在正確、安全的意識(shí)指導(dǎo)下使用保密信息和數(shù)據(jù)。四是可建設(shè)完善的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)機(jī)制，在發(fā)生使用安全層面的問(wèn)題時(shí)及時(shí)按照要求應(yīng)對(duì)，補(bǔ)救數(shù)據(jù)信息并進(jìn)一步減輕安全問(wèn)題帶來(lái)的后續(xù)影響。例如，在各類(lèi)平臺(tái)遭受黑客攻擊、數(shù)據(jù)信息泄露后，高校應(yīng)及時(shí)請(qǐng)專業(yè)人員進(jìn)行補(bǔ)救，修補(bǔ)漏洞、抵御攻擊，保護(hù)信息平臺(tái)和數(shù)據(jù)庫(kù)的安全，做好安全保障。

四、結(jié)語(yǔ)

從“互聯(lián)網(wǎng)+”帶來(lái)的發(fā)展變化來(lái)看，其對(duì)于高校辦公室的要求也在持續(xù)提升，辦公室的管理機(jī)制和相關(guān)工作，深刻影響著學(xué)校發(fā)展的整體方向、行政管理效率和工作質(zhì)量。高校必須高度重視“互聯(lián)網(wǎng)+”帶來(lái)的工作挑戰(zhàn)，積極應(yīng)對(duì)共享效率低、輿情反應(yīng)慢、民主途徑少、信息安全弱等問(wèn)題。積極對(duì)高校辦公室的管理機(jī)制進(jìn)行優(yōu)化，對(duì)傳統(tǒng)的管理思路進(jìn)行創(chuàng)新和完善，合理應(yīng)用“互聯(lián)網(wǎng)+”的資源和技術(shù)，推動(dòng)高校辦公室工作的創(chuàng)新和發(fā)展，使高校辦公室的工作水平得以全面提升，確保高校師生的發(fā)展需求切實(shí)得以滿足。